1. Beheer in leen- en eindgebruikersmodule

1.1. Abstract

Onderstaand document beschrijft de opzet van de leenmodule, de eindgebruikersmodule en het kassabeheer. De verschillende concepten en begrippen die binnen deze modules gangbaar zijn worden ondubbelzinnig uitgelegd en tegenover elkaar gepositioneerd.

Verder vindt u in dit document u een gedetailleerde uitleg over elk van de metadata-velden terug.

In dit onderdeel van de handleiding wordt dieper ingegaan op de wijze waarop in Brocade een leensysteem kan worden opgezet. Onder leensysteem wordt verstaan: een geheel van componenten en parameters dat bibliotheken toelaat om de leen (uitlenen, innemen, verlengen, reserveren) op geautomatiseerde wijze uit te oefenen. Het is belangrijk dat het leensysteem op nauwkeurige wijze wordt vastgelegd: kleine foutjes kunnen verstrekkende gevolgen hebben voor het correct functioneren van de leensoftware.

In de Brocade leensoftware onderscheiden we de volgende componenten:

Eindgebruikers
Gegevens over eindgebruikers worden vastgelegd in de module Eindgebruikers. Bij het toevoegen van een eindgebruiker wordt een eindgebruikersklasse gekozen. Deze klasse bepaalt de rechten van de gebruiker t.a.v. diensten zoals uitlenen, verlengen en reserveren. De lijst met geldige gebruikersklassen wordt vastgelegd met behulp van de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Gebruikersklassen [link].
Instellingen
Verschillende instellingen kunnen gebruik maken van eenzelfde leensysteem. Zo is er een leensysteem UA voor UA-CST, UA-CDE en UA-CGB. Andere instellingen zullen met een eigen leensysteem willen werken. Dat kan: in Brocade kunnen verschillende leensystemen naast elkaar worden gedefinieerd. Hetzelfde principe geldt voor het eindgebruikerssysteem.
Objecten
Objecten (zeg maar barcodes) worden toegevoegd in de catalografie. Bij het toevoegen van een plaatskenmerk wordt een genre gekozen. In het genre ligt de objectklasse vervat. Deze klasse bepaalt de eigenschappen van het object voor de leenoperaties (lenen, verlengen, reserveren). De lijst met geldige objectklassen wordt beheerd in de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Objectklassen [link].
Gebeurtenissen

Onder gebeurtenissen worden diverse vormen van interactie tussen objecten en gebruikers verstaan. Het gaat hier over:

  • Lenen
  • Verlengen
  • Reserveren

Gebeurtenissen worden vastgelegd in de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Gebruikersgebeurtenissen [link].

Leenstaten
Uitgeleende objecten kunnen doorheen de tijd van status veranderen. Het meest typische voorbeeld hier is het niet tijdig terugbrengen van uitgeleende materialen. Hierdoor kan het object een status krijgen als te laat. Die status kan op zijn beurt acties teweeg brengen bij objecten (bijv. uitsturen van een rappel, aanrekenen van een boete) en bij gebruikers (bijv. automatische uitsluiting). De lijst met leenstaten wordt beheerd in Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Leenstaten [link]. De acties worden dan weer geparametriseerd in Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Parameters voor de leenacties [link].
Bibliotheekdiensten
In een leensysteem kunnen een aantal services worden vastgelegd. Deze services hebben niet alleen betrekking op typische leenactiviteiten (uitlenen, verlengen, reserveren) maar ook op meer algemene diensten voor eindgebruikers (plaatsen en opvolgen van IBL-aanvragen, van magazijnaanvragen en van bestelsuggesties, gepersonaliseerde publiekscatalogus, etc.). Deze services bepalen de wijze waarop de eindgebruiker Brocade zal kunnen benaderen in een gepersonaliseerde context. Enkel de services die gedefinieerd werden, kunnen in een leensysteem worden gebruikt. De lijst met bibliotheekdiensten wordt beheerd in Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Bibliotheekdiensten voor de eindgebruiker [link].

1.2. Het opzetten van een leensysteem

Om een leensysteem voor een bibliotheek op te zetten en te parametriseren, volg je best het volgende stappenplan:

Vastleggen van een leensysteem

1.2.1. Beheer van een leensystemen

Instellingen die van de Brocade leensoftware gebruik wensen te maken, dienen in eerste instantie een leensysteem vast te leggen. Dit gebeurt in de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Leensystemen [link].

Instellingen kunnen ook gebruik maken van een gemeenschappelijk leensysteem. Dit is o.a. het geval voor de UA waar UA-CST, UA-CDE en UA-CGB eenzelfde leensysteem gebruiken. Een gemeenschappelijk leensysteem impliceert dat:

  • Eindgebruikers van verschillende instellingen in eenzelfde databank worden opgenomen.
  • Al de instellingen werken met identieke definities voor gebruikersklassen, statistische codes, hernieuwingsschema’s, etc.
  • Al de instellingen werken met identieke leenparameters (maximum aantallen, leentermijnen, leengelden, boete, etc.)

Een leensysteem bestaat uit volgende onderdelen:

Identificatie van het leensysteem
Als identificatie wordt een betekenisvolle afkorting gekozen. Bijvoorbeeld UA ter aanduiding van het leensysteem van de Universiteit Antwerpen.
Titel
Hier kan je in vrije bewoordingen een omschrijving geven voor het leensysteem.
Leenkalender

Geef hier de passende verwijzing naar een bestaande leenkalender. Maak desnoods eerst een leenkalender aan via de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Beheer van de kalenders voor de leen [link]. De leenkalender die hier wordt ingegeven wordt gebruikt voor twee zaken:

  • Berekenen van datum van teruggave: De teruggavedatum wordt in eerste instantie berekend op basis van de kalender van het werkstation. Als ter hoogte van het werkstation geen kalender is gedefinieerd, dan wordt gekeken naar de kalender van het leensysteem.
  • Produceren van drukwerk (rappels): Afhankelijk van de parameter ingegeven bij de leenstaat, kan er worden verhinderd dat er drukwerk wordt gegenereerd op sluitingsdagen. Bij het genereren van drukwerk wordt er gekeken naar de sluitingsdagen van de kalender zoals die hier wordt ingegeven.

Notitie

Ook al gebruik je specifieke kalenders ter hoogte van het werkstation, toch is het belangrijk

  • dat er een algemene kalender van sluitingsdagen wordt gedefinieerd
  • dat de sluitingsdagen in deze kalender regelmatig worden aangevuld.
Transactieprocessing
Een leenactie leidt tot wegschrijven van gegevens in verschillende globals. Transactie processing zorgt ervoor dat een leenactie niet doorgaat wanneer om een bepaalde reden het wegschrijven van die gegevens niet kan gebeuren. Zo worden inconsistenties in de databank vermeden. Kies standaard voor de optie Aan.
Snelkoppeling voor balie-activiteiten
Hiermee kan je bepalen welke balie-activiteiten als snelkoppelingen (knoppen) getoond worden in de leenmodule. Mogelijkheden zijn: Innemen, Uitlenen, Verlengen, Reserveren, Eindgebruikers, Verkoop en Schulden
Toon op het uitleenscherm de objecten van de vorige lener

Hier wordt bepaald wat er op het uitleenscherm moet getoond worden:

  • geen werken
  • alleen de net uitgeleende werken van de vorige eindgebruiker, of
  • alle uitgeleende werken van de vorige eindgebruiker.
Ticketafdruk bij uitleen
Deze optie bepaalt of er een ticket moet geprint worden bij uitleen, en wat er op het ticket moet geprint worden (alleen de net uitgeleende werken, of alle uitgeleende werken). Deze optie geldt voor het hele leensysteem. Ze kan ter hoogte van het werkstation (de uitleenlocatie) echter onderdrukt worden (zie Configuratie van de werkposten aan de balie). Ter hoogte van de werkstations wordt ook de concrete verwoording voor het ticket vastgelegd.
Beveiliging bij uitleen

Geef hier aan of een executable ter hoogte van het werkstation, die zorgt voor een beveiliging, moet uitgevoerd worden bij uitlenen. (Zie werkstation ter hoogte van velden Leen: commando localweb en/of Lijnleen: commando localweb Ter hoogte van het leensysteem wordt vastgelegd of het beveiligingsmechanisme in werking moet treden en indien ja, wanneer. 3 opties hier:

  • Geen beveiliging
  • Beveilig net uitgeleende werken
  • Beveilig alle uitgeleende werken
Toon op het innamescherm de zojuist ingenomen werken

Deze optie bepaalt wat er na het innemen getoond wordt: U kan kiezen uit:

  • geen ingenomen werken
  • alleen de net ingenomen werken
  • de net ingenomen werken en de werken die nog in het bezit zijn
Ticketafdruk bij inname
Deze optie bepaalt of er een ticket moet geprint worden bij inname. Deze optie geldt voor het hele leensysteem. Ze kan ter hoogte van het werkstation (de uitleenlocatie) echter worden onderdrukt (zie Configuratie van de werkposten aan de balie). Daar wordt ook de concrete verwoording voor het ticket vastgelegd.
Beveiliging bij inname

Geef hier aan of een executable ter hoogte van het werkstation, die zorgt voor een beveiliging, moet uitgevoerd worden bij inname van objecten. (Zie werkstation ter hoogte van velden Leen: commando localweb en/of Lijnleen: commando localweb Ter hoogte van het leensysteem wordt vastgelegd of het beveiligingsmechanisme in werking moet treden. 2 opties hier:

  • Geen beveiliging
  • Beveilig net ingenomen werken
Ticket voor gereserveerde werken bij inname
Met deze optie bepaal je of er een ticket geprint moet worden bij inname van een gereserveerd werk. Dat ticket kan bv. informatie bevatten over de lener die het werk reserveerde. De concrete verwoording van het ticket wordt vastgelegd ter hoogte van het werkstation (uitleenlocatie). Zie Configuratie van de werkposten aan de balie.
Toon op het verlengscherm de zojuist verlengde werken

Hier kan je bepalen welke informatie er na het verlengen dient getoond te worden.

  • geen werken
  • alleen de net verlengde werken
  • alle uitgeleende werken
Ticketafdruk bij verlengen
Deze optie bepaalt of er bij het verlengen een ticket kan geprint worden, en welke werken er op het ticket getoond worden. Bij de keuze voor geen ticket, is er op het verlengscherm geen knop beschikbaar voor de ticketprint.
Ticketafdruk bij een kassatransactie
Met deze optie kan je bepalen of er bij een kassatransactie een ticket geprint wordt. Deze optie geldt voor het hele leensysteem. Ze kan ter hoogte van het werkstation (de uitleenlocatie) echter worden onderdrukt (zie Configuratie van de werkposten aan de balie). Daar wordt ook de concrete verwoording voor het ticket vastgelegd.
Referentie tijdsklasse
De referentie tijdsklasse bepaalt de terugbrengdatum, als de leenparameters moeten doorbroken worden (als uitleen niet is toegestaan). Om te kunnen functioneren, moeten de leenparameters voor deze tijdsklasse wel ingevuld zijn (zie Beheer van de leenparameters).
Snelle leenschermen
Met snelle leenschermen onderdruk je de tussenliggende controleschermen (de zgn. analytische overzichten) bij leenacties, als er geen problemen zijn bij de leen. Als bij de leenactie echter problemen optreden (bv. de uitleen is niet toegestaan) of er moet extra informatie getoond worden, dan worden de analytische overzichten altijd getoond.
Eindgebruikerssysteem
Geef hier de identificatie van het systeem dat wordt gebruikt voor het beheer van de eindgebruikers.
Objectensysteem

Kies als objectensysteem voor de identificatie van de objecten in het leensysteem. Voorbeeld

Voor de UA is het objectensysteem lvd: Objecten krijgen daarmee een object-identificatie die begint met o:lvd:
Voor de OBA is het objectensysteem ob: Objecten krijgen daarmee een object-identificatie die begint met o:ob:
Preferentieel barcode type

Geef hier aan of hoe een object voorgesteld mag worden in diverse overzichtsschermen van de leen (Bijvoorbeeld in het overzicht van de reservaties). Wanneer leeg wordt de o-loi getoond. Andere mogelijkheden:

  • bc: de streepjescode van het object wordt getoond.
  • inv: het inventarisnummer wordt getoond.
  • cat: het record nummer wordt getoond
Display lengte van de barcode
Wanneer hierboven gekozen voor Streepjesode, geef hier in wat de lengte moet zijn van de streepjescode die getoond wordt.
Toegelaten instellingen bij reservatie
Geef hier de instellingen op waarvoor reservaties kunnen gebeuren in dit leensysteem.
Aantal dagen dat een reservatie beschikbaar blijft
Geef hier het aantal dagen in dat een reservatie beschikbaar dient te blijven. Het aantal dagen dat je hier intikt is van toepassing bij verschillende selecties in de toepassing Leen ‣ Overzicht reserveringen [link].
Groepsnaam voor de leenlijsten
Brocade maakt automatisch lijsten aan van lezers en van objecten op het ogenblik dat het drukwerk wordt geproduceerd (bijv. een lijst van alle objecten waarvoor een eerste rappel werd verstuurd; een lijst van alle lezers die een eerste rappel ontvingen, etc.). In dit veld kan je de identificatie voor dergelijke leenlijsten toevoegen. In de meta-informatie van de groepsnaam kan je dan aangeven welke gebruikers deze lijsten dienen te ontvangen in hun lijstbeheer. Dat laatste wordt vastgelegd in de beheersfuncties van het lijstbeheer.
Streepjescodetype

Geef hier het barcodesysteem dat binnen uw instelling wordt gebruikt. In dit barcodesysteem zijn testen ingebouwd om na te gaan of een ingescande barcode voldoet aan de voorwaarden (lengte, preamble, postamble, etc.).

Barcode types worden beheerd in de toepassing Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ Barcode types [link].

Toon object annotatie bij uitleen
Geef hier aan of de object annotatie dient getoond te worden bij uitleen.
Toon object bijlage bij uitleen
Geef hier aan of er een waarschuwing gegeven dient te worden wanneer een object met bijlage wordt uitgeleend. Bijgevolg kan de baliemedewerker controleren of de bijlage mee wordt uitgeleend.
Toon object annotatie bij innemen
Geef hier aan of de object annotatie dient getoond te worden bij het innemen.
Toon object bijlage bij innemen
Geef hier aan of er een waarschuwing gegeven dient te worden wanneer een object met bijlage wordt ingenomen. Bijgevolg kan de baliemedewerker controleren of de bijlage mee wordt ingenomen.
Routine voor parametercontrole
Obsolete
Extra test bij het uitlenen
Dit veld is een M-functie. Is dit veld niet leeg, dan wordt de code uitgevoerd in het leenprogramma (uitlenen van materialen) en dit nadat alle gewone testen werden uitgevoerd. Deze optie laat dus toe om, op vraag van een instelling, speciale leentransacties te programmeren, toegevoegd aan het standaard programma dat zorg draagt voor de leen.
Extra test bij het verlengen
Dit veld is een M-functie. Is dit veld niet leeg, dan wordt de code uitgevoerd in het leenprogramma (verlengen van uitgeleende materialen) en dit nadat alle gewone testen werden uitgevoerd. Deze optie laat dus toe om, op vraag van een instelling, speciale leentransacties te programmeren, toegevoegd aan het standaard programma dat zorg draagt voor het verlengen.
Extra test bij het reserveren
Dit veld is een M-functie. Is dit veld niet leeg, dan wordt de code uitgevoerd in het leenprogramma (reserveren van uitgeleende materialen) en dit nadat alle gewone testen werden uitgevoerd. Deze optie laat dus toe om, op vraag van een instelling, speciale leentransacties te programmeren, toegevoegd aan het standaard programma dat zorg draagt voor het reserveren.
Gebeurtenissen betrokken bij parametrisering

Selecteer de gewenste gebeurtenissen uit de lijst met mogelijkheden. Deze lijst wordt gemaakt met behulp van de functie Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Gebruikersgebeurtenissen [link]. Mogelijkheden die thans beschikbaar zijn:

  • uitleen
  • reserveer
  • verleng
Toegelaten eindgebruikersklassen

Selecteer de gewenste eindgebruikersklassen uit de lijst met mogelijkheden. Deze klassen worden gemaakt met behulp van de functie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Gebruikersklassen [link].

Om een gebruikersklasse toe te voegen, is het aanmaken van een nieuwe gebruikersklasse niet voldoende. De klasse dient ook opgenomen te worden in dit veld.

Standaardgebruikersklasse
Selecteer hier de gebruikersklasse die standaard dient ingevuld bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker.
Toegelaten objectklassen

Selecteer de gewenste objectklassen uit de lijst met mogelijkheden. Deze lijst wordt gemaakt met behulp van de functie Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Objectklassen [link]. Meer uitleg over de objectklassen via deze link

Als je een objectklasse toevoegt in het Beheer van objectklassen, moet je ze ook opnemen in dit veld.

