 |  |  | Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade |  |  |
| | | Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade | | |
Deze rubriek bevat
Een factuur wordt geïdentificeerd door:
Dit is een verplicht veld. Geef hier het leveranciersnummer van de factuur.
Geef hier de naam van de leverancier in van wie je de factuur ontvangt.
Geef hier aan of je een factuur of kredietnota wil invoeren. Bedragen op een factuur worden van het budget afgetrokken. Bedragen vermeld op een kredietnota worden bij het budget opgeteld.
Het type kan achteraf in de functie Aanwinsten - Facturen zoeken als selectiecriterium worden gebruikt.
De korting die hier wordt ingegeven, is een korting berekend op het algemene totaal van de factuur. Kortingen die op de factuur genoteerd staan, maar enkel gelden voor bepaalde bestellingen op de factuur moeten op het niveau van de factuurlijnen worden ingegeven.
Als in het leveranciersrecord een kortingsprecentage genoteerd staat,
dan wordt bij het registreren van de factuur automatisch dit kortingsprecentage in de factuur
overgenomen.
Geef de munteenheid op waarin de factuur staat genoteerd.
Het totale bedrag van de factuur wordt automatisch berekend en is de optelsom van alle factuurlijnen min de algemene korting zoals hierboven ingegeven.
Geef hier aan of een factuur in behandeling is of kan worden doorgegeven ter betaling. In het laatste geval worden de budgetten aangepast. Dit heeft ook tot gevolg dat het financiële overzicht in het bestelrecord wordt aangepast: het bedrag dat oorspronkelijk in verpichting stond, wordt terug bij het budget opgeteld. Het bedrag van de factuur wordt van het budget gekozen bij facturatie in mindering gebracht.
Je kan de betaling van een factuur terugschroeven door de status van Betalen naar In behandeling te wijzigen.
In deze rubriek:
Een factuur kan je koppelen aan een statistische code. Deze codes worden vastgelegd in de functie Bestellingen - Statistische codes. Deze code kan je ook gebruiken om selecties van facturen te maken.
Een binnenkomende factuur kan bestaan uit verschillende pagina's. Je kan deze paginastructuur in het formulier van de facturen simuleren. Maak daarvoor gebruik van de knop Nieuwe pagina. Telkens je hierop klikt zal het systeem een nieuwe pagina klaarzetten.
Elke pagina bestaat uit een aantal bestellijnen en een aantal vrije lijnen. Je kan zelf lijnen toevoegen indien nodig. Maak daarvoor gebruik van de knop Extra lijnen.
Indien je de facturatie van een een bestelling in detail wenst op te volgen, kan je per bestellijn een of meerdere bestellingen noteren. Op die manier worden bestellingen aan facturen gekoppeld: roep je achteraf het detail van een bestelling op, dan wordt daar het exact aangegeven hoeveel het bestelde item uiteindelijk gekost heeft en op welke budgetten de factuur in fine werd betaald.
Je kan echter ook gebruik maken van vrije lijnen. Dit is vooral handig wanneer je de financiële opvolging van de bestellingen niet in detail wil doorvoeren, maar tevreden bent met een globale doorverrekening van facturen naar budgetten. Let wel: in dat geval is er geen koppeling tussen factuur en bestelling. Dit heeft tot gevolg dat in de bestelinformatie niet te zien is hoeveel uiteindelijk een bepaald item gekost heeft.
Je kan vrije lijnen ook gebruiken om globale kosten bij een factuur in te brengen (bijv. transportkosten voor een geheel van bestellingen).
Per bestellijn geef je:
Geef hier de referentie naar de bestelling die of het abonnement dat je wenst te factureren. Een bestellijn kan referenties bevatten naar meer dan 1 bestelling/abonnement.
Wanneer je een bestelling van het type monografie factureert, kan je de bestelde items in hun geheel ontvangen (alle items binnen alle groepen), of kan je delen van een bestelling ontvangen (bepaalde items uit een bepaalde groep). In het eerste geval neem je in de bestellijn de q-loi over (bijv. q:UFSIA:324). De factuurlijn heeft dan betrekking op alle items van alle groepen binnen de bestelling. In het tweede geval neem je de q-loi over aangevuld met de correcte verwijzing naar groep en item. Voorbeeld: q:UFSIA:2543.1.2 staat dan voor facturatie van het tweede item uit de eerste groep van bestelling q:UFSIA:2543.
Wanneer je een abonnement factureert, geef je de referentie naar het abonnement en naar de jaargang binnen het abonnement, die je wenst te factureren
Het is belangrijk dat de referentie naar de bestelling juist is. De zekerste manier van werken is gebruik te maken van de knop Bestellingen of Abonnementen, de juiste bestelling op te zoeken en van daaruit de referentie te plakken naar de factuur.
Uitzondering voor abonnementen
Voor abonnementen kan je na de code van het abonnement, die noodzakelijk blijft, een item
ook vrij omschreven worden, bvb. s:UIA:123:Jaargang 2000 Volume 43.
Deze omschrijving wordt dan ook naar de
bestelling doorgetrokken. Een nadeel van deze notatie is dat niet meer zo
streng kan gecheckt worden op eventuele dubbele facturatie van een item.
Geef hier het aantal aantal exemplaren dat je wenst te ontvangen.
Voer de eenheidsprijs in.
De korting kan worden ingevoerd als een bedrag of als een percentage. Vergeet in het laatste geval het percentage-teken niet mee in te geven.
De korting die hier wordt ingegeven, is een korting die enkel geldt voor de bestellijn. Kortingen die worden toegekend op het algemene totaal van de factuur dienen ingevoerd in de hoofdrubriek Financiële informatie.
Het totaalbedrag van de bestellijn wordt automatisch berekend op basis van de eenheidsprijs en het aantal.
Voer in deze rubriek de referentie naar het juiste budget en de juiste budgetstand in.
Je kan een bestellijn uitsplitsen over verschillende budgetten. In dat geval
moet je wel aangeven voor welk gedeelte van het bedrag elk van de budgetten dient
aangesproken. Dit doe je ofwel door het bedrag in te tikken, ofwel door het
percentage aan te geven.
Indien je niets invult, wordt het budget(ten) van de bestelling overgenomen.
De invoer van vrije lijnen is analoog aan de invoer van bestellijnen met dit verschil:
Hier kan je in vrije bewoordingen aangeven wat je wenst te factureren. Op de invoer in dit veld voert het systeem verder geen controle uit.
Zoals hierboven reeds uitgelegd kan je vrije lijnen gebruiken wanneer je de financiële opvolging van de bestellingen niet in detail wil doorvoeren, maar tevreden bent met een globale doorverrekening van facturen naar budgetten. Aangezien er in dat geval geen koppeling meer is tussen factuur en bestelling, heeft een dergelijke werkwijze tot gevolg dat de bedragen die in verplichting bij het budget genoteerd staan niet worden herrekend. Om dit zo goed mogelijk te compenseren kan je de optie Verplichtingsbeweging uitvoeren aankruisen: het bedrag dat wordt ingetikt in de vrije lijn, zal dan worden afgetrokken van de verplichtingen en toegevoegd aan de boekingen.
Indien als dusdanig aangegeven in het Aanwinsten - Beheersfuncties - Instellingsgebonden beheer aanwinsten wordt er bij betaling van een factuur gecheckt op overschrijding van de limietbedragen van de budgetten.