 |  |  | Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade |  |  |
| | | Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade | | |
Noteer in de onderdelen "Bestellingen" en "Abonnementen" de gebruikersidentificaties van de verantwoordelijken voor de Besteladministratie en de Tijdschriftenadministratie. Dit gegeven wordt hier enkel ter informatie opgenomen.
Geef hier de locaties die gekoppeld zijn aan het acquisitiesysteem. Zie Inleiding voor meer info over de locaties.
De locaties worden overgenomen vanuit het Instellingsbeheer van Brocade (Brocade - Instellingen - Instelling invoeren/wijzigen).
Noteer in dit veld het regelwerk dat wordt gebruikt voor overname van bibliografische records uit de catalogus in de aanwinstenmodule
Een acquisitie-instelling komt niet noodzakelijkerwijs overeen met een catalografische instelling. Zo bevatte vroeger de acquisitie-instelling RUCA de catalografische instellingen RUCA en HA-HIVT. Om te vermijden dat dit problemen geeft bij het tonen van plaatskenmerken in de abonnementen. kan je hier ingeven voor welke instellingen je binnen acquisitie plaatskenmerken wenst te zien.
Elke instelling werkt met een bepaalde valutagroep. Deze valutagroep bevat definities van munteenheden en bijhorende wisselkoersen. De codes van de munteenheden zijn gebaseerd op de ISO 4217 standaard. Als valutagroep kan je kiezen uit gestandaardiseerde groepen zoals die van de Nationale Bank van België. De wisselkoersen in deze valutagroep worden automatisch geactualiseerd via een verbinding met de Nationale Bank.
Het is echter ook mogelijk om eigen valutagroepen aan te maken. Feit is wel dat bestellingen enkel kunnen worden uitgedrukt in munteenheden die voorkomen in de valutagroep horend bij uw instelling.
Valutagroepen, valuta en wisselkoersen worden beheerd in de functie Aanwinsten - Beheersfuncties - Valuta
Als Valutagroep kies je best "Acquisitie"
Dit veld bevat de landencode die doorheen het aanwinstensysteem als default waarde wordt gebruikt. Deze default landencode wordt o.a. overgenomen bij het toevoegen van een nieuwe leverancier.
Dit veld bevat het maximum aantal dagen na ontvangst van een besteld document dat bestelindexen in catalografische indexen kunnen staan. Een voorbeeld ter verduidelijking. Stel: je bestelt een document en geeft daarbij aan dat deze bestelling in de OPAC dient opgenomen. Op het ogenblik van de bestelling worden dan in de OPAC de nodige indexen aangemaakt (de bestelling is opzoekbaar en ter hoogte van de volledige beschrijving geeft Brocade de mededeling In bestelling). Deze indexen dienen natuurlijk gewist van zodra de bestelling is binnengekomen en verwerkt werd in de catalografie. Dit wissen gebeurt op twee manieren:
Verder wordt in dit onderdeel ook gevraagd om de nodige parameters t.a.v. de keuze van OPAC aan te geven. Het onderdeel Tonen in OPAC geeft
Zie verder ook Relatie tussen catalografie en acquisitie
Geef hier de verwijzing naar het correcte type van barcode dat binnen uw instelling wordt gebruikt voor identificatie van objectn.
Hier kan worden aangegeven of het invullen van een barcode gelijk dient gesteld met het aanpassen van de status naar "Ontvangen". Als de optie wordt aangevinkt, betekent dit dus dat wanneer bij een bestelling voor een monografie een barcode wordt ingelezen en je klikt op "Registreer", automatisch de dag van vandaag als ontvangstdatum wordt ingevuld.
Vink deze optie aan als je wenst dat Brocade automatisch een streepjescode invult als het desbetreffende item op "Ontvangen" wordt gezet.
Vul hier een vaste tekst in die op elke label wordt afgedrukt. Voorbeeld OB-Antwerpen. Je kan ook gebruik maken van een M-instructie die dan zorgt voor afdruk van een variabele tekst. Voorbeeld: $$%Dest^bacsbctx zorgt ervoor dat op elk label ook de bestemmingscode van het ontvangen item wordt afgedrukt.
Om automatisch vanuit een bestelling streepjescodes te genereren en vervolgens af te drukken, moeten er verder nog een aantal parameters worden ingesteld. Tevens moet op de werkpost een barcode printer aanwezig zijn en moet de localweb-toepassing op de PC geïnstalleerd zijn. De volledige instructie i.v.m. barcode printing vindt u in BVV-2061.
Je kan ten aanzien van het uitsturen van de bestelling hier aangeven welke default waarde dient gebruikt voor elke nieuwe bestelling die wordt ingegeven. Standaard staat dit op Plaats op verzendlijst maar bvb. een instelling zoals RUCA, die eerst een bevestiging van de financiële dienst nodig heeft voor verzending, kan dit op Niet versturen zetten.
De bestelling wordt in beraad gehouden en voorlopig niet uitgestuurd.
De bestelbon wordt op een wachtlijst geplaatst en voorlopig niet uitgestuurd. Via de functie Aanwinsten - Verzendingen - Verzending bestellingen - Wachtlijst bestellingen kan je bestellingen op een wachtlijst bekijken en van daaruit naar een verzendlijst sturen.
De bestelbon wordt klaargezet voor verzending. Via de functie Aanwinsten - Verzendingen - Verzending bestellingen - Verzendlijst bestellingen kan je bestellingen op een verzendlijst bekijken en van daaruit effectief naar de leveranciers versturen.
De bestelbon wordt niet uitgestuurd. Deze optie kan worden gebruikt voor verwerking van zichtzendingen of giften: deze kunnen bij invoer reeds onmiddellijk worden ontvangen.
