2.11 Sjablonen voor bestelformulier
Het kan voorkomen dat in uw besteldienst vaak dezelfde types van bestellingen worden ingevoerd, bijvoorbeeld
een bestelling bestaande uit 5 groepen met telkens een verschillende bestemming en een verschillend budget. Om snel
dergelijke bestellingen te kunnen invoeren, kan je gebruik maken van bestelsjablonen.
Een sjabloon wordt geïdentificeerd door een identificatiecode en een omschrijving.
Verder kan je bij elk sjabloon aangeven uit hoeveel groepen het bestaat. Standaard worden er 4 groepen
klaargezet. Desgewenst kan je extra groepen toevoegen.
Bij elke groep kan je vervolgens aangeven
- Bestemming (te kiezen uit tabel van bestemmingen)
- Aantal te bestellen exemplaren
- Aanvrager (over te nemen uit lenersbestand)
- Budget (over te nemen uit budgetbestand).
Desgewenst kan je bijkomende budgetten toevoegen. Maak in dat geval gebruik van de knop
Extra budgetten. Tevens kan je in geval van meer dan één budget aangeven hoe de kostprijs van het te bestellen
item over de budgetten moet worden verdeeld. Dit doe je door een percentage in te tikken.
Wanneer je nu een nieuwe bestelling inbrengt (Aanwinsten - Bestelling invoeren/wijzigen) kan je ervoor opteren
om van een sjabloon gebruik te maken. Dit zorgt er dan voor dat in het bestelformulier de nodige groepen
meteen zijn aangemaakt.
Een voorbeeld: Stel dat je DVD's telkens aanschaft in 3 exemplaren voor drie verschillende bestemmingen
maar wel telkens op hetzelfde budget. Je zou dan een bestelsjabloon DVD als volgt kunnen opzetten:
- Groep 1
- Bestemming: Bibliotheek A
- Aantal exemplaren: 1
- Aanvrager: niet ingevuld
- Budget: Aankoopbudget-DVD
- Groep 2
- Bestemming: Bibliotheek B
- Aantal exemplaren: 1
- Aanvrager: niet ingevuld
- Budget: Aankoopbudget-DVD
- Groep 3
- Bestemming: Bibliotheek C
- Aantal exemplaren: 1
- Aanvrager: niet ingevuld
- Budget: Aankoopbudget-DVD
Bij ingave van een nieuwe bestelling met sjabloon DVD verkrijg je een bestelformulier
dat meteen al de drie groepen uit het sjabloon bevat.