Standaardobjectklasse bij leen

Brocade laat toe dat je bij het uitlenen van materialen, barcodes inleest die behoren tot andere Anet-bibliotheken. Zo kan bijv. de bibliotheek van de Universiteit Hasselt een barcode van een UA-object in het eigen leensysteem gebruiken. Een dergelijke uitleentransactie wordt niet weggeschreven met de objectklasse van de bibliotheek die eigenaar is van het object (in ons voorbeeld UA), maar wel met de objectklasse die hier in Default klasse bij leen genoteerd staat. Normaal wordt hier een objectklasse ingegeven die verwijst naar IBL-materiaal. Immers, materialen die worden uitgeleend en niet tot de eigen bibliotheek behoren, kunnen worden beschouwd als materialen toegeleverd via IBL.

Let wel: deze optie kan niet worden gebruikt voor registratie van IBL-materialen geleverd door niet-Anet-bibliotheken. In dat geval dien je gebruik te maken van de optie Leen ‣ Invoeren korte beschrijvingen [link].

Toegelaten objectklassen voor tijdelijke leenbeschrijvingen

Geef hier de objectklassen die dienen getoond als mogelijke klassen bij het uitlenen van tijdelijke of korte beschrijvingen. Dergelijke beschrijvingen worden gemaakt voor materialen die geen barcode hebben (bijv. IBL-materialen geleverd door niet-Anet-bibliotheken; materialen uit de eigen collectie die nog niet gecatalogiseerd werden). Deze objectklassen worden getoond en gebruikt in volgende opties:

  • Leen ‣ Uitlenen [link]
  • Meer specifiek onderaan op het uitleenformulier onder de hoofding Korte beschrijvingen.
  • Leen ‣ Invoeren korte beschrijvingen [link]
Autonome afdrukstaten

Geef hier de leenstaten op waarvoor op autonome wijze drukwerk dient aangemaakt te worden. Het meeste drukwerk (zoals eerste rappel, tweede rappel, derde rappel, etc.) wordt automatisch aangemaakt op het ogenblik dat het leensysteem de status van de uitgeleende objecten controleert. Drukwerk moet echter ook geproduceerd kunnen worden los van die controle, met andere woorden op autonome wijze. Dat is het geval voor:

  • Gereserveerde objecten die worden ingeleverd: op het ogenblik van inlevering mag er een verwittigingsbrief voor klaarstaande reservatie naar de reservatiehouder worden gestuurd.
  • Klaarstaande IBL-boeken: op het ogenblik dat een IBL-boek wordt geleverd, mag er een verwittigingsbrief naar de aanvrager worden klaargezet.
Toegelaten tijdsklassen

Het ogenblik waarop de leentransactie plaatsheeft, kan een bepalend element zijn wanneer het gaat over eigenschappen van de uitlening. Denk maar aan een andere teruggavedatum of het feit dat een leentransactie effectief mag plaatsvinden. Het principe van de weekend-leen die ingaat elke vrijdag om 16 u wordt gereguleerd door gebruik te laken van een tweede tijdsklasse.

Selecteer de gewenste tijdsklassen uit de lijst met mogelijkheden. Deze lijst wordt gemaakt met behulp van de functie Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Tijdsklassen [link]. Je moet minstens één tijdsklasse in het leensysteem opnemen, nl. diegene die gebruikt wordt voor elke normale leentransactie (bijv. UA-N, UH-N, etc.).

Standaardtijdsklasse
Geef hier de tijdsklasse die als default geldt bij een leentransactie.
Toegelaten externe klassen

Externe factoren kunnen een invloed hebben op de leentransactie. Het gaat hier om factoren die niet kunnen worden afgeleid uit het object, de eindgebruiker of de tijd, maar die op het ogenblik van de leen op expliciete wijze aan Brocade dienen meegedeeld te worden. We denken hier bijvoorbeeld aan consultatieleen: een boek dat uit het magazijn werd opgevraagd, wordt aan de lezer ter consultatie overhandigd en krijgt een leentermijn van 1 dag.

Selecteer de gewenste externe klassen uit de lijst met mogelijkheden. Deze lijst wordt gemaakt met behulp van de functie Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Externe klassen [link]. Je moet minstens één externe factor in het leensysteem opnemen, nl. diegene die gebruikt wordt voor elke normale leentransactie (bijv. UA-N, UH-N, etc.).

Standaard externe klasse
Geef hier de externe klasse die als default geldt bij een leentransactie. Enkel als er meer dan één externe factor in het leensysteem gedefinieerd is, wordt er een standaard tijdsklasse op het uitleenformulier getoond. M.a.w. als er maar één externe factor bestaat, wordt de externe factor niet getoond op het uitleenformulier.
Externe klasse voor magazijnaanvraag
Aanvullen ..
Externe klasse voor reserveringsaanvragen
Aanvullen ..
Externe klasse voor verlengen door eindgebruiker
Lezers kunnen via een desktop zelf hun geleende materialen verlengen. De keuze of iets al of niet kan worden verlengd, is afhankelijk van de leenparameters. Indien echter voor het verlengen door de eindgebruiker andere parameters moeten gelden, kan men werken met een externe klasse. Bij die externe klassen kunnen dan in het beheer van de leenparameters afwijkende voorwaarden worden ingevoerd.
Actueel toegelaten diensten
Selecteer de gewenste diensten uit de lijst met mogelijkheden. Enkel de geselecteerde diensten zullen achteraf mogelijk zijn. Als het in uw bibliotheek is toegestaan om geleende materialen te verlengen, dient deze dienst hier expliciet opgenomen. Deze lijst met mogelijkheden wordt gemaakt met behulp van de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Bibliotheekdiensten voor de eindgebruiker [link].
Staten die een geleend object doorloopt

Wanneer een object wordt uitgeleend, doorloopt het uitgeleende object verschillende leenstaten. De overgang van de ene leenstaat naar de andere wordt geregeld door een controleprogramma dat elke nacht loopt en alle uitgeleende objecten controleert. Op basis van de meta-informatie van elke leenstaat beslist Brocade dan om de leenstatus van een uitgeleend object te wijzigen.

Notitie

Het is belangrijk dat in dit veld de leenstaten in de juiste chronologische volgorde worden ingegeven.

De lijst met leenstaten wordt beheerd in de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Leenstaten [link].

Hieronder een voorbeeld van leenstaten die een uitgeleend object kan doorlopen

UA-R1-pre: Er wordt een eerste rappel voor het boek klaargezet.
In het beheer van de leenstaat wordt dan bijvoorbeeld aangegeven dat een object deze status krijgt, op het ogenblik dat de datum van teruggave overschreden werd.
UA-R1: een eerste rappel voor het uitgeleende object werd verstuurd.
UA-R2-pre: een tweede rappel voor het uitgeleende object wordt klaargezet.
In het beheer van de leenstaat wordt dan bijvoorbeeld aangegeven dat een object deze status krijgt, 15 werkdagen na het versturen van de eerste rappel (UA-R1) en natuurlijk op voorwaarde dat het object nog steeds uitgeleend is.
UA-R2: een tweede rappel voor het uitgeleende object werd verstuurd.
Staten die een gereserveerd object doorloopt

Wanneer een object wordt gereserveerd, doorloopt het gereserveerde object verschillende reservatiestaten. De overgang van de ene reservatiestaat naar de andere wordt geregeld door een controleprogramma dat elke nacht loopt en alle gereserveerde objecten controleert. Op basis van de meta-informatie van elke reservatiestaat beslist Brocade dan om de status van een gereserveerd object te wijzigen.

Notitie

Het is belangrijk dat in dit veld de reservatiestaten in de juiste chronologische volgorde worden ingegeven.

De lijst met reservatiestaten wordt beheerd in Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Leenstaten [link].

Hieronder een voorbeeld van reservatiestaten die een uitgeleend object kan doorlopen

UA-TB-pre: Er wordt een terugvorderingsbrief klaargezet voor verzending naar de lezer die een object leende, dat ondertussen door een andere gebruiker werd gereserveerd.
In het beheer van de reservatiestaat wordt dan bijvoorbeeld aangegeven dat een object deze status krijgt, op het ogenblik dat de reservatie wordt geplaatst.
UA-TB: deze status geeft aan dat de terugvorderingsbrief werd verstuurd.
Staat bij een verwittigingsbrief voor reservatie
Geef hier aan welke leenstatus overeenstemt met het versturen van een verwittigingsbrief voor een klaarstaande reservatie. Indien hier geen waarde is ingegeven, kan Brocade geen verwittigingsbrieven produceren voor de persoon die het gereserveerd moet kunnen ophalen.
Reserveringen afhalen op plaats van laatste leenactie?
Geef hier aan of een reservering dient afgehaald te worden op de plaats van de laatste leenactie. Dit mechanisme treedt enkel in werking wanneer de in de transactiefile geen afhaalplaats is weggeschreven (wanneer de eindgebruiker de afhaal plaats niet zelf heeft gekozen. Of wanneer de instelling in kwestie deze service (zelf afhaalplaats kiezen) niet voorziet.
Onderdruk plaats van reservering bij het afdrukken?
Geef hier aan of de plaats van reservering moet onderdrukt worden bij het afdrukken.
De minimale tijd in uren tussen plaatsen en uitsturen van een gebruikersboodschap
Geef hier een cijfer of getal dat het aantal uren geeft dat Brocade moet wachten alvorens een bericht naar de gebruiker te versturen (brief klaarstaande reservatie, terugvorderingsbrief, etc.). Dit is handig om bijv. te verhinderen dat Brocade onmiddellijk een e-mail gaat uitsturen voor een klaarstaande IBL-aanvraag. In de meeste gevallen gaat er nog wat tijd overheen tussen het ogenblik waarop een korte beschrijving wordt gemaakt voor een IBL-boek, en het ogenblik waarop effectief het IBL-boek in de leeszaal klaarstaat voor afhaling door de gebruiker. De minimale tijd die je hier ingeeft, kan je dus gebruiken om te verhinderen dat de gebruiker een bericht krijgt nog vóór het boek effectief ter beschikking staat in de leeszaal.
Stop de status-update (boetes en rappels)
Met deze optie is het mogelijk om het nachtelijk controleprogramma dat de leenstaten aanpast, tijdelijk (voor verlofdagen: de sluitingsdagen die ingevuld worden bij Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Sluitingsdagen [link]) of altijd uit te zetten.
Is ondertekening verplicht vooraleer staat overgang mogelijk is?
Met deze optie is het mogelijk om de overgang van de leenstatus van objecten (via het nachtelijk controleprogramma) afhankelijk te maken van de ondertekening van het leendrukwerk. Met deze optie aangevinkt, zou bv. de overgang van leenstatus R1 (eerste rappel) naar status R2 (tweede rappel) afhankelijk zijn van het feit of het leendrukwerk voor R1 ondertekend was. Concreter: met deze optie aangevinkt zou een tweede rappel pas kunnen opgemaakt worden, als de eerste rappel effectief verstuurd is (wat kan verondersteld worden, bij ondertekening van het leendrukwerk).
Moeten NNT’s worden vermeld bij het uitlenen?
NNT staat voor Niet Normaal Teruggebracht: het is de situatie waarbij een boek object wordt uitgeleend zonder dat het voorheen werd ingenomen (het object staat in de databank nog genoteerd als uitgeleend op het ogenblik dat een nieuwe leentransactie plaatsheeft). Brocade geeft daarvoor geen foutboodschap. Vink je de optie Moeten NNT's worden vermeld bij het uitlenen? wel aan, dan geeft Brocade wel een passende foutboodschap. Vul hier de e-loi in van het default eindgebruikersrecord voor het noodsysteem. Indien bij het verwerken van de uitleentransacties uit een noodsysteem-bestand de barcode van een eindgebruiker niet kan geïdentificeerd worden, worden de betrokken objecten uitgeleend aan dit default eindgebruikersrecord.
Standaardeindgebruiker voor het noodsysteem
Vul hier de e-loi in van het default eindgebruikersrecord voor het noodsysteem. Indien bij het verwerken van de uitleentransacties uit een noodsysteem-bestand de barcode van een eindgebruiker niet kan geïdentificeerd worden, worden de betrokken objecten uitgeleend aan dit default eindgebruikersrecord.
Standaardobjectklasse voor het noodsysteem

Bij uitleentransacties in het noodsysteem is het mogelijk dat objecten uitgeleend worden die normaal niet kunnen uitgeleend worden gezien er tijdens de noodsituatie geen controle is op de uitleenparameters. De default objectklasse die hier ingevuld wordt, maakt het mogelijk dat de werkelijke leentransactie ook in Brocade een overeenkomstige leentermijn krijgt.

Notitie

Vul hier dus de objectklasse in met de meest gebruikelijke leentermijn.

Standaardwerkstation voor het noodsysteem
Bij het registreren van leentransacties in het noodsysteem is de identificatie van het werkstation cruciaal, om te kunnen bepalen waar een werk werd uitgeleend, etc. Indien om één of andere reden het werkstation niet zou kunnen geïdentificeerd worden, wordt bij de verwerking van de leentransacties in Brocade het werkstation gebruikt dat hier ingevuld wordt.
Moet het noodsysteem kassatransacties verwerken?
Met deze optie bepaal je of bij de verwerking van leentransacties uit het noodsysteem, de overeenkomstige kassatransacties moeten aangemaakt worden, of niet. Indien deze optie wordt aangevinkt, zullen de bedragen voor leen, etc. als schuld bij de eindgebruiker geboekt worden.
Externe klasse voor het noodsysteem
Geef hier de externe klasse die moet gebruikt worden om de leentransacties uit het noodsysteem te verwerken. Deze externe klasse moet er voor zorgen dat de werkelijk uitgeleende objecten in Brocade ook effectief met een overeenkomstige leentermijn kunnen geregistreerd worden, bij verwerking van het noodsysteem-bestand.
Intro voor lijst geleende werken door een eindgebruiker (N, E, F, D, U)
Dit veld bevat een inleidende tekst die getoond wordt wanneer de lezer in de desktop-omgeving een overzicht van geleende werken opvraagt. Zie BVV-2017 voor meer info.
Intro voor lijst gereserveerde werken door een eindgebruiker (N, E, F, D, U)
Dit veld bevat een inleidende tekst die getoond wordt wanneer de lezer in de desktop-omgeving een overzicht van gereserveerde werken opvraagt. Zie BVV-2017 voor meer info.
Publiekscatalogus geassocieerd met dit leensysteem
Neem hier de verwijzing naar de gepaste OPAC op. Wanneer de lezer in het overzicht van geleende/te verlengen werken een titel aanklikt, dan wordt er doorgelinkt naar de volledige titelbeschrijving in de OPAC zoals hier aangeduid. Zie BVV-2017 voor meer info.
Desktop geassocieerd met dit leensysteem
Neem hier de verwijzing naar de gepaste desktop op. Wanneer de lezer in het overzicht van geleende/te verlengen werken een titel aanklikt, dan wordt de OPAC opgestart met als desktop variabele, de desktop zoals die hier wordt ingegeven. Geef je geen desktop op, dan wordt de OPAC opgestart met dezelfde desktop als degene die op dat ogenblik actief is. Je moet dit veld dus enkel invullen indien je de OPAC wil opstarten met een andere desktop dan degene waarmee de eindgebruikersdiensten worden opgestart. Zie BVV-2017 voor meer info.
Hoeveel dagen voor de teruggavedatum van een object verschijnt in desktop een waarschuwing?
Geef hier aan na hoeveel dagen voor de teruggavedatum van een object een waarschuwing verschijnt in desktop wanneer een eindgebruiker inlogt.
Werkstation geassocieerd met dit leensysteem
Neem hier de verwijzing naar het gepaste werkstation op. Wanneer de lezer in het overzicht van geleende/te verlengen werken een titel aanklikt, dan wordt de OPAC opgestart met als werkstation variabele, het werkstation zoals dat hier wordt ingegeven (bv. belangrijk voor sortering van de instellingen in de volledige beschrijving). Zie BVV-2017 voor meer info.
Leentransactiescodes, die baliebelasting veroorzaken (default in out rsvo again)

In de leen worden statistieken van baliebelasting berekend. Dergelijke statistieken meten het aantal leentransacties per tijdsinterval per werkstation. Standaard worden als leentransactie beschouwd

  • out: uitlening
  • in: inname
  • again: verlenging
  • rsvo: aantal objecten waarop een reservatie geplaatst

Als je bepaalde leentransacties niet wil laten meetellen voor baliebelasting, dan kan je gebruik maken van dit veld. Neem in dat geval enkel de codes op van de transacties die je wil tellen in de statistiek van baliebelasting (bv. enkel out). Wanneer je in de statistieken ook het aantal reservingen (je kan 1 reservering plaasen op meerdere objecten) wil zien verschijnen, voeg dan rsvn als Leentransactiescode.

