In de aanwinstenmodule speelt de communicatie tussen bibliotheek en
leverancier een belangrijke rol. Deze communictie geschiedt aan de hand
van diverse brieven waarvan de verzending automatisch of manueel wordt
klaargezet. Onder de verzendingen rekenen we:
Bestelbon voor monografie/intekening
Rappels voor bestelde monografieën
Rappels voor ontbrekende nummers van tijdschriften/intekeningen
Annuleringen
Berichten
Hoe de brieven uiteindelijk worden verstuurd (via post, fax of e-mail) hangt af
van de parameters ingegeven in het leveranciersrecord.
Verzendingen worden in Brocade steeds op dezelfde wijze afgehandeld:
Men kiest de verzendlijst die men wil aanmaken
Items in verzendlijsten worden steeds door het systeem gesorteerd op naam van
de leverancier of schenker
Bij het opvragen van de verzendlijst kan men het aantal items in de lijst beperken
door voorafgaand een aantal selecties aan te brengen.
Verzendingen worden pas uitgevoerd na selectie van te verzenden items en na keuze
van de optie Geselecteerde items verzenden
dit genereert een verzendbestand op het centrale systeem en
past voor de geselecteerde items eventueel de status aan.
om de 15 minuten verwerkt Brocade de klaarstaande verzendbestanden.
er wordt een document aangemaakt per bestemmeling, eventueel met voorvoegen van een titelpagina. Het
standaard-formaat is pdf, te lezen met Acrobat Reader.
elektronisch te leveren documenten worden verstuurd
uit te printen documenten worden gegroepeerd in 1 document per leverancier
een e-mail wordt gestuurd naar de persoon die de verzendlijst heeft aangemaakt, ter verwittiging dat de
verwerking gebeurd is
alle documenten zijn gedurende 60 dagen consulteerbaar onder het menu-item Overzicht verzendingen en
kunnen vandaaruit eventueel ook geprint worden (via Acrobat Reader).
Voor het vastleggen van de layout van de formulieren neem je best contact met het
systeemteam via de helpdesk.
Bevat
