1. Inleiding: opzetten van een acquisitiesysteem

Deze handleiding verschaft de nodige aanwijzingen voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade. Achtereenvolgens worden behandeld:

Algemene beheersaspecten
Leveranciers
Budgetten
Bestellingen
Abonnementen
Facturen

In Brocade kunnen diverse acquisitiesystemen naast elkaar worden gedefinieerd. Elk acquisitiesysteem wordt geïdentificeerd door een vrij te kiezen acroniem. Binnen elk acquisitiesysteem kunnen vervolgens diverse locaties gedefinieerd worden. Deze locaties moeten wel in het instellingenbeheer als acroniemen gekend zijn. In de meest eenvoudige situatie is er 1 locatie en is het acroniem van het acquisitiesysteem gelijk aan het acroniem van de instelling.

acquisitiesysteem = SBA en locatie = SBA
acquisitiesysteem = UA met 3 locaties: UA-CDE, UA-CMI, UA-CST

Het achterliggende idee hierbij is dat in sommige gevallen je een centrale aanwinstenadministratie hebt (met centraal budgetbeheer), maar dat bestellingen en abonnementen vanuit verschillende locaties worden geadministreerd (versturen en ontvangen van bestellingen en abonnementen). Door het opzetten van 1 acquisitieinstelling met diverse locaties kan je:

Vanuit elke locatie gebruik maken van dezelfde budgetten (centraal budgetbeheer)
Elke locatie kan zijn eigen bestelbons en rappelbrieven versturen (met op die brieven bv. het adres van de locatie als afzend/leveringsadres). Ook al worden de bestellingen in een gemeenschappelijk bestand ingegeven (vb. UA), de leverancier krijgt van elke besteldienst (UA-CDE, UA-CMI, UA-CST) afzonderlijke bestelbons met daarop de specifieke adressen voor verzending van bestelling en factuur.
Bij het maken van selecties van bestellingen en abonnementen (bv. Lijst te ontvangen exemplaren) kan de locatie als extra selectiecriterium worden gebruikt.

In het volgende hoofdstuk wordt uitgelegd hoe een acquisitiesysteem verder kan worden geparametriseerd.

Belangrijke informatie voor systeembeheer

Een acquisitie-instelling hoeft niet meer gedefinieerd te zijn in het instellingenbeheer, maar kan een virtueel acroniem zijn.
In het Instellingsgebonden beheer moeten bij een acquisitie-instelling, de acroniemen van de locaties ingevuld worden. Deze moeten wel in het instellingenbeheer gekend zijn. Default is er 1 locatie, gelijk aan de instelling.
In het Gebruikersbeheer kan ingegeven worden voor welke instellingen een gebruiker acquisitie mag doen. Voortaan worden deze patronen geïnterpreteerd als locaties. Komt een patroon overeen met een acquisitie-instelling (bv. UA) en zijn bij deze instelling meerdere locaties gedefinieerd (bv. UA-CDE, UA-CMI, UA-CST), dan heeft de gebruiker toegang tot alle locaties van die instelling, tenzij de instelling als locatie van zichzelf gedefinieerd is.
Drukwerk wordt verstuurd vanuit een locatie. Dit betekent dat er per locatie ook verschillende titelbladen kunnen gemaakt worden. De nodige aanpassingen hiervoor moeten in het beheer van de styles uitgevoerd worden.

Belangrijke informatie voor de Brocade gebruiker

In de Persoonlijke voorkeuren kan een voorkeurlocatie ingegeven worden. Heb je toegang tot verschillende locaties, dan kan je via persoonlijke voorkeuren switchen van de ene locatie naar de andere.
De instellings-gebonden gegevens van leveranciers zijn nu locatie-gebonden gegevens. Een gebruiker met toegang tot verschillende locaties binnen een instelling, kan switchen tussen deze locaties.
Aan elke bestelling en elk abonnement is voortaan een locatie gekoppeld. Bij aanmaak wordt de voorkeur locatie van de aanmaker ingevuld. Een gebruiker met toegang tot meerdere locaties binnen een instelling kan de locatie wijzigen. Een gebruiker die geen toegang heeft tot een bepaalde locatie binnen zijn instelling, kan de bestellingen en abonnementen van die locatie bekijken maar niet bewerken.
In de selectieformulieren van bestellingen en abonnementen verschijnt de keuze tussen locaties als extra optie, indien van toepassing.
Drukwerk wordt verstuurd vanuit een locatie. Dit betekent dat er per locatie ook verschillende titelbladen kunnen gemaakt worden.
Bij het aanmaken en bekijken van drukwerk moet, indien van toepassing, eerst een locatie keuze gemaakt worden.
Ook bij het bekijken van een aantal checklists, zoals Uitgeputte rappels, Te ontvangen exemplaren enz., dient eventueel eerst de locatie bepaald te worden.