3. VABB-SHW : Vlaams Academisch Bibliografisch Bestand voor de Sociale en Humane Wetenschappen

3.1. Context en wetgevend kader

3.1.1. Timing

3.1.1.1. Timing 2010-2012 (VABB I - VABB III bis)

  • 1 april : Deadline waarvoor de partnerinstellingen hun data dienen aan te leveren
  • 1 april - 1 juni : periode waarin aangeleverde data kan verwerkt worden door ECOOM-UA.
  • 1 juni : deadline voor aanleveren lijsten aan het Gezaghebbend Panel (GP)
  • 1 oktober : deadline voor GP om voorstel inzake te weerhouden tijdschriften, uitgevers en proceedingsbijdragen neer te leggen
  • 15 oktober : deadline voor ECOOM-UA voor het leveren van een overzicht aan de partnerinstellingen van de geleverde gegevens, de bewerkingen op de data (bijvoorbeeld geschrapte boekbesprekingen) en de lijst van weerhouden publicaties per type. De files die door ECOOM-UA aan de instellingen zullen worden geleverd per 15 oktober bevatten ook alle feedback, bv. over alle aanvullingen en correcties van ISSN en ISBN
  • 15 oktober - 15 november : validatie van de correcte toepassing van de bepalingen van het GP
  • 1 december : deadline telling van de VABB-publicaties in functie van de BOF-middelen 2011 zoals voorzien in het BOF-besluit.

3.1.1.2. Timing 2013- (VABB IV -)

VABB-tijdspad als volgt gewijzigd ingevolge het op 21 december 2012 goedgekeurde nieuwe BOF-besluit:

Tabel 1.1. tijdspad VABB vanaf 2013

Periode Actie Actor
1/05/t-2 Levering gegevens t-3 (+ niet-aangeleverde gegevens t-4) aan ECOOM Universiteiten
1/08/ t-2 Levering door ECOOM lijst tijdschrifttitels / uitgevers / proceedings (gegevens t-3 en niet aangeleverde gegevens t-4) aan GP ECOOM
1/03/ t-1 Geactualiseerde lijst tijdschrifttitels / uitgevers / proceedings aan associaties, ECOOM en Vlaamse ministers Hoger Onderwijs en Onderzoek GP
30/06/ t-1 Publicatie lijsten VABB-SHW + actualisering VABB-SHW ECOOM

Dit impliceert voor de universiteiten de volgende wijzigingen:

  • De aanlevering van de publicatiegegevens door de instellingen aan ECOOM moet uiterlijk per 1 mei gebeuren
  • Na de ontvangst van de GP oordelen per 1 maart, zal ECOOM tegen 20 maart t-1 de gegevens voor validatie aan de universiteiten bezorgen.

De universiteiten hebben dan tot 1 mei de tijd om de resultaten van de validatie mee te delen. Naast de MODS file met nieuwe records van de twee voorafgaande jaren, kan elke instelling dan per 1 mei de CSV met de bevindingen van de validatie en het bijhorende documentatiemateriaal aanleveren.

3.2. Draaiboek

Dit draaiboek beschrijft de verschillende stappen in functie van de oplevering van een VABB versie.

Notitie

Dit draaiboek wordt toegepast vanaf VABB versie 5. Eerdere versie werden gedocumenteerd in Docbook.

Notitie

Voor versie 5 werd een extra xml aangeleverd met niet eerder geleverde items uit de periode 2004-2011.

3.2.1. Bevries alle records met lm vabb-gp

Uit te voeren voor import nieuwe data.

Manueel proces %MakeLst^pcasfrz

Uitgevoerd t.e.m. VABB VI

3.2.2. Bevries oudste jaargang uit 10-jarig tijdskader van vorige versie

Uit te voeren voor import nieuwe data.

2004 voor import VABB VI

2005 voor import VABB VII

...

  • Aanmaken lijst met publicaties uit jaargang:
d %MakeYLS^wvassel("vabb","vabb:tmp:","VABB records - jaargang JJJJ","vabb","JJJJ")
  • Manueel proces %MakeLst^pcasfrz

3.2.3. Maak backup van vorige vabb versie

Uit te voeren voor import nieuwe data.

mutil -gout 'BCAT("vabb",' file='/library/archive/vabb/BCATvabbversie6_2016_06_14.zwr'

3.2.4. Jaartal voor statistiek aanpassen

Delphi waarde aanpassen in functie van 10-jarig tijdskader.

2014 voor statistieken 2004 tot 2013 (VABB V)

2015 voor statistieken 2005 tot 2014 (VABB VI)

2016 voor statistieken 2006 tot 2015 (VABB VII)

3.2.5. Aanmaken nieuwe vakgroepen

3.2.5.1. Update vakgroepen KUL en UA

Issue 589: VABB data voor KU Leuven

KUL levert een overzicht van de actuele vakgroepen.(vabb_collections_mapping.csv)

Nieuwe vakgroepen opsporen door kul vakgroepen uit vertaaltabel subject_vw te vergelijken met de vermelde vakgroepen in het bestand xxxxx.xml.stat.csv

Nieuwe vakgroepen toevoegen aan vertaaltabel met vakgroepen (IR-beheersfunctie - beheer van de IR vakgroepen). Toevoegen kan manueel of via onderstaande routine.

d %Import^wvasvgs("/library/process/vabb/xxx/JJJJ/xxxxxx.csv","T")

Pas op

vanaf versie 8 wordt ook voor Uantwerpen de vakgroepinfo via het element topic aangeleved. (Issue 2835: Rel. 4.20: Overnemen vakgroepen irua in element <topic> van vabb-mods)

Nieuwe vakgroepcodes van UA en KUL met IRC-disciplinecode (zonder kul_prefix) toevoegen aan vertaaltabel subject_vw in overleg met ADOC en instelling.

