 |  |  | Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade |  |  |
| | | Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade | | |
Op basis van het voorspellingsalgoritme wordt een lijst van te verwachte nummers gecreëerd. Indien er voorspelde nummers niet worden ontvangen, treedt het rappelmechanisme in werking.
Afleveringen van abonnementen worden automatisch door Brocade elke nacht klaargezet. Dit gebeurt echter enkel indien aan volgende voorwaarden voldaan is:
Aan een abonnement kunnen een of meer kaarten worden gekoppeld. Meerdere kaarten toevoegen kan bijvoorbeeld nuttig zijn als binnen het tijdschrift verschillende publicaties worden uitgegeven.
Voorbeeld:
Een abonnement op Knack levert elke week twee publicaties op: Knack en Knack Weekend.
Je kan voor elk van deze publicaties een afzonderlijke kaart maaken.
Voorbeeld:
Een losbladige publicatie publiceert naast de aanvullingen ook een
Actuele voorinformatie en een elektronische editie op diskette. Aangezien
elk van deze publicaties hun eigen frequentie en publicatiepatroon hebben,
maar deeluitmaken van hetzelfde abonnement, kan je aan het abonnement drie kaarten koppelen.
Een kaart bestaat uit volgende rubrieken
Deze status kan zijn Operationeel of Afgesloten. Voor een afgesloten kaart zal het systeem geen rappels uitsturen.
in voorbereiding
Het systeem kent aan elke kaart automatisch een nummer toe. Dit nummer wordt gevormd door het nummer van het abonnement gevolgd door het volgnummer van de kaart binnen het abonnement.
Het is echter verkieselijk om aan elke kaart een duidelijke omschrijving te geven. Deze omschrijving wordt mee afgedrukt op de correspondentie naar de leverancier.
In dit veld kan je een identificatie van het abonnement intikken. De informatie die je hier intikt wordt gebruikt om in de catalografie een plaatskenmerk met een abonnement te linken. Standaard wordt hier het abonnementsnummer ingegeven (cfr. supra onder Omschrijving). Je kan echter ook een ander uniek nummer ingeven (bijv. een streepjescode). Belangrijk is wel dat hetzelfde nummer ook in catalografie bij het plaatskenmerk (in het veld Abonnement) wordt ingegeven. Anders is het niet mogelijk om in de OPAC abonnementsgegevens en ontvangsthistoriek te tonen.
Kruis deze optie aan indien je wenst dat de nummers worden gerappeleerd. Kruis je de optie niet aan, dan wordt er niets in de verzendlijst voor rappels gezet. Standaard staat rappeleren op ja.
Als je voor een afzonderlijk nummer de rappel wenst uit te schakelen, verwijder dan de rappeldatum bij het individuele nummer.
Hier wordt aangegeven met welke regelmaat rappels voor voorspelde nummers dienen verstuurd. Het aantal rappels is afhankelijk van de standaard waarden gekozen in het Instellingsgebonden beheer aanwinsten . De getallen vermeld in elk vakje - default waarde is 30 - dienen als volgt geïnterpreteerd:
Kruis deze optie aan indien je wenst dat het systeem elke nacht controleert of er nummers voor ontvangst dienen klaargezet. Tevens werd een veld voorzien waarin kan ingegeven worden hoeveel dagen voor de verwachtingsdatum de automatische aanmaakprocedure een nieuw issue moet klaar zetten.
Hier kan je aangeven wanneer een abonnement dient te worden beschouwd als stagnerend. Geef het aantal dagen in na ontvangst van het laatste nummer. Indien binnen die termijn geen nieuw nummer wordt ontvangen wordt het abonnement als stagnerend beschouwd.
Het programma dat automatisch de exemplaren klaarzet voor ontvangst, checkt eveneens op stagnering en plaatst het abonnement desgevallend op de lijst van stagnerende abonnementen.
Deze velden worden gebruikt om abonnementen op een lijst te zetten in functie van controle op het rek en inbinding van volledige jaargangen. Deze waarden die je hier intikt, worden verder gebruikt door de toepassing Lijst in te binden exemplaren aanmaken Deze toepassing laat je toe om lijsten te maken van abonnementen met per abonnement een overzicht van alle ontvangen nummers vanaf een bepaald startpunt (bijv. eerste nummer van een jaargang). Achterliggend idee hiervan is dat je met deze lijst naar het rek stapt, controle doet of alle nummers op de lijst eveneens aanwezig zijn. Een dergelijke controle kan handig zijn in functie van inbinding van losse nummers in een gebonden jaargang.
Voorbeeld
1999.79.1 wil zeggen: zet alle ontvangen nummers vanaf jaargang 1999 volume 79 nummer 1 op
een lijst
Zie Lijst in te binden exemplaren aanmaken voor meer info.
Een tijdschrift hanteert in de meeste gevallen een bepaald nummeringsschema in zijn publicatiepatroon. Deze rubriek laat toe om het nummeringsschema in maximum 4 niveau's te gaan vastleggen. Het principe dat wordt gehanteerd is dat wanneer alle nummers binnen een niveau werden ontvangen automatisch het nummer van het hogere niveau wordt aangepast met een eenheid. Wat die eenheid juist is, is afhankelijk van het gekozen nummeringsshema.
Elk niveau wordt door volgende elementen gekenmerkt:
Je kan in eigen bewoordingen het niveau aangeven
| Voorbeeld niveau 1: | jaargang |
| jg. | |
| volume | |
| year | |
| Voorbeeld niveau 2: | aflevering |
| afl. | |
| issue | |
| nummer |
Bij elk niveau kan je aangeven met welk nummer dient gestart. Het nummer dat hier wordt ingetikt dient in overeenstemming te zijn met het nummeringsschema dat verderop wordt gekozen. M.a.w. je mag hier niet "1" intikken wanneer het nummeringsschema alfabetisch is (A, B, C, ...). In feite moet je het beginnummer enkel opgeven indien het nummeringsschema niet eindig is, d.w.z. bij nummeringsschema "1 Numeriek" en "2 Alfabetisch".
Bij elk niveau kan je aangeven met welk nummer het niveau dient afgesloten. Telkens bij de ontvangst van een nummer een niveau wordt afgesloten, wordt voor het volgende te ontvangen nummer het hogerliggend niveau met een eenheid verhoogd.
In feite moet je het eindnummer enkel opgeven indien het nummeringsschema niet eindig is, d.w.z. bij nummeringsschema "1 Numeriek" en "2 Alfabetisch".
In een aantal gevallen kunnen twee niveau's een eigen doorlopende nummering hanteren. In dat geval kan je i.p.v. gebruik te maken van een begin- en een eindnummer, gebruik maken van het inputveld aantal. Van zodra de ontvangsten op bijv. niveau 2 dit aantal hebben bereikt, wordt het nummer van niveau 1 verhoogd, terwijl de nummering op het niveau twee gewoon blijft doorlopen.
Opeenvolgende nummers van een tijdschrift kunnen een specifieke benaming hebben. Standaard voorziet het systeem de volgende schema's
Indien je schema 0, 1 of 2 gebruikt, vergeet dan niet ook de velden "Start" en "Einde" in te vullen, of te werken met het veld "Aantal". Het systeem weet anders niet wanneer het nummer op het hogerliggende niveau dient te worden aangepast. Bij de andere nummeringsschema's hoef je de velden "Start", "Einde" en "Aantal" niet in te vullen aangezien de volledige ontvangstvolgorde in het numeringsschema vooraf is vastgelegd.
Naast deze standaard schema's kunnen allerlei andere schema's worden gebruikt (maandaanduiding, seizonesaanduiding etc. ). Deze nummeringsschema's worden vastgelegd m.b.v. de functie Aanwinsten - Beheersfuncties - Nummeringsschema's. Het nummeringsschema is van groot belang omdat het systeem zich hierop ook baseert om te beslissen of een bepaalde jaargang volledig is.
In het nummeringsschema "seizoen1" met als definitie "lente,zomer,herfst,winter"
wordt een jaargang als volledig beschouwd van zodra het winternummer werd ontvangen.
In het nummeringsschema "seizoen2" met als definitie "herfst,winter,lente,zomer,"
wordt een jaargang als volledig beschouwd van zodra het zomernummer werd ontvangen.
Het veld "Extra nummer" laat je toe om de ontvangst van een extra nummer in te lassen alvorens de ontvangst naar een hoger niveau overschakelt. Dit is bijvoorbeeld handig voor tijdschriften die jaarlijks een afzonderlijke index of jaarboek publiceren.
Het gebruik van de diverse niveau's en nummeringsschema's kan best worden verduidelijkt aan de hand van een aantal voorbeelden. Deze voorbeelden worden hierna gegeven.
Wanneer je voor de eerste keer een kaart invult, moet je aan het systeem aangeven wat het eerstvolgende nummer is dat zal worden ontvangen. Van zodra dit nummer is ingegeven,
De verschillende niveau's onderscheid je hier van elkaar door een punt.
| Indien eerstvolgende nummer is | geef je in |
| Jaargang 1999 - Aflevering 1 | 1999.1 |
| Vol. 32 - Aflevering 4 - nummer 3 | 32.4.3 |
Als om een of andere reden het syteem verkeerdelijk het volgend nummer heeft berekend, kan je dit steeds manueel corrigeren. Probeer in dat geval wel na te gaan waar de fout kan zitten, zodat in de toekomst het systeem wel op correcte wijze het volgende nummer kan klaarzetten.
Bij Volgend nummer hoort ook een verwachtingsdatum. Die datum wordt automatisch ingevuld. Als je bij een nieuwe kaart voor de eerste keer een publicatiepatroon invoert, moet je het veld Verwacht op niet invullen.
Naast een publcatiepatroon, heeft elk tijdschrift ook een frequentiepatroon. Dit frequentiepatroon is belangrijk voor de berekening van de verwachtingsdatum van de individuele afleveringen. Kies één van de frequentiepatronen die Brocade je aanbiedt. Maak eventueel gebruik van een willekeurig frequentiepatroon. In die tabel kan je per maand van het jaar de dagen opgeven waarop nummers dienen toe te komen. Je kan ook meer dan 1 dag per maand opgeven: tik in dat geval de dagen in, gescheiden door een komma.
Bij het frequentiepatroon hoort ook een veld Beginnend vanaf datum De datum die je hier ingeeft geldt als startdatum voor de verdere berekening van de verwachtingsdatum voor de individuele nummers.
Opgelet:
De datum die je hier intikt moet in overeenstemming zijn met
het nummer dat is ingegeven in de rubriek Volgend nummer.
Stel dat je een trimestrieel tijdschrift hebt dat normaal verschijnt
op 15 januari, 15 april, 15 juli en 15 oktober. In het veld Volgend nummer werd
1999.april ingegeven. Als frequentiecode kies je dus Trimestrieel en als
datum beginnend van tik je 15/04/1999 in. Van zodra het april nummer ontvangen is,
zal het systeem de ontvangst voor het volgende nummer (juli) klaarzetten met een verwachtingsdatum
van 15 juli (=15 april + 3 maanden).