7. Takenkalender

Auteur:Marc Jeurissen
Aanmaak:29 jan 2003 11:42
Aangepast door:Tom De Mey
Aangepast op:26 mei 2016 13:27
Oud BVV nr:2252

7.1. Abstract

Deze module laat toe om vooraf gedefinieerde taken en/of gebeurtenissen, toe te kennen aan bepaalde personen op bepaalde dagen. Indien gewenst kan men hierbij rekening houden met de beschikbaarheid (ingegeven in hun persoonlijke vakantiekalender) van die personen. Verder bevat deze module ook een aantal toepassingen die kunnen helpen bij aanpassen van bestaande schema’s/verdelingen.

De takenkalender laat ook toe dat gebruikers zelf taken van elkaar kunnen overnemen.

Deze tekst behandelt zowel het beheer via de meta-informatie als het gebruik van de takenkalender.

7.2. Gebruik

7.2.1. Schema opstellen

Via de toepassing Brocade ‣ Takenkalender ‣ Schema opstellen [link] kan je op een snelle manier een takenkalender opstellen voor een hele periode. Gegeven een taak en een tijdsperiode, zal de software de gebruikers die in aanmerking komen voor de taak, willekeurig verdelen over het geheel van de in te vullen taken.

Volg hiervoor onderstaand stappenplan:

  1. Selecteer een taak en een periode. Geef aan op welke dagen deze taak gewenst is, en hoe vaak per dag. De toepassing voorziet hiervoor verschillende opties om dit te beschrijven.
  2. Gebruik het tweede scherm om bepaalde mensen uit te sluiten voor een bepaalde taak op een bepaalde dag/periode of om er zeker van te zijn een iemand een bepaalde taak krijgt op een bepaalde dag. Bij het uitsluiten van personen kan eventueel gebruik gemaakt worden van de gegevens die ingevuld zijn in de persoonlijke vakantiekalender van een Brocade-gebruikers. De vakantiedagen van die persoon zullen automatisch ingevuld worden in het veld Niet op. Wanneer alles ingegeven, klik dan Bereken Schema.
  3. Gebruik het derde scherm om toch nog aanpassingen te doen met betrekking tot opstellen van het schema. Pas aan waar nodig en klik wederom Bereken Schema. Wanneer alles in orde is, klik dan Schrijf in kalender. De beschikbare personen zullen willekeurig verdeeld worden over de taken.
  4. Eventueel verschijnt een vierde scherm die toelaat om de niet toegekende taken (als gevolg van de evenredige verdeling) te verdelen over de beschikbare personen. Je kan deze manueel selecteren of kiezen voor de optie Verdeel Willekeurig.

7.2.2. Kalender bekijken

De applicatie opent met de mogelijkheid om taken en/of personen te specificeren die de kalender moet tonen. Vul je niets in dan worden alle taken voor alle personen getoond, waarvoor je in het Gebruikersbeheer toegang hebt gekregen.

2 formaten zijn mogelijk:

  • kalender: maandoverzicht van de gevraagde taken in kalenderblad lay-out, vertrekkend van de huidige maand
  • lijst, van - tot: opsomming van dagen van - tot met gedefinieerde taken. Dagen zonder taken worden niet getoond. Indien van niet ingevuld is wordt vandaag genomen, de default waarde voor tot is de laatste dag van de maand van van.

In beide formaten wordt bovenaan een navigatiebalk naar andere maanden getoond. In lijstformaat bevat deze een extra tag Selectie waarmee altijd terug naar de oorspronkelijke van - tot selectie kan gesprongen worden.

De taken worden getoond per dag en per persoon, met voor de naam van de persoon in principe een checkbox en de eventueel toegekende attributen. Ontbreekt de checkbox dan betekent dit dat je voor die taak in geen enkel geval over de juiste privileges beschikt om aanpassingen te doen.

De lay-out van taken en attributen worden bepaald in het Beheer.

Onderaan het scherm staat een legende met de verklaring van de getoonde taken en bijhorende attributen.