Transit

Optioneel. Specifieer hier wanneer objecten automatisch worden uitgeleend aan een transit lener, om het transport ervan op te volgen. Laat leeg, indien U dit niet wil. Elke lijn in deze tabel is van de vorm

(object locatie):(gewenste pick-up locatie):(transit e-loi)

Dit betekent: Indien een object zich bevindt in (object locatie), en de eerste reservering in de rij verwacht (gewenste pick-up locatie), leen dan automatisch uit aan (transit e-loi )

De lijnen worden in volgorde behandeld, tot er een match is.

Bijzondere waarden

locatie=leeg : de locatie is onbepaald
locatie=ABC* : elke locatie, waarvan de id begint met ABC
locatie=* : elke mogelijke locatie, zolang ze bepaald is, *en verschillend van
e-loi=leeg : er wordt *geen* transitpas aangemaakt.

Voorbeelden

OB-A:OB-B:e:ob:1234
OB-A:*:
ZA-U::e:ob:7867
*:*:e:UA:8967

Een transitpas van een locatie naar dezelfde locatie moet expliciet worden vermeld: voorbeeld

OB-C:OB-C:e:ob:8976
Is floating actief ?
Vink aan indien het gegeven van floating collections van toepassing is binnen het leensysteem
Hoeveel dagen moeten object staten worden bijgehouden?
nieuw
Verleng op basis van het originele werkstation?

Als deze parameter staat aangevinkt, wordt bij verlenging steeds gekeken naar de leenkalender van het originele werkstation van uitlening en niet naar het werkstation waar de uitleentransactie plaatsvond. Dit werkt in de vier leenomgevingen:

  • Brocade interface
  • SIP2 en leenautomaten
  • Transacties van het noodsysteem
  • Verlengen via de desktop
Eindgebruikersklasse te gebruiken bij staatovergangen

Deze parameter geeft aan welk principe gehanteerd dient te worden bij de overgang van 1 leenstaat naar de andere. Deze verschillende opties moeten beschouwd worden in een context van:

  • gebruikers die van gebruikersklasse veranderen (met een uitgeleend object reeds in hun bezit)
  • gebruikersklassen die na verloop van tijd geschrapt worden uit het systeem.

Er zijn hier 3 opties:

  • gebruikersklasse uit transactiefile
  • gebruikersklasse bij eindgebruiker bij ongeldige gebruikersklasse in transactiefile
  • gebruikersklasse bij eindgebruiker
Toon openstaande schuld (gegroepeerde subtotalen) in desktop?
Wanneer aangevinkt, wordt het overzicht van de openstaande schuld ook getoond in de desktop (persoonlijke informatie).
Welke reserveringen mogen geannuleerd worden via de desktop

Geef hier aan welke reserveringen geannuleerd mogen worden via de desktop. Kies uit:

  • Geen
  • Wachtrij - uitgeleend aan andere lener
  • Alle reserveringen
Werk catalogus bij innemen

Deze parameter laat toe om een aparte zoekomgeving te definiëren ter hoogte van de toepassing Brocade ‣ Leen ‣ Innemen [link]. Op die manier kan men bijvoorbeeld baliemedewerkers laten zoeken in een catalogus waarin enkel uitgeleende objecten zitten.

Bij ontstentenis wordt - zoals voorheen - teruggevallen op de catalogus, geassocieerd bij het opgegeven regelwerk, of het regelwerk van de gebruiker.

Werk catalogus bij uitlenen

Deze parameter laat toe om een aparte zoek omgeving te definiëren ter hoogte van de toepassing Brocade ‣ Leen ‣ Uitlenen [link]. Op die manier kan men bijvoorbeeld baliemedewerkers laten zoeken in een catalogus waarin enkel niet uitgeleende objecten zitten.

Bij ontstentenis wordt - zoals voorheen - teruggevallen op de catalogus, geassocieerd bij het opgegeven regelwerk, of het regelwerk van de gebruiker.

Werk catalogus bij reserveren

Deze parameter laat toe om een aparte zoek omgeving (naar objecten) te definiëren ter hoogte van de toepassing Brocade ‣ Leen ‣ Reserveren [link].

Bij ontstentenis wordt - zoals voorheen - teruggevallen op de catalogus, geassocieerd bij het opgegeven regelwerk, of het regelwerk van de gebruiker. Op die manier kan men bijvoorbeeld baliemedewerkers laten zoeken in een catalogus waarin enkel uitgeleende objecten zitten.

Template voor extra object info bij overzicht uitgeleende werken

Laat leeg indien U de standaard informatie wil zien bij het overzicht van de uitgeleende werken(= verkorte titel).

Geef anders een template, die HTML elementen mag bevatten, samen met volgende placeholders:

  • $is (Catalografische instelling waartoe het object behoort)
  • $loc (Werkstation waar het object werd uitgeleend)
  • $pk (Plaatskenmerk van het object)
  • $vo (Volume horend bij het plaatskenmerk van het geleende object)
  • $title (Verkorte titel van het object),
  • $titleFull (Volledige titel van het object)
  • $from (Datum van uitleen)
  • $until (Datum van teruggave)
  • $bc (Streepjescode van het object)
  • $obj (identificatie van het object)
  • $objc (objectklasse)
  • $rec (identiteit catalografisch record)

1.2.2. Beheer van de objectklassen

Objectklassen groeperen objecten die voor de leen dezelfde eigenschappen hebben (leengeld, maximaal aantal leentermijnen, ...). De objectklassen worden beheerd via de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Objectklassen [link].

In de toepassing Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ genrepk [link] worden PK-genres gekoppeld aan objectklassen. Telkens een object wordt gecatalogiseerd, wordt een genre gekozen en wordt van daaruit een object aan een objectklasse gekoppeld. Indien nodig kan de catalograaf een andere objectklasse kiezen dan diegene die standaard vanuit het genre wordt toegekend.

Elke objectklasse bevat volgende elementen:

Identificatie
Geef een code voor de objectklasse. Zorg ervoor dat die code ook de identificatie van het leensysteem bevat. Verplicht is dat niet, maar het maakt de interpretatie van de objectklassen in het overzicht wel gemakkelijker.
Titel

Geef een verwoording van de objectklasse. Laat de verwoording ook beginnen met de afkorting van het leensysteem. Voorbeeld

UA-N: UA normale leen
SBA-M: SBA - Microfilms
etc.
Default gewicht bij uitleen

Het gewicht is ofwel een getal, ofwel een formule met # erin. Dit kan worden aangevuld met 1 of meerdere constructies van de gedaante |id:formule. id is een virtuele objectklasse. Deze komt enkel voor in de objectklassen. De formule is opnieuw een getal (met eventueel een ‘#’) erin. Lenen van dit object verhoogt ook het aantal leningen binnen de klasse id met een gewicht berekend door de formule. Bijvoorbeeld: voor een pakket met 5 CDs: 5|AVM:5|DISC:5

Het teken # maakt generieke objectklassen mogelijk: bv. een algemene generieke objectklasse #CD die in de catalografie objectklassen CD1, CD2, CD3, etc. toelaat voor CD-doosjes met meer dan 1 CD. De objectklassen CD1, CD2, etc. moeten dan niet apart gedefinieerd worden.

Met de formule is het mogelijk om bij het tellen van uitgeleende objecten gebruik te maken van subtotalen voor objectklassen.

Maximale waarde voor #
Indien gebruik gemaakt wordt van generieke objectklassen (zie het veld Default gewicht bij uitleen), dan bepaalt deze optie hoeveel specifieke objectklassen er mogelijk zijn binnen de generieke klasse. Indien bv. in de generieke objectklasse CD# deze maximale waarde staat ingesteld op 3, dan zijn enkel specifieke objectklassen CD1, CD2 en CD3 mogelijk. Deze waarde wordt gebruikt in de catalografiemodule, waar er een controle gebeurt op de ingevoerde objectklasse.
Maximum aantal reserveringen
Geeft het maximum aantal reservaties dat op een gegeven ogenblik op een object van deze klasse genoteerd kan staan.
Uitleenbaar
Geeft aan of het materiaal in aanmerking komt voor leen. Vink deze optie aan, indien objecten van de klasse uitgeleend mogen worden.
Magnetisch medium
Geef hier aan of een objectklasse een magnetisch medium is. Dit kan belangrijk zijn in het kader van de zelfuitleen met behulp van SIP2. De leenrobot kan aan de hand van deze parameter aangeven dat demagnetiseren van het object niet mag.
Maximum aantal verlengingen
Geef hier het maximum aantal keren dat een object van deze klasse kan worden verlengd.
Reserveer, bij een tijdelijke beschrijving, na leen aan gebruiker
Bij de uitleen van tijdelijke beschrijvingen kan je een objectklasse kiezen. Bij een aantal objectklassen kan het nuttig zijn om ervoor te zorgen dat wanneer deze materialen worden teruggebracht, ze automatisch worden gereserveerd voor een bepaalde gebruiker (zoals de gebruiker Catalografie). Geef in dat geval hier de referentie naar de gewenste gebruiker uit het lezersbestand.
Verwoording OPAC (N, E, F, D, U)

Vermeld hier de verwoording die moet getoond worden in de OPAC, voor objecten uit deze klasse. Deze verwoording heeft betrekking op wat er getoond wordt op het niveau van het object of het exemplaar. Op het hogere niveau (een pk in een instelling) wordt deze verwoording bepaald in de definitie van het pk-genre, in de rubriek Verwoording OPAC. Als deze rubriek niet ingevuld is, wordt de vermelding in de OPAC (op het niveau van het exemplaar) bepaald door de rubriek Uitleenbaarheid bij de definitie van het pk-genre.

Deze verwoordingen worden ook getoond in de desktop voor de lezer (Overzicht van geleende werken / Verlengen van geleende materialen)

Notitie

Wanneer alle objectklassen gedefinieerd zijn, dien je nog de leenparameters vast te leggen.

1.2.3. Beheer van gebruikersklassen

Gebruikersklassen groeperen gebruikers die voor de leen dezelfde eigenschappen hebben (inschrijvingsgelden, hernieuwingsschema’s, leenfaciliteiten). De gebruikersklassen worden beheerd in de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Gebruikersklassen [link].

Elke gebruikersklasse bevat volgende elementen:

Identificatie
Let erop om bij de identificatie, de gebruikersklasse te laten voorafgaan door de afkorting van het leensysteem. Verplicht is dit niet, maar het maakt de interpretatie van de gebruikersklassen in het overzicht wel gemakkelijker.
Titel
Geef hier de omschrijving van de gebruikersklasse.
Eindgebruikerssysteem
Geef het eindgebruikerssysteem waartoe de eindgebruikersklasse behoort. De lijst van eindgebruikerssystemen wordt beheerd in de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Leensystemen [link].
Hernieuwingscode
Deze code geeft aan welk hernieuwingsschema aan de gebruikersklasse verbonden is. Deze hernieuwingsschema’s worden beheerd met de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Hernieuwingscodes [link].
Bibliotheekdiensten
In dit veld worden de bibliotheekdiensten opgenomen waartoe gebruikers uit de gekozen gebruikersklasse toegang hebben. De bibliotheekdiensten worden gekozen uit een lijst van mogelijkheden. Deze lijst wordt beheerd in de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Bibliotheekdiensten voor de eindgebruiker [link].
Kosteloze kastransactie
Niet operationeel.
Volgt de leencondities van klasse

Vanaf release 3.90 werd een kader ontwikkeld dat toestaat om alternatieve gebruikersklassen (child) aan te maken die alle leenparameters overnemen van een bestaande (parent). In dit veld geef je bijgevolg aan welke gebruikersklasse als parent mag beschouwd worden. Op deze manier kan heel eenvoudig een nieuwe gebruikersklasse gegenereerd worden die in alles gelijk is aan de parent behalve bij 1 of een paar eigenschappen van de objectklasse zelf zonder metadata/parameters (leenparameters, parameters van de leenacties) te verzwaren.

Aan de hand van dit principe kan men gemakkelijk kortingen toekennen aan bepaalde gebruikers/abonnementsformules zonder andere parameters te verzwaren.

Verwittigen per e-mail is toegelaten?
Met deze optie is het mogelijk om verwittigingen per e-mail (tijdelijk) tegen te houden voor bepaalde gebruikersklassen. Voor sommige administratieve gebruikers kan dat handig zijn.
Maximum aantal uitleenbare objecten
In dit veld wordt het maximum aantal objecten genoteerd dat de gebruiker van deze klasse op een gegeven ogenblik in leen kan hebben.
Maximum aantal uitleningen binnen de geldigheidsduur van de lenerskaart

Geef hier aan hoeveel uitleningen een eindgebruiker mag doen binnen de geldigheidsduur van de lenerskaart. Op deze manier kan het aantal ontleningen van een eindgebruikers beperkt worden in de tijd. Iemand is 1 jaar lid en mag in die periode 10 boeken uitlenen.

Let op, dit gegeven werkt enkel in het leensystemen, waar de strippenkaart actief is. (Worden subtotalen bijgehouden per geldigheidsperiode van de lenerskaart? (Nodig voor strippenkaarten) aangevinkt)

Maximum aantal reserveringen
In dit veld wordt het maximum aantal reserveringen genoteerd dat een gebruiker op een gegeven ogenblik kan hebben uitstaan (zowel op uitgeleende als op niet uitgeleende objecten).
Maximum aantal reservaties op niet uitgeleende objecten
In dit veld wordt het maximum aantal reservaties genoteerd dat de gebruiker op een gegeven ogenblik kan hebben uitstaan op niet uitgeleende objecten. Als het maximum 0 is, is het (voor deze gebruikersklasse) niet mogelijk om niet uitgeleende objecten te reserveren. Dit maximum aantal mag nooit hoger zijn dan het aantal, vermeld in het veld Maximum aantal reservaties.
Maximum aantal reservaties op uitgeleende objecten
In dit veld wordt het maximum aantal reservaties vermeld dat de gebruiker op een gegeven ogenblik kan hebben uitstaan op uitgeleende objecten. Dit maximum aantal mag nooit hoger zijn dan het aantal, vermeld in het veld Maximum aantal reservaties.
Grens e-mailbericht bij een reservatie
Niet operationeel.
Grens briefwisseling bij een reservatie
Niet operationeel.
Kassatransactie bij een reservatie
Vermeld hier de kassatransactie die moet aangerekend worden per gereserveerd object.
Kassatransactie bij uitleen van een gereserveerd object
Vermeld hier de kassatransactie die moet aangerekend worden bij de uitleen van elk gereserveerd object.
Kassatransactie bij annulatie van een gereserveerd object
Vermeld hier de kassatransactie die moet aangerekend worden, per object, bij de annulatie van de reservatie.
Maximum aantal verlengingen per object
In dit veld wordt het maximum aantal verlengingen genoteerd dat een gebruiker op een gegeven object mag doen.
Maximum NNT’s voor blokkering

Vermeld hier het maximum aantal NNT’s dat bij een eindgebruiker mag voorkomen, alvorens hij/zij automatisch geblokkeerd wordt.

Een Niet Normale Teruggave of NNT is een uitlening van een werk aan lezer X, terwijl het nog geregistreerd staat op naam van gebruiker Y. Voor meer informatie over het beheer van de NNT’s, zie Beheer van de NNT’s.

Indien je geen gebruik maakt van NNT’s, laat je dit veld leeg.

Maximum schuld
Het is in Brocade mogelijk om gebruikers te blokkeren als ze een bepaald schuldbedrag overschreden hebben. In dit veld wordt het bedrag genoteerd dat de gebruiker maximum kan oplopen, alvorens hij automatisch geblokkeerd wordt. Als gebruikers niet moeten geblokkeerd worden als ze een bepaald schuldbedrag overschrijden, laat je dit veld leeg.
Valuta bij het maximum bedrag
Geef hier de juiste valuta in.
M-executable die de overgang naar een andere klasse regelt
Indien eindgebruikers onder bepaalde voorwaarden dienen over te gaan naar een andere gebruikersklasse (bv. bij het bereiken van een bepaalde leeftijd), is het soms mogelijk om deze overgang via een proces te automatiseren. Vermeld hier de programmacode die de voorwaarden bevat voor de automatische aanpassing.
Wordt NIET gebruikt in de berekeningen bij het zigzag zoeken
Met deze optie is het mogelijk om de leenhistoriek van bepaalde gebruikersklassen uit te sluiten, bij het samenstellen van lijsten met gerelateerde geleende werken (het zgn. zigzag zoeken).
Verberg de extra gegevens in de leen?
Afhankelijk van de wijze waarop het leensysteem is opgezet, kan Brocade na een uitlening terugkeren met informatie over de net uitgeleende documenten of over alle objecten in het bezit van de lezer. Wanneer de gebruiker heel veel objecten in zijn bezit heeft (bijv. administratieve leners met meer dan 1000 objecten) dan is een dergelijk overzicht niet zinvol en zal de browser ook crashen omdat de op te bouwen tabel te omvangrijk is. Daarom is het verkieselijk om bij dergelijke lenersklassen de optie Verberg de extra gegevens in de leen? aan te vinken. In dat geval wordt de parameter zoals ingegeven ter hoogte van het leensysteem overruled.
Afwijkende definitie ‘Is eindgebruiker actief’

Voor het berekenen van de statistieken met betrekking tot actieve leners, hanteert Brocade de volgende definitie van actieve lezer: een actieve lezer is die lezer die gedurende de periode waarover de statistiek wordt berekend (maand, jaar) minstens één object heeft geleend. Het is mogelijk om per gebruikersklasse een andere definitie op te geven. Voorbeeld: voor een gebruiker van het type LZ (Leeszaalgebruiker) wordt actieve lezer gedefinieerd als iemand waarvoor een bepaald evenement/activiteit wordt geregistreerd. In dat geval moet in dit veld de gepaste M-executable worden opgegeven.

