Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade

Vorige pagina: 5.2 Algemene bestelgegevens Een niveau hoger: 5. Bestellingen Volgende pagina: 5.4 Bestelling type intekening

---

5.3 Bestelling type monografie

• Groepen

  Een bestelling kan worden opgesplitst in verschillende groepen. Dit kan nuttig zijn in volgende situaties

  • Je wenst 2 exemplaren te bestellen, maar met een verschillende bestemming (bijv. een exemplaar voor de handbibliotheek van een prof en een exemplaar voor de leeszaal). Je maakt twee groepen aan, elk met zijn eigen bestemming.
  • Je wenst twee exemplaren te bestellen, maar op twee verschillende budgetten: je maakt twee groepen aan, elk met hun eigen budget.
  • Je wenst twee exemplaren te bestellen, maar voor twee verschillende aanvragers: je maakt twee groepen aan, elk met hun eigen aanvrager.

• Opgave

  Per groep kan je opgeven wat je juist wenst te ontvangen en in hoeveel exemplaren. Op basis van het aantal exemplaren en van datgene wat in het veld "Opgave" wordt ingevuld, zal het systeem bij registratie van de bestelling een lijst aanmaken van te ontvangen items. Het veld "Opgave" wordt tevens afgedrukt op de bestelbon. Dit kan best worden verduidelijkt aan de hand van een voorbeeld.

  Aantal ex.	Opgave	Lijst van te ontvangen items
  1	nihil	ex. 1
  1	boek cd	vol. boek vol. cd
  2	boek cd	vol. boek vol. CD vol. boek vol. CD
  1	1-4	vol. 1 vol. 2 vol. 3 vol. 4
  1	1-4 7	vol. 1 vol. 2 vol. 3 vol. 4 vol. 7
  1	1-4,7	vol. 1 vol. 2 vol. 3 vol. 4 vol. 7
  1	1-4 7-9	vol. 1 vol. 2 vol. 3 vol. 4 vol. 7 vol. 8 vol. 9
  1	A-C	vol. A-C
  1	A B C	vol. A vol. B vol. C
  1	A,B,C	vol. A vol. B vol. C
  2	A,B,C	vol. A vol. A vol. B vol. B vol. C vol. C

  Samenvattend

  • Als je 1 exemplaar van een boek wil bestellen, hoef je verder niets in te vullen in het veld "Opgave".
  • Elke nieuwe lijn in het veld "Opgave" resulteert in een bijkomend item dat voor ontvangst wordt klaargezet
  • Een komma wordt op dezelfde wijze beschouwd als een criterium voor de aanmaak van bijkomende items
  • Bij cijfers kan je een verbindingsteken gebruiken om een range aan te geven.
  • Uit de lijst van te ontvangen items, kan je items schrappen zolang ze niet werden ontvangen
  • In de lijst van te ontvangen items, kan je items steeds manueel toevoegen
  • Bij elke groep kan je door gebruik van de knop "Maak itemlijst ex opgave" aan het systeem de opdracht geven om op basis van de velden "Opgave" en "Aantal exemplaren" opnieuw de lijst van te ontvangen items klaar te zetten.

• Bestemming

  Een bestelling kan optioneel een bestemming hebben. Bestemmingen worden gekozen uit een vooraf vastgelegde lijst. Deze lijst wordt beheerd in de functie Aanwinsten - Beheersfuncties - Bestemmingen. Op basis van de gekozen bestemming kunnen achteraf overzichten worden gemaakt.

• Aanvrager

  Hier kan je de gebruiker opnemen die verzocht heeft het document te bestellen. Dit kan d.m.v. een link met de module "Eindgebruikers", maar vrije tekst is ook toegelaten. Dit laatste kan eventueel wel problemen opleveren indien je met de aanvrager wil corresponderen via de berichten-module. De aanvrager wordt niet automatisch verwittigd bij ontvangst van het bestelde object. Wel kan de berichtenmodule gebruikt worden om hem een, eventueel vooraf gedefinieerd, bericht te sturen.

• Aantal exemplaren

  Naast het aantal exemplaren dat je wenst te bestellen moet je ook de de eenheidsprijs per exemplaar opgeven. Je kan meteen de knop "Registreer" gebruiken om het systeem de totale prijs te laten berekenen.

• Budget

  Een bestelling wordt gekoppeld aan een budget en een budgetstand. Bestellingen van het type "Monografie" kunnen enkel aan budgetten van het type "Monografie" of de daaronder horende subtypes worden gekoppeld. Deze subtypes werden vastgelegd in Aanwinsten - Beheersfuncties - Instellingsgebonden beheer aanwinsten.

  Bij het invoeren van een nieuwe bestelling wordt als budgetstand automatisch diegene voorgesteld die in het Aanwinsten - Beheersfuncties - Instellingsgebonden beheer aanwinsten\ als geprefereerde budgetstand voor dit type bestelling werd gedefinieerd..

  Je kan een bestelling uitsplitsen over verschillende budgetten. Bij elk budget kan je ofwel het bedrag intikken ofwel het percentage van het totaalbedrag aangeven. Tik in het laatste geval het getal gevolgd door het percent-teken.

• Items

  Op basis van het veld "Opgave" en "Aantal exemplaren" heeft het systeem een lijst klaargezet met alle individueel te ontvangen items. Bij elk te ontvangen item

  • kan je aanstippen dat je het item ontvangen hebt. De datum van ontvangst wordt na registratie automatisch toegevoegd. Telkens je een item ontvangt, wordt het bestelrecord tevens opgenomen in de lijst Klaarstaande bestellingen voor catalografie
  • geeft het systeem de datum van de eerstvolgende rappel en de datum van automatische annulering. Deze data kan je aanpassen indien nodig. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn om het versturen van een rappel te forceren of om een bestelling te annuleren. Bij de manuele aanpassing van rappeldata zal het systeem voor het uitsturen van alle opeenvolgende rappels rekening houden met de rappeltermijnen zoals die eerder werden ingegeven.
    Bijvoorbeeld:
    • Datum van bestelling is 1/1/2001
    • Rappeltermijn eerste rappel = 30 dagen
    • Rappeltermijn tweede rappel = 90 dagen
    • Datum eerste rappel bij item is 30/1/2001
    • Datum eerste rappel wordt manueel aangepast naar 15/2/2001
    • De tweede rappel zal worden verstuurd niet op 31/3/2001 (90 dagen na besteldatum) maar wel op 15/2/2001 vermeerderd met het verschil in dagen tussen de tweede en de eerste rappel. In ons voorbeeld 15/2/2001 + 60 dagen = 15/4/2001
  • geeft het systeem een overzicht van rappels die reeds werden verstuurd.
  • kan je bij de ontvangst van het item een streepjescode inlezen. Het inlezen van een barcode is belangrijk voor het behoud van een link tussen catalografie en acquisitie. Zie verder ook Relatie tussen catalografie en acquisitie

• Financiële informatie

  Tot slot wordt onderaan op het bestelformulier alle financiële informatie m.b.t. de bestelling samengebracht in een afzonderlijke rubriek. Deze rubriek biedt een overzicht van de verplichtingen gerangschikt per budget. Hier kan je

  • nog extra kosten voor de bestelling inbrengen (bijv. transportkosten). Deze extra kosten kunnen verrekend worden op een of meer budgetten
  • nog een korting inbrengen. Deze korting geldt voor de gehele bestelling en wordt dus ook verrekend naar alle budgetten die aan de bestelling gekoppeld zijn. Als bij de leverancier een kortingsprecentage werd vastgelegd, wordt dit percentage voor de bestellingen bij die leverancier automatisch overgenomen.

    
    Leveranciersrecord: kortingsprecentage 10 %
    Bij bestelling: kostprijs per ex. = 1000 BEF
    Ingeschreven verbintenis = 900 BEF

  Wanneer de bestelling wordt gefactureerd (zie Facturen), wordt in deze rubriek tevens een overzicht gegeven van de gefactureerde bedragen.