2. Beheer in de financiële module

2.1. Abstract

Onderstaand document beschrijft de opzet en werking van de module ‘Financieel’. Deze module wordt geïntroduceerd in release 3.90 en is gegroeid uit de nood om financiële processen tussen bibliotheek en klant/bank mogelijk te maken.

2.2. Inleiding

In Brocade kunnen eindgebruikers op verschillende manieren schulden opbouwen. Vanaf 3.90 wordt bij elke schuldlijn meegegeven tot welk financieel systeem die schuld behoort. Een financieel systeem kan beschouwd worden als een regelwerk van de financiën. Het staat voor een groep van schulden en afbetalingen:

  • die samen horen
  • die op een welbepaalde manier behandeld worden door de instelling
  • die door bepaalde groep Brocade-gebruikers kunnen beheerd worden

Om een verruiming van betaalmogelijkheden mogelijk te maken, wordt vanaf 3.90 een nieuw concept geïntroduceerd: Het betalingskenmerk. Dit is een groepering van een bepaalde set van schuldlijnen van 1 eindgebruiker. De creatie van een factuur, inning (domiciliëringsopdracht), URL voor een online betaling, zal te herleiden zijn tot de creatie van een betalingskenmerk waarmee ‘iets’ gedaan wordt. Dat ‘iets’ dient op een gecontroleerde manier te gebeuren (gestuurd door software/metadata) en hiertoe worden ook onderstaande concepten geïntroduceerd:

  • Hub: dit is de bank of instelling die bankverrichtingen uitvoert voor de organisatie
  • Mandaat: het contract dat wordt afgesloten tussen bibliotheek en klant met betrekking tot afhandeling van (bepaalde) schuld via inningen.
  • Uitvoeringsopdracht: uitvoeringsopdracht is niets minder dan een reeks van betalingskenmerken

Hieronder krijgt u vervolgens meer informatie over hoe deze nieuwe concepten worden ingepast in de kenmerkende Brocade configuratie met modules en toepassingen en hoe de verschillende concepten zich tot elkaar verhouden.

2.3. Data

2.3.1. Betalingskenmerken

Een betalingskenmerk is een groepering van een welbepaalde set van schuldlijnen. Betalingskenmerken kunnen aangemaakt worden via de toepassing Brocade ‣ Financieel ‣ Beheer van de betalingskenmerken [link]. Hiertoe selecteert men een type betalingskenmerk en een e-loi binnen een financieel systeem. Op het volgende scherm verschijnen dan die openstaande schulden die de eindgebruiker binnen dat financiële systeem gemaakt heeft. Een betalingskenmerk wordt gemaakt door de gewenste schulden aan te vinken en te registreren.

Om een betalingskenmerk aan te passen kan men via de toepassing Brocade ‣ Financieel ‣ Beheer van de betalingskenmerken [link] en Bewerk een betalingskenmerk het gewenste betalingskenmerk opzoeken en openen en bewerken. Van zodra in orde geacht, kan een betalingskenmerk verzegeld worden door Maak op (en verzegel) aan te vinken en te registreren. Indien nodig kan bij de manuele aanmaak van een betalingskenmerk ook aangeven tegen wanneer een bepaalde schuld moet afgelost worden (“Te betalen tegen”)

Via de toepassing van Brocade ‣ Financieel ‣ Financieel - beheersfuncties ‣ Beheer van de types betalingskenmerken [link] maakt Brocade gebruik van metadata om

  • te bepalen wie welke rechten heeft ten aanzien van betalingskenmerken (leesrechten, schrijfrechten en administratierechten)
  • vast te leggen hoe bepaalde referentienummers worden gegenereerd
  • aangeven of de aanmaak van een betalingskenmerk een autonome leenstaat moet genereren (drukwerk)
  • de levensduur van een betalingskenmerk te bepalen (in seconden)
  • vast te leggen of de aanmaak van een factuur onmiddellijk dient te gebeuren dan wel kan wachten tot overnacht

In het volgende deel vindt u een overzicht van het formulier terug.

Algemene gegevens

  • Identificatie: Dit is de identifier van een betalingskenmerk in de vorm van fp:FUA:30 met fp = vast voorvoegsel, FUA het financieel systeem waarbinnen het betalingskenmerk werd aangemaakt en 30 een volgnummer. Deze identificatie wordt automatisch gegenereerd.

  • Aanmaak: geeft aan wie als laatste een betalingskenmerk heeft aangepast en wanneer dit is gebeurd

    Notitie

    De toegangsrechten met betrekking tot aanmaken en aanpassen van betalingskenmerken wordt geregeld door middel van toegangssloten. Per type betalingskenmerk kan aangegeven worden voor welk type toegang welke toegangssloten van toepassing zijn. we onderscheiden drie gradaties van toegang:

    • leestoegang: men kan enkel betalingskenmerken bekijken
    • schrijftoegang: men kan betalingskenmerken aanmaken en aanpassen wanneer nog niet verzegeld (schuldlijnen kunnen nog aan- of uit gevinkt wanneer niet verzegeld)
    • admin-toegang: men kan betalingskenmerken aanmaken en aanpassen, ook wanneer verzegeld (schuldlijnen kunnen steeds aan- of uit gevinkt worden)
  • Type: geeft aan welk type een bepaald betalingskenmerk is. Het type wordt gekozen bij manuele aanmaak betalingskenmerk of het wordt automatisch toegekend wanneer een betalingskenmerk op een automatische manier wordt gegenereerd

  • Bank Hub nummer: Dit nummer wordt enkel toegekend indien van toepassing (betalingskenmerken die automatisch gegenereerd worden om inningen te doen. Bank Hub nummer = ????