Nieuwe vakgroepcodes (met kul_prefix en ua_prefix) toevoegen aan vertaaltabel vabb:topic2dep. Dit in functie van de invulling van de vakgroepen in de kvscontent zirdep (Issue 2612: Rel. 4.20: VABB: vakgroepen VABB wegschrijven in lokale data)

Eenheden die naar een VABB discipline gemapt kunnen worden toevoegen aan bestand vakgroepenwoscats2vabbdisciplines.xlsx dat ter beschikking staat op de vabb-shw share.

3.2.5.2. Update vakgroepen UG, VUB, UH

Issue 792: VABB : naverwerking

  • Controle op nieuwe vakgroepen in aangeleverde records:

    • Maak een lijst van de aanwezige vakgroepen via Brocade - systeembeheer - conversies - vertaaltabellen - vg2su
    • Ga naar lijstbeheer - persoonlijk overzicht lijsten : Schema:vabb:Tabel:vg2su en downloaden in csv
    • De vakgroepen in deze lijst kan je vergelijken met de codes die zijn vermeld in het door de parser aangemaakte bestand ????.xml.stat.csv
  • Indien nieuwe vakgroepen:

    • verwoording en vabb discipline opvragen bij instelling
    • vakgroepen toevoegen in Brocade - Institutional Repositories - IR beheersfuncties - Beheer van de IR vakgroepen

Dit kan manueel indien het om enkele gaat of met routine:

d %Import^wvasvgs("/library/process/vabb/xxx/JJJJ/xxxxxx.csv","T")
  • vakgroepen koppelen aan een vabb-discipline.

Systeembeheer - conversies - vertaaltabellen : filter op vabb - vg2su

Maak aantal extra ingangen dat je nodig hebt of gebruik uploadfunctie bij de vertaaltabel

Om de juiste code te vinden voor de verschillende VABB-disciplines: Zoek via authority controle - record wijzigen/invoeren : zoek op ir collecties - voer vabb in als zoekterm.

3.2.6. Import nieuwe records

Notitie

bij import via catcnv list als parameter gebruiken om per instelling een lijst te produceren.

Notitie

voor VUB, UG, en UH gebeurt toekenning van affiliaties aan vabb records via Systeembeheer ‣ VABB project ‣ Controleer/update affiliaties van VABB records [link]. Voor KUL en UA (vanaf versie 8) gebeurt toekenning bij import op basis van het <topic> element.

3.2.6.3. VUB

Issue 755: VABB data voor VUB

Waarschuwing

Eerder gecorrigeerde vakgroepen bij eindgebruikers niet overschrijven. zie Issue 1100: VABB data voor VUB - Correctie affiliaties

3.2.6.4. UA

Selectie van records:

zie https://dev.anet.be/doc/anet/repository/html/acadbib.html#selectie-vabb

Issue 730: VABB data voor UA

Issue 692: VABB export voor institutional repositories UA, KDG, PL, Artesis

Notitie

De manier waarop records werden geselecteerd voor vorige versies staat gedetailleerd beschreven op W:/project/vabb/Docbook/VABB-SHW.xml

3.2.7. Schrappen van geleverde records

Onderstaande is relevant voor VABB-5 records zonder ISBN/ISSN.

Andere types (zie docbook) worden niet meer aangeleverd voor de laatste VABB-versies.

  • Maak lijst van proceedings via authority controle
  • Filter en verwijder d.m.v. manuele processen %ZkNrs^bcascnr en %Kill^bcaskil
  • Bewaar lijst verwijderde records vb. W:/project/vabb/verwerking_2015_versie6

3.2.8. Toekennen van disciplines aan VABB records

Issue 792: VABB : naverwerking

Voor KUL gebeurt toekennen disciplines tijdens import automatisch op basis van element ‘topic’. Vertaaltabel subject_vw moet up to date zijn. zie eerder.

Voor overige instellingen moet vertaaltabel vg2su up to date zijn.

Vervang T door U in onderstaande routines voor definitieve update

Voor UG:

d %UpdSU^wvasvgs("vabb","UG","vabb:vg2su","T")

Voor UH:

d %UpdSU^wvasvgs("vabb","UH","vabb:vg2su","T")

Voor VUB:

d %UpdSU^wvasvgs("vabb","VUB","vabb:vg2su","T")

Voor UA:

d %UpdSU^wvasvgs("vabb","UA","vabb:vg2su","T")

3.2.9. Controle publicaties zonder irc, pt of pubdate

Gebruik manueel proces %MakeLst^bcasmis om VABB records op te sporen zonder IRC onderwerpscode, zonder PT onderwerpscode of zonder jaar van uitgave
  • SU:PT = onderwerpsgegevens van type PT
  • SU:IRC = onderwerpsgegevens van type IRC
  • JU = jaar van uitgave issn

3.2.10. Controle publicaties op geen of niet shw-vakgroepen

Issue 2458: Rel. 4.00: Rapportering VABB records gekoppeld aan vakgroepen

3.2.11. Controle ‘other disciplines’

Vanaf versie V wordt gecontroleerd of publicaties die exclusief worden ingedeeld bij ‘other disciplines’ met oog op betere toewijzing.