Een M executable, die, gegeven eindgebruikers loi RDe-loi, begindatum RDfrom, einddatum RDto en leensysteem RDlnsys een waarde RDactif zet. In RAws geef je eventuele actieve werkstations mee. Default gedrag: een eindgebruikers is actief, als hij of zij gedurende deze periode minstens een object heeft uitgeleend. Standaard = d %IsLoan^blncact

Statistiek op de leentransacties?
Geef hier aan of leentransacties door deze gebruikersklasse opgenomen dienen te worden in de statistieken. Deze parameter kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat transacties van bepaalde administratieve eindgebruikers niet in de statistieken terecht komen.
Mag wachtwoord wijzigen via desktop
Vink aan indien lezers zelf hun wachtwoord zelf mogen wijzigen via de desktop. Dit kan gebeuren via de service euiam die de persoonlijke gegevens toont van een eindgebruiker.
Mag de gebruiker zelf zijn e-mailadres aanpassen?
Vink aan indien lezers zelf hun e-mailadres mogen wijzigen via de desktop. Dit kan gebeuren via de service euiam die de persoonlijke gegevens toont van een eindgebruiker.
Mag de gebruiker zelf zijn gsm nummer aanpassen?
Vink aan indien lezers zelf hun gsm nummer mogen wijzigen via de desktop. Dit kan gebeuren via de service euiam die de persoonlijke gegevens toont van een eindgebruiker.
Is verlengen na vervallen van de lenerspas mogelijk?
Vink aan indien lezers zelf een ontleend werk mogen wijzigen via de desktop na het vervallen van de lenerspas.
Aantal dagen tot hernieuwingsdatum
???
Aantal dagen tot laatste leentransactie
???
Restwaarde algoritme
Geef een M executable, die de restwaarde van dit abonnement regelt. Leeg = geen restwaarde. Dit algoritme dient een array RArest(valuta)=waarde aan te maken aan de hand van de variabelen RDeloi (de eloi), RDclass ( de eindgebruikersklasse, horende bij deze strip), RDlnsys (het leensysteem), RDstripnr (de nummer van de stripkaart), en RDnext (de einddatum, die voor de berekening wordt gebruikt).
Leenstaten verbonden aan statuscodes:

Vermeld de statuscodes, die een leenstaat moeten genereren. Doe dit onder de vorm: statuscode:leenstaat. Op deze manier kan communicatie uitgestuurd worden naar een eindgebruiker in een bepaalde status komt.

Definieer hiervoor ook een:

  • Een leenstaat (met de parameter Bericht aangevinkt)
  • Een stijldefinitie (en doe de nodige aanpassingen in de nodige stijlgroepen)
Standaard adres types voor correspondentie

Geef hier aan welk type van correspondentie gewenst is voor communicatie uitgestuurd naar een eindgebruiker als gevolg van het terecht komen in een bepaalde status

Geef de adrestypes in voor het uitsturen van brieven, in volgorde van belang, gescheiden door een komma. U kan ook gebruik maken van de termen ‘email’ om e-mailberichten uit te sturen. Gebruik emailonly om ENKEL mails te sturen.

Wanneer deze parameter gelijk is voor alle eindgebruikersklassen binnen een eindgebruikerssysteem, dan kan deze ook ingevuld worden ter hoogte van het eindgebruikerssysteem

Mag de gebruiker rss-feeds ontvangen?
Vink aan indien wanneer de eindgebruikers van deze klasse RSS feeds mogen ontvangen ter alertering van de aanmaak van bepaald drukwerk. (Een zelfde vinkje bestaat ter hoogte van de gewenste Leenstaat)
Intro voor zelf verlengen door een eindgebruiker (NEFDU)
Geef hier een inleidende tekst in die getoond wordt wanneer de lezer via de desktop het overzicht opvraagt van de te verlengen objecten. Deze tekst vul je best ook in voor de gebruikersklassen voor wie het zelf verlengen niet van toepassing is (= service SVER is niet opgenomen als service). Op die manier wordt een passende foutboodschap getoond wanneer een dergelijke gebruiker toch zijn materialen zou willen verlengen. Doe dit voor alle talen waarin de desktop beschikbaar is.
Intro voor tonen circulatielijst door een eindgebruiker (NEFDU)
Geef hier een inleidende tekst in die getoond wordt wanneer de lezer via de desktop het overzicht opvraagt van de circulatielijsten waarop hij/zij is ingeschreven. Doe dit voor alle talen waarin de desktop beschikbaar is.
Algemene intro voor online bestellingen (NEFDU)
Geef hier een inleidende tekst in die getoond wordt wanneer de lezer via de desktop een documentaanvraag plaatst (om te reserveren, een magazijnaanvraag te plaatsen of een IBL aanvraag te doen). Deze tekst vul je best ook in voor de gebruikersklassen voor wie het aanvragen van documenten niet van toepassing is (= service MAG is niet opgenomen als service). Op die manier wordt een passende foutboodschap getoond wanneer een dergelijke gebruiker toch zijn materialen zou willen verlengen.
Opmerking bij plaatsen van magazijnaanvraag (NEFDU)
Een eindgebruiker kan via 1 button in de OPAC een documentaanvraag plaatsen. Afhankelijk van de context zal dit leiden tot een reservatie, een magazijnaanvraag of een IBL-aanvraag of een reserveringsaanvraag. Geef in dit veld een tekst in die getoond wordt als een extra opmerking in het aanvraagformulier wanneer de lezer via de desktop een documentaanvraag plaatst en een magazijnaanvraag tot de opties behoort.
Intro voor IBL door een eindgebruiker (NEFDU)
Een eindgebruiker kan via 1 button in de OPAC een documentaanvraag plaatsen. Afhankelijk van de context zal dit leiden tot een reservatie, een magazijnaanvraag of een IBL-aanvraag of een reserveringsaanvraag. Geef in dit veld een tekst in die getoond wordt in het aanvraagformulier wanneer de lezer via de desktop een documentaanvraag plaatst en een IBL-aanvraag tot de opties behoort. Doe dit voor alle talen waarin de OPAC beschikbaar is.
Intro voor online reservering (NEFDUN)
Een eindgebruiker kan via 1 button in de OPAC een documentaanvraag plaatsen. Afhankelijk van de context zal dit leiden tot een reservatie, een magazijnaanvraag of een IBL-aanvraag of een reserveringsaanvraag. Geef in dit veld een tekst in die getoond wordt in het aanvraagformulier wanneer de lezer via de desktop een documentaanvraag plaatst en een reservering tot de opties behoort. Doe dit voor alle talen waarin de OPAC beschikbaar is.
Intro voor online magazijnbestellingen (NEFDU)
Een eindgebruiker kan via 1 button in de OPAC een documentaanvraag plaatsen. Afhankelijk van de context zal dit leiden tot een reservatie, een magazijnaanvraag of een IBL-aanvraag of een reserveringsaanvraag. Geef in dit veld een tekst in die getoond wordt in het aanvraagformulier wanneer de lezer via de desktop een documentaanvraag plaatst en een magazijnaanvraag tot de opties behoort. Doe dit voor alle talen waarin de OPAC beschikbaar is.
IR-identifier
Geef hier de IR-identifier (de identifier van het IR regelwerk) in die als basis moet dienen voor de loi van het artikel dat eindgebruikers deponeren via de desktop. Deze parameter zorgt mee voor de automatische creatie van een record in dat regelwerk.
“Geen IR” mededeling (N)
Geef hier de mededeling in die eindgebruikers, die geen documenten mogen deponeren via de desktop (eigenschap van de gebruikersklasse), te zien krijgen wanneer ze deze service aanklikken. Doe dit voor alle talen waarin de desktop beschikbaar is.
Intro voor online reserveringsaanvragen (N)
Een eindgebruiker kan via 1 button in de OPAC een documentaanvraag plaatsen. Afhankelijk van de context zal dit leiden tot een reservatie, een magazijnaanvraag of een IBL-aanvraag of een reserveringsaanvraag. Geef in dit veld een tekst in die getoond wordt in het aanvraagformulier wanneer de lezer via de desktop een documentaanvraag plaatst en een reserveringsaanvraag tot de opties behoort. Doe dit voor alle talen waarin de OPAC beschikbaar is.

1.2.4. Beheer van tijdsklassen

Het ogenblik waarop de leentransactie plaatsheeft, kan een bepalend element zijn. We denken hier bijvoorbeeld aan weekend-leen die ingaat elke vrijdag om 16 u.

Deze optie kan worden gebruikt als materialen die in principe niet kunnen worden geleend (bijv. woordenboeken of andere referentiewerken), toch de bibliotheek mogen verlaten vrijdag na 16 u en dit tot de eerste openingsdag na het weekend. Met behulp van de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Tijdsklassen [link] wordt een lijst van de tijdskritische elementen beheerd. Op het ogenblik dat een bepaald tijdstip wordt bereikt, zal de leensoftware automatisch met dit tijdselement rekening gaan houden. Indien tijdskritische elementen geen rol spelen in het leensysteem, wordt deze optie open gelaten.

Een tijdsklasse wordt gedefinieerd door volgende data-elementen:

Identificatie
Geef een code voor de objectklasse. Zorg ervoor dat die code ook de identificatie van het leensysteem bevat. Verplicht is dat niet, maar het maakt de interpretatie van de objectklassen in het overzicht wel gemakkelijker.
Titel

Geef een verwoording van de objectklasse. Laat de verwoording ook beginnen met de afkorting van het leensysteem. Voorbeeld

UA-N: UA normale leen
Code
Het veld Code bevat de M-functie die in de leensoftware wordt opgeroepen. Deze M-functie heeft 2 parameters (leensysteem, een tijdsaanduiding in $H-formaat). De functie is 1 indien het tijdstip in de tijdsklasse valt en 0 indien daarbuiten.

1.2.5. Beheer van externe klassen

Externe factoren kunnen een invloed hebben op de leentransactie. Het gaat hier om factoren die niet kunnen worden afgeleid uit het object, de eindgebruiker of de tijd, maar die op het ogenblik van de leen op expliciete wijze aan Brocade dienen meegedeeld te worden.

We denken hier bijvoorbeeld aan consultatieleen: een boek dat uit het magazijn werd opgevraagd, wordt aan de lezer ter consultatie overhandigd en krijgt een leentermijn van 1 dag.

Met behulp van de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Externe klassen [link] wordt een lijst van de externe elementen beheerd.

Een externe klasse wordt gedefinieerd door volgende data-elementen:

Identificatie
Geef een code voor de objectklasse. Zorg ervoor dat die code ook de identificatie van het leensysteem bevat. Verplicht is dat niet, maar het maakt de interpretatie van de objectklassen in het overzicht wel gemakkelijker.
Titel

Geef een verwoording van de objectklasse. Laat de verwoording ook beginnen met de afkorting van het leensysteem. Voorbeeld

UA-N: UA normale leen
Teruggave termijn bij ontstentenis
Geef hier een uitleentermijn in die gebruikt kan worden om de dag van teruggave te berekenen wanneer geen leentermijn opgegeven ter hoogte van de Leenparameters (voor deze externe klasse).

1.2.6. Beheer van gebruikersgebeurtenissen

De leensoftware wordt gestuurd door gebruikersgebeurtenissen. Onder deze gebeurtenissen verstaan we allerlei transacties die typisch in een leenomgeving thuishoren:

Lenen van materialen (incl. innen van leengelden). Verlengen van geleende materialen. Reserveren van objecten.

In dit formulier worden, per gebruikersgebeurtenis, de parameters opgesomd die een rol spelen.

Daarna dienen, voor elk van de gebeurtenissen en afhankelijk van de objectklasse, gebruikersklasse, externe klasse en tijdsklasse, de eigenlijke parameters vastgelegd - en die gelden dan voor het hele leensysteem en alle instellingen die het gebruiken. Het vastleggen van deze parameters gebeurt in de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Leenparameters [link], hierna beschreven.

1.2.7. Beheer van de leenparameters

Leenparameters worden vastgelegd met behulp van tabellen. Voor elk leensysteem bestaat er een afzonderlijke tabel. Deze tabellen zijn als volgt gestructureerd:

Kolommen
In de kolommen worden de gebeurtenissen (bijv. lenen, verlengen, reserveren) uit het leensysteem genoteerd, samen met de te definiëren parameter (bijvoorbeeld voor leen: leengeld per object, maximum aantal, uitleentermijn, enzovoort). De gebeurtenissen worden vastgelegd in de functie Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Gebruikersgebeurtenissen [link].
Rijen
In de rijen wordt telkens een kwartet gegeven, dit is een combinatie van gebruikersklasse, objectklasse, tijdsklasse en externe klasse.

Hoe meer klassen worden bepaald, hoe complexer de tabel wordt. Als in een leensysteem wordt gewerkt met 5 gebruikersklassen, 5 objectklassen, 2 tijdsklassen en 2 externe klassen, levert dit in totaal dus 5 x 5 x 2 x 2 of 100 rijen op. Dit betekent dus dat per gebeurtenis 100 waarden moeten worden ingegeven.

Om parameters te bekijken/te bewerken ga je als volgt te werk.

  1. Kies een formaat waarin je de gegevens wil bekijken/bewerken

    • CSV: CSV is een bestandsformaat dat gemakkelijk in een rekenbladprogramma zoals Excel kan worden geladen. Als je deze optie kiest, kan je nadien het resultaat bewaren via de File - Save As functie van je browser. Bewaar het bestand als een CSV-bestand op je harde schijf. Lees vervolgens het bestand in met Excel of een andere rekenbladprogramma. Pas de nodige parameters aan en laad het bestand terug op.
    • HTML: Kies voor de uitvoeroptie HTML als je de parameters onmiddellijk wil bekijken zonder ze te willen wijzigen.
    • HTML form: Kies voor de uitvoeroptie HTML form als je de parameters onmiddellijk wil bekijken EN wijzigen.
  2. Kies een leensysteem: Kies het leensysteem dat je wil parametriseren. Afhankelijk van je autorisatie kan je toegang hebben tot leensystemen van verschillende instellingen. Je kan maar één leensysteem tegelijkertijd selecteren.

  3. Kies de gebeurtenis(sen): Maak een keuze uit de gebeurtenissen (uitlenen, verlengen, reserveren) die je wil parametriseren. Als je alle gebeurtenissen wil parametriseren, vul je niets in.

  4. Kies de eindgebruikersklasse(n): Maak een keuze uit de eindgebruikersklassen die je wil parametriseren. Als je alle klassen wil parametriseren, vul je niets in. Je kan hier ook werken met de wildcard * (bijvoorbeeld UA* om alle klassen met betrekking tot de UA te verkrijgen).

  5. Kies de objectklasse(n): Maak een keuze uit de objectklassen die je wil parametriseren. Als je alle klassen wil parametriseren, vul je niets in. Je kan desgewenst werken met de wildcard * (bijvoorbeeld CD* om alle klassen met betrekking tot muziek CD’s te verkrijgen).

  6. Kies de tijdsklasse(n): Maak een keuze uit de tijdsklassen die je wil parametriseren. Als je alle klassen wil parametriseren, vul je niets in. Je kan desgewenst werken met de wildcard * .

  7. Kies de externe klasse(n): Maak een keuze uit de externe klassen die je wil parametriseren. Als je alle klassen wil parametriseren, vul je niets in. Je kan desgewenst werken met de wildcard * .

Als je alle gegevens hebt ingevuld, klik je op de knop Registreer om de tabellen op het scherm te brengen of te downloaden.

