9. Clearinghouse voor Impala

9.1. Inleiding

Het Impala Clearinghouse is een geautomatiseerd systeem dat de kwartaal afrekeningen voor Impala verzorgt.

Elke afrekening krijgt een code. Per jaar (yyyy) zijn er 5 afrekeningen:

Code Tijdstip Omschrijving
yyyyq1 1 april yyyy Afrekening periode jan-mrt yyyy
yyyyq2 1 juli yyyy Afrekening periode apr-jun yyyy
yyyyq3 1 oktober yyyy Afrekening periode jul-sept yyyy
yyyyq4 1 januari yyyy+1 Afrekening periode okt-dec yyyy
yyyy 1 januari yyyy+1 Transactiekosten yyyy

Per kwartaal worden de kosten voor aanvragen en de inkomsten voor geleverde documenten verwerkt en ontvangt de bibliotheek:

  • of een factuur:
    te betalen bedrag
    meer aangevraagd dan geleverd
    bedrag hoger dan 12EUR
  • of een forfait factuur:
    te betalen bedrag 12EUR
    meer aangevraagd dan geleverd
    minimaal bedrag van een factuur is 12EUR
  • of een kredietnota:
    te ontvangen bedrag
    meer geleverd dan ontvangen
    de bibliotheek mag een factuur opmaken t.a.v. Impala

In januari wordt er een bijkomende factuur ten gunste van Impala opgemaakt die per ontvangen aanvraag van het voorbije jaar een transactiekost aanrekent. In de regel is dit a rato van het bedrag van een postzegel.

De software voor het Impala Clearinghouse biedt een geheel van faciliteiten aan om de facturen en kredietnota’s aan te maken, te versturen en op te volgen.

9.2. Componenten

Alle handelingen gaan door op anet.be

9.2.1. Clearinghouse identifiers

Elke Impala werkomgeving dient gekoppeld te zijn aan een specifieke clearinghouse identifier. De afrekeningen gebeuren steeds op het niveau van een clearinghouse id. Het is mogelijk dat een clearinghouse id de afrekening van meerdere werkomgevingen bundelt.

Notitie

De clearinghouse identifier bestaat enkel uit kleine letters en bevat geen speciale tekens.

Omschrijving
Dit is een vrij tekstveld waar informatie van diverse aard, maar gerelateerd aan de clearinghouse, kan genoteerd worden. Dit veld is louter informatief en intern.

Voorbeeld:

Wanneer de factuur voor deze clearinghouse telkens moet gecontroleerd of manueel aangepast worden, kan dat best hier vermeld worden.
Gelinkte instelling
Elke clearinghouse id is gelinkt aan een instelling lib:loi waar bijkomende gegevens worden opgehaald.
Preferentiële werkomgeving
Gezien een clearinghouse gelinkt kan zijn aan meerdere Impala werkomgevingen, en dus meerdere contact- en adresgegevens heeft, wordt hier de preferentiële werkomgeving vastgelegd. Het zijn de gegevens van deze werkomgeving die primeren.

Notitie

Het koppelen van een werkomgeving aan een clearinghouse id gebeurt ter hoogte van het Beheer Impala werkomgevingen [link] en niet ter hoogte van het clearinghouse id.

Voor facturen, kredietnota’s en bpost facturen kunnen telkens afzonderlijke parameters ingesteld worden:

Per post?
Dit veld bepaalt de verzendwijze voor deze documenten.
Aanvinken wil zeggen dat de factuur/kredietnota per post zal verzonden worden naar het adres gekoppeld aan de adresidentifier.
Niet aanvinken wil zeggen dat de factuur/kredietnota via e-mail zal verzonden worden naar het e-mail adres gekoppeld aan de contactidentifier.
Adresidentifier
Het facturatieadres zal opgehaald worden bij deze adresidentifier van de Gelinkte instelling. Wil men het facturatieadres wijzigen, dan moet de overeenstemmende adresidentifier aangepast worden of vaak nog beter, een nieuwe adresidentifier aangemaakt worden.
Contactidentifier

Het e-mail adres voor facturatie zal opgehaald worden bij deze contactidentifier van de Gelinkte instelling. Wil men het e-mail adres voor verzending wijzigen, dan moet de overeenstemmende contactidentifier aangepast worden of vaak nog beter, een nieuwe contactidentifier aangemaakt worden.

Waarschuwing

Er mag slechts een enkel e-mail adres genoteerd staan in het veld bij de contactidentifier! Zoniet kan de correcte verzending van de facturen/kredietnota’s niet gegarandeerd worden.

Extra tekst op document
Het is mogelijk om voor een specifieke clearinghouse id telkens een specifieke tekst te vermelden op een factuur of kredietnota.
Extra tekst voor e-mail

Wanneer de verzending via e-mail verloopt, wordt er een default tekst voorzien voor het Onderwerp en de Inhoud van deze e-mail. Dit wordt gedefinieerd ter hoogte van Parameters Impala Clearinghouse [link]. Wanneer voor een specifieke clearinghouse id een andere tekst moet verzonden worden, kan hier naar een ander tekstfragment gerefereerd worden.