3.2.12. Toekennen issn nummers aan vabb records ahv vertaalslag annotatie jtitle versus issn

Issue 792: VABB : naverwerking

d %UpdIssn^wvasissn("vabb","rbaccarn","Toekennen ontbrekende issn nummers ahv jttitle annotatie","vabb:issn:wvasissnUpd","vabb:jtitle2issn","jtitle",1,"issn,aissn","aissn","U")

3.2.13. Update tijdschrifttitels en categorieën in VABB-databank a.d.h.v. update ISI databanken

3.2.13.1. Opname van nieuwe tijdschriften in ISI databanken

Maak een lijst van nieuwe isi journals

Lijst wordt gemaakt op basis van master journal list die we jaarlijkst ontvangen van ADOC.

Deze lijst bevat alle tijdschriften die voorkomen in SSCI, SCIE of AHCI.

Dit bestand wordt vergeleken met de isi-tijdschriften in VABB. (combinatie van lijsten met lm isi-a, isi-b,isi-c en isi-d.)

ga verder met Issue 796: VABB : aanmaak isi tijdschriften

stap 1: Controleer of isi-tijdschriften nog niet bestaan in vabb

Maak een brocadelijst met kolom headings number_nr en number_ty en voer uit:

d %ZkCloi^wvasissn("lst:xxxxxx","vabb")

Aan de Brocade lijst worden in voorkomend geval cloi’s toegevoegd van ISI-tijdschriften die reeds eerder werden aangemaakt.

Stap 2: Maak bestand met kolommen SE en ISSN en maak catxml.

  • qtech -py /work/vabb/vabbcsv.py newisi20xx.csv newisi20xxfull.csv vabb=isib
  • catcnv -convert newisi20xxfull.csv from=csv to=catxml
  • catcnv -import newisi20xxfull.cat.xml profile=isijournals

toekennen lidmaatschap issn-gp-1

Issue 1032: Lidmaatschap issn-gp-1 toevoegen aan ISI-journals ECOOM in ISSN regelwerk

3.2.13.2. Update Isi categoriën

Werkwijze:

Catalografie - selectie - lidmaatschappen levert x aantal records op met lidmaatschap vabb isi-a.

Lijst aanmaken van de records die niet meer voorkomen in de actuele overzichten.

Lidmaatschap vabb-isia vervangen door vabb-isib.

3.2.14. Relatie leggen tussen vabb records met issn (c:vabb) en records in isi-databank (c:vabb)

Issue 792: VABB : naverwerking

Onderstaande routine werd uitgevoerd voor respectievelijk isi a, b, c en d. Parameter 1 staat voor test, vervang door 0 voor effectieve uitvoering

d %MakeLst^wvasrel("rbaccarn","vabb:wvasrel:isia","relaties naar Isi tijdschriften","vabb","vabb-al,vabb-aa,vabb-ag,vabb-ah,vabb-ab","vabb","issn,aissn","at",1,"vabb-isia")

3.2.15. Relatie leggen tussen vabb records met issn (c:vabb) en records in issn-databank (c:issn)

Issue 792: VABB : naverwerking

d %MakeLst^wvasrel("rbaccarn","vabb:wvasrelIssn","relaties naar Issn tijdschriften","vabb","vabb-al,vabb-aa,vabb-ag,vabb-ah,vabb-ab","issn","issn,aissn","at",1,"issn")

3.2.16. Tijdschriftartikels wijzigen naar proceedings

Indien er tjdschriftartikels werden aangeleverd met onderstaande ISSN moeten deze gewijzigd worden naar proceedings:

  • c:issn:631272 1028-3625 EUI working papers. Robert Schuman Centre
  • c:issn:1325447 1865-0929 Communications in computer and information science (Print)
  • c:issn:1523037 1877-0428 Procedia: social &amp; behavioral sciences
  • c:issn:1565802 2219-5572 RENT ... (Brussels)

3.2.17. Uniformiseren van uitgeversnamen

Issue 849: Normaliseren uitgevers VABB op basis van isbndb.org/danmark

Notitie

De split operatie is niet meer nodig.

3.2.18. Opbouwen GP-lijsten

De lijsten die per 1 augustus moeten aangeleverd worden aan het Gezaghebbed Panel worden aangemaakt met behulp van de VABB - statistieken.

handleiding W:/project/vabb/lijsten_gp/WERKWIJZE controle _lijsten@GP300713.txt

Heropbouwen van de statistieken gebeurt via Brocade - statistieken - Statistieken Beheersfuncties - Beheer statistische containers. Raadplegen en downloaden van de statistieken gebeurt via Brocade - Systeembeheer

3.2.18.1. GP lijst tijdschriften

Notitie

Vanaf versie 5 wordt de vertaaltabel translateissn in het schema vabb gebruikt om print en online versies van tijdschriften samen te voegen in de statistiek. Waarden worden aangeleverd door adoc.

Een eerste versie van de tijdschriftenlijst wordt gemaakt en de masterlijst wordt ter controle aan ADOC bezorgd.