Vervolgens kunnen de leenparameters per gebeurtenis worden vastgelegd:

Uitleen

uitleen ktrans

Geef hier de code voor de kassatransactie die dient aangerekend telkens een gebruiker een object van een bepaalde klasse uitleent. Codes voor kassatransacties worden beheerd in de toepassing Leen ‣ Leen - Kasverrichtingen ‣ Beheer van de kastransactiecodes [link].

eu obj time Extern uitleen ktrans
UA-K UA-N UA-N UA-N UA-leen

Dit betekent: in de context van een normale leen (externe klasse = UA-N) en normale tijdsklasse (time = UA-N) moet een eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) bij het uitlenen van een normaal object (objectklasse = UA-N) een bedrag betalen zoals vastgelegd in kassatransactiecode (ktrans) van het type UA-leen (leengeld geldig in het UA leensysteem).

uitleen limit [= Maximum aantal uitleningen]

Geef hier het maximum aantal objecten dat een gebruiker binnen de geldigheid van zijn/haar lenerspas in zijn/haar bezit mag hebben. Deze parameter is enkel van belang wanneer in het leensysteem Worden subtotalen bijgehouden per geldigheidsperiode van de lenerskaart? (Nodig voor strippenkaarten) staat aangevinkt.

eu obj time Extern uitleen limit
UA-K UA-N UA-N UA-N 5

Dit betekent: in de context van een normale leen (externe klasse = UA-N) en normale tijdsklasse (time = UA-N) mag een eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) maximum 5 objecten van de objectklasse UA-N uitlenen binnen de geldigheidsperiode van zijn/haar lenerspas.

uitleen max

Geef hier het maximum aantal objecten dat een gebruiker op een gegeven ogenblik in zijn bezit mag hebben.

eu obj time extern uitleen max
UA-K UA-N UA-N UA-N 5

Dit betekent: in de context van een normale leen (externe klasse = UA-N) en normale tijdsklasse (time = UA-N) mag een eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) maximum 5 objecten van de objectklasse UA-N in zijn bezit hebben.

uitleen minktrans
Geef hier in vanaf welk object een gebruiker binnen de geldigheid van zijn/haar lenerspas een kost wordt aangerekend. Deze parameter is enkel van belang wanneer in het leensysteem Worden subtotalen bijgehouden per geldigheidsperiode van de lenerskaart? (Nodig voor strippenkaarten) staat aangevinkt.
eu obj time Extern uitleen minktrans
UA-K UA-N UA-N UA-N 5

Dit betekent: in de context van een normale leen (externe klasse = UA-N) en normale tijdsklasse (time = UA-N) wordt een eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) vanaf het 5 de object van de objectklasse UA-N een kost aangerekend en dit binnen de geldigheidsperiode van zijn/haar lenerspas.

uitleen time

Geef hier de code voor de uitleentermijn die dient berekend telkens een gebruiker een object van een bepaalde klasse uitleent. Codes voor uitleentermijnen worden beheerd in de functie Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Uitleentermijnen [link].

eu obj time extern uitleen time
UA-K UA-N UA-N UA-N UA-21

Dit betekent: in de context van een normale leen (externe klasse = UA-N) en normale tijdsklasse (time = UA-N) mag een eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) een normaal object (objectklasse = UA-N) uitlenen voor een termijn vastgelegd in de code UA-21 (dit is 21 dagen).

Verlengen

verleng ktrans

Geef hier de code voor de kassatransactie die dient aangerekend telkens een gebruiker een object van een bepaalde klasse verlengt. Codes voor kassatransacties worden beheerd in de functie Leen ‣ Leen - Kasverrichtingen ‣ Beheer van de kastransactiecodes [link].

eu obj time extern verleng ktrans
UA-K UA-N UA-N UA-N UA-leen

Dit betekent: in de context van een normale leen (externe klasse = UA-N) en normale tijdsklasse (time = UA-N) moet een eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) bij het verlengen van een normaal object (objectklasse = UA-N) een bedrag betalen zoals vastgelegd in kassatransactiecode (ktrans) van het type UA-leen (leengeld geldig in het UA leensysteem).

verleng max

Geef hier het maximum aantal keren dat een gebruiker een object van een bepaalde klasse mag verlengen.

eu obj time extern verleng max
UA-K UA-N UA-N UA-N 3

Dit betekent: in de context van een normale leen (externe klasse = UA-N) en normale tijdsklasse (time = UA-N) mag een eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) een object van de objectklasse UA-N maximum 3 keer verlengen.

verleng time

Geef hier de code voor de termijn waarmee de leen van een object van een bepaalde klasse kan worden verlengd. Codes voor verlengtermijnen worden beheerd in de functie Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Uitleentermijnen [link].

eu obj time extern verleng time
UA-K UA-N UA-N UA-N UA-21

Dit betekent: in de context van een normale leen (externe klasse = UA-N) en normale tijdsklasse (time = UA-N) mag een eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) een normaal object (objectklasse = UA-N) verlengen voor een termijn vastgelegd in de code UA-21 (dit is21 dagen).

Als je niets invult, neemt Brocade de leentermijn over zoals die geldt voor de combinatie gebruikersklasse/objectklasse.

Reserveren

reserveer ktransl

Geef hier de code voor de kassatransactie die dient aangerekend telkens er voor een gebruiker een reservatie wordt geplaatst op een uitgeleend object. Codes voor kassatransacties worden beheerd in de functie Leen ‣ Leen - Kasverrichtingen ‣ Beheer van de kastransactiecodes [link].

eu obj time extern reserveer ktransl
UA-K UA-N UA-N UA-N UA-res

Dit betekent: in de context van een normale leen (externe klasse = UA-N) en normale tijdsklasse (time = UA-N) moet een eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) bij het reserveren van een uitgeleend object (objectklasse = UA-N) een bedrag betalen zoals vastgelegd in kassatransactiecode (ktrans) van het type UA-res (reservatiekost geldig in het UA leensysteem).

reserveer ktransn

Geef hier de code voor de kassatransactie die dient aangerekend telkens er voor een gebruiker een reservatie wordt geplaatst op een niet-uitgeleend object. Codes voor kassatransacties worden beheerd in de functie Leen ‣ Leen - Kasverrichtingen ‣ Beheer van de kastransactiecodes [link].

eu obj time extern reserveer ktransn
UA-K UA-N UA-N UA-N UA-res

Dit betekent: in de context van een normale leen (externe klasse = UA-N) en normale tijdsklasse (time = UA-N) moet een eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) bij het reserveren van een niet-uitgeleend object (objectklasse = UA-N) een bedrag betalen zoals vastgelegd in kassatransactiecode (ktrans) van het type UA-res (reservatiekost geldig in het UA leensysteem).

reserveer maxres

Geef hier het maximum aantal reservaties dat een gebruiker op een gegeven ogenblik kan hebben uitstaan. Dit maximum maakt geen onderscheid tussen het al of niet uitgeleend zijn van gereserveerde objecten.

eu obj time extern reserveer maxres
UA-K UA-N UA-N UA-N 6

Dit betekent: in de context van een normale leen (externe klasse = UA-N) en normale tijdsklasse (time = UA-N) mag een eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) maximum 6 reservaties hebben uitstaan. Het speelt daarbij geen rol of de gereserveerde objecten beschikbaar of uitgeleend zijn.

reserveer maxresl

Geef hier het maximum aantal reservaties dat een gebruiker op een gegeven ogenblik kan hebben uitstaan op uitgeleende objecten.

eu obj time extern reserveer maxresl
UA-K UA-N UA-N UA-N 3

Dit betekent: in de context van een normale leen (externe klasse = UA-N) en normale tijdsklasse (time = UA-N) mag een eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) maximum 3 reservaties hebben uitstaan op uitgeleende objecten.

reserveer maxresn

Geef hier het maximum aantal reservaties dat een gebruiker op een gegeven ogenblik kan hebben uitstaan op niet-uitgeleende objecten.

eu ob time extern reserveer maxresl
UA-K UA-N UA-N UA-N 3

Dit betekent: in de context van een normale leen (externe klasse = UA-N) en normale tijdsklasse (time = UA-N) mag een eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) maximum 3 reservaties hebben uitstaan op niet-uitgeleende objecten.

1.2.8. Beheer van de leenstaten

Geleende objecten kunnen doorheen de tijd van status veranderen. Het meest typische voorbeeld hier is het niet tijdig terugbrengen van uitgeleende materialen. Hierdoor kan het object een status krijgen als te laat. Die status kan op zijn beurt acties teweegbrengen bij objecten (bijv. uitsturen van een rappel, aanrekenen van een boete) en bij gebruikers (bijv. automatische uitsluiting).

De overgang van de ene leenstaat naar de andere wordt geregeld door een controleprogramma dat elke nacht loopt en alle uitgeleende objecten controleert. Brocade beslist om de leenstatus van een uitgeleend object te wijzigen op basis van meta-informatie zoals die werd vastgelegd in:

  • Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Parameters voor de leenacties [link]: hier wordt beslist over de acties die Brocade moet ondernemen wanneer een object een bepaalde status bereikt.
  • Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Leenstaten [link]: hier wordt beslist over het ogenblik waarop de status dient aangepast. Bijvoorbeeld wanneer een object de status Maak een eerste rappel klaar krijgt één dag na het verstrijken van de leentermijn.

De toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Leenstaten [link] laat dus toe om leenstaten te definiëren. Eens de leenstaten vastgelegd zijn, dient de sequentie ervan toegevoegd te worden aan het leensysteem (zie Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Leensystemen [link]).

Een leenstaat wordt gedefinieerd door volgende data-elementen:

Identificatie
Geef een code voor de leenstaat. Zorg ervoor dat die code ook de identificatie van het leensysteem bevat. Verplicht is dat niet, maar het maakt de interpretatie van de leenstaten in het overzicht wel gemakkelijker.
Titel
Kies een verwoording die duidelijk de leenstatus weergeeft.
Code

Dit is een M-expressie die uitrekent wanneer deze staat bereikt wordt. Het controleprogramma dat ‘s nachts loopt om de overgang van de leenstaten te regelen, maakt gebruik van deze M-code. Er zijn een aantal variabelen pre-gedefinieerd:

  • RDvwdays = werkdagen tot de vervaldag
  • RDvcdays = kalenderdagen tot de vervaldag
  • RDpdate = de datum waarop de vorige staat bereikt werd
  • RDwdays = het aantal werkdagen sinds de vorige staat tot en met vandaag
  • RDcdays = het aantal kalenderdagen sinds de vorige status tot en met vandaag
  • RDlnsys = het leensysteem

Een aantal voorbeelden:

UA-VB-pre
UA - Verwittigingsbrief trimesterleen
RDvwdays<15
Als het aantal werkdagen tussen vandaag en de vervaldag van het uitgeleend object kleiner is dan 15, komt het object in de status Verwittigingsbrief trimesterleen terecht. M.a.w. een verwittigingsbrief voor de trimesterleen wordt klaargezet 15 dagen voor het verstrijken van de leentermijn.
UA-R1-pre
UA - Eerste rappel
RDvwdays<0
Als het aantal werkdagen tussen vandaag en de vervaldag van het uitgeleend object kleiner is dan 0, komt het object in de status Eerste rappel terecht. M.a.w. een eerste rappel wordt klaargezet 1 dag na het overschrijden van de leentermijn.
UA-B1
UA - Eerste boete
RDwdays>5
Als het aantal werkdagen tussen vandaag en de dag waarop de vorige status was bereikt groter is dan 5, komt het object in de status Eerste boete terecht. Wat de vorige leenstatus was, hangt volledig af van de sequentie van leenstaten zoals vastgelegd in het Beheer van het leensysteem. Als die vorige status bijv. UA-R1 zou zijn geweest (Eerste rappel is verstuurd) betekent dit dat een eerste boete wordt aangerekend 5 werkdagen na het versturen van de eerste rappel.
Afdruktype

Gebruik deze optie om een leenstaat te koppelen aan een autonome printstaat. Het meeste drukwerk (zoals eerste rappel, tweede rappel, derde rappel, etc.) wordt automatisch aangemaakt op het ogenblik dat het leensysteem de status van de uitgeleende objecten controleert. Drukwerk moet echter ook geproduceerd kunnen worden los van die controle, m.a.w. op autonome wijze. Dat is het geval voor:

  • Gereserveerde objecten die worden ingeleverd: op het ogenblik van inlevering mag er een verwittigingsbrief voor klaarstaande reservatie naar de reservatiehouder worden gestuurd.
  • Klaarstaande IBL-boeken: op het ogenblik dat een IBL-boek wordt geleverd, mag er een verwittigingsbrief naar de aanvrager worden klaargezet.

Brocade dient dus te weten welk drukwerk dient aangemaakt voor een autonome printstaat. Vul daarom in:

  • rsvw = voor afdruk van de brief voor klaarstaande reservatie
  • ibl = voor afdruk van de brief voor klaarstaande IBL.
Bericht

Vink deze optie aan indien vanuit de leenstaat drukwerk dient geproduceerd te worden.

In dat geval wordt ook de overgang van de ene staat naar de andere geregeld door de toepassing zelf, nl. op het moment dat het drukwerk wordt gegenereerd. Dit is het geval voor de overgang van de status Rappel wordt klaargezet naar Rappel is verstuurd.

Een voorbeeld:

UA-R1-pre
UA - Eerste rappel
RDvwdays<0
Een eerste rappel wordt klaargezet 1 dag na het overschrijden van de leentermijn.
UA-R1
UA - Eerste rappel verstuurd
[niets ingegeven]
De overgang van status UA-R1-pre naar UA-R1 wordt automatisch geregeld door het programma dat het drukwerk klaarzet. Als het drukwerk is aangemaakt, wordt de status automatisch gewijzigd.
Is de overgang naar deze staat mogelijk op een verlofdag?

Zoals eerder gezegd wordt de overgang van de ene leenstaat naar de andere geregeld door een controleprogramma dat elke nacht loopt en alle uitgeleende objecten controleert. In een aantal gevallen is het echter niet opportuun dat er een overgang wordt gemaakt naar een volgende leenstaat. Dat is zo voor het afdrukken van rappels. Voor elk type van rappel (1ste, 2de, 3de rappel) bestaan er twee leenstaten:

  • Leenstaat die zegt Zet de rappel klaar bijv. UA-R1-pre.
  • Leenstaat die zegt De rappel werd klaargemaakt, bijv. UA-R1.

Als we willen vermijden dat er rappels voor afdruk worden klaargezet op het ogenblik dat de bibliotheek gesloten is (weekend, vakantiedagen), vinken we de optie Is de overgang naar deze staat mogelijk op een verlofdag? bij de status UA-R1-pre NIET aan. Dit betekent dus dat Brocade op een sluitingsdag geen rappels zal produceren.

De overgang van UA-R1-pre naar UA-R1 wordt automatisch door het systeem geregeld op het ogenblik dat het drukwerk wordt gemaakt. Dit betekent dat de optie Is de overgang naar deze staat mogelijk op een verlofdag? bij de status UA-R1 WEL dient aangevinkt.

Stel dat de bibliotheek op zaterdag gesloten is. Als Brocade voor een lezer een rappel heeft klaargemaakt (status = UA-R1-pre) op een vrijdag, dan zal het systeem in de nacht van vrijdag op zaterdag de status van deze lezer automatisch wijzigen van UA-R1-pre naar UA-R1, want de optie Is de overgang naar deze staat mogelijk op een verlofdag? werd aangevinkt.

Beperk correspondentietypes tot
Geef de adrestypes in (gescheiden door een komma).
Heeft deze staat een rss-feed?
Vink aan indien de aanmaak van drukwerk, gestuurd vanuit deze leenstaat, mag leiden tot de creatie van een RSS feed. Een verdere verfijning op basis van de gebruikerklasse behoort tot de mogelijkheden.

Tenslotte kunnen leenstaten ook gekoppeld worden aan acties die ondernomen moeten worden. Zo kan voor het uitsturen van een eerste rappel een kost worden aangerekend of kan een lezer automatisch van de leen worden uitgesloten op het ogenblik dat een derde rappel wordt verstuurd. Deze leenacties worden gedefinieerd via de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Codes voor leenacties [link] en worden geparametriseerd met behulp van de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Parameters voor de leenacties [link].

1.2.9. Beheer van de parameters voor de leenacties

Geleende objecten kunnen doorheen de tijd van status veranderen. Het meest typische voorbeeld hier is het niet tijdig terugbrengen van uitgeleende materialen. Hierdoor kan het object een status krijgen als te laat. Die status kan op zijn beurt acties teweeg brengen bij objecten

  • uitsturen van een rappel
  • aanrekenen van een boete

en bij gebruikers

  • automatische uitsluiting

Er is dus een onderscheid tussen het ogenblik waarop een object een bepaalde status bereikt enerzijds (bijv. boek is 1 dag te laat), en de acties die Brocade moet ondernemen wanneer een object een bepaalde status heeft (bijv. het versturen van een eerste rappel).