Meer info: Zie Tekstfragment voor e-mail factuur

Kostprijs
Bedrag van de forfaitfactuur.
Taal
De taal waarin het document moet opgemaakt en verstuurd worden. Deze taal wordt dus zowel voor de factuur/kredietnota gebruikt, als voor de begeleidende e-mail.
Knipperlicht bij kleiner bedrag
Wanneer voor een individuele aanvraag een bedrag wordt aangerekend in Impala dat kleiner is dan dit bedrag, verschijnt er een melding op het scherm.
Knipperlicht bij groter bedrag
Wanneer voor een individuele aanvraag een bedrag wordt aangerekend in Impala dat groter is dan dit bedrag, verschijnt er een melding op het scherm.
Afwijkend BTW nummer
Ter hoogte van de Gelinkte instelling wordt een BTW nummer geregistreerd en dit wordt overgenomen op facturen en kredietnota’s. Wanneer voor een specifieke clearinghouse id met een ander BTW nummer moet gewerkt worden, kan dat hier genoteerd worden.
Initiële status
Ter hoogte van Parameters Impala Clearinghouse [link] wordt de initiële status van de documenten bepaald. Wanneer voor een specifieke clearinghouse id telkens een afwijkende status moet vastgelegd worden, kan hier die specifieke status vermeld worden.

Voorbeeld:

Facturen die voor verzending nog moeten gecontroleerd of aangepast worden, krijgen hier best de initiële status Moet gecontroleerd worden. Deze status laat niet toe om e-mail te verzenden en zullen daarom beter beschermd zijn. Via een selectie op deze status kan men ook snel door deze facturen lopen en de nodige aanpassingen doen. Na deze controle moeten ze manueel op een nieuwe status gezet worden, zodat ze alsnog kunnen verzonden worden.

Waarschuwing

In de regel zijn de gegevens voor Facturen en Kredietnota’s hetzelfde. Wanneer niet expliciet vermeld, passen we toch steeds beide metagegevens aan.

9.2.2. Mail

De trimesteriele acties beginnen bij Systeembeheer ‣ Communicatie tools ‣ Gabriel - Beheer van de automatische mails [link].

Het mailsysteem stuurt een week vóór de aanvang van een trimester naar een aantal personeelsleden een e-mail met de vraag om een nieuwe verwerking op te zetten.

9.2.3. Parameters

De parameters voor een nieuwe verwerking van het Impala Clearinghouse worden ingevuld met behulp van Brocade ‣ IBL en documentlevering ‣ Impala clearinghouse ‣ Parameters Impala Clearinghouse [link]. Deze verwerking wordt gekarakteriseerd met behulp van een van de bovenstaande codes, bijvoorbeeld yyyyq1.

  1. Maak een nieuwe identifier aan. Deze is steeds van de gedaante yyyyqn voor de kwartaalafrekeningen of yyyy voor de jaarlijkse transactiekosten.
  2. Vul de metagegevens aan en registreer.
Factuurcode

Structuur van de factuurnummer 176700/2016/*

Het jaartal in het tweede deel van deze structuur wijzigt begin januari wanneer q4 en transactiekosten worden gefactureerd!

Padding
Aantal cijfers voor het volgnummer achter *: meestal 4
Startnummer van de factuur

Eerste volgnummer voor de facturen van dit kwartaal. Zowel 901 als 0901 kan gebruikt worden. Door de padding wordt het steeds aangevuld met 0 tot 4 cijfers.

Waarschuwing

Een factuurnummer moet steeds uniek zijn. Daarom is het belangrijk hier zeer omzichtig mee om te springen. Factuurnummers voor Impala starten steeds met 176700/ gevolgd door het jaar waarin de factuur wordt opgemaakt. Dit wil zeggen dat de facturen van q4, die aangemaakt worden in januari, de eerste facturen zijn van yyyy+1 en dus starten bij nummer 1. Voor de andere kwartalen moet je vooraf nakijken welk het laatste nummer van het voorgaande kwartaal was. De facturen voor de transactiekosten krijgen een factuurnummer van dezelfde vorm en tellen verder na de laatste factuur van q4. Er mogen in geen geval gaten voorkomen in de opeenvolging van de factuurnummers!

Deze procedure is ook opgemaakt in de context dat Impala de enige service is in Brocade die facturen genereerd. Wanneer er andere services zouden bijkomen die ook facturen aanmaken, moet hier zeer nauwlettend worden toegezien op de uniciteit van de factuurnummers (en afgeleide gestructureerde mededelingen).

Controleren van het laatst gebruikte factuurnummer kan best via het proces Impala clearinghouse ‣ Maak automatische lijsten aan van de facturen/kredietnota’s [link] . Kijk naar de lijst van het voorgaande kwartaal _all. In het CSV bestand kan je het laatst gebruikte nummer opzoeken. Check ook nog niet eens via Impala clearinghouse ‣ Opvolging van de facturen [link].

Factuurdatum
Datum van aanmaak van de factuur. Deze datum wordt ook vermeld op de factuur. Noteer in de vorm dd/mm/yyyy.
Begindatum van het kwartaal
Startdatum van de afrekeningsperiode. Wordt automatisch ingevuld.
Einddatum van het kwartaal
Einddatum van de afrekeningsperiode. Wordt automatisch ingevuld.
Tekstfragment voor e-mail factuur
Wanneer een factuur via e-mail zal verzonden worden naar de Impala-klant, is het nodig deze e-mail van inhoud te voorzien. De factuur zelf wordt als PDF-bijlage meegestuurd. De inhoud van de e-mail wordt gedefinieerd via Systeembeheer ‣ Beheer van de tekstfragmenten ‣ Beheer van de tekstfragmenten [link]. Het tekstfragment kan best onder de namespace impala aangemaakt worden. De tekst in het veld Benaming zal als onderwerp van de e-mail gebruikt worden. De tekst in het veld Scope vormt de inhoud van de e-mail.
Tekstfragment voor e-mail kredietnota
Idem als voor factuur.
Initiële status factuur (e-mail)
Bij aanmaak van de facturen/kredietnota’s krijgen deze, afhankelijk van de verzendwijze, een default status. De status kan achteraf per factuur/kredietnota manueel aangepast worden of overruled worden door de initiële status die ter hoogte van het Beheer Impala clearinghouse identifiers [link] vermeld staat.
Initiële status factuur (post)
Idem
Initiële status kredietnota (e-mail)
Idem
Initiële status kredietnota (post)
Idem
Commando
Het commando verschijnt automatisch na registratie van bovenstaande metagegevens en moet gebruikt worden voor het effectief aanmaken van het clearinghouse voor het gedefinieerde kwartaal.

9.2.4. Systeemcomponent

In Brocade bestaat een toolcat applicatie (impaladmin) die de verwerking van het Impala Clearinghouse uitvoert per Impala aanvraag. Deze toepassing wordt pas geactiveerd nadat de metagegevens onder Brocade ‣ IBL en documentlevering ‣ Impala clearinghouse ‣ Parameters Impala Clearinghouse [link] zijn ingevuld.

De volgende opdracht moet worden uitgevoerd op de server:

  1. Log in met SSH (Putty) als root.

  2. Werk onder screen.

    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    screen
    export yyyyqn=2015q2 # vul het passende kwartaal in na het gelijkheidsteken
    upython # dit commando kan een tijdje duren
    impaladmin -check   # de parameters van het clearinghouse worden gecontroleerd
    impaladmin -chouse $yyyyqn  # commando letterlijk overnemen, niet aanpassen aan huidige kwartaal! Dit commando duurt enkele minuten.
    # detach screen: C-a d  # Wanneer het proces via het voorgaande commando is opgestart, kan je best meteen een detach van de screen uitvoeren door CTRL+a en dan d in te typen
    # resume screen: screen -r # terugkeren naar je screen kan via het commando screen -r
    

    In het geval van de factuur op transactiekosten moeten volgende lijnen worden aangepast:

    lijn 2 wordt export yyyy=2016  # pas het jaartal telkens aan
    lijn 5 wordt impaladmin -trn $yyyy
  3. Copy en paste de output van de laatste actie in de Brocade changelog.

  4. Nadat dit proces heeft gelopen (en dit kan een tijdje duren!), keer terug naar de meta-informatie van het kwartaal in Brocade. Deze gegevens zijn nu aangevuld met de resultaten voor dit clearinghouse.

Waarschuwing

  • Er mag slechts 1 dergelijke opdracht actief zijn.
  • Deze opdracht mag wel terug worden opgestart.

Indien dit proces is uitgevoerd, zijn de eigenlijke facturen/kredietnota’s te vinden onder IBL en documentlevering ‣ Impala clearinghouse ‣ Opvolging van de facturen [link]. Voor elk document wordt een ODT en PDF versie voorzien, alsook een status. Elke factuur bevat eveneens een unieke gestructureerde mededeling zoals bijvoorbeeld +++061/2016/00231+++. Ter hoogte van de parameters van het kwartaal wordt een succes melding genoteerd. Deze melding is aanklikbaar om meteen het ZIP-bestand te downloaden voor Brocade gebruikers behorend tot het toegangslot ak:impalachouse.

Alle bestanden (individuele PDF, csv, odt) worden in een zip bestand gearchiveerd binnen het LibraryArchive op de server.

Waarschuwing

Deze bestanden worden aangemaakt op het ogenblik dat commando impaladmin -chouse $yyyqn of impaladmin -trn $yyyy wordt uitgevoerd en zijn dus een momentopname. Wanneer later aan individuele ii:loi aanpassingen worden gedaan, worden deze NIET in deze archiefbestanden aangepast!