Volgende problemen werden opgelost:

  • ISSN nummers die 2x voorkomen in de lijst, maar naar een verschillende categorie (isi of issn) werden gelijkgeschakeld. Dit door extra relatie te leggen naar isi-categorie. Isi categorie moet altijd de voorkeur krijgen op issn omdat het voor GP dan duidelijk is dat het om een WOS tijdschrift gaat
  • Ranking van online en printversies van tijdschriften worden gelijkgeschakeld. Indien mogelijk wordt ook de categorie gelijkgeschakeld door in het vabb record een relatie te leggen naar het isi tijdschriftrecord en het issn van het WOS tijdschrift toe te voegen.
  • foute issn gecorrigeerd

Na verwerken van de eerste feedback van ADOC consistentie opsporen via:

Issue 1053: Naverwerking VABB: zoek naar aritkelen met inconsistente scores op basis van relatie at

en

Issue 1054: Naverwerking VABB: zoek naar artikelen met inconsistente scores op basis van issn

Opgeleverde inconsistenties oplossen.

Hierna worden de statistieken heropgebouwd.

Een tweede versie van GP-lijst wordt aangemaakt. De spreadsheet bevat naast een tabblad voor de masterlijst, een tabblad voor elke VABB-discipline.

Deze tweede versie wordt eveneens ter controle aan ADOC geleverd.

3.2.18.2. GP lijst uitgevers

Alvorens op te bouwen

  • ken impressa toe aan nieuwe isbnprefixen volgens procedure beschreven in message 2822 van Issue 849: Normaliseren uitgevers VABB op basis van isbndb.org/danmark

  • Vertaaltabel gp in schema isbnrank aanvullen met rankings vorige versie (idem voor vertaaltabel isbn in schema iruarank)

    • Neem lijst VABB_VI_uitgeverslijst @GP
    • Filter op lijnen met correct isbn-prefix en oordeel n.a.
    • Open bestand nieuwe ranking uitgevers (Bijlage 2 uitgeverslijst VABB VI.xlsx)
    • Check via verticaal zoeken of er nieuwe isbn-prefixen zijn goedgekeurd
    • Maak csv-bestand van isbn-prefixen met n.a. in uitgeverslijst, indien gevonden in Bijlage 2, waarde 1, indien niet gevonden waarde 0
    • Voeg toe aan vertaaltabellen (vertaaltabel gp in schema isbnrank en isbn in schema iruarank)

Laatste update gebeurt na oordelen versie 6 : 03/06/2016

Issue 1516: Noorse ranking uitgevers

  • Toevoegen nieuwe isbnprefixen van eerder beoordeelde uitgevers aan vertaaltabel gp (idem voor vertaaltabel isbn in schema iruarank)

Vetrek van nieuwe masterlijst vabb2-3-4, filter de isbn-prefixen die nog geen gp classificatie hebben. Zoek op naam via de functie verticaal zoeken in excel de naam op in de masterlijst van de vorige versie. De isbn-prefixen die een match opleveren met classificatie 0 of 1 worden toegevoegd aan de vertaaltabel.

Waarschuwing

niet enkel zoeken op exact match

  • Lijst opbouwen en ter nazicht bezorgen aan ADOC
  • ADOC levert bestand terug met opmerkingen en te standardiseren uitgeversnamen
  • Uitgevers standardiseren op basis van feedbak ADOC

Issue 849: Normaliseren uitgevers VABB op basis van isbndb.org/danmark

3.2.18.3. GP lijst telling boeken

3.2.18.4. GP uitlijsting boeken

Notitie

jaartal in onderstaande aanpassen aan VABB versie. Userid invullen

s sep=$c(1)
s UDuser="userid",UDlg="N"
s csvfn="/library/tmp/vabb_books.csv"
s keys="vabb"_sep_"*"_sep_"*"
s tableid="50301"
s tag="jjjj" d %Make^ustscsv(csvfn,tableid,tag,keys,"")

3.2.18.5. GP lijst reeksen

De lijst met reeksen wordt niet opgebouwd vanuit een VABB-statistiek.

Brocade regelwerk vabb: catalografie - selectie op annotatie en relatie. Combineer beide lijsten tot een nieuwe lijst.

Voeg via manueel proces bcasoat kolommen toe met uitgever (im_ug), isbn=prefix (isbnp), bseries (nt_bseries), relatie vnr (reti_vnr) en disciplines (su_IRC)

Combineer de lijst via een AND relatie met de lijst van nieuw aangeleverde records.

d %Lst2009^wvasdel("vabb","rbaccarn","*20xx*","*20xx*")

Resultaat is een lijst met records die nieuw zijn aangeleverd en reeksinfo bevatten.

Aan de lijst wordt een kolom toegevoegd die de VABB ID bevat van de approved reeksen.

Deze lijst wordt geleverd aan ADOC. In de excel wordt een werkblad voorzien met reeds beoordeelde reeksen.

Na controle en opmaaak door ADOC wordt de lijst als voglt geleverd aan het GP:

De lijst met reeksen bestaat uit een lijst van reekstitels welke werden geselecteerd door het GP voor opname in het VABB-SHW per 1 maart 2015, alsook een lijst van nog niet beoordeelde reekstitels tabblad VABB V nieuw). Deze laatste lijst bevat het unieke identificatienummer (kolom A), de reekstitel (kolom B), de naam van de uitgever (kolom C), het ISBN-prefix van de uitgever (kolom D), de classificatie van de uitgever overeenkomstig de beslissing van het GP dd. 1 maart 2015 (kolom E) en de discipline of disciplines waarin de reeks voorkomt (kolommen F-J).