De overgang van de ene leenstaat naar de andere wordt geregeld door een controleprogramma dat elke nacht loopt en alle uitgeleende objecten controleert. Brocade beslist om de leenstatus van een uitgeleend object te wijzigen en bijkomende acties te ondernemen. Die beslissingen worden genomen op basis van meta-informatie zoals die werd vastgelegd in:

  • Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Leenstaten [link]:

    Hier wordt beslist over het ogenblik waarop de status dient aangepast. Voorbeeld :

    Een object krijgt de status Maak een eerste rappel klaar één dag na het verstrijken van de leentermijn.

  • Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Parameters voor de leenacties [link]:

    Hier wordt beslist over de acties die Brocade moet ondernemen wanneer een object een bepaalde status bereikt.

We gaan nu dieper in op de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Parameters voor de leenacties [link]. Deze optie laat toe om in een tabel de leenacties per leensysteem volledig te parametriseren. Bovendien kan je via dit menu een hele set van parameters uploaden (daarvoor maak je uiteraard eerst de keuze van het juiste leensysteem).

Voor elk leensysteem bestaat er een afzonderlijke tabel. Deze tabellen zijn als volgt gestructureerd:

  • Eerste twee kolommen: In de eerste twee kolommen wordt steeds de combinatie gebruikersklasse (eu) en leenstaat (state) gegeven.
  • Derde en volgende kolommen: In de derde en elke volgende kolom worden de parameters gegeven die aangeven welke acties dienen ondernomen indien gebruikers van een bepaalde klasse (eu) in een bepaalde status (state) terechtkomen (bijv. aanrekenen van boete).

Om parameters van de leenacties te bekijken/te bewerken ga je als volgt te werk:

  1. Kies een formaat waarin je de gegevens wil bekijken/bewerken
  • CSV: CSV is een bestandsformaat dat gemakkelijk in een rekenbladprogramma zoals Excel kan worden geladen. Als je deze optie kiest, kan je nadien het resultaat bewaren via de File - Save As functie van je browser. Bewaar het bestand als een CSV-bestand op je harde schijf. Lees vervolgens het bestand in met Excel of een ander rekenbladprogramma. Pas de nodige parameters aan en laad het bestand terug op.
  • HTML: Kies voor de uitvoeroptie HTML als je de parameters onmiddellijk wil bekijken zonder ze te willen wijzigen.
  • HTML form: Kies voor de uitvoeroptie HTML form als je de parameters onmiddellijk wil bekijken en wijzigen.
  1. Kies een leensysteem: Kies het leensysteem dat je wil parametriseren. Afhankelijk van je autorisatie kan je toegang hebben tot leensystemen van verschillende instellingen. Je kan maar één leensysteem tegelijkertijd selecteren.
  2. Kies de eindgebruikersklasse(n): Maak een keuze uit de eindgebruikersklassen die je wil parametriseren. Als je alle klassen wil parametriseren, vul je niets in. Je kan desgewenst werken met de wildcard * (bijv. UA* om alle klassen m.b.t. UA te verkrijgen)
  3. Kies de leenstaat(-staten): Maak een keuze uit de leenstaten die je wil parametriseren. Als je alle leenstaten wil parametriseren, vul je niets in.

Als je alle gegevens hebt ingevuld, klik je op de knop Registreer om de tabellen op het scherm te brengen, resp. te downloaden.

Volgende leenacties zijn beschikbaar

kenter

Geef hier de kassatransactiecode die dient toegekend wanneer een gebruiker een bepaalde status bereikt.

eu state kenter
UA-K UA-R1-pre UA-RA1

Dit betekent: wanneer een eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) terecht komt in de status UA-R1-pre (een eerste rappel voor verzending wordt klaargemaakt), wordt hem/haar bedrag aangerekend, vastgelegd in de kassatransactiecode UA-RA1.

kleave

Geef hier de kassatransactiecode die dient toegekend wanneer een gebruiker een bepaalde status verlaat.

eu state kleave
UA-K UA-R1-pre UA-RA1

Dit betekent: wanneer e en eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) de status UA-R1-pre (een eerste rappel voor verzending wordt klaargemaakt) verlaat, wordt hem bedrag aangerekend, vastgelegd in de kassatransactiecode UA-RA1.

kremain

Geef hier de kassatransactiecode die dient toegekend wanneer een gebruiker een bepaalde status behoudt.

eu state kremain
UA-K UA-R1-pre UA-RA1

Dit betekent: zolang een eindgebruiker (gebruikersklasse eu = UA-K) de status UA-R1-pre (een eerste rappel voor verzending wordt klaargemaakt) behoudt, wordt hem telkens opnieuw een bedrag aangerekend, vastgelegd in de kassatransactiecode UA-RA1.

message

Deze actie resulteert in het versturen van een boodschap naar de eindgebruiker. Vul hier een sequentie van mogelijke adrestypes in. Mogelijke waarden zijn:

  • e-mail: er wordt een bericht verstuurd naar het e-mailadres van de eindgebruiker

  • kot: er wordt een bericht gestuurd naar het kotadres van de gebruiker

  • werk: er wordt een bericht gestuurd naar het werkadres van de gebruiker

  • thuis: er wordt een bericht gestuurd naar het thuisadres van de gebruiker.

    De volgorde waarin de adrestypes genoteerd worden, is belangrijk: Brocade zal afhankelijk van de adressen die voor een bepaalde gebruiker bestaan, het eerste beschikbare adres uit de sequentie selecteren om de boodschap uit te sturen.

eu state message
UA-K UA-R1-pre e-mail,kot,werk,thuis

Dit betekent: Brocade zal voor een eindgebruiker een eerste rappel klaarmaken voor verzending via e-mail indien de gebruiker een e-mail adres heeft. Zo niet wordt de rappel als pdf document klaargemaakt met adressering naar het kotadres. Als er geen kotadres is, wordt het werkadres genomen. Als ook dat niet beschikbaar is, wordt de brief klaargemaakt met adressering naar het thuisadres. Als in het gebruikersrecord geen adres is ingegeven, zullen de brieven worden samengebracht in een restcategorie. Zie Afdrukken en versturen van correspondentie.

perobject

Deze optie kan worden gebruikt om aan te geven dat een bepaalde actie dient herhaald te worden voor alle objecten die een gebruiker op een gegeven ogenblik in zijn bezit heeft.

eu state kenter perobject
UA-K UA-B1 UA-BOE kenter

Dit betekent: Wanneer een eindgebruiker (eu = UA-K) terecht komt in de status UA-B1 (eerste boete), dan wordt hem een kost aangerekend zoals vastgelegd in de kassatransactiecode UA-BOE. Die actie (kenter) wordt herhaald voor elk object (perobject) dat de gebruiker in zijn bezit heeft, elk object waarop een boete verschuldigd is.

skip

Deze optie kan worden gebruikt om aan te geven dat een bepaalde actie niet dient plaats te hebben voor objecten van een bepaalde klasse.

eu state kenter skip
UA-K UA-B1 UA-BOE UA-I

Dit betekent: Wanneer een eindgebruiker (eu = UA-K) terecht komt in de status UA-B1 (eerste boete), dan wordt hem een kost aangerekend zoals vastgelegd in de kassatransactiecode UA-BOE. Die actie (kenter) is echter niet van toepassing indien het een object van het type UA-I betreft. Met andere woorden voor IBL-boeken die niet op tijd worden teruggebracht, wordt geen boete aangerekend.

eu state kenter skip
UA-U UA-B1  

Een lezer met uitgebreide leen (eu = UA-U) kan nooit een status UA-B1 bereiken. Het sterretje geeft aan dat de status moet worden overgeslagen voor objecten van om het even welke klasse.

eu state skip
LUC-P LUC-R1-pre LUC-N,LUC-G

Dit betekent: Voor een personeelslid van LUC (eu = LUC-P) zal een eerste rappel (LUC-R1-pre) nooit worden klaargemaakt voor objecten van de klasse LUC-N en LUC-G.

xenter

Gebruik deze optie om een bijkomende actie te forceren wanneer een gebruiker in een bepaalde status terecht komt. Een voorbeeld hiervan is de automatische uitsluiting van de gebruiker op het ogenblik dat hij een derde rappel krijgt. In het invulvakje dient de code van een bestaande leenactie te worden ingevuld. Deze codes worden beheerd met de optie Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Codes voor leenacties [link].

eu state xenter
LUC-S LUC-R3-pre LUC-blok30

Dit betekent: Wanneer een derde rappel wordt klaargezet (LUC-R3-pre) voor een eindgebruiker (eu = LUC-S), wordt deze eindgebruiker voor een periode van 30 dagen uitgesloten van de leen. De automatische uitsluiting voor een periode van 30 dagen ligt vervat in de leenactie code LUC-blok30. Let wel: in dit voorbeeld gaat die schorsingsperiode in op het ogenblik dat voor de lezer een derde rappel wordt klaargezet. De schorsingsperiode blijft duren ook als de gebruiker ondertussen zijn boeken terug binnenbrengt.

xleave

Gebruik deze optie om een bijkomende actie te forceren wanneer een gebruiker een bepaalde status verlaat.

eu state xenter xremain xleave
LUC-S LUC-R3 LUC-blok30 LUC-blok 30 LUC-free

Dit betekent hetzelfde als hierboven. Verschil is nu dat wanneer de gebruiker zijn boeken terug inlevert (en dus de status van derde rappel verlaat) de actie code LUC-free van toepassing is. Die code maakt dan dat de uitsluiting van de leen ongedaan wordt gemaakt.

xremain

Gebruik deze optie om een bijkomende actie te forceren wanneer een gebruiker een bepaalde status behoudt.

eu state xenter xremain
LUC-S LUC-R3 LUC-blok30 LUC-blok30

Dit betekent: Wanneer een derde rappel werd verstuurd (LUC-R3) naar een eindgebruiker (eu = LUC-S), wordt deze LUC-student voor een periode van 30 dagen uitgesloten van de leen. M.a.w. zolang de gebruiker zijn boeken niet terugbrengt (en dus zijn status van derde rappel behoudt) zal Brocade steeds opnieuw de lezer een schorsingsperiode aanrekenen. De schorsingsperiode schuift dus steeds mee op in de tijd.

Extra parameter bij xenter, xremain en xleave

Aan de actiecode kan nog een bijkomende kosttransactiecode gekoppeld worden. Een voorbeeld ter verduidelijking.

Stel: je wenst de gebruiker te blokkeren (xenter = BK) bij een derde rappel (leenstaat = RA3) en hem daarbij een kost (kenter = BLOK) aan te rekenen. Wanneer de gebruiker met verschillende objecten op verschillende tijdstippen in een blokkeringsstaat terechtkomt, wordt de kost op deze wijze wel verschillende keren aangerekend. Je kan dit echter voorkomen door de kastransactiecode niet op te nemen in de kolom kenter, maar wel als extra parameter bij de leenactie (kolom xenter, xremain, xleave) of als extra parameter bij de leenactiecode:

  • Parameters voor de leenacties: na de actiecode van blokkering kan je een kastransactiecode plaatsen. Actiecode en kastransactiecode moeten gescheiden worden door een dubbele punt. Stel de kolom xenter bevat de waarde BK. Dit kan worden aangevuld tot BK:BLOK
  • Code voor de leenactie: pas de M-code bij de leenactie aan. Stel je hebt de actiecode BK met volgende M-code d %Blok^blnsex("RA3",RDh,RDh+1,"UTL","Derde rappel"). Je kan dit wijzigen naar s RDargs="BLOK" d %Blok^blnsex("RA3",RDh,RDh+1,"UTL","Derde rappel")

Kies bij eventuele implementatie voor één van beide opties. Werkwijze 1 laat toe om een verschillende kost aan te rekenen per gebruikersklasse. Bij werkwijze 2 is de kost gekoppeld aan de leenactie ongeacht de gebruikersklasse.

Het resultaat van beide opties is wel hetzelfde: Brocade zal de leenactie uitvoeren en daarbij al of niet een kosttransactie aanrekenen en wel op volgende wijze. Stel: een lezer kom in de status met leenactie BK terecht. Brocade gaat na wat het blokkeringstype is dat moet worden gezet. In ons voorbeeld is dat RA3. Als de gebruiker nog geen blokkering heeft van dat type, wordt de blokkering gezet en wordt de kost BLOK aangerekend. Als de gebruiker al wel het blokkeringstype RA3 heeft, gaat Brocade na of RA3 meer dan een keer mag voorkomen bij een gebruiker (zie meta-informatie bij blokkeringstype). Als de blokkeringscode multiple is, wordt ze bijkomend bij de lezer geplaatst en wordt ook de bijhorende kost aangerekend. Is het blokkeringstype niet multiple (blokkeringstype mag slechts 1 keer voorkomen bij een lezer), dan onderneemt Brocade verder geen actie (er wordt geen blokkering gezet en dus ook geen kost aangerekend).

1.2.10. Beheer van de codes voor leenacties

Codes voor leenacties kunnen beheerd worden via de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Codes voor leenacties [link] Een actiecode geeft aan welke actie dient uitgevoerd bij een lezer, wanneer deze lezer in een bepaalde leenstaat terecht komt. Deze actiecodes worden gebruikt in de tabel die de leenacties aanstuurt.

Neem contact met de helpdesk via r4_helpdesk indien u voor uw bibliotheek een leenactiecode wil toevoegen of wijzigen.

Voorbeelden:

  • Uitsluiten van de leen voor een periode van 3 maanden bij het versturen van een derde rappel.
  • Uitsluiten van de leen voor een periode van 1 week bij het versturen van een eerste rappel.

Een leenactie wordt gedefinieerd door volgende data-elementen:

Identificatie
Let erop om bij de identificatie, de gebruikersklasse te laten voorafgaan door de afkorting van het leensysteem. Verplicht is dit niet, maar het maakt de interpretatie van de gebruikersklassen in het overzicht wel gemakkelijker.
Titel
Geef hier de omschrijving van de leenactie.
M-code
Meer specifiek bevat de actiecode een stukje M-code die aangeeft welke routine dient te worden uitgevoerd.

1.2.11. Beheer van de uitleentermijnen

In de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Uitleentermijnen [link] wordt een overzicht geboden van tijd gerelateerde codes die kunnen worden gebruikt in het beheer van de leenparameters. Meer in het bijzonder gaat het hier om een definitie van de diverse leentermijnen.

Bij elke uitleentermijn horen de volgende specificaties:

Identificatie
Let erop om bij de identificatie, de gebruikersklasse te laten voorafgaan door de afkorting van het leensysteem. Verplicht is dit niet, maar het maakt de interpretatie van de gebruikersklassen in het overzicht wel gemakkelijker.
Benaming voluit
Dit veld bevat in vrije bewoording de betekenis van de identificator
Actuele datum
Dit is de uiterste datum van teruggave die hoort bij de code. Deze datum is het resultaat van de berekening zoals verderop gegeven in het veld code. Deze datum houdt geen rekening met de verschillende leenkalenders met sluitingsdagen.
Laatste aanpassing
Dit is het ogenblik waarop de laatste keer het programma gelopen heeft dat de datum van de leentermijn berekende. Elke avond loopt een programma dat de diverse data van teruggave berekent en klaarzet voor de volgende dag.
Code
Dit veld bevat de feitelijke code die de uiterste datum van teruggave berekent.
Tijdstip in de helpdesk
Niet operationeel.
Maximale wachttijd (uren) vooraleer de helpdesk te verwittigen
Niet operationeel.
Informatie voor systeembeheer
Vrij annotatieveld
Correcties per leenkalender
De lijst geeft (voor deze code) weer welk de uiterste datum van teruggave is, binnen elke leenkalender gedefinieerd in het systeem.

1.2.12. Beheer van de sluitingsdagen voor de leen

Om te verhinderen dat bij het berekenen van de datum van teruggave, het systeem een dag zou geven waarop de bibliotheek gesloten is, kunnen leenkalenders met sluitingsdagen worden gedefinieerd. Zo’n leenkalender kan verbonden worden met het leensysteem, of met een uitleenpost (= werkstation) binnen het leensysteem. Het is zo perfect mogelijk dat, binnen eenzelfde leensysteem, verschillende uitleenposten verschillende kalenders met sluitingsdagen hanteren.

Om de leenkalenders met sluitingsdagen correct te kunnen gebruiken, moeten er drie zaken gebeuren:

  1. definiëren van de leenkalenders. Dat gebeurt in het menu Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Beheer van de kalenders voor de leen [link].
  2. bepalen op welk niveau de leenkalender moet gebruikt worden: op het niveau van het hele leensysteem, of op het niveau van het werkstation (uitleenpost). Als gebruik gemaakt wordt van eenzelfde leenkalender voor het hele leensysteem en al zijn uitleenposten, wordt dat ingesteld in het menu Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Leensystemen [link]. Indien daarentegen een leenkalender gebruikt wordt per uitleenpost, dan moet dat ingesteld worden in het menu Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Werkstations [link].
  3. invullen van de sluitingsdagen in de leenkalender. Dat gebeurt in het menu Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Sluitingsdagen [link].

