 |  |  | Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade |  |  |
| | | Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade | | |
Deze rubriek geeft:
In dit tekstvak wordt de naam van het budget ingegeven. Het budget is opzoekbaar via elk woord uit zijn naam.
Dit tekstvak bevat een vrije verwoording voor het budget. Het budget is opzoekbaar via elk woord uit de verwoording.
Elk budget werkt in zijn eigen munt. Het is dus mogelijk op binnen eenzelfde acquisitiesysteem te werken met budgetten uitgedrukt in verschillende munten. Meer nog: je kan ten allen tijde de munteenheid van een budget wijzigen.
Verandering van munt herberekent standen en limietbedragen van de huidige werkingsjaren in de nieuwe munt.
Bij de keuze voor een bepaalde munt voert Brocade wel een controle uit: de munteenheid dient gedefinieerd te zijn in de valutagroep van de instelling. Dit gebeurt in de functie Aanwinsten - Beheersfuncties - Instellingsgebonden beheer aanwinsten
Bij het bestellen van materialen/betalen van facturen zal Brocade controleren of er nog voldoende middelen op het budget beschikbaar zijn. Om te verhinderen dat deze controle gebeurt, kan je hier de optie "Geen rekening houden met limietbedragen:" aankruisen.
Als er toch controle dient te gebeuren kan je in de daarvoor bestemde invoervelden aangeven bij welk limietbedrag (=saldo beschikbaar) het systeem een foutmelding moet geven (bestelling wordt dan niet geplaatst) of enkel een waarschuwing (bestelling wordt wel uitgevoerd).
Stel dat je budget 100.000 BEF bedraagt, dan kan je als limietbedrag-waarschuwing 80.000 BEF
instellen en als limietbedrag-foutmelding 100.000 BEF
Geef in de daarvoor bestemde invoervelden het werkingsjaar voor verplichtingen en het werkingsjaar voor boekingen in. Alle bestellingen die worden ingevoerd resp. facturen die worden ingeboekt worden op het ogenblik van registratie gekoppeld aan het ingegeven werkingsjaar. M.a.w. je kan geen factuur inboeken op het jaar 2000 als het werkingsjaar voor boekingen voor dat specifieke budget nog op 1999 staat.
Als budgetten aan elkaar gekoppeld zijn via een relatie ouder-kind, wijzig dan eerst de werkingsjaren bij de kind-budgetten en pas daarna de werkingsjaren bij het ouder-budget.
Voor budgetten die langer dan 1 jaar in omloop zijn heeft het weinig zin het verplichtingsjaar te wijzigen. Het systeem zal trouwens het werkingsjaar weigeren te verhogen indien niet v oorafgaandelijk een budgetoverheveling gebeurd is (en dit verhoogt automatisch het werkingsjaar). Het jaar verlagen wordt geweigerd indien er reeds een overheveling van het voorgaande jaar uitgevoerd werd.
Je kan budgetten aan elkaar koppelen via een ouder-kind relatie. Een ouder-budget kan verschillende kinderen hebben, maar een kind-budget kan slechts een ouder hebben. Het voordeel van deze relatie is dat er steeds totaaloverzichten kunnen worden gepresenteerd.
Stel dat je binnen de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte een opdeling
van boekenkredieten hebt per departement Romaanse, Germaanse en Geschiedenis. Je kan
op dat ogenblik afzonderlijke budgetten definiëren voor Romaanse, Germaanse en
Geschiedenis en die elk via een relatie koppelen aan het budget van de Faculteit L&W.
Op die manier verkrijg je op het niveau van de faculteit steeds een gegroepeerd
overzicht van de budgetten van de drie departementen. Bovendien kan je van het
ouderbudget (in dit geval Faculteit L & W) een virtueel budget maken, zodat bestellingen en
facturen enkel kunnen worden geboekt via de kinder-budgetten en nooit rechtstreeks op het ouder-budget.
Budgetten kunnen van ouder veranderd worden. Daarbij worden de saldo's van alle standen van het kind-budget, eerst afgetrokken van het oude ouder-budget, en vervolgens opgeteld bij het nieuwe ouder-budget.
Afhankelijk van het jaar dat wordt ingegeven krijg je hier een volledig financieel overzicht van het budget. Dit overzicht is onderverdeeld in de budgetstanden zoals die voor elke instelling afzonderlijk werden gedefiniëerd (zie Aanwinsten - Beheersfuncties - Instellingsgebonden beheer aanwinsten.)
Per budgetstand wordt gegeven
Bij elke van de budgestanden kan je een lijst van de transacties opvragen.
Verder worden gegeven
Tip:
Indien je de budgetstanden wenst op te vragen voor vorige jaren, verander dan het jaartal ter hoogte van
Budgetstanden voor het jaar en klik op registreer.
Op elk ogenblik kan je gelden aan budgetten toekennen. Het volstaat om een bedrag en eventueel ook een verklaring toe te voegen en op de "Registreer" knop te klikken. Gelden terug weghalen bij budgetten kan ook: in dat geval geef je een negatief getal in.
De meeste transacties worden automatisch bij een budget weggeschreven op het ogenblik van bestelling (transacties in verbintenis) of van facturatie/creditnota (boekingen). Het is echter ook mogelijk om los van een bestelling transacties te gaan uitvoeren.
Je kan bij het invoeren van een manuele transactie ook aangeven of het systeem met het ingevoerde bedrag ook dient rekening te houden bij de berekening van de verplichtingen voor het volgende jaar. Dit is enkel zinvol indien de bewerking van het type boeking is en de budgetstand als dusdanig gemarkeerd is in de instellingsgebonden parameters.
Je ontvangt een factuur voor het inbinden van boeken. Voor deze factuur bestaat echter geen
bestelling. Toch wens je deze factuur te boeken op een bepaald budget. Op dat ogenblik
kan je gebruik maken van de optie "Bewerkingen - Transacties".