Naast de navigatiebalk zijn volgende acties mogelijk:

  • klikken op gebruikersnaam om een mail naar die persoon te sturen
  • klikken op een datum brengt je in het bewerk-scherm voor die specifieke dag. Alle opties zoals uitgelegd in de paragraaf Taken toekennen/wegnemen zijn daar mogelijk.
  • klikken op de taak opent dan een 2de scherm van waaruit een mail kan gestuurd worden aan alle gebruikers die voor de taak in aanmerking komen. Afhankelijk van de datum waar men op de taak klikt zijn bepaalde bestemmelingen default aan- of uitgevinkt. Iemand die bijvoorbeeld vakantie heeft op die dag of de taak al toegewezen gekregen heeft, is uitgevinkt maar men kan dit natuurlijk overrulen. Klikt men onderaan in de legende op een taak dan zijn alle bestemmelingen aangevinkt.
  • toekennen/wegnemen van attributen:
    • Markeer de checkbox(en) naast de combinatie(s) van dag, taak en persoon waarvan je attributen wil aanpassen.
    • Markeer in de legende de checkbox naast het juiste attribuut van de taak die je wil aanpassen. Stip de juiste actie aan (toekennen/weghalen).
    • Klik op registreer.
    • Vanzelfsprekend checkt het systeem of je de juiste privileges hebt voor de gevraagde actie(s).

7.2.3. Taken toekennen/wegnemen

Via de toepassing Brocade ‣ Takenkalender ‣ Kalender bewerken [link] kan je een taak toekennen of wegnemen, al of niet met attributen en een bepaalde periodiciteit. Indien je een default taak hebt ingevuld, wordt deze automatisch ingevuld. Vanzelfsprekend checkt het systeem of je over de nodige privileges beschikt. Deze zijn vastgelegd zoals uitgelegd in de paragraaf Beheer.

Voor de periodiciteit zijn er volgende mogelijkheden:

van - tot

met volgende onderverdeling

  • dagelijks
  • om de n weken op maandag en/of dinsdag en/of ...
op

= een opsomming van gewenste dagen

  • van 1/2 tot 15/2, dagelijks → 1/2, 2/2, 3/2, ... 15/2 van het huidige jaar
  • van 3/3/2003 tot 31/3/2003, om de 2 weken op maandag en donderdag → ma 3/3/2003, do 6/3/2003, ma 17/3/2003, do 20/3/2003
  • op =,1/4 → vandaag en 1/4 van het huidige jaar

In geval van toekenning verschijnt na registratie bovenaan het scherm een overzicht van de taken, met, al naargelang je privileges, per taak de mogelijkheid verder te bewerken of te schrappen.

7.2.4. Zoek vervangers voor een taak

Zoek vervangers voor een taak (Interne code: mt:up:taskswtch)

Met deze toepassing kunt u de kandidaten opzoeken die een taak op een bepaalde dag kunnen overnemen. Hierbij wordt rekening gehouden met hun persoonlijke vakantiekalender en het feit of ze die dag reeds andere conflicterende taak toegekend hebben gekregen.

Parameters

Taak (Interne code: mt:pup:task)
Vul een taak in zoals gedefinieerd in de takenkalender
Datum (Interne code: mt:pup:date)
Geef de gewenste datum in
Te vervangen personeelslid (Interne code: mt:pup:wcuser)
Geef de identificatie van het personeelslid dat op de gegeven datum voor de gegeven taak moet vervangen worden.
Taak (Interne code: mt:pup:task)
Vul een taak in zoals gedefinieerd in de takenkalender

7.3. Meta-informatie

7.3.1. Gebruikers

Ter hoogte van Gebruikersbeheer kunnen de taken vastgelegd worden die een persoon mag bekijken en/of bewerken. Een * staat voor “alle taken”. Niet vermelde taken zal deze persoon nooit in de takenkalender te zien krijgen.

7.3.2. Taken

De meta-informatie van een taak omvat volgende items:

Identificatie
Een code die als dusdanig in de kalender getoond wordt.
Omschrijving
Een verklaring die in de legende van de kalender getoond wordt.
Sorteercode
Geef hier een sorteercode in (maak hiervoor gebruik van de letters a tot z) om de volgorde van taken vast te leggen in de takenkalender. Indien niet ingevuld, is de alfabetische volgorde van de identifiers van toepassing.
Lay-out
Omschrijving van de lay-out van deze taak d.m.v. CSS instructies, gescheiden door ; (vb. color: red; font-weight: bold)
Supervisor
Indien het wenselijk is dat een taakverdeling door 1 persoon gebeurt, kan een supervisor aangeduid worden.
Privileges

Zowel voor het toekennen als voor het weghalen van een taak kunnen privileges aan personen toegekend worden. Deze zijn enkel van toepassing op diegenen die deze taak in de “bewerk-box” in het Gebruikersbeheer (Zie Gebruikers) hebben staan!

  • Enkel supervisor alleen de als supervisor gedefinieerde persoon mag deze taak toekennen/wegnemen
  • Editor aan zichzelf iedereen die de kalender oproept kan deze taak bij zichzelf toekennen/wegnemen. Dit kan verder beperkt worden tot enkel die personen die toegang hebben tot een bepaald toegangsslot.
  • Editor aan iedereen: iedereen die de kalender oproept kan deze taak bij gelijk wie toekennen/wegnemen. Dit kan verder beperkt worden tot enkel die personen die toegang hebben tot een bepaald toegangsslot
Attributen
Aan een taak kunnen 1 of meerdere attributen toegekend worden. Wie mag toekennen/wegnemen kan op dezelfde manier vastgelegd worden als hierboven uitgelegd voor de taak zelf.
E-mail
Voorzie hier een tekst (zowel het onderwerp als de inhoud van de e-mail) die je kan uitsturen x dagen op voorhand.
Nieuwsbrief
Het is mogelijk om een Brocade takenkalender te publiceren in een Brocade nieuwsbrief. Geef de identifier van de nieuwsbrief waarin de takenkalender gepubliceerd moet worden. Opgepast: bij het overhalen van de gegevens uit de takenkalender wordt de Brocade nieuwsbrief eerst volledig gewist en vervolgens opnieuw gevuld met de overgehaalde gegevens.
Rubriek
Geef de identifier van de rubriek waarin de items van de takenkalender gepubliceerd moeten worden. Bij het overhalen van de gegevens uit de takenkalender wordt dan enkel de rubriek leeggemaakt en niet meer de gehele nieuwsbrief.
Taak zelf vermelden in nieuwsitems
Vink deze optie aan indien je ook de naam van de taak in de nieuwsbrief wenst op te nemen. Het vullen van een nieuwsbrief door een taak wordt geregeld door het proces standard.tasks.
Gelinkte taken
Taken kunnen gelinkt zijn, zodat bij het opstellen van een schema voor taak A rekening kan gehouden worden met bezetting van een persoon in taak B. M.a.w. iemand die op een bepaalde dag al taak B heeft gekregen mag niet meer in het schema van die dag van taak A voorkomen.

7.3.3. Attributen

Een taakattribuut dient als extra informatie voor een taak in bepaalde omstandigheden. De meta-informatie van een attribuut omvat volgende items:

Identificatie
Een code die als dusdanig in de kalender getoond wordt.
Omschrijving
Een verklaring die in de legende van de kalender getoond wordt.
lay-out
Omschrijving van de lay-out van dit attribuut d.m.v. CSS instructies, gescheiden door ; (vb. color: red; font-weight: bold)
Type

Er zijn 2 soorten attributen:

  • info: een attribuut dat ter informatie kan toegekend worden
  • switch: een attribuut dat ter informatie kan toegekend worden en dat bij wegnemen tot gevolg heeft dat de wegnemer de taak overneemt

7.3.4. Parameters

Deze beheersmodule omvat slechts 1 item, nl. de instelling van een default taak. Deze wordt dan automatisch ingevuld wanneer de bewerking van de kalender wordt opgeroepen.