1.2.12.1. Definiëren van leenkalenders

In het menu Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Beheer van de kalenders voor de leen [link] kunnen de verschillende leenkalenders gedefinieerd worden.

Voor elke kalenderdefinitie dienen volgende velden ingevuld te worden:

Identificatie

Vul hier een afkorting in voor de leenkalender. Gebruik hiervoor best de afkorting voor het leensysteem waarbinnen de kalender zal gebruikt worden. Indien het een leenkalender betreft voor een specifieke leenpost of bibliotheek binnen het leensysteem, maak dan een gelede afkorting, met zowel een aanduiding van het leensysteem als een aanduiding van de leenpost/bibliotheek.

Voorbeeld

UA-STADSCAMPUS = identificatie van de leenkalender voor de bibliotheek van de Stadscampus, de leenpost die deel uitmaakt van het leensysteem van de UA.
UA = identificatie van de leenkalender van het leensysteem van de UA
Benaming
Dit veld bevat in vrije bewoording de betekenis van de leenkalender.
Scope
Vrije annotatie.
Nederlandse (Franse, Engelse, universele) benaming.
Dit veld bevat in vrije bewoording de betekenis van de leenkalender in de verschillende talen die Brocade ondersteunt.

1.2.12.2. Toewijzen van leenkalenders

Een leenkalender kan verbonden worden met het leensysteem, of met een uitleenpost binnen het leensysteem. Het is zo perfect mogelijk dat, binnen eenzelfde leensysteem, verschillende uitleenposten verschillende kalenders met sluitingsdagen hanteren.

Als gebruik gemaakt wordt van eenzelfde leenkalender voor het hele leensysteem en al zijn uitleenposten, wordt dat ingesteld in het menu Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Leensystemen [link]. Indien daarentegen een leenkalender gebruikt wordt per uitleenpost, dan moet dat ingesteld worden in het menu Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Werkstations [link].

Indien er op het niveau van het werkstation geen leenkalender bepaald wordt, wordt automatisch de leenkalender genomen die bepaald is voor het hele leensysteem. Als, daarentegen, op het niveau van het werkstation een leenkalender vastgelegd is, heeft die kalender met sluitingsdagen voorrang op de sluitingsdagen die bepaald zijn voor het hele leensysteem.

1.2.13. Beheer van de cluster

In principe worden in Brocade leenstatistieken op basis van het werkstation. Maar Brocade voorziet ook de mogelijkheid om statistieken te verzamelen op basis van een groep van werkstations zijn de een cluster. In de brede zin van het woord is een cluster gewoon een verzameling van werkstations. Het definiëren van een cluster kan gebeuren ter hoogte van de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Clusters [link]. Ter hoogte van een werkstation wordt dan weer aangegeven tot welke clusters dat werkstation behoort.

Voor elke cluster dienen volgende velden ingevuld te worden:

Identificatie
Geef een code voor de cluster. Zorg ervoor dat die code ook de identificatie van het leensysteem bevat. Verplicht is dat niet, maar het maakt de interpretatie van de clusters in het overzicht wel gemakkelijker.
Benaming
Dit veld bevat in vrije bewoording de betekenis van de identificator
Scope
Geef hier de scope weer van de cluster
Benaming (N, E, F, D, U)
Dit veld bevat in vrije bewoording de betekenis van de identificator. Vul deze in voor de diverse talen die Brocade ondersteunt.

1.3. Configuratie van de werkstations

Via de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Werkstations [link] kunnen werkstations gedefinieerd worden. Hier een korte omschrijving van het concept werkstation alsook een woordje uitleg bij de betekenis van elk afzonderlijk veld.

Een werkstation staat voor een welbepaalde werkpost waar typische leenactiviteiten plaatsvinden. Telkens een transactie in de leen gebeurt (uitlenen, innemen, verlengen, ...), wordt de locatie van die transactie mee weggeschreven. Verder speelt het werkstation een rol in:

- het berekenen van een teruggavedatum bij uitleen
- een aantal visuele kenmerken in de OPAC
- het kassabeheer
- de teksten die getoond worden op ticketjes
- etc.
Algemeen

Dit onderdeel van het formulier groepeert de verschillende algemene indicatoren bij een gegeven werkstation.

HTML [html: tekst]

Deze beschrijving wordt getoond wanneer de lezer in zijn overzicht geleende, te verlengen werken en in het overzicht van uitstaande reservaties doorklikt op de locatie. Vul een passende tekst in (minstens in N, E en F) en verwijs daarbij naar de home page van je bibliotheek of naar andere pagina’s waar de lezer meer info kan verkrijgen over de locatie.

In dit voorbeeld wordt de lezer doorverwezen naar adres en contactinformatie dat opgeslagen is in Brocade:

<html>
<head><meta HTTP-EQUIV="REFRESH" content="0; url=http://anet.ua.ac.be/libraries/libadr.phtml?library=UA&adrid=cdealg&ctcid=cdealg&lg=N">
</head>
<body></body>
</html>
IP-gebieden [iprange: herhaalbaar, tekst]

Geef hier de IP-range in van een instelling, een deel van een instelling, of individuele computers. Brocade gebruikt deze data om een werkstation te identificeren bij de start van een sessie wanneer:

- het werkstation niet gedefinieerd is in de *URL* van een OPAC of de URL van de Brocade-toepassing zelf
- het werkstation niet kan opgehaald worden vanuit Brocade cookie *werkstation*

Opgepast bij het invullen van IP-ranges van instellingen. Brocade verhindert niet dat je bij verschillende werkstations dezelfde IP-ranges ingeeft. Vermijd conflicten tussen werkstations met een IP-range voor een hele instelling - bijv. 143.169.[0-255].[0-255] - en werkstations met IP-nummers van individuele Pc’s die gebruikt worden aan de balie - bijv. 143.169.20.1.

Documentatiegroep [docgroup: tekst]

Documentatiegroepen zijn verzamelingen van documentatie eenheden.

Documentatie eenheden zijn eerder thematisch opgezet terwijl documentatiegroepen veeleer organisatorisch (lokaal) zijn georiënteerd.

De identifier van een documentatiegroep wordt per Brocade sessie bepaald. Geef aan welke identifier met dit werkstation moet worden geassocieerd.

Eindgebruikerssysteem [eusys: tekst]
Geef hier het standaard eindgebruikerssysteem gebruikt voor authenticatie. Gebruik deze optie enkel indien een desktop gekoppeld is aan meer dan één eindgebruikerssysteem. In dat geval wordt in de desktop aan de gebruiker een keuze geboden. De volgorde waarin de eindgebruikerssystemen in de keuzelijst worden getoond is afhankelijk van het werkstation waarmee de desktop wordt opgestart.
Bibliotheek visueel kenmerk [marklib: tekst]
Plaats hier het acroniem van 1 of meerdere catalografische instellingen. In de OPAC zullen ter hoogte van het overzicht met korte beschrijvingen de records van deze instellingen
op een specifieke wijze getoond worden (bijv. in het vet). Trunceren is mogelijk. Een aantal voorbeelden:
- UA
- UA-CST; ANET
- UA*
Catalografische instelling [catlib: tekst]
Geef aan tot welke catalografische instelling dit werkstation behoort. Dit is nodig om het floaten van collecties mogelijk te maken.
Voorkeurbibliotheken in volgorde [preflib: herhaalbaar, tekst]

Geef hier de bibliotheken in die door de eigenaar van de OPAC als voorkeursbibliotheken worden beschouwd. Aan dit veld toegevoegd worden heeft 2 effecten:

- In de volledige beschrijving van en record worden de plaatskenmerken meteen getoond. Ze staan ook bovenaan
- In de resultatenlijst bij de explorator zullen deze instellingen bovenaan staan ter hoogte van het facet om te filteren op instelling
Beperk uitleen op genre [outpkid: herhaalbaar, tekst]

Beperk de uitleen in dit werkstation tot de plaatskenmerk genres die je hier opneemt. Het gebruik van wildcard ‘ *’ is toegelaten. Voorbeelden:

- LIB   *    _b   *
- LIB_book
- LIB   _   *
Geassocieerde werkstations [buddy: herhaalbaar, tekst]

Geassocieerde werkstations zorgen ervoor dat het systeem geen foutmeldingen geeft wanneer documenten uitgeleend op de ene locatie, worden teruggebracht op een andere.

Voorbeeld 1:
Document A wordt uitgeleend op locatie X.
Document A wordt nadien ingenomen op locatie Y.
locatie X en locatie Y zijn niet met elkaar geassocieerd.

Bijgevolg geeft Brocade op het ogenblik van inname de waarschuwing: Opgepast! Plaats van uitlening en inname verschillen.

Voorbeeld 2:
Document A wordt uitgeleend op locatie X.
Document A wordt nadien ingenomen op locatie Y.
locatie X en locatie Y zijn met elkaar geassocieerd.

Bijgevolg geeft Brocade op het ogenblik van inname geen waarschuwing: Opgepast! Plaats van uitlening en inname verschillen.

Opgelet: Zorg ervoor dat elk werkstation minstens met zichzelf geassocieerd is.

Reserveringsplaats [rbuddy: tekst]
Geef hier een uitleenlocatie waar gehonoreerde reservaties kunnen worden afgehaald door de gebruiker. Als een gereserveerd document wordt ingenomen, komt dit automatisch ter beschikking van de reservatiehouder. Die krijgt een bericht waarin wordt aangegeven waar hij het gereserveerde document kan ophalen. Brocade kiest die plaats op basis van de informatie zoals in dit veld ingegeven.
Leenkalender [lncal: keuze]
Kies hier, indien gewenst, de leenkalender die van toepassing is op deze uitleenlocatie. Leg uiteraard eerst vast op welk niveau de leenkalender moet gebruikt worden: op het niveau van het hele leensysteem, of op het niveau van het werkstation (uitleenpost). Als gebruik gemaakt wordt van eenzelfde leenkalender voor het hele leensysteem en al zijn uitleenposten, dan kan je dit veld leeg laten. Indien daarentegen een leenkalender gebruikt wordt per uitleenpost, dan kan hier voor elk werkstation vastgelegd worden welke leenkalender van toepassing is.
Noodsysteemgebruiker [nsuser: tekst]
Geef hier de e-loi in van een administratieve gebruiker. Objecten uitgeleend aan eindgebruikers die niet gekend zijn in het lenersbestand, worden bij de verwerking van het xml-bestand uitgeleend aan deze eindgebruiker. Je kan dit vastleggen ter hoogte van het leensysteem of afzonderlijke werkstations.
Cluster [branch: herhaalbaar, tekst]

Diverse leenstatistieken, die in het verleden al tellingen maakten per werkstation, kunnen nu ook subtotalen maken per zogenaamde cluster. In de brede zin van het woord is een cluster gewoon een verzameling van werkstations.

Een voorbeeld van een cluster kan een vestiging zijn, maar ook andere
groeperingen zijn mogelijk: bijvoorbeeld alle jeugdafdelingen van een
openbare bibliotheek.

Elk werkstation kan toegewezen worden aan meerdere clusters.

Geassocieerde leverplaats [dlvloc: tekst]
Geef de leverplaats in waar dit werkstation zich bevindt. Dit is belangrijk om mutaties van objecten te kunnen traceren, reserveringen te organiseren, etc..
Delay [outdelay: geheel getal]
Minimaal tijdstip tussen twee identieke uitleningen (in seconden). Context: Wanneer dezelfde eindgebruiker binnen dit tijdsinterval hetzelfde object via een leenrobot (dit geldt enkel voor SIP2) tracht uit te lenen, dan zal de software niet opnieuw uitlenen en ook geen foutmelding geven.
Ticket

Dit onderdeel van het formulier groepeert de verschillende ticket indicatoren bij een gegeven werkstation.

Template detaillijn [prnline: tekst]

Optioneel. U kan hier een afwijkend patroon bepalen van de detaillijnen op het ticket. Geef dit onder de vorm van een template. U kan gebruiken maken van volgende placeholders:

- ``obj`` : De object identificatie ( o loi)
- ``bc`` : de barcode, zoals ingescand bij de leentransactie
- ``objx`` : De object identificatie, eventueel omgezet volgens het preferentieel barcode type van het leensysteem.
- ``objc`` : de object categorie
- ``again`` : het aantal maal, dat dit object is verlengd.
- ``title`` : de omschrijving van het object

Voorbeelden :

  • ``{$objx|rjust=10} {$title | truncch=20}
  • ``{$objx|rjust=10} {$title | truncch=20} {$again|rm:~again}
Uitleen [chkout: meerdere velden]

Zet hier de opties i.v.m. de ticketten bij uitleen.

Velden:

  • Ticket? [metaWorkstation.nooutprint]
  • Prefix [metaWorkstation.prnout1]
  • Suffix [metaWorkstation.prnout2]
Inname [chkin: meerdere velden]

Zet hier de opties i.v.m. de ticketten bij inname.

Velden:

  • Ticket? [metaWorkstation.noinprint]
  • Prefix [metaWorkstation.prnin1]
  • Suffix [metaWorkstation.prnin2]
Verlengen [chkagn: meerdere velden]

Zet hier de opties i.v.m. de ticketten bij verlenging.

Velden:

  • Ticket? [metaWorkstation.noagnprint]
  • Prefix [metaWorkstation.prnagn1]
  • Suffix [metaWorkstation.prnagn2]
Reservatie [chkrsv: meerdere velden]

Zet hier de opties i.v.m. de ticketten bij reservatie.

Velden:

  • Ticket? [metaWorkstation.norsvprint]
  • Prefix inname [metaWorkstation.prnrsv1]
  • Suffix inname [metaWorkstation.prnrsv2]
  • Prefix plaatsing [metaWorkstation.prnrsp1]
  • Suffix plaatsing [metaWorkstation.prnrsp2]
Lijst [list: meerdere velden]

Zet hier de opties voor het afdrukken van een lijst van alle werken.

Velden:

  • Prefix [metaWorkstation.prnlist1]
  • Suffix [metaWorkstation.prnlist2]
Betaling [ticketkas: meerdere velden]

Zet hier de opties i.v.m. de ticketten bij betaling.

Velden:

  • Ticket? [metaWorkstation.ticket]
  • Prefix [metaWorkstation.prnkas1]
  • Suffix [metaWorkstation.prnkas2]
Financieel

Dit onderdeel van het formulier groepeert de verschillende financiële indicatoren bij een gegeven werkstation

Geassocieerde kassa [kas: tekst]
Geef hier de kassa die met de uitleenlocatie verbonden is. Ontvangsten die worden geregistreerd op de PC die aan de locatie gekoppeld is, worden dan automatisch weggeschreven in de kassa van de locatie.
Geassocieerde annulatiekassa [annulkas: tekst]
Geef hier de annulatiekassa die met de uitleenlocatie verbonden is. Schulden die worden kwijtgescholden op de pc die aan de locatie gekoppeld is, worden dan automatisch weggeschreven in de annulatiekassa van de locatie.
Betalingsvormen [payway: herhaalbaar, tekst]
Selecteer hier de betalingsvormen op, die bij dit werkstation kunnen gebruikt worden. Meerdere betalingsvormen zijn mogelijk.
Randapparatuur

Dit onderdeel van het formulier groepeert de verschillende indicatoren voor randapparatuur bij een gegeven werkstation

Standaard URL [urlprn: tekst]
De URL die standaard gebruikt wordt voor printers, barcodes, eID, ...
Voorbeeld: POST:http://localhost:8081/ticketprinter
Encodering ticket [ticketencode: keuze]

Speciale karakters worden in brocade opgeslagen in een speciaal formaat. Bijvoorbeeld de letter ‘A’ met tilde wordt opgeslagen als <<00C3>>. Hier kan je kiezen wat er moet gebeuren met deze karakters indien deze worden afgeprint op een ticketprinter:

  • Niet encoderen: dit is de standaard-optie, er wordt niks gedaan en de string zoals deze in de databank zit wordt afgeprint,
  • Vervang door ?: vervang de speciale karakters door een vraagteken.
  • LUTF8: laat ISO-latin-1 karakters ongemoeid, Unicode codepunten > 255 omzet naar UTF-8. Printen met een ISO-Latin-1 compatibele printer onder deze karakterset:
    • toont de ISO-Latin-1 karakters goed
    • toont niet-ISO-Latin-1 code als een ‘vertrouwde’ opvolging van ISO-Latin-1

Keuze uit:

  • Niet encoderen [none]
  • Vervang door ? [replace]
  • LUTF8 [lutf8]
eID reader [eidreader: boolese waarde]
Bevat dit werkstation een eID reader?
Aangepaste URL´s [diffurl: meerdere velden]

Indien de standaard URL niet voldoet voor specifieke apparaten kan je deze hieronder aanpassen.