  • Mandaat ID: Wordt enkel toegekend in een context van inningen = unieke referentie eigen aan een mandaat die toegekend kan worden aan een betalingskenmerk ter opvolging van betalingen via domiciliëring. (nu staat hier de fm-loi = fm:FUA:45)

  • Eindgebruiker: De eindgebruikers wiens schulden worden gegroepeerd in een betalingskenmerk

  • Referentienummer(s): gestructureerde of ongestructureerde boodschap die meegegeven kan worden aan een betalingskenmerk (in functie) van opvolging van betalingen. Hoe gegenereerd wordt vastgelegd ter hoogte van "Types van betalingskenmerken

  • Omschrijving: Een annotatie veld. Een text area waarin de persoon die het betalingskenmerk maakt, vrije data (een boodschap, een reden/context van het betalingskenmerk) kan ingeven. Inden gewenst kan deze boodschap via een placeholder getoond worden op de factuur zelf

  • Te betalen tegen: Datum wanneer de schuld moet afgelost zijn. Kan zowel manueel als automatisch toegekend worden.

  • Status: Vier statussen zijn mogelijk

    • Onafgemaakt
    • Opgemaakt, onbetaald
    • Betaald

Drukwerk

Hier vindt u een link terug naar het factuur in zowel odt- als pdf-formaat

Notitie

enkel van een betalingskenmerk dat “verzegeld” is kan een factuur (het document) gemaakt worden. Door een betalingskenmerk te ontdooien (om aan te passen) zal de link met de factuur verdwijnen.

Bedrag

Ter hoogte van “Bedrag” vindt men de informatie terug over de schuld die gekoppeld aan het betalingskenmerk. We onderscheiden:

  • Bedrag : Dit is de schuld waaraan het betalingskenmerk is gekoppeld. Blijft onveranderd.
  • Openstaand bedrag : Dit is de openstaande schuld waaraan het betalingskenmerk is gekoppeld. Van zodra de schuld is afgelost, wordt dit 0. Wanneer een schuld deels wordt betaald zal dit bedrag dalen/verschillend zijn van ‘Bedrag’

Details

Ter hoogte van “Details” wordt opgelijst welke schuldlijnen per transactietype vervat zitten in het betalingskenmerk. Afhankelijk van de rechten die iemand heeft ten aanzien van een type betalingskenmerk, en de status van het betalingskenmerk, kan het betalingskenmerk nog gemanipuleerd worden, kunnen schuldlijnen nog aangevinkt/uit gevinkt worden of is geen aanpassing van het betalingskenmerk mogelijk (geen vinkjes zichtbaar). Volgende eigenschappen van de verschillende schuldlijnen per transactietype worden getoond:

  • Transactiecode : Transactiecode verbonden aan de schuld
  • Bedrag : Het verschuldigde bedrag (van die transactiecode)
  • Openstaand bedrag : De openstaande schuld (van die transactiecode). Van zodra de schuld is afgelost, wordt dit 0. Wanneer een schuld deels wordt betaald zal dit bedrag dalen/verschillend zijn van ‘Bedrag’

2.3.2. Mandaten

Een mandaat is het contract dat wordt afgesloten tussen de bibliotheek en de klant met betrekking tot afhandeling van (bepaalde) schuld via inningen.

Via de toepassing Brocade ‣ Financieel ‣ Beheer van de mandaten [link] kunnen mandaten opgezocht worden en bewerkt of nieuw aangemaakt. Om een mandaat aan te maken selecteert men het gewenste Type Betalingskenmerk en een e-loi (selecteer hiervoor de e-loi die de schulden heeft opgebouwd).

In het volgende deel vindt u een overzicht van het formulier terug.

Algemene gegevens

  • Mandaat ID: unieke referentie eigen aan een mandaat die toegekend kan worden aan het mandaat op een manier gelijkaardig aan de referentie van een betalingskenmerk
  • Actief: Aangevinkt staat voor een actief mandaat. Wanneer actief kan een mandaat leiding tot aanmaak van betalingskenmerken
  • Informatie: achtergrondinfo bij een mandaat
  • Type betalingskenmerk: Het type betalingskenmerk waar toe een actief mandaat kan leiden (in context van inningen)
  • Datum ondertekening: Dag waarop een mandaat tussen klant en bibliotheek werd bekrachtigd via ondertekening beide partijen. Beperkte controle: Deze datum kan niet later zijn dan Datum eerste inning en Einddatum
  • Datum eerste inning: Dag waarop de eerste inning zal plaatsvinden. Deze datum zal ook gebruikt worden om de volgende (tweede) inningsdatum te berekenen (zie Frequentie). Beperkte controle: Deze datum kan niet voor Datum ondertekening liggen en niet na Einddatum
  • Datum laatste inning (voortzetting): Indien dit mandaat een voortzetting is van een andere reeks, kan hier de datum van de laatste inning ingegeven worden. (te gebruiken bij conversies: een eerste betalingsopdracht als gevolg van een mandaat in Brocade hoeft niet per se de eerste opdracht te zijn va het mandaat)
  • Einddatum: de dag waarop een bepaald mandaat niet meer geldig zal zijn / inactief wordt (indien zo contractueel vastgelegd tussen klant en bibliotheek). Beperkte controle: Deze datum kan niet voor Datum ondertekening en Datum eerste inning liggen
  • Frequentie: Frequentie waarmee een bepaald bedrag dient gedebiteerd te worden. Verschillende mogelijkheden staan opgelijst ter hoogte van de toepassing Brocade ‣ Financieel ‣ Financieel - beheersfuncties ‣ Beheer van de mandaat frequenties [link] en kunnen via een look-up element gekozen worden
  • Bestemming (Bank Hub): De instantie die de domiciliëringsopdrachten verwerkt voor de bibliotheek. Verplicht veld. Verschillende hubs staan opgelijst ter hoogte van de toepassing Brocade ‣ Financieel ‣ Financieel - beheersfuncties ‣ Beheer van de hubs voor betalingen [link] en kunnen via een look-up element gekozen worden
  • Openstaand bedrag, dat in aanmerking komt: bedrag dat op dit moment in aanmerking komt om in een betalingskenmerk gegoten te worden, niet editeerbaar

Technische informatie

  • Recordnummer: Dit is de identifier van een mandaat in de vorm van fm:FUA:6 met fm = vast voorvoegsel, FUA het financieel systeem waarbinnen het mandaat geldt en 6 een volgnummer. Deze identificatie wordt automatisch gegenereerd

