Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade

Vorige pagina: 4.2 Budgettransacties Een niveau hoger: 4. Budgetten Volgende pagina: 5. Bestellingen

---

4.3 Budgetoverheveling

• overheveling van openstaande verplichtingen

  Deze optie overloopt de gespecificeerde reële budgetten en hun kinderen, en transfereert openstaande en te verwachten verplichtingen van het huidige werkingsjaar naar het volgende werkingsjaar, indien het huidige werkingsjaar gelijk is aan het opgegeven werkingsjaar. Het werkingsjaar voor verplichtingen wordt op elk budget automatisch verhoogd.

  Voorbeeld:

  Budget A heeft

  • als werkingsjaar voor boekingen 2003
  • als werkingsjaar voor de verplichtingen 2003 (=huidige werkingsjaar)
  • 20 openstaande bestellingen met 1500 EUR in verplichting
  We voeren nu de overheveling van de openstaande verplichtingen uit (Vink de optie Overhevelen van verplichtingen aan).
  • We vinken Actie uitvoeren voor aan
  • Als werkingsjaar vullen we 2003 in (=opgegeven werkingsjaar)
  • We vinken volgende budgetten aan en plaasten in het tekstvak de correcte verwijzing naar het recordnummer van Budget A [b:XXX:nnn)
  Resultaat
  • Werkingsjaar verplichtingen Budget A staat nu op 2004
  • De 20 openstaande bestellingen ten belope van 1500 EUR zijn als verplichting getransfereerd van werkingsjaar 2003 naar werkingsjaar 2004
  • Werkingsjaar boekingen Budget A staat nu op 2004
  • Nieuwe bestellingen/facturen worden van dan af als verplichting/boeking geregistreerd in het werkingsjaar 2004.

• verhogen van boekingsjaar

  Deze optie verhoogt het werkingsjaar voor boekingen van de gespecificeerde budgetten en hun kinderen, indien het huidige werkingsjaar gelijk is aan het opgegeven werkingsjaar.

  Voorbeeld:

  Budget A heeft

  • als werkingsjaar voor boekingen 2003
  We voeren nu de verhoging van het boekingsjaar door (Vink de optie Boekingsjaar verhogen aan).
  • We vinken Actie uitvoeren voor aan
  • Als werkingsjaar vullen we 2003 in (=opgegeven werkingsjaar)
  • We vinken volgende budgetten aan en plaasten in het tekstvak de correcte verwijzing naar het recordnummer van Budget A [b:XXX:nnn)
  Resultaat
  • Het werkingsjaar boekingen voor Budget A werd gewijzigd van 2003 naar 2004
  • Facturen die van dan af worden geregistreerd op Budget A, komen ten laste van het nieuwe boekingskjaar 2004.

• overhevelen van (deel van) resterende saldo

  Deze optie overloopt de gespecificeerde reële budgetten, en transfereert (een deel van) het saldo (kan ook negatief zijn!) van het huidige boekingsjaar naar het volgende boekingsjaar, indien het huidige werkingsjaar gelijk is aan het opgegeven werkingsjaar.

  Voorbeeld:

  Budget A heeft

  • een saldo van 1.500 EUR
  We voeren nu de overheveling uit (Vink de optie Overhevelen van beschikbaar saldo aan).
  • We vinken Volledige saldo aan
  • We vinken Actie uitvoeren voor aan
  • Als werkingsjaar vullen we 2003 in (=opgegeven werkingsjaar)
  • We vinken volgende budgetten aan en plaasten in het tekstvak de correcte verwijzing naar het recordnummer van Budget A [b:XXX:nnn)
  Resultaat
  • Het beschikbare saldo van 1500 EUR van 2003 wordt overgeheveld naar 2004

Bij de overheveling van verplichtingen wordt een volledig rapport in html-formaat aangemaakt.

IN DE PARTIJK

In de praktijk komt budgetoverdracht in de meeste gevallen neer op het volgende:

• Midden december:gebruik optie 1 overheveling van openstaande verplichtingen : alle verplichtingen worden overgeheveld naar het volgende werkingsjaar. Zo ontstaat automatisch het budget voor het volgende jaar gecreëerd en worden meteen alle verplichtingen van het vorige jaar meegenomen. Deze actie kan ettelijke minuten in beslag nemen! Laat het scherm dus rustig staan tot je een overzichtslijst krijgt van de verwerkte budgetten. Als je terug naar 'Budgetoverheveling' gaat kan je via de knop Rapporten een volledig overzicht van de uitgevoerde actie opvragen.
• Eind januari (afhankelijk de plaatselijke regelgeving van de boekhouding): gebruik optie 2 om het boekingsjaar (voor de facturen) automatisch te verhogen. Vanaf dat moment kunnen geen facturen meer geboekt worden op het vorige jaar. Tot dan is dit WEL nog mogelijk: dus wanneer begin januari nog een factuur binnenkomt kan je deze boeken op het vorige jaar met als gevolg dat de verplichting in jaar x wordt verwijderd om deze te verrekenen in het budget van jaar x-1.
• Onmiddellijk daarna: gebruik optie 3 om de eventueel nog overgebleven saldi van het vorige jaar over te zetten. In de praktijk wordt dit meestal niet gedaan.