Voor een up-to-date overzicht van de data (vanaf 2016) kan u beter een lijst aanmaken via het proces Maak automatische lijsten aan van de facturen/kredietnota’s.

Notitie

Hoe bestanden in LibraryArchive bereiken?

Ga naar Putty en open de gewenste server
Ga naar /library/archive/impala via
A: commando om libray/archive te openen
ls: commando om de inhoud van een folder te tonen
cd foldernaam: commando om af te dalen in de boomstructuur
cd ..: commando om niveau te stijgen in de boomstructuur
unzip -t bestandsnaam.zip: commando om een sip bestand te unzippen

9.2.5. Status

IBL en documentlevering ‣ Impala clearinghouse ‣ Status aanduidingen voor Impala facturen [link]

Impala facturen/kredietnota’s kunnen worden gemerkt met behulp van een status. Dit merken kan tot stand komen op diverse wijzen:

  • manueel, door bevoegd personeel
  • automatisch. Verschillende metadata kunnen specificeren wat de nieuwe status van een Impala factuur/kredietnota wordt bij de uitvoering van een proces.

Deze statusaanduidingen kunnen op hun beurt de werking van processen sturen.

Veranderingen in status worden bewaard en kunnen worden geraadpleegd via de historiek van een factuur/kredietnota ii:loi.

Actief? [active: boolese waarde]

Deze vlag kan worden gebruikt om de status te activeren.

Deze vlag maakt het mogelijk een bepaalde status toch te definiëren, maar deze (tijdelijk) buiten gebruik te stellen.

E-mail toegelaten? [email: boolese waarde]
Enkel facturen/kredietnota’s in een status waarbij deze vlag aan staat, kunnen worden verzonden via e-mail.
Noteer verzending? [mark: boolese waarde]

Enkel indien dit veld is aangevinkt, houdt Brocade bij dat deze factuur werd uitgestuurd.

Bevindt een factuur zich in een status met dit veld niet aangevinkt, dan kan Brocade onmogelijk weten of deze factuur reeds werd uitgestuurd.

Sorteercode [sort: tekst]

De sorteercode bepaalt de volgorde waarin de statussen worden getoond in overzichten.

Gebruik best een numerieke code van bijvoorbeeld 4 cijfers.

Alternatief e-mail adres [emailaddress: tekst]

Het versturen van facturen/kredietnota’s via e-mail wordt gedaan naar het e-mail adres zoals vermeld in de contactidentifier van de clearinghouse identifier. Wanneer, bij wijze van test, de verzending naar een alternatief e-mail adres dient te gebeuren, kan hier (tijdelijk) een ander e-mail adres vermeld worden. ALLE verzendingen gebeuren dan naar dit e-mail adres.

De beslissingsregel om een factuur te mailen is als volgt:

  • Is een factuur reeds via Brocade verzonden, dan wordt dit NOOIT een tweede maal gedaan.
  • Een e-mail kan enkel worden uitgestuurd indien een factuur zich in een status bevindt die mailing toelaat.
  • Bevat de status een alternatieve waarde, dan wordt steeds naar deze alternatieve waarde verzonden.
  • Bevat de status geen alternatieve waarde, dan wordt er enkel een e-mail gestuurd indien dit toegelaten is.
Op desktop? [desktop: boolese waarde]
Stip aan indien de link naar het PDF document, bij deze status, op de desktop mag worden getoond. Zo is het bijvoorbeeld niet wenselijk een factuur die nog niet verzonden is, te tonen op de desktop van de Impala klant. Een status Klaar voor verzending kan daarom best niet aangevinkt staan.
Status bij succesvol gemaild? [mailed: boolese waarde]
Stip dit veld aan indien dit de status wordt bij een kredietnota/factuur die correct verzonden werd via e-mail.
Status bij correct betaald? [payok: boolese waarde]

Stip dit veld aan indien:

  • er betaald is
  • er correct is betaald

Bij de automatische verwerking van betalingen, zal deze status kunnen worden toegekend.

Status bij te weinig betaald? [payless: boolese waarde]

Stip dit veld aan indien:

  • er betaald is
  • er te weinig is betaald

Bij de automatische verwerking van betalingen, zal deze status kunnen worden toegekend.

Status bij te veel betaald? [paymore: boolese waarde]

Stip dit veld aan indien:

  • er betaald is
  • er te veel is betaald

Bij de automatische verwerking van betalingen, zal deze status kunnen worden toegekend.

Een status kan gebruikt worden als selectiecriterium bij het zoeken of verzamelen van facturen/kredietnota’s.

Notitie

Een status aanmaken is niet moeilijk. Ga hierbij echter bedachtzaam te werk en maak geen onnodige statussen aan.