Gegevens over de schulden

  • Eindgebruiker: de eindgebruiker die de schulden heeft gegenereerd
  • Kassatransactie codes: De kassatransactiecodes die leiden tot de schuld die via dit mandaat mogen worden gedebiteerd. Men kan afzonderlijke kassatransactiecodes ingeven of werken met patronen, eindigend op een *

Gegevens over de schuldenaar

  • Eindgebruiker: de eindgebruiker die de schulden zal vergoeden. Kan dezelfde zijn als de eindgebruiker hierboven maar ook iemand anders (bv. vader van kind)
  • Bank rekening nummer: rekeningnummer van de eindgebruiker die de schulden zal vergoeden. Gecontroleerd veld. Enkel correcte bankrekeningnummers worden aanvaard
  • Identiteit bank: = IBAN-code = code van bank die de bankverrichtingen van de eindgebruiker die de schulden zal vergoeden beheert. Gecontroleerd veld. Bepaalde generieke eigenschappen worden gecontroleerd

2.3.3. Gebruikersprocessen

Ter controle van data of om bepaalde acties met betrekking tot financiële gegevens te doen, worden er een aantal gebruikersprocessen voorzien.

2.3.3.1. Mandaten - controle van de gegevens

Dit gebruikersproces controleert of de data van de inningsmandaten correct en volledig zijn en berekent meteen ook de huidige schuld die de eindgebruiker heeft op dat moment. Dit is de schuld die gegeneerd is door middel van de transactiekosten vermeld in het veld Kassatransactie codes.

Het proces vormt een laatste stap voor de uitvoering van bv. betalingsopdrachten naar banken.

Resultaat van dit proces is vier lijsten waarin de verschillende mandaten worden opgelijst op basis van status en aanwezigheid van fouten:

  • active-err : actieve mandaten met fouten
  • active-ok : actieve mandaten die correct zijn opmerking : Voor elk actief mandaat in deze lijst wordt de volgende paydate opgegeven. Een mandaat in deze lijst zal automatisch uitgevoerd worden (zie volgende proces). Bij dit proces wordt immers geen tijdsinterval opgegeven.
  • nonactive-err : niet-actieve mandaten die met fouten
  • nonactive-ok : niet-actieve mandaten die correct zijn

2.3.3.2. Mandaten - uitvoering

Dit gebruikersproces doorloopt alle actieve mandaten en zal waar nodig nieuwe betalingskenmerken aanmaken en een outputbestand. De software houdt hierbij rekening met verschillende gegevens:

  • frequentie waarop inningen uitgevoerd worden (eigenschap van het mandaat)
  • aanwezigheid schuld ter hoogte van de e-loi, gegenereerd door een bepaalde transactietype(s) (eigenschap van het mandaat)

Opmerking: Het formaat waarin dit bestand wordt gegenereerd wordt gekozen ter hoogte van de Bank hub

Resultaat van dit proces is een reeks van aangemaakte inningen, een uitvoeringsopdracht, bepaald door een zgn. fj-loi, en - naargelang de soort - een output bestand dat alle gegevens bevat om naar de bank te sturen. Een overzicht van inningen in de fj-loi kan teruggevonden worden via het folder zoals vastgelegd ter hoogte van het gebruikersproces Brocade ‣ Financieel ‣ Mandaten - uitvoering [link].

2.3.3.3. Reeksen betalingskenmerken - bevestiging betaling

Met dit proces kan U in een klap een reeks betalingen automatisch afboeken. Let wel, dit is een definitieve stap, die niet kan worden teruggeschroefd. Als bedrag geeft U het binnengekomen bedrag in van een uitvoeringsopdracht (rekeninguittreksels). Dit bedrag wordt eerst gecontroleerd tegenover het totale openstaande bedrag van de betalingskenmerken in de reeks. Klopt dit niet, dan wordt geen enkele betaling uitgevoerd.

Opmerkingen

  • door eerst te testen met een fictief bedrag kan achterhaald worden welk totaalbedrag nog openstaat. Dit bedrag moet overeenstemmen met het bedrag dat via inningen is binnengekomen (deze info komt uit uw rekeninguittreksels)

  • wanneer het bedrag op uw rekeninguittreksels verschillend is van het totaalbedrag dat nog opstaat, dienen volgende acties te gebeuren

    • Ga na welke inningen niet zijn doorgegaan (deze info komt uit uw rekeninguittreksels), schrap deze betalingskenmerken, en doe een nieuwe test

    • 2 mogelijkheden:

      • de bedragen zijn gelijk ==> u kan afpunten

      • het openstaande bedrag is kleiner dan het bedrag dat is binnengekomen via inningen (mogelijk heeft een klant reeds een bepaalde schuld betaald aan de kassa)

        • om dit te achterhalen: overloop alle betalingskenmerken binnen de uitvoeringsopdracht (deze kan je terugvinden in de lijst die je hebt opgegeven ter hoogte van het gebruikersproces Brocade ‣ Financieel ‣ Mandaten - uitvoering [link].

        • wanneer gevonden: doe de nodige acties zoals beschreven in de procedure van de bibliotheek

          • uitsturen credit nota’s
          • geld op deposito storten
          • ...

2.3.3.4. Reeksen betalingskenmerken - schrap

Met dit proces kan U in een klap een reeks betalingskenmerken schrappen. Let wel, dit is een definitieve stap, die niet kan worden teruggeschroefd. De schulden, die de betalingskenmerken kenmerken, worden gewoon weer openstaande schulden. Eventuele betalingen worden niet teruggeschroefd, hier worden enkel de opmaak van de betalingskenmerken geschrapt.

Situaties waarbij acties als deze nuttig kunnen zijn:

  • het pain-xml-bestand is zoek geraakt.
  • de bank neemt het pain-xml-bestand niet aan (en wegens omstandigheden is de aanmaak van een nieuw wenselijk)
  • ...

2.3.4. Drukwerk

2.3.4.1. Financieel - Overzicht van het drukwerk

Naar analogie met het leendrukwerk kan via de toepassing Brocade ‣ Financieel ‣ Financieel - Overzicht van het drukwerk [link] het financiële drukwerk (facturen) dat op een bepaalde dag wordt/werd gegenereerd binnen een bepaalde basisinstelling opgeroepen worden.