Bij dit tabblad van nog niet beoordeelde reeksen wordt vanaf VABB VI een extra kolom toegevoegd met informatie of de reeks reeds beoordeeld is door het GP. De kolom vermeldt ofwel de cloi van een goedgekeurde reeks, niets, ofwel dat de reeks beoordeeld is maar niet goedgekeurd.

Deze extra kolom vanaf VABB VI is gebaseerd op de informatie uit het reeksbestand van VABB V. Deze informatie werd manueel uitsluitend op naam van de reeks gecontroleerd.

3.2.18.6. GP lijst proceedings

Betekenis kolom clgp proceedingsbijdragen :

0 of 1 verwijzen naar isbn/issn van uitgever of tijdschrift die door GP al dan niet aanvaard zijn en die bij proceedingrecord staat genoteerd.

n.a. betekent dat issn/isbn niet eerder werd beoordeeld door het GP. M.a.w. deze nummers komen enkel voor bij vabb publicaties van het type proceedings en werden niet voorgelegd aan het GP ter beoordeling.

n.a. kan hier niet vervangen worden door waarde 0 als proceeding en bijhorende prefix reeds in kader van een vorige VABB versie werden voorgelegd aan het GP. Immers de prefix kan voor een volgende versie nog worden aangeleverd, maar dan voor een boekpublicatie.

3.2.19. Check publicatiedatum vs datum van aanstelling

Issue 1235: Maak lijst VABB auteurs

Uit te voeren stappen:

  1. Maak per instelling een lijst met publicaties van laatste 2 publicatiejaren.
d %MakeYLS^wvassel("lst:xxxxxxx","vabb:20xx20xx:??","VABB records ??- jaargang 20xx20xx","rbaccarn","20xx-20xx")

waarbij lst:xxxxxxx een lijst is van alle records met lidmaatschap verwijzend naar een instelling en ?? moet vervangen worden door acroniem instelling.

  1. Maak per instelling lijst auteurs via manueelproces ‘%LstAu^vabslau’, op basis van aangemaakte lijst uit punt 1
  2. Download lijst en vul aan met datum indiensttreding op basis van nieuw ontvangen informatie.
  3. Maak een csv met de kolommen aloi en date. Maak hiervan een lijst in Brocade.
  4. Voer controle uit zoals beschreven in issue 1235

Bezorg resultaat aan instelligen met vraag of controle klopt.

Na akkoord worden lidmaatschappen verwijderd die verwijzen naar de instelling en associatie.

Indien geen andere affiliaties aan record hangen, worden records geschrapt.

Resultaten: zie W:/project/vabb/data_indienst/result.xlsx

Aangevulde bestanden met aanstellingsdata opslaan op webdrive en meesturen naar instellingen in aanloop van nieuwe levering.

De actuele bestanden zijn beschikbaar op volgende locatie:

UA: W:/project/vabb/data_indienst/ua/uacompleet

VUB: :/project/vabb/data_indienst/vub/vubcompleet

UH: W:/project/vabb/data_indienst/uh/uhasseltcompleet

UG: W:/project/vabb/data_indienst/ug/ugentcompleet

KUL: W:/project/vabb/data_indienst/kul/kulcompleet

3.2.20. Opsporen ISI publicaties zonder UT

3.2.20.1. Opladen data telling BOFWOS

Issue 1027: Data BOF-WOS voor vabb

3.2.20.2. Matching ecoom-vabb

Issue 1033: Zoek/Leg verbanden tussen records uit regelwerk vabb/irua en ecoom

Dit moet enkel gebeuren voor nieuw aangeleverde records. Voor de andere records is de match bij eerdere versie bekeken.

Doel: Overeenkomsten op basis van zwakke sleutel nakijken en isi code toevoegen aan VABB record indien exacte overeenkomst.

Waarschuwing

Geen ISI nummers koppelen aan hoofdstukken uit boek als het om artikels gaat met eenzelfde titel.

  • maak lijst van nieuw aangeleverde records
d %Lst2009^wvasdel("vabb","rbaccarn","*20xx*","*20xx*")
  • voer match routine uit
d %MakeLst^wvaslnk("rbaccarn","vabb:wvaslnk:vabb2ecoomweek","Link Vabb records met ecoom databank","lst:6774210","","ecoom","",1,"week")
  • Download lijst en filter op zwakke sleutels, jaartal 20xx en 20xx en VABB-1 publicatietype. Kijk manueel na of het om identieke records gaat.
  • Maak csv file voor identieke records met volgende structuur: cloi;number_nr;number_ty

vb. c:vabb:303665;000306438300014;isi

  • importeer csv met catcnv en importprofiel isinrsvabb. Eventueel frozen records eerst ontdooien.

3.2.20.3. Aanmaak lijsten isi publicaties zonder UT

Issue 1093: Maak lijst van problematische VABB -records

checklists maken met aan te vullen attributen isi en jaar.

Controle gebeurt door ADOC, baliemedewerkers of ANET.

Resultaat omzetten naar catxml met kolommen cloi;number_nr;number_ty en importeren met profiel isinrsvabb.

Frozen records ontdooien en import opnieuw doen

Voor publicaties waarvoor een ander publicatiejaar werd aangeduid in de checklists wordt het jaar aangepast in de vabb records. Ook in regelwerk IRUA deze aanpassing doen.

Notitie

De controlelijsten kunnen ook gebruikt worden om isi nummers aan irua records toe te voegen. (Lijst downloaden en filteren op conversienummer c:irua:xxxx)

Notitie

Records waarvoor publicatiejaar werd gewijzigd worden opgelijst per instelling. Bestanden worden op vabb-share geplaatst in prevalidatierapporten/extra. (zie verder)

Waarschuwing

Indien records met een ut code ‘to be confirmed’. Deze worden genegeerd door de software uit Issue 1093: Maak lijst van problematische VABB -records. Lijst maken van deze records en hiervan een checklist maken conform vorige edities. (bronlijst aan te maken via grep vb. mutil -gl ‘BCAT(“vabb”,,”nr”’|grep ‘to be confirmed’ >/library/tmp/tobeconfirmed.txt. In bronlijst enkel die records overhouden die ondertusssen nog geen UT code hebben gekregen. UT codes importeren en to be confirmed verwijderen bij deze records.

3.2.20.4. Aanvullen proceedings met ISI nummers en vabb-isip lidmaatschap

Issue 853: VABB naverwerking : aanvullen proceedings met ISI nummers en vabb-isip lidmaatschap

  • Lijst aanmaken van nieuw aangeleverde proceedings.
  • Uitbreiden met metadata via manueel proces bcasoat
  • Proceedings die zijn aangeleverd met ISI code voorzien van lm vabb-isip
  • Checklists maken per instelling van proceedings zonder ISI code
  • Resultaatlijsten van checklists downloaden en ISI codes importeren via catcnv met importprofiel isinrsvabb
  • Proceedings die zijn aangevuld met ISI code voorzien van lm vabb-isip

3.2.21. Consolideren van beschrijvingen

Consolidatieverzamelingen aanmaken op basis van lijsten per instelling met records waarvan de publicatiedatum de laatste twee jaargangen betreft en op basis van lijst gehele vabb vb.

d %MakeYLS^wvassel("lst:8186779","vabb:20132015:ug","VABB records ug - jaargang 20132015","rbaccarn","2013-2015")

Issue 766: Opzoeken dubbels in VABB databank - consolidatie

Cijfers en de handleiding over consolidaties zijn beschikbaar op de vabb webdrive in de map verwerking

3.2.22. Wijzig VABB 4 naar VABB 5 publicaties, indien titel boek ‘Proceeding, Proceedings’ bevat

GP vraagt controle op het voorkomen van ‘proceedings’ in de boektitels van als hoofdstuk aangeleverde publicaties met als doel het type in VABB te wijzigen van VABB 4 naar VABB 5.

Werkwijze:

  • Lijst aanmaken van nieuwe aangeleverde hoofdstukken door combinatie van lijsten met nieuwe records in de map conversion
  • Lijst uitbreiden met publicatietype, annotatie van type btitle en lidmaatschap
  • Downloaden en in spreadscheet filteren op VABB-4 en vervolgens zoeken naar woorden proceeding, proceedings.
  • Spreadsheet aanmaken per instelling en goedkeuring vragen

3.2.22.1. Maak lijst van records met lidmaatschap vabb-gp en UT code

  • lijst maken van records met lm vabb-gp en uitbreiden met nr van type isi
  • lm vabb-gp vervangen door vabb-wos
  • Overzicht van deze records per instelling maken (incl. isi code en conversienummer) en op de vabb-shw share plaatsen in prevalidatierapporten/extra.

(dit heeft pas zin na finale consolidatie op basis van isi)

Dit zijn de records die eerder een positieve vabb approval en nu een UT code kregen. (zie supra)

3.2.23. Relatie VABB-ECOOM

Na toevoegen isi codes en afwerken consolidatie relatie leggen tussen vabb en ecoom regelwerk via manueel proces %MakeLst^bcaslnk

3.2.24. Toekennen GP rankings en verwerking rechtzettingen

Voor toekennen nieuwe rankings backup vabb nemen

Rechtzettingen

Ontvangen rechtzettingen worden door ADOC per VABB type in afzonderlijke bestanden aangevuld met issn en isbn en vervolgens aan ANET geleverd. ANET neemt issn en isbn nummers op in de vertaaltabellen exceptionsissn en isbn_exceptions Ook de vertaaltabellen issn en isbn in schema iruarank aanpassen

Ranking POA tijdschriften

  • Voorbereiding

In het kader van de jaarlijkse screening en rapportering inzake POA-tijdschriften wordt de tijdschriftenlijst van de laatste VABB versie uitgebreid met uitgevers uit het issn regelwerk.

Voor de tijdschriften uit een isi categorie wordt via het manueel proces ‘%MakeLst^bcaslnk’ eerst de overeenkomende issn id opgezocht.