Notitie

Gezien een clearinghouse de afrekeningen van meerdere werkomgevingen kan bundelen, is er voor deze werkomgevingen een verschil tussen Mijn clearinghouse en Mijn betalingen op de desktop.

  • Mijn clearinghouse toont steeds de transacties voor een specifieke werkomgeving.
  • Mijn betalingen toont de facturen/kredietnota’s op clearinghouse niveau. Hier staan dus mogelijk meer transacties in dan enkele deze van de desbetreffende werkomgeving!

9.2.6. Opvolging van factuur/kredietnota

Zie Brocade ‣ IBL en documentlevering ‣ Impala clearinghouse ‣ Opvolging van de facturen [link]

Dit is de basistoepassing waarmee de status van facturen/kredietnota’s kan worden opgevolgd.

Deze toepassing bestaat essentieel uit twee componenten:

  • een zoek-component
  • een bewerk-component

9.2.6.1. Zoeken

De zoek-component laat toe om een of meerdere specifieke facturen of kredietnota’s aan te duiden. Dit kan door het aangeven van een identificatie, eventueel in combinatie met een of meerdere selectiecriteria.

Identificatie

Identificeer één of meerdere facturen.

Er bestaan verschillende mogelijkheden om een specifieke factuur aan te duiden:

  • de factuur-loi: deze is van de gedaante ii:2013q3:obnazareth. Deze code begint steeds met ii (invoice identifier), vervolgens komt het kwartaal en tenslotte de identifier van het clearinghouse. Facturen voor de transactiekosten (met BTW) zijn herkenbaar doordat het tweede gedeelte slechts het jaartal bevat.
  • het factuur nummer: vb. 176700/2016/0240. Ook 2016/0240 werkt.
  • de gestructureerde mededeling: vb. +++060/2012/86620+++. Ook 060/2012/86620 werkt.

Er bestaan ook mogelijkheden om meerdere facturen terug te vinden. Geef daartoe een aantal zoekstrings in (gescheiden door spaties). Elke van deze zoekstrings veroorzaakt een extra beperking van het zoekresultaat (AND operatie).

  • 4 opeenvolgende cijfers, gevolgd door een ‘q’ en een cijfer, zorgt ervoor dat er enkel in facturen van een bepaald kwartaal wordt gezocht. Voorbeeld: 2015q3
  • 4 opeenvolgende cijfers beperkt de facturen tot een bepaald jaar. Ook de facturen met betrekking tot BTW worden doorzocht. Voorbeeld: 2015
  • andere karakterrijen leggen restrictie op aan de naam van het clearinghouse, de noot bij de factuur of aan de clearinghouse identifier. Voorbeeld: naz zoekt alle facturen op waar in de identifier van het clearinghouse OF in de naam van het clearinghouse OF in de noot bij de factuur de karakters naz voorkomen. Deze restrictie is onafhankelijk van kleine letters of hoofdletters.
  • Je kan ook een status specificeren: enkel de facturen in deze status worden beschouwd.

Als identificatie kan ook een lijstnaam genoteerd worden. Binnen deze lijst kunnen dan ook nog bijkomende selectiecriteria gedefinieerd worden.

Selectiecriteria

Het systeem laat ook toe om op andere elementen te selecteren:

  • Facturen of kredietnota’s
  • Kwartaalafrekeningen of transactiekosten
  • Is er een e-mail verzonden?
  • Specifieke status waarin de factuur/kredietnota zich bevindt
  • Bedrag: Je hebt de optie om een minimum en/of maximum bedrag in te geven. Het gaat om het bedrag dat effectief op de factuur/kredietnota is aangerekend. Je kan werken tot 2 cijfers na de komma (geen punt!).

    Voorbeeld:

    Voor een forfait factuur gaat het dus om 12 EUR en niet om bijvoorbeeld de 8,00 EUR wat het eventuele effectieve saldo is.

Notitie

Bij selecties op het bedrag, kan geen onderscheid gemaakt worden tussen positieve en negatieve bedragen. Er wordt enkel rekening gehouden met de absolute waarde.

Lijst

De zoek-component laat toe om de gevonden facturen en kredietnota’s te bewaren in een lijst. Deze lijst kan dan worden gebruikt in andere toepassingen.

9.2.6.2. Bewerken

De bewerk-component toont verschillende aspecten van de factuur/kredietnota, zoals:

  • het PDF en ODT document
  • de status
  • een historiek van de statusveranderingen
  • allerlei aspecten van de factuur/kredietnota

Hier kunnen ook enkele acties worden uitgevoerd:

  • toevoegen van een interne noot

    Om alle weetjes over deze factuur bij te houden. Zeker wanneer het ODT en PDF document worden aangepast, moet dit hier met naam en datum vermeld worden.

  • status aanpassen

    Notitie

    Het is mogelijk in te grijpen in de historiek van de statussen, bijvoorbeeld wanneer acties uit testfases moeten geschrapt worden. Hiervoor moet een Anet-medewerker inloggen in de debug-modus van moto.