2.3.5. Verwerking externe betalingsgegevens

2.3.5.1. Verwerking externe betalingsgegevens - Automatische verwerking

Met dit proces kan U binnenkomende betalingen in een dagafschrift omzetten in een reeks van betalingen. Deze reeks van betalingen wordt verwerkt in Brocade op een gecontroleerde manier. Betalingen ‘met ongeregeldheden’ moeten uitgelijst/gepresenteerd worden zodat deze probleemgevallen nadien manueel kunnen verwerkt worden. Dit resultaat wordt gevisualiseerd in het gebruikersproces “Verwerking externe betalingsgegevens - controlelijst”. Opdat deze automatische verwerking goed kan verlopen, moet de meta informatie van de bank-hub volledig ingevuld zijn, ook de kassa id. In dit gebruikersproces is het mogelijk het dagafschrift aan te bieden in de vorm van een SEPA-xml, formaat CAMT.053.

2.3.5.2. Verwerking externe betalingsgegevens - controlelijst

Met dit proces kan U een lijst bekomen, die een overzicht geeft van de verwerkingen van externe betalingen. De oorsprong van deze gegevens kan velerlei zijn, zoals: online betalingen, verwerkingen van dagafschriften,... Het resultaat van dit proces is een lijst of een reeks van lijsten.

2.4. Metadata

2.4.1. Financiële systemen

Een financieel systeem kan beschouwd worden als het regelwerk van de financiën. Het staat voor een collectie van boekingslijnen (of schulden van eindgebruikers jegens een instelling genereert), die samen horen, die op een welbepaalde manier behandeld worden door een instelling. Naargelang de specifieke context kunnen financiële systemen op verschillende manieren opgezet worden.

In de meeste gevallen zal 1 bibliotheek gebruik maken van 1 eindgebruikers- en leensysteem en op een uniforme manier omgaan met zijn financiën en daarom ook gebruik maken van 1 financieel systeem. Een eindgebruiker opereert in dit geval dus binnen l leensysteem en genereert schulden binnen 1 financieel systeem. Deze constructie kan geparametriseerd worden door het eindgebruikerssysteem (via Geassocieerd financieel systeem) te linken met het financieel systeem. De kassa van een eindgebruikers zal automatisch gelinkt worden met het juiste financieel systeem. De kassa van het/de werkstation(s) moet manueel verbonden worden met het juiste financieel systeem (parametrisatie).

Maar constructies waarbij verschillende bibliotheken (die op een verschillende manier willen omgaan met financiën) toch willen gebruik maken van hetzelfde leen- en eindgebruikerssysteem zijn eveneens mogelijk. Zie bijvoorbeeld de situatie voor eenmaking UAntwerpen (UFSIA-RUCA-UIA). Deze situatie zou zich vertalen in een constructie met 1 eindgebruikerssysteem, 1 leensysteem en verschillende financiële systemen: - Een eindgebruiker kan in dit geval dus schulden opbouwen binnen verschillende financiële systemen - Schulden die behoren tot een welbepaald financieel systeem zullen enkel aflost worden ter hoogte van kassa’s verbonden met hetzelfde financieel systeem - Enkel die schulden van een eindgebruiker die aangemaakt worden binnen het financieel systeem van zijn persoonlijke kassa kunnen in betalingskenmerken gegoten worden (= op een alternatieve manier afgelost worden)

De persoon die de metadata instelt moet aan volgende zaken extra aandacht besteden:

  • Hij/zij moet inschatten/testen of elke eindgebruikerskassa automatisch verbonden wordt met het juiste financieel systeem. (Het juiste financieel systeem = dat systeem waar de eindgebruiker op alternatieve manieren wil kunnen betalen). Toekenning zal dienen te gebeuren op basis van de basisinstelling van de eindgebruiker.
  • Hij/zij moet alle kassa’s van werkstations verbinden met het juiste financieel systeem
  • Hij/zij moet inschatten of bepaalde kassatransacties inherent verbonden zijn aan een bepaald financieel systeem (verbindt de kassatransactie met dit financieel systeem) of dat deze kosten (in alle gevallen) mogen toegekend worden aan het financieel systeem van de eindgebruiker (verbindt de kassatransactie met geen enkel financieel systeem). Doe deze denkoefening ook met de kassatransacties die verbonden zijn met de leen/parameters van de leenacties!!!! (1)
  • Hij/zij moet alle bibliotheekpersoneel verbinden met het juiste financieel systeem

Drie situaties kunnen onderscheiden worden m.b.t. schulden die opgebouwd worden via de leen:

Twee instellingen (met zelfde leen en eindgebruikerssysteem) willen dat boetes (~leen) enkel door henzelf kunnen geïnd worden: Voorzie hiervoor 2 kassatransacties die elke staan voor bepaald type boete (elk verbonden met een apart financieel systeem). Voorzie voor beide instelling ook verschillende objectklassen zodat bij de parametrisering bepaalde objectklassen enkel in die leenstaat komen die verbonden zijn met de juiste kassatransactie (thv Brocade ‣ Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Parameters voor de leenacties [link]) (in dit geval is een verdubbeling van objectklassen niet te vermijden)

Twee instellingen (met zelfde leen en eindgebruikerssysteem) en elk een apart financieel systeem willen dat boetes (~leen) door een derde (centrale partij) kunnen geïnd worden. Voorzie kassatransacties die verbonden zijn met dit derde financieel systeem. De overige parametrisatie blijft standaard.

Twee instellingen (met zelfde leen en eindgebruikerssysteem) en elk een apart financieel systeem willen dat boetes (afkomstig van ontleningen uit beide bibliotheken) enkel door de thuisbasisbibliotheek kunnen worden geïnd. De kassatransacties (~boetes) dienen aan geen enkel financieel systeem verbonden te worden. Schuldlijn verbonden met financieel systeem van kassa eindgebruiker.

Een situatie m.b.t. Verkoop van artikelen

Twee instellingen (met zelfde leen en eindgebruikerssysteem) en elk een apart financieel systeem willen dat schuld verbonden aan de verkoop van bepaalde artikelen enkel kunnen door henzelf kunnen geïnd worden: Voorzie voor elk te verkopen item 2 kassatransactiecodes, elk verbonden met het juiste financieel systeem.

2.4.2. Types betalingskenmerken

Dit type metadata stuurt de betalingskenmerken en mandaten

Ter hoogte van de types betalingskenmerken wordt vastgelegd:

  • wie welke rechten heeft ten aanzien van betalingskenmerken (leesrechten, schrijfrechten en admin-rechten) door middel van toegangssloten
  • hoe bepaalde referentienummers worden gegenereerd (referentienummers betalingskenmerken, factuurnummers, ...)
  • of de aanmaak van een betalingskenmerk een autonome leenstaat moet genereren (drukwerk) + naar welk type adres dit gestuurd moet worden
  • wat de levensduur kan zijn (in seconden) van een betalingskenmerk (voor online betalingen)
  • Dit doe je d.m.v. de extra checkbox per type betalingskenmerk : ‘Onmiddellijke opmaak afdruk ‘ .
Met ‘later’ bedoelen we :
  • tijdens loannight
  • eventueel kan je zelf een automatisch proces bouwen, dat %ByMsg^bkssndl oproept met de benodigde parameters. Bij elke opstart wordt een groepsdocument aangemaakt.

Mandaten: - hoe referentienummers van mandaten worden gegenereerd (referentienummers betalingskenmerken, factuurnummers, ...)

2.4.3. Hubs voor betalingen

De metadata, eigen aan de hub, ondersteunen/sturen het genereren van inningen of betalingsopdrachten. Het overgrote deel van deze data worden meegestuurd in de pain-xml-bestanden voor de bank. Denk maar aan het rekeningnummer van de bibliotheek, het adres van de bibliotheek. Dit zijn eigenschap van de bibliotheek doch hoort bij de hub gezien deze info specifiek is voor een bepaalde hub. Een bibliotheek kan immers verschillende rekeningnummers hebben bij verschillende banken.

Ter hoogte van de hub wordt ook aangegeven in welk export formaat de pain-xml-outputbestanden genereerd dienen te worden.

2.4.4. Financiële betaling sequentie types

Dit is een eigenschap van de inning. 4 types zijn mogelijk, deze zijn reeds ingevuld bij de installatie. Deze worden ad hoc berekend bij het “uitvoeren van een mandaat” en hebben invloed op de manier waarop inningen worden geordend en gesorteerd binnen de pain-xml-bestanden. De betekenis van de type hieronder ligt in de software vast:

  • FRST: de eerste inning in een reeks inningen binnen een mandaat (FRST)
  • RCUR: een vervolginning binnen een mandaat
  • FNAL: de laatste inning binnen een mandaat (FNAL)
  • OOFF: een enkelvoudige inning (niet herhaald)

2.4.5. Financiële export formaten

Dit is een eigenschap van de hub. Een bank wil de pain-xml-bestanden immers in een welbepaald formaat en met een welbepaalde karakterset ontvangen. De verschillende exportformaten zijn reeds ingevuld bij de installatie en hun betekenis ligt vast. Op dit moment worden 4 formaten voorzien:

  • BXML: Een XML formaat, dat rechtstreeks een mapping is van de aangeboden JSON structuur, die uit de Brocade databank komt. Zie ook project paygasus.
  • CSV: Een csv formaat, direct afgeleid van de aangeboden JSON structuur, die uit de Brocade databank komt.
  • SAFESEPA: SEPA-format waarbij alle karakters worden verarmt tot de toegelaten SEPA basisset. (karakter die niet toebehoren aan deze basisset worden omgezet in ?)
  • SEPA: Thv bepaalde velden worden karakters niet toebehoren aan de basisset omgezet in hun UTF weergave (niet elke bank zal dit aanvaarden)

Uiteraard kunnen later, naar eigen dunken, nieuwe formaten ontwikkeld worden.

2.4.6. Beheer van de online betalingsvormen

In deze toepassing kan metadata ondergebracht worden die het proces van “online betalen” sturen.

Een voorbeeld van metadata is een lijst van bankinstellingen/platformen waarlangs online betaling uitgevoerd kunnen worden. De eindgebruiker kan immers via een drop-down menu zelf bepalen via welk platform hij/zij wenst te betalen. Deze lijst van URL’s wordt dagelijks via een communicatieproces tussen server van de bank en Brocade geüpdatet.

Verder bevat deze toepassing nog een heleboel elementen die nodig zijn de communicatie tussen server van de bank en Brocade.

Om online betalingen via een desktop mogelijk te maken moet naast de bovenstaande metadata ook de metadata hieronder aangemaakt/ingevuld moeten worden

Er moeten 2 services gecreëerd worden met specifieke identificatie en URL

  • eupay : service om online betaling mogelijk te maken (identificatie = eupay, URL = eupay, rest vrij in te vullen)
  • eupayed: service om online betaling te kunnen afhandelen (identificatie = eupayed, URL = eupayed, rest vrij in te vullen)

Thv het eindgebruikerssysteem

  • Type betalingskenmerk voor online betalingen: vul hier een specifiek “type van betalingskenmerk in (eentje waarbij wordt aangegeven hoe lang het betalingskenmerk blijft bestaan (wanneer niet betaald) in seconden)
  • Online betalingsvormen: geef hier aan op welke manieren online kan betaald worden

Het procman-proces standard.paygasusinit moet op actief gezet worden. Dit is een proces is standaard bij elke Brocade-installatie maar moet worden geactiveerd en verder wanneer men gebruik wil maken van “online betalen”. Wat het proces precies doet:

2.4.7. Mandaat frequenties

Op dit moment voorziet de software drie frequenties waarop inningen gegenereerd worden:

  • Dagelijks
  • Maandelijks
  • Jaarlijks

2.4.8. Metadata met betrekking tot financieel drukwerk

Het financieel drukwerk vertrekt van een XML file die alle gegevens over de lezers en hun financiën bevat. Deze XML file is het resultaat van de verzegeling van een betalingskenmerk.