De lijst screeningpoa_vabbx wordt bewaard op webdav gp/tijdschriften/poa

  • Overzicht ontvangen van ADOC met nieuwe POA tijschriften
  • Brocade lijst maken en overeenkomende cloi in het issn regelwerk opzoeken via manueel proces %Find-bcaln2c
  • issn-gp-0 toekennen, issn-poa en infoveld vabbgp : POA
  • voor tijdschriften waar poa status van vervalt, alle verwijziging naar poa wegnemen en eventueel lidmaatschap aanpassen.

Ranking tijdschriften

Issue 1031: Vlaamse Ranking Tijdschriften Gezaghebbend panel voor VABB

  • Van GP ontvangen oordelen worden door ADOC op volledigheid gecontroleerd.
  • Oordelen omgezet naar csv file met headings number_ty,number_nr,title,lm
  • Compare procedure issue 1031 uitvoeren. In het resultaat zijn de inconsisteties POA tijdschriften. Deze uit de lijst halen alvorens te importeren in het issn regelwerk.
  • Na import nieuwe rankings, backup nemen en daarna nieuwe relatie leggen tussen vabb records en issn regelwerk.
  • De nieuwe oordelen ook toevoegen aan de vertaaltabel issn in het schema iruarank

Reeksen

  • Nieuw beoordeelde reeksen en de daaraan gekoppelde publicaties ontvangen van VLIR.
  • Relatie vnr leggen naar reeksen die eerder werden beoordeeld.
  • Ontvangen reeksbestand van VLIR wordt door ADOC gezuiverd tot een bestand met enkel nieuw aan te maken reeksen voorzien van een gestandardiseerde reeksnaam.
  • Deze reeksen aanmaken in VABB regelwerk met lm vabb-series.
  • Relatie vnr leggen tussen records uit bestand VLIR en nieuw aangemaakte reeksen.
  • Nieuwe vabb reeksen toevoegen aan de vertaaltabel series in het schema vabb en in het schema iruarank.

GPRC boeken

Ontvangen isbn codes toevoegen aan vertaaltabel isbn_exceptions in schema isbnrank

uitgevers

Amsterdam University Press

Boeken na 2010 tellen mee. isbn nummers van boekpublicaties AUP toevoegen aan isbn_exceptions in schema isbnrank > gefilterd uit lijst boekpublicaties op basis van uitgever en jaartal 2011 en 2012 isbn ook toevoegen aan vertaaltabel irua in schema iruarank

3.2.25. Aanmaak validatierapporten, controle en verwerking

3.2.25.1. Aanmaak rapport in csv-formaat per associatie

Op basis van lijsten per associatie die beperkt zijn op de te valideren jaargangen wordt via een manueel proces voor elke vabb record de approval berekend.

  • aanmaak lijsten tienjarig venster
d %MakeYLS^wvassel("lst:xxxxxx","vabb:20052014","VABB records - jaargang 2005-2014","naam eigenaar lijst","2005-2014")

lst:xxxxxx=vabb records met lidmaatschap van associatie X. Deze lijst wordt aangemaakt via catalografie - selecties

  • Het manueel proces ‘%MakeLst-vabslapp’ schrijft op basis van de door het GP vastgelegde criteria het resultaat weg

Waarschuwing

voor de parameter PDlskey moet een lijstnaam ingevuld worden, geen folder.

Issue 1135: Criteria voor telling VABB

  • Aanmaak validatierapporten op instellingsniveau:

vabbexport -tocsv lst:xxxxxx target=exportvabbxxjjmmdd.csv source=ua info=GPJJJJ,GPJJJJ

waarbij lst:xxxxxx een lijst is op instellingsniveau en beperkt tot het relevante tienjarig venster.

Rapporen ter beschikking stellen voor nazicht ADOC op webdav project vabb in map validatierapporten. (csv en excel)

Daarnaast ook het overzichtsrapport aanmaken en op webdav plaatsen

Issue 968: VABB: csv bestand van alle records

Het validatieresultaat wordt meegedeeld via een mail naar de VABB-werkgroep samen met begeleidend schrijven op 20 maart. Ter controle wordt door ecoom-ua een mail gestuurd of alles goed werd ontvangen en men met de validatiecontrole is begonnen. Daarnaast wordt onder de aandacht gebracht dat per 1 mei ook een bestand voor de volgende versie moet worden aangeleverd.

3.2.25.2. Controle validatiegegevens

Elke instelling maakt op basis van de prevalidatierapporten en conform de afspraken in het begeleidend schrijven een bestand met validatiedata op.

De bestanden moeten geleverd worden per 1 mei, inclusief het bewijsmateriaal bestaande uit PDF bestanden waarvan de naam gelijk is aan de id van het te valideren record.

Bestanden worden geleverd d.m.v. een share tool (dropbox, wetransfer, ....)

De controle gebeurt door ADOC en ADBIB volgens de richtlijnen in de handleiding.

Zie webdav W:/project/vabb/validatierapporten/handleiding_vabbvalidatie_versie2.docx

Dit levert een csv op per instelling met records waarvoor bewijsmateriaal werd geleverd.

De structuur van de csv file moet worden aangepast om:

  • isbn nummers correct te verwerken.

Voor boekpbublicaties van type vabb 2 en 3 moet number1isbn13_nr gebruikt worden (op te zoeken via lijstbeheer en bcasoat) Voor boekpbublicaties van type vabb 4 moet number1cisbn_nr gebruikt worden

  • om relatie naar vabb reeks te leggen

Wijzig naam kolom ‘vabb-id’ naar ‘relation1_cloi’ en voeg kolom ‘relation1_ty’ toe.