De bestelbon wordt niet uitgestuurd. Het betreft hier een bestelling die reeds via een andere weg (telefoon, bestelling via het Web) de leverancier heeft bereikt.
De bestelbon wordt niet uitgestuurd. Onder regulering verstaan we de invoer achteraf van een boek dat bijv. iemand op een congres in het buitenland kocht en meebracht voor opname in de bibliotheek.
De bestelbon wordt niet uitgestuurd. Deze optie is vooral nuttig bij de overgang van een manueel naar een geautomatiseerd systeem. Bestellingen die via een manueel systeem werden geplaatst kunnen dan volledigheidshalve in het geautomatiseerde systeem worden ingevoerd, zonder dat daarbij een bestelbon naar de leverancier gaat.
De bestelbon wordt niet uitgestuurd. De reden waarom kan worden gegeven in het tekstvak "Bijkomende verklaring".
Kruis de optie "Limietbedragen checken bij betaling van facturen" aan indien je wenst dat Brocade een waarschuwing/foutmelding geeft wanneer het limietbedrag van een budget wordt overschreden op het ogenblik dat een factuur geregistreerd wordt.
Een budget kan verschillende budgetstanden hebben. Bij de bestelling van materialen wordt een budgetstand gekozen. Standaard wordt elk budget onderverdeeld in de standen Monografieën en Intekeningen. Je kan zelf nog andere standen toevoegen.
Bovendien kan je elke budgetstand nog verder onderverdelen in substanden. Zo kan je bijvoorbeeld de stand "Intekeningen" onderverdelen in "Tijdschriften", "Reeksen" en "Andere vervolgwerken".
Wanneer je nadien in de functies Aanwinsten - Beheersfuncties - Budgetten een nieuw budget toevoegt, zal dit budget automatisch in de hier gedefinieerde budgetstanden worden onderverdeeld.
Speciaal voor budgetstand voor intekeningen
Bij het begin van het jaar is het wenselijk dat men voor abonnementen
op de budgetten een te
voorzien bedrag bij de verplichtingen invult. Een goede
schatting hiervoor is het bedrag dat men het
jaar voordien aan abonnementen heeft uitgegeven.
Om dit te vergemakkelijken kan men hier per budgetstand
definiëren of het totaal aan boekingen in jaar N
als verplichting moet ingeschreven worden in jaar N+1.
Bij de overheveling van jaar N naar jaar N+1 gebeurt
deze inschrijving dan automatisch.
Indien er voor een bepaalde bestelling geen betaling gebeurd is in jaar N, kan je verhinderen dat de genoteerde verplichting wordt overgeheveld. Wil je de genoteerde verplichting toch overhevelen, vink dan de optie aan Indien boekingssaldo = 0, toch genoteerde verplichting overhevelen.
Op het ogenblik dat je een bestelling plaatst kan je daarbij het type van de bestelling aangeven. Het overzicht dat dan wordt gegeven is afgeleid uit datgene wat in deze rubriek werd ingevuld. In de functie Aanwinsten - Bestellingen - Zoeken kan je het type van de bestelling selecteren als zoekcriterium.
Standaard biedt het systeem twee types aan: "Monografie" en "Intekening". Intekeningen worden standaard ook nog opgedeeld in "Intekening - Tijdschrift" en "Intekening - Vervolgwerk". Je kan zelf nog bijkomende types definiëren. Daarbij kan je steeds tot drie niveaus diep gaan.
Voor elk type kan je ook aangeven:
Geef de termijnen gescheiden door een ;
Het laatste getal in d erij wordt beschouwd als de termijn voor annulering.
Deze waarden worden enkel gebruikt in het geval een nieuwe bestelling wordt ingevoerd zonder
dat een leverancier werd geselecteerd. Immers wordt een leverancier wel gespecificeerd, dan worden
rappel- en annuleringstermijnen overgenomen uit het leveranciersrecord.
Voor elk besteltype kan je aanduiden of de bestellingen in een lijst van nog te factureren items moeten terechtkomen. Om te vermijden dat deze lijst te omvangrijk zou worden kan ook het maximum aantal dagen vóór de laatste factuur opgegeven worden. (d.i. ontvangst of verwachtingsdatum van het item in geval van intekening/abonnement, of invoerdatum van de bestelling in geval van monografie) en het maximum aantal items voor een bepaalde bestelling of abonnement.
Als waarden geef je best in 365 dagen en 10 items. Dit betekent dus dat wanneer er nog een item van een bestelling openstaat voor facturatie en de bestelling is meer dan 365 dagen oud, dan zal deze bestelling niet meer worden opgenomen in het overzicht van te factureren items. Idem voor abonnementen al wordt daar gekeken naar de verwachtingsdatum/ontvangstdatum van het item.
Elke nacht wordt aan de hand van bovenvermelde gegevens een lijst van nog te factureren items samengesteld. Deze is te consulteren onder het menu-item Overzicht te factureren exemplaren. Via een voorafgaand selectiescherm kan deze lijst verder beperkt worden (per leverancier, per budget enz.).
Geef hier aan welke budgetstand het systeem kiezen wanneer een nieuwe bestelling wordt ingevoerd. De budgetstand wordt gekozen op basis van het type bestelling.
Voor een besteltype onder intekeningen kan je aangeven of te ontvangen items dienen klaargezet in de overzichtslijst van te ontvangen exemplaren. Zo kan het bvb. wenselijk zijn tijdschriften op te nemen maar vervolgwerken niet omdat het frequentiepatroon daarvan toch te onregelmatig is. Indien opname gewenst is, kan een maximum aantal dagen gespecificeerd worden: