13. De ADBIB Wiki voor de UA-bibliotheek

Auteur:
Aanmaak:18 jan 2008
Oud BVV nr:2212

13.1. Abstract

Dit document beschrijft de invoering van de Wiki applicatie binnen Brocade ten behoeve van de universiteitsbibliotheek Antwerpen.

13.2. Doelstellingen

De voornaamste doelstelling van de ADBIB Wiki is het verbeteren van het kennisbeheer binnen de UA-bibliotheek. Momenteel zijn er verschillende instrumenten voorhanden waarin informatie is opgeslagen (zoals de WebDav omgeving en DocStore). Het gaat hierbij echter vooral om procedures, instructies... De bedoeling van de Wiki is om ook die taciete kennis, dit is de kennis die zich bevindt in de hoofde van de medewerkers, te vatten en vast te leggen.

Veel van de informatie die op de Wiki terechtkomt, zullen eerder ‘snippets’ zijn: korte stukjes tekst waarvan de inhoud antwoorden betreft op zeer concrete vragen of problemen. Het is de bedoeling dat de Wiki een verzameling wordt van vooral handige tips, weetjes, praktische kennis. In feite grotendeels informatie die tot nu toe nog nergens werd neergeschreven, maar waar mensen telkens opnieuw naar op zoek moesten of collega’s voor moesten aanspreken.

13.3. Waarom een Wiki?

Een Wiki is een instrument bij uitstek om aan kennisdeling te doen. Een Wiki kan door iedereen geraadpleegd én bewerkt of aangevuld worden. Iedereen krijgt dus de mogelijkheid om zijn of haar kennis op de Wiki te plaatsen, waardoor de Wiki een verzamelpunt wordt van de kennis die beschikbaar is binnen een organisatie, zijnde hier de UA-bibliotheek.

13.4. Opzet van de ADBIB Wiki

De Wiki voor de UA-bibliotheek werd ADBIB Wiki gedoopt. In een eerste fase is het de bedoeling dat de Wiki informatie zal bevatten die gericht is op de werking van de front office. Later zal de Wiki evenwel uitgebreid worden en ook informatie bevatten ten behoeve van de andere diensten van de bibliotheek.

De ADBIB Wiki is een instrument dat bedoeld is voor intern gebruik. De Wiki zal daarom enkel kunnen geraadpleegd worden door de UA-bibliotheekmedewerkers. Enkel wie ingelogd is in Brocade zal vanaf daar, via een verwijzing op de desktop, toegang hebben tot de Wiki en de Wiki kunnen raadplegen en bewerken.

Er zijn drie gebruikersgroepen actief op de Wiki, waaraan verschillende rechten werden toegekend:

MedewerkersGroep
Alle bibliotheekmedewerkers die kunnen inloggen op de Wiki. Zij mogen de Wiki raadplegen en bewerken en hebben daarom ‘read’ en ‘write’ rechten.
RedactieGroep
De Wikiredactie houdt een oogje in het zeil wat betreft de inhoud van de Wiki. De informatie die op de Wiki terechtkomt moet immers relevant én correct zijn. De Wikiredactie kan bijdragen van de Wiki verwijderen of een eerdere versie van een pagina terugplaatsen en heeft daarom naast ‘read’ en ‘write’ ook ‘delete’ en ‘revert’ rechten.
AdminGroep
De administrators van de Wiki hebben alle rechten, dit wil zeggen naast ‘read’, ‘write’, ‘revert’ en ‘delete’, ook ‘admin’. Hiermee kunnen zij gebruikers in een bepaalde groep plaatsen en toegangsrechten van personen, groepen of pagina’s aanpassen.

13.5. De Wiki binnen Brocade

Men kan de Wiki bereiken via de Brocade Desktop, op de navigatiebalk bovenaan onder ‘Documenten’ (naast WebDav en DocStore).

13.5.1. De gekozen Wiki software: MoinMoin

Voor de implementatie van de ADBIB Wiki werd gekozen voor de wiki-software MoinMoin. Na vergelijking van een aantal software pakketten, bleek dat MoinMoin best voldeed aan een aantal vooropgestelde criteria (integratie met bestaande hardware, geschreven in Python, aangeboden mogelijkheden van de software (bv omgaan met ReST,...).

13.5.2. Actief bijdragen aan de Wiki?

Men kan op twee manieren bijdragen aan de Wiki:

  • direct op de Wiki zelf (via de webinterface)
  • door een bericht te sturen naar de helpdesk, waarna de bijdrage automatisch op de Wiki terechtkomt.

De meeste Wikipagina’s zullen te bewerken zijn. Enkel een aantal systeempagina’s, hulppagina’s,... zullen niet door iedereen te bewerken zijn (maar wel door bijvoorbeeld enkel de AdminGroep en/of de RedactieGroep).

Bijdragen aan de Wiki via de Webinterface

Het bewerken van een Wikipagina via de Webinterface gebeurt via de knop Bewerken op de bewerkbalk, bovenaan elke Wikipagina (onder de navigatiebalk). Standaard is ingesteld dat het bewerken gebeurt via de GUI, wat wil zeggen dat men een aantal knoppen ter beschikking krijgt om opmaak en het invoeren van links te realiseren. Men kan er (in het bewerkvenster) echter steeds voor kiezen om naar Text mode te gaan. Men moet dan de opmaak verzorgen via de specifieke Wiki-opmaakregels, of men kan ervoor opteren om ReStructured Text in te voeren. Voor het aanmaken van een nieuwe pagina zijn (voor elke wiki-categorie/rubriek) een aantal templates voorzien, waarbij reeds een basisopmaak aanwezig is.

Bijdragen aan de Wiki via de helpdesk

Een bijdrage aan de Wiki kan eveneens gebeuren via een bericht naar de helpdesk, waarbij het onderwerp van het bericht de titel van de Wiki-bijdrage zal vormen, en de inhoud van het bericht de eigenlijke tekst van de Wiki-bijdrage. Na ontvangst van het bericht, wordt het door de helpdesk-verantwoordelijke doorgestuurd naar de verantwoordelijke voor de Wiki, die daarop een Wiki-identifier opgeeft en het bericht indeelt in een bepaalde categorie van de Wiki (bijvoorbeeld: adbib/leen).

De Wiki-identifier is belangrijk, want zal omgevormd worden door de naam van de Wikipagina. Deze paginanaam moet uniek zijn voor de betreffende Wiki, en heeft bij voorkeur ook betrekking op de inhoud van het bericht. Idealiter bestaat een Wiki-identifier uit twee woorden die de inhoud van de pagina zo goed mogelijk karakteriseren.

Voorbeeld:

Een pagina waarop de gsm-nummers van de conciërge gegeven worden, kan als wiki-identifier: ‘GSM Concierge’ hebben.

Eens een bericht volledig gekarakteriseerd is, wordt het via de toolcatapplicatie wikitool automatisch geïmporteerd in de Wiki. Hiervoor worden uit het bericht een aantal parameters gedistilleerd:

  • De verzender van het bericht (brocade userid, naam, e-mailadres, wenst al dan niet anoniem bij te dragen).
  • Het tijdstip waarop het bericht verzonden werd.
  • De wiki-categorie waaronder het bericht werd ingedeeld.
  • De wiki-identifier (die de paginanaam zal vormen).
  • Het onderwerp van de bijdrage (dat de titel van de bijdrage zal vormen).
  • De body (de eigenlijke inhoud van het bericht en dus de wiki-bijdrage).

Uit al deze elementen wordt via een template (opgesteld met Cheetah template) een ReStructured Text pagina opgemaakt die daarop in de Wiki wordt ingevoerd.

13.5.3. ReStructured Text versus Wiki Opmaak

Elke Wiki-software komt met eigen (specifieke) opmaakregels. Deze verschillen naargelang de gebruikte software (er bestaat tot nog toe geen algemeen geldende wiki-opmaak).

ReStructured Text (ReST) is eveneens tekst die volgens bepaalde regels wordt opgemaakt, maar die wél meer algemeen geldend is, en door verschillende toepassingen kan worden herkend en gelezen. Zo wordt ook binnen Brocade meer en meer vanuit reST gewerkt. Een groot pluspunt van de MoinMoin-software is dat deze reST herkent en automatisch omzet naar ‘MoinMoin-taal’. Pagina’s die in reST worden geschreven, worden zo zonder probleem omgetoverd tot perfecte Wiki-pagina’s. Een aantal systeem- en hulppagina’s die speciaal voor de ADBIB Wiki ontwikkeld werden, werden in reST geschreven. Ook bijdragen die via de helpdesk toekomen, worden eerst omgevormd tot reST pagina’s, die dan worden ingevoerd in de Wiki. Pagina’s die via de webinterface worden ingevoerd, zullen doorgaans niet in reST staan. De standaardinstelling (bewerken via GUI) zet tekst immers direct in Wiki/MoinMoin-opmaak. Enkel wanneer men opteert voor invoer via ‘Text mode’ kan men ook reST invoeren. Men moet dan wel op de hoogte zijn van de reST opmaakregels.

13.5.4. Instellingen van gebruikers

Hier moet iets komen over hoe de gebruikersgroep ingesteld wordt. Elke gebruiker zal automatisch ingelogd zijn in de Wiki wanneer hij/zij ingelogd is in Brocade (plaatsen van cookie: waar?, hoe?, wat?,...). Verder zullen voor elke gebruiker een aantal opties ingesteld worden: wenst hij/zij al dan niet anonimiteit bij het automatisch invoeren? Instellen van de voorkeurstaal en van de voorkeurs editing mode.

13.6. Beheer van de Wiki met behulp van de toolcat applicatie wikitool

wikitool is een toolcat applicatie die instaat voor het beheer van de wiki. Binnen wikitool zijn een aantal functies geïmplementeerd:

helpimport
Importeert een bericht dat afkomstig is van de helpdesk in de Wiki, waarbij gebruik gemaakt wordt van Cheetah template om de verschillende elementen samen te voegen tot een pagina in reST formaat.
import
Importeert een pagina in de Wiki. De pagina moet reeds opgemaakt zijn (volgens Wiki- of reST-regels). De bestandsnaam en de titel van de Wikipagina die zal aangemaakt worden, worden gevraagd als argumenten van de functie.
select
Selecteert alle bestanden van een bepaalde Wiki die na het instellen van de laatste timestamp aangepast werden en kopieert deze bestanden naar de WebDav omgeving.
catalog
Maakt een lijst aan van alle bestanden van een bepaalde Wiki en hun bijhorende permissies. De Wiki-software is erg gevoelig aan het gebruik van de correcte permissies. Omdat permissies moeten worden gewijzigd bij het kopiëren naar de WebDav omgeving (om daar te kunnen lezen en schrijven) is het belangrijk dat de oorspronkelijke permissies terug correct ingesteld worden na het uitvoeren van een ‘synchronise’ operatie.
syncprops

Bestaat uit twee onderdelen:

  • ten eerste wordt een ‘synchronise’ operatie uitgevoerd waarbij bestanden van de WebDav omgeving terug naar de actieve wiki worden gekopieerd. Hierbij wordt rekening gehouden met het tijdstip waarop de bestanden laatst gewijzigd werden (er wordt enkel gekopieerd als het een meest recente versie betreft).
  • een tweede onderdeel gebruikt de lijst die door de functie ‘catalog’ werd aangemaakt om op de actieve wiki de correcte permissies toe te kennen aan de gekopieerde bestanden.
delete
Verwijdert alle bestanden van een bepaalde Wiki.