  • Wijzig in voorkomend geval de kolom su_pt en su_irc naar subject1_ac en subject2_ac
  • Kolommen die leeg werden aangeleverd kunnen verwijderd worden.

csv, kan er dan als volgt uit zien: cloi;collation_bp;collation_ep;number1ar_nr;number1aissn_nr;number1isbn_nr;carrier_name;relation1_cloi;relation1_ty;subject1_ac;subject2_ac

3.2.25.3. Import validatiegegevens

Import gebeurt met catcnv en met importprofiel vabbvalidatie

Converteer csv naar catxml : catcnv -convert xxxxxxxx.csv to=catxml

Importeer catxml: catcnv -import xxxxxxxx.cat.xml profile=vabbvalidatie

De collatievelden worden mogelijk verdubbbeld. Deze lijnen moeten in de aangemaakte Brocadelijsten worden nagekeken en gecorrigeerd.

Bij de records waarvan het VABB type werd gewijzigd moeten het oude vabb type verwijderd worden. Dit kan via catalografie groepsbewerkingen.

Resultaat versie 5:

Notitie

Tot versie 5 gedocumenteerd in docbook : W:/project/vabb/Docbook/VABB-SHW.xml

UA

181 records verwerkt met correct bewijs

KUL

189 records, 177 verwerkt met correct bewijs

VUB

79 records, 78 verwerkt met correct bewijs

UH

28 records, 15 verwerkt met correct bewijs

UGent

241 records; 237 verwerkt met correct bewijs

Resultaat versie 6:

UA

77 records verwerkt met correct bewijs

KUL

264 records verwerkt met correct bewijs

VUB

147 records verwerkt met correct bewijs

UH

23 records verwerkt met correct bewijs

UGent

170 records verwerkt met correct bewijs

3.2.25.4. Herbereken approval

Controleer of isbn nummers werden toegevoegd die verwijzen naar Amsterdam University Press (AUP). Vb. door impressum toe te voegen aan gevalideerde records en manuele controle. In voorkomend geval toevoegen aan tabel isbn_exceptions in schema isbnrank indien het om publicaties die verschenen zijn na 2010. Controleer of nieuwe isbn-prefixen van VABB uitgevers werden toegevoegd. In voorkomend geval toevoegen aan vertaaltabel gp in schema isbnrank.

3.2.25.5. Postvalidatiebestanden

Opnieuw lijsten per instelling maken voor relevant tijdskader (vabb VI is dit 2005-2014)

Approval berekenen

Postvalidatiebestanden aanmaken

3.2.26. Controle van de resultaten

Op basis van de statistiek met de telling van de approved/rejected records, de postvalidatiebestanden en het overzichtsrapport wordt gecontroleerd of alle cijfers accorderen. Controle is enkel mogelijk nadat het lm vabb-gp is toegekend(uit te voeren via vabslapp).

3.2.26.1. Statistiek telling

Statistische container 507 heropbouwen via Brocade -statistieken. Telling toetsen aan de postvalidatiebestanden, en deze aan het overzichtrapport (‘moedertabel’), De drie moeten onderling consistent zijn.

Indien controle volledigis afgerond. Excel met telling maken conform template voorgaande edities.(zie vabb-shw share)

3.2.26.2. Overzichtsrapport

Opbouw is beschreven in Issue 968: VABB: csv bestand van alle records

3.2.27. Tijdschrijftenlijst en uitgeverslijst

Na controle van de validatie en bekendmaking tellingberekening van de approval wordt een nieuwe statistiek van tijdschriften en uitgevers opgebouwd.

Controle op inconsistenties en dubbels gebeurt door adoc. De handleiding is beschikbaar op webdav: W:/project/vabb/lijsten_gp/HANDLEIDING_II_VABB_controle.txt

  • dubbels kunnen opgelost worden door toevoegen van print issn aan vertaaltabel translateissn
  • wos tijdschriften met 0 ranking zijn POA tijdschriften.

3.2.28. Aanpassen desktop VABB

http://anet.ua.ac.be/desktop/vabb/static/welkom_n.html

Update met nieuwe lijsten en begeleidende nota conform https://www.ecoom.be/vabb

  • vervang PDF’s en pas welkom_n.html aan op webdrive (vabb desktop)
  • synchroniseer VABB desktop in Brocade

3.2.29. Update OPAC

Issue 1176: Opac voor gevalideerde VABB records

Volgende stappen uitvoeren om OPAC te actualiseren in functie van een nieuwe release

  • lidmaatschpa vabb-gphs toekennen (niet meer van toepassing)
  • lidmaatschap vabb-wos toekennen
  • lidmaatschap vabb-bof toekennen
  • extra controle of alle isi proceedings lm vabb-isip hebben. Indien niet toekennen.
  • Maak op basis van postvalidatiebestanden een lijst van records met approval ‘other disciplines’ en verwijder lm vabb-wos, vabb-isip en vabb-bof voor deze records.
  • jaartal aanpassen in W:projects/catalografie/opacgen/bopganet.m
  • manueel proces bcasopac, plaats clois in de juiste OPAC verzamelingen en indien aangegeven in de background voor indexering.
  • herindexeren (%BGR^bcasix) : niet nodig als in bcasopac indexeren is gekozen