Volgende placeholders zijn vanaf 3.90 beschikbaar voor de aanmaak van financieel drukwerk (naast de placeholders die informatie bevatten over de lezer (placeholders die starten met ‘$Euser.’): Om financieel drukwerk te genereren dient een bepaald type van betalingskenmerk verbonden te worden met een autonome leenstaat (voor correcte parametrisering leenstaat zie documentatie Leen).

Voorzie vervolgens via Systeembeheer ‣ Stijlen ‣ Stijlgroepen [link]:

  • de nodige beslissingsregels (basisinstelling^leenstaat^type document (bv. ua-cst^UA-FAC^pdf)
  • de bijbehorende stijldefinitie en een template.

Het financieel drukwerk vertrekt van een XML file die alle gegevens over de lezers en hun financiën bevat. Deze XML file is het resultaat van de verzegeling van een betalingskenmerk.

Volgende placeholders zijn (naast de placeholders die die informatie bevatten over de lezer (placeholders die starten met ‘$Euser.’) vanaf 3.90 beschikbaar voor de aanmaak van financieel drukwerk:

  • $State.Camount : Het verschuldigde bedrag gekoppeld aan het betalingskenmerk

  • $State.Ccur : Valuta van het verschuldigde bedrag

  • $State.Cinvoicenr : Factuurnummer

  • $State.Cref : Referentienummer van het factuur

  • $State.Cpaydate : De datum waarop de factuur ten laatste betaald moet worden

  • $State.Cfploi : De identificatie van het betalingskenmerk

  • $State.Ctitle : De boodschap in het veld “Omschrijving” ter hoogte van het betalingskenmerk. In dit veld kan de maker van het betalingskenmerk een vrije boodschap meegeven die ook mee op de factuur kan getoond worden (Vb. reden van de factuur)
    • Gebruik $State.Ctitle{} om een tekst bestaande uit verschillende lijnen ook zo over te nemen in de brief
    • Gebruik $State.Ctitle[x] (met x= 0, 1, 2, 3, ...) om de verschillende lijnen in de text area te veranderen qua volgorde

Een link naar het financieel drukwerk kan teruggevonden ter hoogte van: - het betalingskenmerk - het record van de eindgebruiker

Een link naar het overzicht van het financieel drukwerk van de dag kan teruggevonden worden via de toepassing Brocade ‣ Financieel ‣ Financieel - Overzicht van het drukwerk [link].

2.4.9. Opmerkingen met betrekking tot andere metadata

Wijze van afboeken van partiële betalingen: U kan ter hoogte van het eindgebruikerssysteem kiezen uit drie manieren om partiële betalingen uit te voeren. Wees attent op het feit dat het van correct aanpassen van het openstaande bedrag van betalingskenmerken enkel op een correcte manier kan gebeuren wanneer u kiest voor

  • Neem de ‘eerste’ transactie
  • Tracht een gepast bedrag te vinden

gezien bij deze opties de bestaande schuldlijnen blijven bestaan.

De optie “vervang alle openstaande transacties” kan niet gebruikt worden aangezien een partiële betaling leidt tot vervanging van deze schuldlijnen. Logisch allemaal, maar in ‘t oog te houden dus.

2.5. Parametrisatie van financiële processen

De parametrisatie met betrekking tot financiële processen tussen bibliotheek en klant/bank worden hieronder veld per veld beschreven:

2.5.1. Beheer van de financiële systemen

Een financieel systeem kan beschouwd worden als een regelwerk van de financiën. Het staat voor een groep van schulden en afbetalingen:

  • die samen horen
  • die op een welbepaalde manier behandeld worden door de instelling
  • die door bepaalde groep Brocade-gebruikers kunnen beheerd worden
Naam van de begunstigde (desktop) [merchantname: tekst]
Deze naam zal als begunstigde worden getoond bij betalingen in de desktop.

2.5.2. Beheer van de types betalingskenmerken

Een betalingskenmerk is een groepering van een welbepaalde set van schuldlijnen.

Generator voor het referentienummer [gen: tekst]

Geef een M expressie, die, aan de hand van een betalingskenmerk RDfploi een nieuw referentienummer geeft. Het moet zo zijn, dat er een uniek betalingskenmerk wordt gegenereerd. Bij ontstentenis wordt een SEPA gestructureerde mededeling opgebouwd op basis van de fp loi.

Voorbeelden :

$$%GenT^uksbook(RDfploi,"mytelid","062","OGM") :
construeer een gestructureerde mededeling, beginnend met prefix '062', waarbij de teller beheerd wordt door 'mytelid'. Maak een kenmerk in het Belgische CODA formaat.

$$%GenT^uksbook(RDfploi,"mytelid","062","SEPA") :
construeer een gestructureerde mededeling, beginnend met prefix '062', waarbij de teller beheerd wordt door 'mytelid'. Maak een kenmerk in het Europese SEPA formaat.
Generator voor het factuurnummer [geninv: tekst]

Geef een M expressie, die, aan de hand van een betalingskenmerk RDfploi een nieuw factuurnummer geeft. Het moet zo zijn, dat er een uniek factuurnummer wordt gegenereerd. Bij ontstentenis wordt nooit een factuurnummer toegekend. Voorbeeld :

- $$%NewT^gutel("factreeks5") gebruikt de teller met id="factreeks5" (Deze dient U wel aan te maken.)
Generator voor het referentienummer van mandaten [genmnd: tekst]
Geef een M expressie, die, aan de hand van een mandaat met id=RDfmploi een nieuw referentienummer geeft. Het moet zo zijn, dat er een uniek mandaatnummer wordt gegenereerd. Bij ontstentenis wordt een SEPA gestructureerde mededeling opgebouwd op basis van de fm loi.
Toegangsslot voor lezen [accread: tekst]
Indien U de toegang tot het lezen wil beperken, geef dan een toegangsslot in. Laat dit leeg, in andere gevallen. Gebruikers met schrijf- of doorbreektoegang hebben automatisch ook leestoegang.
Toegangsslot voor schrijven [accwrite: tekst]
Toegangsslot - mag bewerken
Toegangsslot voor doorbreken [accadmin: tekst]
Geef een toegangsslot, die toegang geeft tot het doorbreken van reeds opgemaakte betalingskenmerken. Leeg betekent hier : niemand heeft toestemming tot doorbreken. Doorbreken is een actie, die in hoogst uitzonderlijke gevallen gebeurt, en in de beste omstandigheden. Doorbreektoegang geeft automatisch lees- en schrijftoegang.
Genereert afdruk status bij opmaak [lnstate: tekst]
Vul dit in indien U wenst dat er drukwerk wordt gegenereerd na de opmaak van het betalingskenmerk.
Onmiddellijke opmaakafdruk [direct: boolese waarde]
Stip dit aan, indien U wenst dat bij opmaak van het betalingskenmerk er onmiddellijk een bestand wordt aangemaakt, dat bij een volgende run van stylist tot drukwerk wordt omgezet. Let wel, in dat geval hebt U uiteraard geen overzichtsdocument.
Adrestypes voor verzending [message: herhaalbaar, tekst]
Geef de toegelaten adrestypes, die mogen worden gebruikt voor verzending, in volgorde van belang. Voorbeeld : ‘thuis’ . ‘emailonly’= enkel via email.
Bij niet-betaling wordt kenmerk geschrapt na (s) [dies: tekst]
Vul hier enkel een getal in (seconden), als U wil dat de aangemaakte betalingskenmerken automatisch verdwijnen, indien niet betaald binnen een (korte) periode. Dit is zinnig voor o.m. betalingskenmerken, die gebruikt worden voor online betalingen.
Default sequentie type [defsqty: tekst]
Geef het sequentie type, dat in regel wordt gebruikt voor dit betalingskenmerk. Leeg laten indien het sequentie type manueel moet worden ingevuld.
Transactiekost [transcost: tekst]
Geef de kastransactiecode die de eventuele transactiekost voor dit betalingskenmerk voorstelt.
Mag online aangeboden worden voor betaling? [allowedonline: boolese waarde]
Mag dit type betalingskenmerk via een online betalingsvorm betaald worden? Let op! Het is belangrijk dat u dit voor het betalingskenmerk dat online betaling voorstelt niet aanvinkt.

2.5.3. Beheer van de hubs voor betalingen

Een hub is de bank of instelling die bankverrichtingen uitvoert voor de organisatie.

Nummertype voor bankrekeningen [banknrtype: tekst]
Geef op aan welk type nummering de rekening nummers op de betalingskenmerken moeten beantwoorden
Nummertype voor bankidentiteit [bankidtype: tekst]
Geef op aan welk type nummering de bank id’s op de betalingskenmerken moeten beantwoorden
Nummer bankrekening, waarop gestort wordt [banknr: tekst]
Geef de rekening nummer , waarop moet gestort worden.
Bankidentiteit van rekening, waarop gestort wordt [bankid: tekst]
Geef de bank identificatie van de rekening , waarop moet gestort worden.
Kassa [kas: tekst]
Geef de identiteit van de kassa, waarop binnenkomende transacties worden gestort.
Valuta [cur: tekst]
Geef hier de valuta in waarmee de schuldeiser werkt.
Gekoppeld aan financieel systeem [finsys: tekst]
Geef hier het financieel systeem in waarbinnen gewerkt wordt. Enkel die schuldlijnen die behoren tot dit financieel systeem kunnen verwerkt worden door de hub..
Hoeveel dagen moeten gegevens worden bijgehouden [keepdays: tekst]
Geef het aantal dagen in, dat bijbehorende lijsten en export bestanden moeten worden bijgehouden in de databank. Leeg=365
Naam van de aanmaker [initname: tekst]
Geef de naam van de schuldeiser, of de partij, die het initiatief neemt om de schuld te innen.
Identificatie van de aanmaker [initid: tekst]
Geef de identificatie van de schuldeiser, of de partij, die het initiatief neemt om de schuld te innen. deze identificatie bekomt U van de bank.
Naam van de schuldeiser [cdtrname: tekst]
Geef de officiële naam in van de schuldeiser.
Adres schuldeiser - straat [cdtrstreet: tekst]
Geef hier de straat in van de schuldeiser.
Adres schuldeiser - nummer [cdtrnr: tekst]
Geef hier het huisnummer in van de schuldeiser.
Adres schuldeiser - postcode [cdtrzip: tekst]
Geef hier de postcode in van de schuldeiser.
Adres schuldeiser - gemeente [cdtrcity: tekst]
Geef het naam van de gemeente van de schuldeiser
Land schuldeiser [cdtrcountry: tekst]
Geef hier de code van het land van de schuldeiser in, meer bepaald de 2-letter code in ISO 3166.
Identificatie schuldeiser [cdtrid: tekst]
Geef een identificatie in van de schuldeiser ; deze zal U van de bank krijgen.
Export formaat [fmty: tekst]
Indien U wenst, dat bij uitvoering van de mandaten automatisch een export bestand wordt aangemaakt, vul hier het gewenste export formaat in. Laat leeg, indien U dit niet automatisch wenst.
Generator van voorstellen [prop: herhaalbaar, tekst]
Geef een code van een executable door.

2.5.4. Beheer van de financiële betaling sequentie types

Dit is een eigenschap van een inning. Het geeft informatie over de sequentie van een inning binnen het traject van een domiciliering.

2.5.5. Beheer van de financiële export formaten

Dit is het formaat waarin een bestand met inningen wordt gegenereerd.

Suffix [suffix: tekst]
Geef het suffix van een bestandsnaam, passend bij dit formaat.

2.5.6. Beheer van de online betalingsvormen

Deze toepassing bevat alle metadata die het proces van “online betalen” sturen.

