 |  |  | Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade |  |  |
| | | Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade | | |
Bij het plaatsen van een bestelling kan je bibliografische gegevens vanuit het catalografische record overnemen. Je bent niet verplicht om deze weg te volgen. Brocade laat ook toe om bestellingen los van de catalogus in te voeren.
Opgelet:
Het is niet omdat je gegevens uit de catalogus overneemt dat bestelling en catalogusrecord aan elkaar gekoppeld zijn.
M.a.w.: een wijziging in een catalogusrecord (bv. correctie van de titel) wordt niet doorgetrokken naar de bestelling. Of andersom:
de besteldienst kan in het bestelformulier nog wijzigingen aanbrengen aan de bibliografische informatie zonder dat
dit effect heeft op het oorspronkelijke catalogusrecord.
Bij het invoeren van een bestelling kan je ervoor kiezen om het bestelrecord te tonen in de OPAC. Je kan daarbij aangeven in welke OPAC/OPACs de bestelling opzoekbaar moet zijn. Als je kiest voor deze optie, verschijnt de titel in de OPAC met als status In bestelling.
Als je een bestelling ontvangt (ontvangen van items of koppeling tussen bestelling en abonnement), wordt in de OPAC de bestelstatus gewijzigd van In bestelling naar In verwerking. De bestelling wordt automatisch op de lijst Klaarstaande bestellingen voor catalografie geplaatst. Om een goede koppeling tussen catalogusrecord en bestelrecord te realiseren is het aangewezen om
Na ontvangst van de bestelling zoekt de catalograaf de juiste catalografische beschrijving op (eventueel via de checklist) of maakt hij/zij een nieuwe catalografische beschrijving aan. Ter hoogte van het plaatskenmerk leest de catalograaf eveneens de streepjescode in (dezelfde streepjescode als degene die door de acquistiewerd toegevoegd). Op basis van deze overeenkomst (streepjescode catalografie = streepjescode in bestelrecord) legt Brocade automatisch de linkt tussen de c-loi en de q-loi: in het catalografisch record wordt automatisch in het veld Aanwinsten de q-loi toegevoegd.
Indien het gaat om een bestelling van het type intekening, wordt de koppeling tussen c-loi en q-loi gerealiseerd op basis van het abonnement dat aan de bestelling gekoppeld is. Voorwaarde is wel dat het abonnement aan een plaatskenmerk gelinkt is (zie Abonnement - kaarten voor meer info).
Tip:
De catalograaf kan desgewenst aan de hand van een q-loi een nieuwe titelbeschrijving invoeren. Het volstaat om in de toepassing
Titelbeschrijvingen invoeren/wijzigen de q-loi in te geven en vervolgens te opteren voor de optie Nieuw record.
Op dat ogenblik wordt een nieuwe c-loi gecreëeerd met velden die deels zijn ingevuld vanuit het bestelrecord.
Op het ogenblik dat de link tussen c-loi en q-loi gerealiseerd wordt, is het bestelrecord niet langer opzoekbaar in de publiekscatalogus.
Niet alle bestellingen zijn met catalografische records verbonden. Daarom is er gezorgd voor een procedure waardoor na verloop van tijd de bestelrecords uit de publiekscatalogus worden gehaald. In de Aanwinsten - Beheersfuncties - Instellingsgebonden beheer aanwinsten kan het maximaal aantal dagen ingevuld worden dat bestelindexen in de publieksindices mogen blijven staan na ontvangst van de bestelling.
Verder nog dit: