 |  |  | Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade |  |  |
| | | Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade | | |
De rubriek Technische informatie bevat volgende gegevens
Gebruik deze opties om:
In Brocade worden drie groepen van types onderscheiden:
Naast de hoofdtypes monografie en intekening kunnen nog subtypes voorkomen. Alles hangt af van de wijze waarop in het aanwinstensysteem van de instelling deze types werden vastgelegd. Instellingsgebonden beheer aanwinsten
Belangrijk om weten is dat de opvolging van monografie en intekening anders is. Aan een bestelling van het type intekening wordt een abonnementenfiche gekoppeld. Een dergelijke fiche laat toe binnenkomende nummers voor ontvangst te registreren en de aankomst van nummers te voorspellen. In een bestelformulier van het type "Monografie" daarentegen kunnen binnenkomende items op het bestelformuliuer worden ontvangen.
De keuze voor een van deze types heeft verder geen gevolg voor de verwerking van de bestelling, maar laat toe om achteraf afzonderlijke overzichten te maken. Dit type wordt verder ook gebruikt in de functie Bestellingen - selecties.
De keuze voor een van deze types heeft verder geen gevolg voor de verwerking van de bestelling, maar laat toe om achteraf afzonderlijke overzichten te maken. Dit type wordt verder ook gebruikt in de functie Bestellingen - selecties.
Een bestelling kan je koppelen aan een statistiche code. Deze codes worden vastgelegd in de functie Bestellingen - Statistische codes De keuze voor een statistische code heeft verder geen gevolg voor de verwerking van de bestelling, maar laat toe om achteraf afzonderlijke overzichten te maken. M.a.w. de statistische code kan worden gebruikt als selectiecode in de functie Bestellingen - selecties.
In dit vak kan je een eigen referentienummer toevoegen. Je kan daarbij gebruik maken van een automatisch volgnummer. Zo een volgnummer moet je eerst wel initialiseren. Dit doe je door het beginnummer te geven gevolgd door een *. Bij een volgende bestelling geef je dan gewoon een *.
1000* geeft bij ingave van een *: 1001, 1002, 1003, ...
Deze rubriek wordt door het systeem automatisch ingevuld en geeft een overzicht van de historiek van de bestelling. Steeds wanneer de status van een bestelling wordt gewijzigd, wordt dit in de historiek meegenomen. Mogelijke statusberichten zijn:
Brocade biedt twee mogelijkheden:
Bij een bestelling kan je de bibliografische gegevens overnemen uit de catalogus. Het volstaat om de verwijzing naar de c-loi over te nemen in het bestelformulier. Na registratie van de bestelling worden de bibliografische gegevens uit de catalogus in het bestelformulier gekopieerd. Je kan op dat ogenblik nog bibliografische gegevens wijzigen. Dit heeft geen effect naar de oorspronkelijke titelbeschrijving, m.a.w. het record in de catalogus wordt door deze wijzigingen die je binnen aanwinsten aanbrengt niet geraakt.
Je kan bestellingen ook los van de catalogus invoeren. In dat geval leg je geen link naar het catalogusrecord, maar voer je de bibliografische gegevens rechtstreeks in het formulier in.
In het veld "Extra informatie" kan je nog bijkomende gegevens invoeren die verder je bestelling naar de leverancier toe kunnen verduidelijken. Deze gegevens worden afgedrukt op het bestelformulier.
Je kan ten aanzien van het uitsturen van de bestelling naar de leverancier nog verschillende acties ondernemen:
De bestelling wordt in beraad gehouden en voorlopig niet uitgestuurd.
De bestelbon wordt op een wachtlijst geplaatst en voorlopig niet uitgestuurd. Via de functie Aanwinsten - Verzendingen - Verzending bestellingen - Wachtlijst bestellingen kan je bestellingen op een wachtlijst bekijken en van daaruit naar een verzendlijst sturen.
De bestelbon wordt klaargezet voor verzending. Via de functie Aanwinsten - Verzendingen - Verzending bestellingen - Verzendlijst bestellingen kan je bestellingen op een verzendlijst bekijken en van daaruit effectief naar de leveranciers versturen.
De bestelbon wordt niet uitgestuurd. Deze optie kan worden gebruikt voor verwerking van zichtzendingen of giften: deze kunnen bij invoer reeds onmiddellijk worden ontvangen.
De bestelbon wordt niet uitgestuurd. Het betreft hier een bestelling die reeds via een andere weg (telefoon, bestelling via het Web) de leverancier heeft bereikt.
De bestelbon wordt niet uitgestuurd. Onder regulering verstaan we de invoer achteraf van een boek dat bijv. iemand op een congres in het buitenland kocht en meebracht voor opname in de bibliotheek.
De bestelbon wordt niet uitgestuurd. Deze optie is vooral nuttig bij de overgang van een manueel naar een geautomatiseerd systeem. Bestellingen die via een manueel systeem werden geplaatst kunnen dan volledigheidshalve in het geautomatiseerde systeem worden ingevoerd, zonder dat daarbij een bestelbon naar de leverancier gaat.
De bestelbon wordt niet uitgestuurd. De reden waarom kan worden gegeven in het tekstvak "Bijkomende verklaring".
Dit veld wordt enkel getoond indien de bestelling van het type "Gift" is. De Brocade aanwinstenmodule kan ook worden gebruikt voor de registratie van schenkingen. In dit tekstvak kan je:
Kies hier vanuit het leveranciersbestand de gewenste leveranciers.
Aan een bestelling kan je een of meer interne berichten toevoegen. Deze interne berichten kunnen worden beschouwd als vrije annotaties met informatie belangrijk voor de verdere interne afhandeling van de bestelling. Deze informatie wordt niet naar de leverancier gestuurd.
Aan een bestelling kunnen ook externe berichten worden gekoppeld. Deze berichten worden beheerd in de functie Aanwinsten - Berichten. Het is dus mogelijk om naast de automatisch beheerde correspondentie (uitsturen bestelbon, rappels, annuleringen) bijkomende berichten m.b.t. bestellingen te sturen.
In het bestelformulier is onder het kopje Berichten een knop bijgevoegd Nieuw bericht aanmaken van het type. Deze optie laat je toe om onmiddelijk een kant en klaar bericht voor dit abonnement te maken , zonder via de berichten-module te moeten passeren. Let wel op het gebruik van de juiste volgorde van acties:
Duidt aan of de bestelling moet gerappeleerd worden of niet. Indien niet, dan wordt de bestelling niet op de verzendlijst voor rappels gezet. Standaard staat rappeleren op ja. Als je van een afzonderlijk item de rappel wenst uit te schakelen, verwijder dan bij het item de rappeldatum.
De rappel- en annuleringstermijnen die hier worden genoteerd, werden overgenomen vanuit de standaard instellingen van de eerder gekozen leverancier. Indien nodig, kunnen deze worden aangepast.
Tevens kan hier worden aangegeven dat de leverancier bij annulering door de bibliotheek een bericht hiervan dient te ontvangen.
Brocade houdt met deze termijnen rekening op het ogenblik dat je items voor ontvangst zal klaarzetten. Echter als je al items had klaarstaan en je past de rappeltermijnen aan, dan leidt dit niet tot aanpassing van de rappeldata bij de items. Die rappeldata zal je dus manueel moeten aanpassen.
Bij de bestelling van een intekening kan enkel de annuleringstermijn worden ingegeven. Rappels worden hier verstuurd vanuit de abonnementsgegevens.