 |  |  | Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade |  |  |
| | | Handleiding voor het gebruik van de aanwinstenmodule in Brocade | | |
Ga bij het invullen van dit selectieformulier als volgt te werk:
Geef aan of het resultaat van een selectie bewaard moet worden als een lijst. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn wil je achteraf de lijst afdrukken of downloaden. Geef in dat geval de naam van de lijst na "acquisitie:facturen:" bijv. "acquisitie:facturen:test". Die lijst kan vervolgens worden opgevraagd via de module "Lijstbeheer". Als je verder geen naam van een lijst opgeeft, wordt de selectie wel uitgevoerd, maar wordt het resultaat niet permanent bewaard.
Geef hier aan welke attributen of velden je wenst op te nemen in de lijst. Het opgeven van attributen resulteert in de display (ev. download via lijstbeheer) van die velden.
Voor facturen kunnen volgende attributen belangrijk zijn:
| budgeti | Budget |
| invoicedate | Datum factuur |
| invoicenr | Factuurnummer |
| statisi | Statistische code |
| statusi | Status |
| supplieri | Leverancier |
| typei | Type |
Geef hierbij aan of je de selectie wil uitvoeren op de databank (alle facturen in de databank worden dan een voor een gecontroleerd), dan wel of je de selectie wil uitvoeren op een reeds bestaande lijst. In het laatste geval moet je de naam van de lijst opgeven. Maak daarbij gebruik van de historiek of de zoek-knop.
Werken op basis van een reeds bestaande lijst gaat sneller aangezien het systeem dan niet door de gehele databank moet lopen. Zo kan je bijvoorbeeld een selectie uitvoeren van alle facturen ingegeven tussen 1/1/2000 en 31/12/2000. Het resultaat daarvan bewaar je in een lijst bijv. "acquisitie:facturen:2000". In een tweede stap kan je op die lijst bijkomende selecties uitvoeren, bijv. beperken naar bepaalde budgetten. Die tweede selectie kan je dan uitvoeren niet op de databank, maar wel op de lijst "acquisitie:facturen:2000"
Je kan een ingevuld selectieformulier opslaan voor gebruik in de toekomst. Vul in het veld "Bewaren onder label" de naam in waaronder je het bestaand selectieformulier wenst op te slaan.
Als je bijvoorbeeld elke maand een lijst wenst te maken van alle ingevoerde facturen kan je de selectie bijv. bewaren onder het label "Facturen_per maand". Via de functie Aanwinsten - Facturen Bewaarde selecties facturen kan je de bewaarde selectie bekijken, aanpassen en ev. opnieuw uitvoeren.
Je kan een of meer statistische codes opgeven.
Je kan een of meer leveranciers opgeven.
Je kan een of meer budgetten opgeven
Voer een begin- en/of einddatum in. Vul je alleen een begindatum in dan worden alle facturen verzameld vanaf die datum tot nu. Voer je enkel een einddatum in, dan worden alle facturen daterend van voor die datum verzameld. Voer je de beide data in dan worden alle facturen ingevoerd tussen die twee data bij elkaar gebracht in een lijst.
Documentdatum is de datum zoals die door de leveracnier op de factuur werd gegeven. Het invullen van deze datum is analoog aan invoerdatum.
Als criteria gaf je in:
leverancier: Standaard boekhandel, Story Scientia
status: betaald
budget: B1, B2
Resultaat van de zoekactie geeft:
Alle facturen van Standaard boekhandel of Story Scientia
die reeds betaald zijn op budget B1 of B2.
Het resultaat van een selectie is een beknopt overzicht van facturen. Voor elke factuur in dit beknopt overzicht wordt gegeven: