12. Tijdsregistratie in Brocade

Auteur Jan Corthouts
Aanmaak 15 sep 2004 11:42
Aangepast door Luc Bastiaenssen
Aangepast op 22 sep 2005 13:37
Oud BVV nr 2126

12.1. Abstract

Dit document beschrijft de wijze waarop een gebruiker in Brocade zijn arbeidstijd kan registreren (intikken, uittikken). Ten behoeve van deze tijdsregistratie worden Brocade gebruikers in groepen ingedeeld. Voor elke groep kunnen in Brocade een aantal parameters worden vastgelegd (aantal werkuren per dag, dagen waarop wordt gewerkt). Bij elke groep hoort een administrator. Deze administrator kan op elk willekeurig ogenblik correcties aanbrengen voor alle leden binnen een groep en de algemene vakantiekalender vastleggen. Een administrator kan afrekeningen doorvoeren voor zijn groep. Naargelang het ingevulde afrekeningsmechanisme worden van de saldo’s van de leden een geheel aantal dagen of uren afgetrokken. Van elk lid van de groep kunnen de zo verworven kredieten opgevraagd worden.

In dit document worden deze aspecten verder belicht.

12.2. Groepen

In de tijdsregistratie van Brocade kunnen verschillende groepen worden gedefinieerd via Brocade ‣ Tijdsregistratie ‣ Groepen voor tijdsregistratie [link]. Een groep staat voor een geheel van personen die ten aanzien van de arbeidsorganisatie eenzelfde regime volgen. Per groep kunnen vervolgens dan een aantal parameters worden ingesteld.

Identificatie
Kies een korte, duidelijke code ter identificatie van de groep. Vermijd het gebruik van spaties en leestekens. Gebruik enkel cijfers en letters.
Omschrijving
Omschrijf in korte bewoordingen de groep.
Administrator
Geef aan wie de administrator van een groep is. Enkel de administrator kan de parameters van een groep wijzigen, saldo’s afrekenen, correcties aan tijdsregistraties van alle leden in een groep aanbrengen en de algemene vakantiekalender voor een groep vastleggen.
Regime - uren per dag

Geef aan uit hoeveel uren/minuten een volledige standaard werkdag (100 % tewerkstelling) bestaat. Voer dit in in de vorm UU:MM (bijvoorbeeld 7:21). Brocade gaat er vanuit dat personeelsleden (100 % tewerkstelling) deze uren op elke werkdag presteren. De standaard uren worden gebruikt om saldo’s van gepresteerde uren te berekenen.

Wanneer een gebruiker voor dus voor de eerste maal intikt, dan krijgt hij meteen een negatief saldo toegekend. Dat negatieve saldo is dan gelijk aan het standaard aantal uren (bijv. -7:21).

Verder wordt dit standaard aantal uren gebruikt om saldo’s af te rekenen (bijv. één keer per kwartaal).

Regime - dagen per week
Geef aan op welke dagen er normaal wordt gewerkt om tot een volledige werkweek te komen. Voorbeeld: meestal zal dit maandag tot en met vrijdag zijn. In dat geval gaat Brocade ervan uit dat het personeelslid op elk van die dagen de standaard uren (bijv. 7:21) presteert. Op de aangevinkte dagen zal Brocade dus steeds de standaard uren (bijv. 7:21) als te presteren uren aanrekenen (dus negatief - 7:21). Tikt de gebruiker toch in op zaterdag en zondag dan worden de dan gepresteerde uren gewoon bij het huidige saldo opgeteld.
Regime - standaard uren

Gebruikers kunnen de optie “Vertrek op dienstreis” gebruiken om aan te geven dat ze buitenshuis aan het werk zijn. In dat geval rekent Brocade de standaard uren aan totdat de gebruiker terug op de knop “Terug van dienstreis” heeft geklikt. Geef in dit luik dus aan wat de standaard uren zijn. Zorg ervoor dat de ingetikte begin- en einduren een totaal aantal werkuren opleveren gelijk aan wat ter hoogte van “uren per dag” werd ingegeven. Voorbeeld

  • Uren per dag = 7:21
  • Standaard uren = 8:30-12:00 en 13:00-16:51
  • Iemand tikt s’ avonds uit “Op dienstreis” om 16:30. Op dat ogenblik wordt aan het saldo 21 minuten toegevoegd (verschil tussen 16:51 en 16:30)
  • De gebruiker tikt ‘s anderendaags in “Terug van dienstreis” om 10:00. In dat geval wordt aan het saldo 90 minuten toegevoegd (verschil tussen 10:00 en 8:30). Zou de gebruiker hebben ingetikt om 12:30, dan wordt een saldo toegevoegd van 210 minuten (verschil tussen 12:00 en 8:30).
Afrekeningen

Afrekeningen zijn er om na een bepaalde periode (bijv. om de drie maanden) na te gaan hoeveel werkuren of werkdagen personeelsleden positief of negatief hebben opgebouwd. Afrekenen kan hoogstens op de dag van gisteren. Naargelang het ingevulde afrekeninsgmechanisme worden van de saldo’s van de leden een geheel aantal dagen of uren afgetrokken. Van elk lid van de groep kunnen de zo verworven kredieten opgevraagd worden.

Deze cijfers kunnen dan aan de personeelsdienst worden meegedeeld. De personeelsdienst kan dan het positieve saldo in vakantiedagen omzetten of het negatieve saldo aftrekken van het aantal vakantiedagen waarop het personeelslid recht heeft. Saldo’s kunnen op drie manieren worden berekend:

  • Afrekenen in dagen: Bij de afrekening wordt het saldo berekend in geheel aantal dagen (volgens referentie-uren opgegeven ter hoogte van “Regime - uren per dag”). Dit aantal dagen kan positief zijn (meer gewerkt dan volgens standaard patroon) of negatief (te weinig gewerkt in vergelijking met het standaard patroon). De resthoeveelheid (aantal uren/minuten) wordt als beginsaldo voor de nieuwe periode aangewend.
  • Afrekenen in uren, zowel positief als negatief : Bij de afrekening wordt het saldo berekend in geheel aantal uren en dit zowel positief of negatief. De resthoeveelheid in aantal minuten wordt overgedragen aan de volgende periode<;
  • Afrekenen in uren, enkel indien positief : Bij de afrekening wordt het saldo berekend in geheel aantal uren, doch enkel indien het om een positief saldo gaat. Is het saldo positief en is er een resthoeveelheid minuten, dan worden die positieve minuten overgedragen aan de volgende periode. Het tekort gepresteerde uren/minuten wordt overgedragen naar de nieuwe periode.

12.3. Toekennen van een gebruiker aan een groep

In het gebruikersbeheer van Brocade kan een gebruiker aan een groep worden toegevoegd. Roep de eigenschappen van een gebruiker via Systeembeheer ‣ Gebruikersbeheer ‣ bg [link]. Ga naar de rubriek Tijdsregistratie en kies daar voor de gepaste groep. Geef tevens aan volgens welk regime de gebruiker werkt (bijv. 100, 50, 80 %) en of de gebruiker zijn eigen gegevens mag corrigeren.

12.4. Intikken - Uittikken - Dienstreis

In- en uittikken gebeurt via de optie Brocade ‣ Tijdsregistratie ‣ Registreren [link]. Kies voor de optie TIK UIT of TIK IN. Je kunt maar intikken als je voorheen uitgetikt was en andersom.

Je kunt ook met de knop Vertrek op dienstreis aangeven dat je vertrekt om te gaan werken buitenshuis. Keer je van je dienstreis terug, gebruik dan de knop Terug van dienstreis om in te tikken.

Na in- of uittikken keert Brocade terug met een scherm waarop de tijdstippen genoteerd staan waarop je hebt ingetikt of uitgetikt. De tijd die genoteerd staat maakt gebruik van de klok op de Brocade server en niet van de klok op je PC. Verder wordt ook het huidige saldo weergegeven.

Tenslotte kan je ook de knop Vorige dag gebruiken, om de gegevens van vorige dagen op te roepen.

12.5. Vakantiedagen

Brocade rekent geen te presteren uren aan voor vakantiedagen. Daarom moet Brocade weten welke dagen vakantiedagen zijn. Daarom worden er in de tijdsregistratie vakantiekalenders bijgehouden. Er bestaan twee soorten kalenders

  • Persoonlijke vakantiekalender : Ga naar Brocade ‣ Tijdsregistratie ‣ Vakantiedagen [link] en klik op Nieuw om een nieuwe persoonlijke vakantiekalender toe te voegen. Noteer in de kalender de dagen dat je met vakantie bent. Voor die vakantiedagen zal Brocade dan geen te presteren uren aanrekenen. Voor elk kalenderjaar moet je een nieuwe kalender maken.
  • Groepskalender : Enkel administrators van een groep kunnen een vakantiekalender voor een groep toevoegen en wijzigen. In de groepskalender worden enkel de collectieve vakantiedagen genoteerd. Collectieve vakantiedagen mogen ook in de persoonlijke vakantiekalenders genoteerd worden, maar dat is niet noodzakelijk. Brocade houdt steeds rekening met beide types van kalender.

12.6. Correcties

Soms is het nodig om correcties op tijdsregistraties door te voeren (vergeten in- of uit te tikken). Dit kan via de toepassing Brocade ‣ Tijdsregistratie ‣ Correcties tijdsregistratie [link]. Correcties kunnen op twee manieren worden aangebracht

  • Door de administrator : Kies de gebruiker en de dag waarvan je de geregistreerde gegevens wenst te corrigeren. Brocade keert terug met een formulier waarin de geregistreerde gegevens genoteerd staan. Overschrijf de geregistreerde data met je correcties.
  • Door de gebruiker zelf : Op voorwaarde dat daartoe toegang verleend is via het gebruikersbeheer.

12.7. Afrekenen

De administrator kan de saldo’s afrekenen voor alle leden van de groep of individueel. Afrekenen kan hoogstens op dag van gisteren. Je kunt tevens geen afrekening maken vroeger dan de datum van laatste afrekening. Voorbeeld: stel je hebt de laatste afrekening gemaakt voor de periode tot 30 september 2004. Je kunt nu geen nieuwe afrekening vragen voor de periode tot 15 september 2004.

Na afrekening keert Brocade terug met een scherm waar per individu wordt aangegeven hoeveel uren/dagen werden afgerekend en wat het resterende huidige saldo is.