Actief ? [active: boolese waarde]
Opdat een lezer deze betalingsvorm gepresenteerd krijgt, moet je dit aanvinken.
Identificatie bank hub [hub: tekst]
Geef een identificatie van een bestaande bank hub. Deze bepaalt de instelling of organisatie, die de uitvoering van de online betaling voor zijn rekening neemt.
Identificatie schuldeiser [cdtrid: tekst]
Geef een identificatie in van de schuldeiser ; deze zal U van de bank krijgen.
Subid schuldeiser [cdtrsubid: tekst]
Geef een subidentificatie in van de schuldeiser ; deze zal U van de bank krijgen.
Url voor on-line betalingen [payurl: tekst]
Geef een url, die de start vormt voor online betalingsverkeer. Let wel, dit is de (meestal beveiligde) url, gebruikt vanuit de Brocade server.
Acquire Id [acquireid: tekst]
Een acquire Id identificeert de ondernemersbank of instelling, die de online betaling behartigt.
Digest [digest: tekst]
Dit is een digest, wellicht nodig voor communicatie tussen de Brocade server en de instelling, die de online betaling behartigt.
Select box bankinstellingen voor on-line betalingen [payissuer: tekst]

Deze informatie wordt in principe automatisch geactualiseerd. Ze bevat een HTML constructie, die in een select tag kan geplaatst worden. Ze bevat de informatie over de banken van betalers, die beschikbaar zijn voor online betalingen.

Ze kan de volgende placeholders bevatten:

  • $ref: het referentienummer betaling
  • $inv: het factuurnummer
  • $amount: het bedrag in databank notatie
  • $cur: valuta
  • $fploi:
  • $title:
Kassa [kas: tekst]
Geef de kassaid van de kassa, waarin online betalingen worden geboekt. Indien leeg, dan wordt de kassa, verbonden aan de bank hub gebruikt.
Logo [logo: tekst]
Geef een url (docman of andere), waar een logo van deze betalingsvorm te vinden is.
Methode [method: tekst]
Geef een methode op, die aan deze betalingsvorm is gekoppeld. Dit zijn vastgelegde codes. Voorbeelden : ‘ideal’ ‘fake’ ‘transfer’.
Paswoord [pw: tekst]
Geef een paswoord op, die aan deze betalingsvorm is gekoppeld. Dit is het paswoord van de private key.
Minimum periode tussen twee pollingen (s) [poll: tekst]
Geef de minimum vereiste periode, die moet liggen tussen twee polls naar statussen van een betaling. Dit is een gegeven, die U meestal van uw bank krijgt. Voor sommige betalingswijzen is dit niet van toepassing.
Certificaat externe bron [certext: tekst]
Dit gegeven is niet noodzakelijk voor alle externe betalingsvormen. Geef de naam van het bestand, dat het certificaat bevat van de externe bron. Geef enkel de naam van het bestand in , zonder path verwijzingen. Het bestand bevindt zich steeds in subfolder [registry(paygasus-process-dir)]/meta/[identiteit online betalingsvorm].
Certificaat (eigen) [certint: tekst]
Dit gegeven is niet noodzakelijk voor alle externe betalingsvormen. Geef de naam van het bestand, dat het eigen certificaat bevat. Geef enkel de naam van het bestand in , zonder path verwijzingen. Het bestand bevindt zich steeds in subfolder [registry(paygasus-process-dir)]/meta/[identiteit online betalingsvorm].
Private key [privkey: tekst]
Dit gegeven is niet noodzakelijk voor alle externe betalingsvormen. Geef de naam van het bestand, dat de private key bevat van de externe bron. Geef enkel de naam van het bestand in , zonder path verwijzingen. Het bestand bevindt zich steeds in subfolder [registry(paygasus-process-dir)]/meta/[identiteit online betalingsvorm].
Haalplicht (s) [haalplicht: tekst]
Geef hier een periode (in seconden) in. Deze periode geeft de tijd tussen het aanmaken van de betaling en het “verplicht” vragen naar een status van de betaling aan. Indien dit veld leeg is, wordt er geen expliciete vraag naar status van betaling gestuurd. Er wordt dan enkel uitgegaan van de impliciete polling die mogelijk aanwezig is.
Minimum bedrag [minamount: decimaal getal]
Geef het minimale bedrag in voor online betaling.
Type betalingskenmerk voor online betalingen [fpty: tekst]
Geef een geldig type betalingskenmerk. Bij online betaling met deze betalingsvorm zal onderhuids een betalingskenmerk worden aangemaakt van dit opgegeven type.

2.5.7. Beheer van de mandaat frequenties

Dit is de frequentie binnen een mandaat waarop inningen gegenereerd worden.

Executable, die de volgende datum berekent a.h.v. de vorige [exe: tekst]

Geef een M expressie, die, aan de hand van een datum RDh in $h formaat de volgende datum voor een inning berekent. Keer terug met een lege string, indien geen volgende. Voorbeelden :

- dagelijks : RDh+1_","
- maandelijks : $$%Monthly^ukscfrq(RDh)
- jaarlijks : $$%Yearly^ukscfrq(RDh)

2.5.8. Facturen betalen via desktop

In de metadata van het betalingskenmerk kan u nu aangeven of een betalingskenmerk online (via de desktop) aangeboden moet worden voor betaling:

Mag online aangeboden worden voor betaling?
Mag dit type betalingskenmerk via een online betalingsvorm betaald worden? Let op! Het is belangrijk dat u dit voor een betalingskenmerk dat online betaling voorstelt, niet aanvinkt.

Op deze manier wordt het mogelijk dat naast online betaling er ook facturen online betaald worden. Wat is het verschil tussen een online betaling en een factuur online betalen? Het betalingskenmerk van de factuur bestaat reeds in het systeem, terwijl er voor een online betaling van bijvoorbeeld een boete er pas een betalingskenmerk aangemaakt wordt bij het proces van betaling. Dit heeft ook als gevolg dat er slechts één factuur tegelijk betaald kan worden via de desktop. Slechts 1 betalingskenmerk tegelijk kan afgehandeld worden bij een online betaling.

In desktop verschijnt er een link om de betaling uit te voeren ‘’Betaal online een factuur’’ indien:

  1. er openstaande facturen/betalingskenmerken zijn
  2. het mogelijk is deze online te betalen