  • aanpassen van factuur/kredietnota

    Dit is enkel wenselijk in uitzonderlijke omstandigheden en vóór het verzenden van de factuur/kredietnota!

    Om een document te bewerken, klik je op de link ODT om het origineel te downloaden. Doe de nodige aanpassingen en sla het *.odt bestand lokaal op. Klik vervolgens op de link Bewerk bij ODT. Onderaan het scherm kan je via Bladeren het aangepaste odt-bestanden selecteren. Vink zeker aan Vervang oud bestand door nieuw en check onder Attributen het MIME-type. Dat moet odt zijn (en niet .odt). Klik op Bestand(en) opladen en vervolgens op Registreer.

    Ga vervolgens opnieuw naar het scherm met de factuurinformatie en check of het aangepaste document nu wordt gedownload. Indien niet, klik in dit scherm op Registreer en check opnieuw.

    Waarschuwing

    Bij aanpassing van het ODT bestand, moet steeds ook de PDF aangepast worden! Volg hiervoor een analoge werkwijze als hierboven.

  • mailen van deze factuur/kredietnota

    Het is mogelijk om manueel een specifieke factuur/kredietnota te verzenden, op voorwaarde dat deze nog niet eerder via e-mail verzonden is.

    Vink daarvoor onder Acties aan Zend e-mail en Registreer. Automatisch zal de e-mail status toegekend worden en kunnen er geen nieuwe e-mails verzonden worden.

    Wil je toch een bijkomende e-mail verzenden, dan moet eerst de e-mail status geschrapt worden door dit aan te vinken bij de Acties. Noteer deze acties ook zeker in het Noot-veld.

9.3. Processen

9.3.1. Controleer op gestructureerde factuurbetalingen

De betalingen die werden uitgevoerd met behulp van een gestructureerde overschrijving kunnen automatisch worden verwerkt met behulp van Brocade ‣ IBL en documentlevering ‣ Impala clearinghouse ‣ Controleer op gestructureerde factuurbetalingen [link]. Betalingen waarbij de gestructureerde mededeling niet of onvolledig werd gebruikt, krijgen een zo goed mogelijke match en komen op lijsten te staan die manueel moeten gecontroleerd worden.

Controleer op gestructureerde factuurbetalingen (Interne code: mt:up:invoicefin)

Impala factuurbetalingen kunnen gebeuren met behulp van een gestructureerde code.

Indien de betaler deze gestructureerde code gebruikt, dan kan deze software op automatische wijze de betaling controleren.

Parameters

Lijstfolder bestemming (Interne code: mt:pup:lstfolto)
Geef de identificatie van de lijstfolder waar de aan te maken lijst (of lijsten) terecht moeten komen.

Resultaat

Lijst (Interne code: mt:presult:list)

Het resultaat is een lijst.

Technisch betekent dit:

  • CAresult(“ulst”) bevat de ulst-loi van de lijst
  • Optioneel: CAresult(“title”) bevat een lgcode (default: metaPresult.cglist)

9.3.2. Verzend een lijst met facturen/kredietnota’s

Een lijst met facturen/kredietnota’s kan worden uitgestuurd. Dit kan met behulp van Brocade ‣ IBL en documentlevering ‣ Impala clearinghouse ‣ Verzend een lijst met facturen/kredietnota’s [link].

Verzend een lijst met facturen/kredietnota’s (Interne code: mt:up:mailinvoice)

Zend een lijst met facturen of kredietnota’s uit.

Het uitsturen van een een factuur/kredietnota kan voor vele redenen tegen worden gehouden. Voor elk van die redenen wordt een lijst aangemaakt in de resultatenfolder.

  • alreadyEmailed: e-mail werd reeds uitgestuurd
  • emailNotAllowed: het record bevindt zich in een status die geen e-mail toelaat
  • perPost: de ontvanger wenst enkel per post te werken
  • noEmail: het e-mail adres ontbreekt
  • noPDF: de PDF ontbreekt
  • noSubject: de e-mail heeft geen onderwerp
  • noBody: de e-mail heeft geen inhoud

Er wordt ook een lijst success aangemaakt met de geslaagde verzendingen. De records in deze lijst krijgen de e-mail status toegekend om een dubbele verzending te vermijden.

Parameters

Bronlijst (Interne code: mt:pup:lstsource)

Deze lijst bevat de nodes (beschrijvingen) die worden behandeld.

Deze lijst moet op voorhand worden gecreëerd.

Lijstfolder bestemming (Interne code: mt:pup:lstfolto)
Geef de identificatie van de lijstfolder waar de aan te maken lijst (of lijsten) terecht moeten komen.

Resultaat

Lijst (Interne code: mt:presult:list)

Het resultaat is een lijst.

Technisch betekent dit:

  • CAresult(“ulst”) bevat de ulst-loi van de lijst
  • Optioneel: CAresult(“title”) bevat een lgcode (default: metaPresult.cglist)

9.3.3. Maak automatische lijsten aan van de facturen/kredietnota’s

De facturen/kredietnota’s kunnen in lijsten worden geplaatst op basis van verschillende karakteristieken met behulp van Brocade ‣ IBL en documentlevering ‣ Impala clearinghouse ‣ Maak automatische lijsten aan van de facturen/kredietnota’s [link].

Dit is een belangrijk hulpmiddel bij de analyse van de facturen/kredietnota’s naar diverse aspecten.

Maak automatische lijsten aan van de facturen/kredietnota’s (Interne code: mt:up:invoicelist)

Dit proces deelt alle facturen en kredietnota’s op in een aantal lijsten op basis van diverse eigenschappen. Deze lijsten worden opgesplitst

  • per jaar of per kwartaal
  • per type: kredietnota of factuur
  • per interessegebied: betaal-toestand, e-mail situatie of status

Parameters

Lijstfolder bestemming (Interne code: mt:pup:lstfolto)
Geef de identificatie van de lijstfolder waar de aan te maken lijst (of lijsten) terecht moeten komen.

Resultaat

Lijst (Interne code: mt:presult:list)

Het resultaat is een lijst.

Technisch betekent dit:

  • CAresult(“ulst”) bevat de ulst-loi van de lijst
  • Optioneel: CAresult(“title”) bevat een lgcode (default: metaPresult.cglist)

9.3.4. Zet de status van een lijst facturen/kredietnota’s

De facturen/kredietnota’s kunnen manueel in een andere status worden geplaatst. Met behulp van Brocade ‣ IBL en documentlevering ‣ Impala clearinghouse ‣ Zet de status van een lijst facturen/kredietnota’s [link] kan een ganse lijst van facturen/kredietnota’s op een bepaalde status worden gebracht.

Zet de status van een lijst facturen/kredietnota’s (Interne code: mt:up:invoicestatus)

De bewerkingen op facturen/kredietnota’s worden in hoge mate gestuurd door hun status. Deze toepassing laat toe om een gehele lijst van facturen/kredietnota’s in een beweging op een gegeven status te brengen.

Parameters

Bronlijst (Interne code: mt:pup:lstsource)

Deze lijst bevat de nodes (beschrijvingen) die worden behandeld.

Deze lijst moet op voorhand worden gecreëerd.

Status (Interne code: mt:pup:iistatus)
Kies een status uit de lijst van toegelaten en actieve statussen.

Resultaat

Lijst (Interne code: mt:presult:list)

Het resultaat is een lijst.

Technisch betekent dit:

  • CAresult(“ulst”) bevat de ulst-loi van de lijst
  • Optioneel: CAresult(“title”) bevat een lgcode (default: metaPresult.cglist)

9.3.5. Verzamel facturen/kredietnota’s in een PDF

Het kan handig zijn om diverse facturen/kredietnota’s te bundelen in een PDF (bijvoorbeeld om af te drukken en via de post uit te sturen).

Dit kan via Brocade ‣ IBL en documentlevering ‣ Impala clearinghouse ‣ Verzamel facturen/kredietnota’s in een PDF [link].

Verzamel facturen/kredietnota’s in een PDF (Interne code: mt:up:invoicepdf)

Deze toepassing laat toe om de PDF’s van een lijst met facturen/kredietnota’s te bundelen in een enkele PDF.

Parameters

Bronlijst (Interne code: mt:pup:lstsource)

Deze lijst bevat de nodes (beschrijvingen) die worden behandeld.

Deze lijst moet op voorhand worden gecreëerd.

Resultaat

Bestand (Interne code: mt:presult:docman)

Het resultaat is een docman identifier.

Technisch betekent dit:

  • CAresult(“docman”) bevat de docman identifier.
  • Optioneel: CAresult(“title”) bevat een lgcode (default: metaPresult.cgdocman)

9.3.6. Spreadsheet met clearinghouse gegevens

Voor externe mailings of om eventuele problemen in de data op te sporen, kan het handig zijn om een spreadsheet aan te maken met gegevens over alle clearinghouses.

Dit kan via Brocade ‣ IBL en documentlevering ‣ Impala clearinghouse ‣ Spreadsheet met clearinghouse gegevens [link].

Spreadsheet met clearinghouse gegevens (Interne code: mt:up:clrhousecsv)

Deze toepassing maakt een spreadsheet aan met de clearinghouse gegevens.

Velden:

  • chouse: identifier voor het clearinghouse
  • chouse_libloi: geassocieerde instelling
  • chouse_name1: naam 1 van het clearinghouse
  • chouse_name2: naam 2 van het clearinghouse
  • chouse_name3: naam 3 van het clearinghouse
  • chouse_name: naam van het clearinghouse
  • chouse_prefwo: geprefereerde werkomgeving
  • credit_address_city: gemeente kredietnota adres
  • credit_address_ctry: land kredietnota adres
  • credit_address_pc: postcode kredietnota adres
  • credit_address_str: straat kredietnota adres
  • credit_contact_ctc: contact kredietnota
  • credit_contact_email: email contact kredietnota
  • credit_contact_fax: fax contact kredietnota
  • credit_contact_tel: telefoon contact kredietnota
  • credit_contact_url: url contact kredietnota
  • credit_email: e-mail adres voor kredietnota
  • credit_emailtxt: tekst op kredietnota e-mail
  • credit_initstate: initiële status voor kredietnota
  • credit_lg: taal kredietnota
  • credit_peremail: 0/1 kredietnota per e-mail
  • credit_txt: extra tekst op kredietnota
  • invoice_address_city: gemeente facturatie adres
  • invoice_address_ctry: land facturatie adres
  • invoice_address_pc: postcode facturatie adres
  • invoice_address_str: straat facturatie adres
  • invoice_btwnr: BTW nummer
  • invoice_btwpc: BTW percentage
  • invoice_contact_ctc: contact facturatie
  • invoice_contact_email: email contact facturatie
  • invoice_contact_fax: fax contact facturatie
  • invoice_contact_tel: telefoon contact facturatie
  • invoice_contact_url: url contact facturatie
  • invoice_email: e-mail adres voor facturatie
  • invoice_emailtxt: tekst op factuur e-mail
  • invoice_initstate: initiële status voor factuur
  • invoice_lg: taal factuur
  • invoice_peremail: 0/1 facturatie per e-mail
  • invoice_txt: extra tekst op factuur
  • wo_city: gemeente bij preferentiële werkomgeving
  • wo_ctc: contact bij preferentiële werkomgeving
  • wo_ctry: land bij preferentiële werkomgeving
  • wo_email: e-mail bij preferentiële werkomgeving
  • wo_fax: fax bij preferentiële werkomgeving
  • wo_lib: instelling bij preferentiële werkomgeving
  • wo_name: naam bij preferentiële werkomgeving
  • wo_pc: postcode bij preferentiële werkomgeving
  • wo_str: straat bij preferentiële werkomgeving
  • wo_tel: telefoon bij preferentiële werkomgeving
  • wo_url: URL bij preferentiële werkomgeving
  • wo_wo: identificatie bij preferentiële werkomgeving

Parameters

Resultaat

Bestand (Interne code: mt:presult:docman)

Het resultaat is een docman identifier.

Technisch betekent dit:

  • CAresult(“docman”) bevat de docman identifier.
  • Optioneel: CAresult(“title”) bevat een lgcode (default: metaPresult.cgdocman)

9.4. Stappenplan

Bij het uitvoeren van de trimestriële clearinghouse, kan onderstaand stappenplan gevolgd worden.

  • Informeer Impala klanten over de naderende clearinghouse en vraag om facturatiegegevens te controleren.

  • Is het nodig bepaalde clearingshouse id’s in de initiële status Nog te controleren te plaatsen?

  • Klaarzetten Parameters Impala Clearinghouse

  • Uitvoeren toolcat applicatie impaladmin

  • Check of het proces goed heeft gelopen:

  • Controleer de facturen die in de status Nog te controleren staan via een selectie op deze status en doe de nodige aanpassingen.

  • Plaats vervolgens manueel de status van deze facturen/kredietnota’s in de gepaste status zodat ze klaar staan voor verzending via e-mail of post.

    • Klaar voor verzending via e-mail
    • Klaar voor verzending via post
  • Maak een lijst van alle facturen/kredietnota’s in de status Klaar voor verzending via e-mail.

  • Verstuur de documenten in deze lijst via het proces Verzend een lijst met facturen/kredietnota’s.

  • Controleer of alle documenten effectief verzonden zijn door naar de resultatenlijsten te kijken. Zoniet, doe de nodige aanpassingen en laat het proces opnieuw lopen tot alles correct werd uitgevoerd.

  • Check of bij Opvolging van de facturen de status is gewijzigd naar Verzonden via e-mail en de e-mail status werd toegekend.

  • Maak een lijst van alle facturen/kredietnota’s in de status Klaar voor verzending via post.

  • Maak een PDF bestand van al deze documenten via het proces Verzamel facturen/kredietnota’s in een PDF.

  • Druk deze PDF af en verwerk voor verzending via de Post.

  • Wanneer deze documenten op de Post zijn, gebruik dan opnieuw de lijst van alle facturen/kredietnota’s in de status Klaar voor verzending via post en wijzig de status van al deze documenten in Verzonden via de post via het proces Zet de status van een lijst facturen/kredietnota’s.

  • Doe een laatste controle of alle documenten effectief goed verzonden zijn via het proces Maak automatische lijsten aan van de facturen/kredietnota’s. Voor het gewenste kwartaal moeten credit, invoice en nullinvoice allemaal een status hebben die wijst op effectieve verzending via e-mail of post.