Velden:

  • URL voor localweb [metaWorkstation.execurl]
  • URL ticketprinter [metaWorkstation.ticketurl]
  • URL barcodeprinter [metaWorkstation.barcodeurl]
  • URL eID reader [metaWorkstation.eidurl]
Aangepaste namen [diffwinname: meerdere velden]

Brocade gaat uit van een aantal standaardnamen voor printers, indien deze naamgeving afwijkt van de standaard, kan je deze hier aanpassen.

Velden:

  • Windows ticketprinter [metaWorkstation.ticketprn]
  • Windows barcodeprinter [metaWorkstation.barcodeprn]
Type streepjescode [barcode: tekst]
Geef hier het streepjescodetype van de barcode.
Extra parameters barcodeprinter [barcodeextra: herhaalbaar, tekst]

Extra parameters voor de barcode printer (barcode type:printerstring). Je kan hierbij gebruik maken van drie placeholders:

    <lf>: nieuwe regel (line feed)
    <nr>: de effectieve nummer van de barcode
    <text>: kan extra info bevatten over de barcode of een meer leesbaar formaat van de barcode

Voorbeelden:

BORS-E:<lf>N<lf>B100,125,0,3,2,6,80,N,"<nr>"<lf>I8,E,032<lf>A100,85,0,4,1,1,N,"<nr>"<lf>A100,50,0,3,1,1,N,"<text>"<lf>P1<lf>
BORS-O:<lf>N<lf>B75,125,0,3,2,6,80,N,"<nr>"<lf>A75,85,0,4,1,1,N,"<nr>"<lf>A75,50,0,3,1,1,N,"<text>"<lf>P1<lf>
BREC-E:<lf>N<lf>B175,125,0,3,2,6,80,N,"<nr>"<lf>I8,E,032<lf>A175,85,0,4,1,1,N,"<nr>"<lf>A175,50,0,3,1,1,N,"<text>"<lf>P1<lf>
BREC-O:<lf>N<lf>B75,125,0,3,2,6,80,N,"<nr>"<lf>A75,85,0,4,1,1,N,"<nr>"<lf>A75,50,0,3,1,1,N,"<text>"<lf>P1<lf>
Leen: commando localweb [lichk: meerdere velden]

Hier kan je commando’s ingeven die uitgevoerd moeten worden bij de verwerking van een (standaard) leentransactie.

Velden:

  • Checkin [metaWorkstation.lichkin]
  • Checkout [metaWorkstation.lichkout]
Lijnleen: commando localweb [lochk: meerdere velden]

Hier kan je commando’s ingeven die uitgevoerd moeten worden bij de verwerking van een lijnleentransactie.

Velden:

  • Checkin [metaWorkstation.lochkin]
  • Checkout [metaWorkstation.lochkout]
IBL en Documentleverantie

Deze sectie groepeert de parameters die eigen zijn aan IBL en documentleverantie.

Impala werkomgeving [impalawo: tekst]
Geef hier de Impala-werkomgeving (IBL) in, die aan dit werkstation is gekoppeld. Dit zorgt ervoor dat je Impala in de gerelateerde werkomgeving opstart, waarbij de URL dynamisch wordt geconstrueerd aan de hand van het werkstation. Ontbreekt deze parameter, dan werkt de gebruiker met de default werkomgeving
Refresh rate [refreshmag: geheel getal]
Refresh rate voor magazijn aanvragen (in minuten). Geef hier aan om de hoeveel minuten het scherm van de toepassing “Gestructureerd overzicht van lopende magazijnaanvragen” hernieuwd moet worden. Op deze manier kan de gebruiker eenvoudig opvolgen of er nieuwe magazijnaanvragen binnenkomen.
Informatieveld [impalainfo: tekst]
Geef hier het tekstfragment in, waarvan je wil dat deze het extra informatieveld voorafgaat, wanneer een eindgebruiker een aanvraag plaatst via de desktop.
Een tekstfragment bestaat steeds uit twee delen, gescheiden door een punt. Het eerste gedeelte is een namespace. Het tweede gedeelte identificeert het tekstfragment binnen de namespace. Elk tekstfragment heeft, per taal, een benaming en een scope. Deze benaming en scope zijn in deze context steeds Brocade templates.

1.4. Het opzetten van een eindgebruikerssysteem

De module Eindgebruikers van Brocade laat toe om gegevens over eindgebruikers te registreren en te beheren.

Net zoals verschillende instellingen gebruik kunnen maken van eenzelfde leensysteem, kunnen zij ook gebruik maken van eenzelfde eindgebruikerssysteem. Dit is onder andere zo voor de UA. Eenzelfde eindgebruikerssysteem betekent dat verschillende instellingen (bijvoorbeeld UA-CST, UA-CDE en UA-CMI) een gezamenlijke databank van gebruikers opbouwen. De lezer moet zich slechts 1 keer als gebruiker registreren. Aan elke lezer wordt in deze context wel een basisinstelling toegekend. Het is deze basisinstelling die verantwoordelijk is voor de administratie van en de dienstverlening aan de gebruiker (uitsturen van rappels, IBL, SDI, etc.). In de meeste gevallen zullen het eindgebruikerssysteem en de basisinstelling identiek zijn. Het vastleggen van een eindgebruikerssysteem gebeurt in de functie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Eindgebruikerssystemen [link].

Vastleggen van een eindgebruikerssysteem

1.4.1. Beheer van de eindgebruikerssystemen

In Brocade kunnen verschillende instellingen gebruik maken van eenzelfde systeem voor de registratie van gebruikers. In de functie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Eindgebruikerssystemen [link] worden de basiskenmerken van een dergelijk systeem vastgelegd, evenals de opbouw van het invulformulier dat gebruikt wordt om gebruikers te registreren. Dat formulier is immers aan te passen aan de noden van het eindgebruikerssysteem. Als er bv. niet gewerkt wordt met statistische codes, kan het overeenkomstige veld op het formulier weggelaten worden.

Een eindgebruikerssysteem bestaat uit volgende onderdelen

Identificatie
Als identificatie wordt een betekenisvolle afkorting gekozen. Bijvoorbeeld UA ter aanduiding van het eindgebruikerssysteem van de Universiteit Antwerpen.
Benaming voluit
Omschrijving van het eindgebruikerssysteem in vrije bewoordingen. Opgelet: deze verwoording kan ook voorkomen op het aanmeldscherm van de desktop die de lezer gebruikt om zijn persoonlijke gegevens op te halen. Zie BVV-2017 voor meer informatie.
Toegelaten streepjescodetypes
Vermeld hier de barcode types die gebruikt kunnen worden in een eindgebruikerssysteem. Het kan gaan om echte barcodes, maar ook om bv. administratieve codes zoals het rijksregisternummer. In deze barcode types kunnen controles ingebouwd worden. Zo kan, bij het ingeven van een code, nagegaan worden of ze beantwoordt aan een bepaalde structuur (pre-amble, post-amble, controlegetal, etc.). Deze codes worden gedefinieerd in de toepassing Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ Barcode types [link].
Toegelaten banknummer types
Geef hier welke types van banknummers in te geven gebruikt mogen worden in het eindgebruikerssysteem. Vanaf dat moment verschijnt in het eindgebruikersformulier een (repetitief) veld Bank nummer, in de rubriek Financiële gegevens. De banknummer types worden getoond in de hier gekozen volgorde.
Waarschuwing bij ontbrekende types
Geef hier aan of een waarschuwing moet gegeven worden als barcodes van een bepaald type niet werden ingevuld in een eindgebruikersrecord.
Streepjescodetype voor automatische toevoeging
Geef hier aan welke type streepjescode gebruikt mag worden om automatisch toe te voegen bij een nieuw aangemaakt eindgebruikersrecord. Ter hoogte van het streepjescodetype zelf, moeten de velden Geassocieerde teller en Samenstelling van de streepjescode ingevuld zijn.
Streepjescodetype voor afdruk
Geef hier de streepjescodetypes in, in volgorde van belang, gescheiden door een puntkomma.
Algoritme om tekst barcode te genereren
Geef hier aan de hand van een algoritme in welke tekst(en) mee afgedrukt mogen worden op een lenerspas (samen met de streepjescode van hierboven).
Transactie processing
Een leenactie leidt tot wegschrijven van gegevens in verschillende globals. Transactie processing zorgt ervoor dat een leenactie niet doorgaat wanneer om een bepaalde reden het wegschrijven van die gegevens niet kan gebeuren. Zo worden inconsistenties in de databank vermeden. Kies standaard voor de optie Aan.
Versiecontrole?
Vink aan om een historiek van de voornaamste wijzigingen aan lenersrecords bij te houden.
Blokkeer dubbele ingave van identificatienummers
Geef hier aan of een waarschuwing (uitvinken) dan wel foutmelding (aanvinken) moet worden gegeven bij detectie van niet uniek nummer (ongeacht nummertype).
Form identifier
Bevat de identifier van het eindgebruikersformulier. U moet hier UA ingeven.
Testroutine
Zorgt voor het testen van de invoer volgens dit systeem.
Vraag naar gebruikerstype?

Brocade kan een onderscheid maken tussen verschillende soorten van gebruikers:

  • Personen
  • Verenigingen
  • Boekbinderijen
  • IBL-bibliotheken
  • ...

De types eindgebruikers worden beheerd in de functie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Types eindgebruikers [link]. Als binnen een eindgebruikerssysteem maar één gebruikerstype voorkomt, is het mogelijk om met deze optie het veld te verbergen op het invulformulier voor de eindgebruiker.

Standaardtype eindgebruiker
Kies hier één van deze waarden als default. Wanneer je een nieuwe gebruiker invoert, wordt de waarde zoals hier gekozen, vooraf in het formulier ingevuld. Als er geen default waarde dient ingevuld, laat je dit veld leeg.
Vraag naar e-mail van de gebruiker?
Duid hier aan of op het invulformulier voor de eindgebruiker moet gevraagd worden naar het e-mailadres.
Hoelang is een e-mail adres geldig? (aantal dagen)
Geef het aantal dagen in voor hoelang een e-mail adres geldig blijft, nadat het eenmaal gevalideerd is geweest.
Hoelang vooraf mailen voor e-mail validatie? (aantal dagen)
Geef het aantal dagen in voor hoelang vooraf een e-mail gestuurd moet worden naar een eindgebruiker om het e-mailadres te valideren.
Hoelang blijft een url voor e-mail validatie geldig? (aantal dagen)
Geef het aantal dagen in voor hoelang een url, gegeneerd voor e-mail validatie, geldig blijft.
Vraag naar de website van de gebruiker?
Duid hier aan of op het invulformulier moet gevraagd worden naar de website van de eindgebruiker.
Vraag naar geboortedatum?
Duid hier aan of op het invulformulier moet gevraagd worden naar de geboortedatum van de eindgebruiker.
Geef een waarschuwing bij ontbrekende geboortedatum?
Vink aan indien een waarschuwing moet gegeven worden bij het ontbreken van de geboortedatum. Deze waarschuwing verhindert niet dat het formulier kan geregistreerd worden.
Vraag naar geboorteplaats?
Duid hier aan of op het invulformulier moet gevraagd worden naar de geboorteplaats van de eindgebruiker.
Vraag naar geboorteland?
Duid hier aan of op het invulformulier moet gevraagd worden naar het geboorteland van de eindgebruiker.
Standaard nationaliteit
Kies één van de waarden als default (via het look-up element kan je de correcte landencode opzoeken). Wanneer je een nieuwe gebruiker invoert, wordt de waarde zoals hier gekozen, vooraf in het formulier ingevuld.
Vraag naar geslacht van de gebruiker?
Duid hier aan of op het invulformulier moet gevraagd worden naar het geslacht van de eindgebruiker.
Geef een waarschuwing bij ontbrekend geslacht?
Vink aan indien een waarschuwing moet gegeven worden bij het ontbreken van het geslacht. Deze waarschuwing verhindert niet dat het formulier kan geregistreerd worden.
Algoritme dat de gebruikersklasse genereert

Dit algoritme bepaalt, op basis van een aantal variabelen in het formulier voor de eindgebruiker, automatisch de gebruikersklasse. Zo kan eventueel op basis van elementen zoals leeftijd en postcode de gebruikersklasse automatisch toegekend worden. Indien de gebruikersklasse niet manueel ingevuld wordt, zal deze software de klasse voorspellen. Indien de gebruikersklasse wel manueel ingevuld wordt, is er geen automatische voorspelling.

Gegeven RAid (persoonlijke gegevens), RAad (adresgegevens). Het resultaat komt in RDclass

Eindgebruiker evenementen
In Brocade is het mogelijk om de aanwezigheid van eindgebruikers op bepaalde evenementen te registreren. Welke evenementen er in Brocade kunnen optreden, wordt bepaald in de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Beheer van aanwezigheden/evenementen [link]. De effectieve aanwezigheid van een eindgebruiker op een bepaald evenement wordt genoteerd in het formulier voor de eindgebruiker. Meer uitleg over het registreren van evenementen kan gevonden worden via deze link.
Berichtencodeset voor evenementen
Bij het registreren van een evenement kan, indien gewenst, context meegegeven worden via een vrij invulveld of via een keuzelijst van vooraf bepaalde berichtencodes. Deze berichtencodes (die terug te brengen zijn tot tekstfragmenten) worden gegroepeerd in een berichtencodeset. De berichtencodeset wordt beheerd in de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Beheer van aanwezigheden/evenementen [link]. Meer uitleg over het registreren van evenementen kan gevonden worden via deze link.
Vraag naar basisinstelling?

Duid hier aan of op het formulier voor de eindgebruiker moet gevraagd worden naar de basisinstelling.

De basisinstelling geeft aan welke bibliotheek verantwoordelijk is voor de opvolging van de gebruiker. Zo wordt de basisinstelling gebruikt voor het aansturen van het drukwerk. De basisinstellingen worden beheerd in de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Basisinstellingen [link].

Indien in een leensysteem maar 1 basisinstelling bestaat, kan dit veld weggelaten worden op het formulier.

Toegelaten basisinstellingen
Geef hier aan welke basisinstellingen in gebruik zijn.
Standaardbasisinstelling

Bij het registreren van een gebruiker ben je verplicht om die gebruiker te koppelen aan een basisinstelling. Zo weten je collega’s meteen welke bibliotheek verantwoordelijk is voor de opvolging van de gebruiker. Kies hier één van de basisinstellingen als default waarde.

Wanneer je een nieuwe gebruiker invoert, wordt de waarde zoals hier gekozen, vooraf in het formulier ingevuld.

Standaard updatingsmechanisme

Brocade kan gebruik maken van diverse mechanismen om informatie over een gebruiker te actualiseren. In de meeste gevallen zullen gebruikersgegevens interactief worden gewijzigd: personeel aan de balie voert de gegevens online in. Kies in dat geval de waarde interactive.

Daarnaast kunnen ook procedures worden opgezet voor het automatisch opladen van gebruikersgegevens. Dergelijke eindgebruikers krijgen dan een code die verwijst naar de desbetreffende procedure.

Updatingsmechanismen worden beheerd in de functie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Updatingsmechanismen [link].

Vraag naar updatingsmechanisme?
Duid hier aan of op het invulformulier moet gevraagd worden naar het updatingsmechanisme van de eindgebruiker.
Vraag naar statistische code?
Om relevante lenersstatistieken te kunnen maken, worden gebruikers bij hun registratie gekoppeld aan statistische codes. Deze codes worden beheerd in de functie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Statistische codes [link]. Duid hier aan of op het formulier voor de eindgebruiker moet gevraagd worden naar een statistische code.
Standaard statistische code
Kies hier één van de statistische codes als default waarde. Wanneer je een nieuwe gebruiker invoert, wordt de code zoals hier gekozen, vooraf in het formulier ingevuld. Laat leeg wanneer dit niet hoeft.
Vraag naar taal van de gebruiker?
In Brocade kunnen communicatie-tools ontwikkeld worden die de eindgebruikers die inloggen op gepersonaliseerde diensten, rechtstreeks aanspreken in de eigen taal. Duid in dit veld aan of op het formulier voor de eindgebruiker moet gevraagd worden naar de taal.
Standaardtaal van de gebruiker
Kies hier één van de talen als default waarde. Wanneer je een nieuwe gebruiker invoert, wordt de code zoals hier gekozen, vooraf in het formulier ingevuld. De taalcodes worden beheerd in het menu Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ Taalcodes [link].
Standaardlandencode
Bij het registreren van een gebruiker wordt het adres gekoppeld aan een landencode. Op die manier kunnen ook lezers worden geteld op basis van hun geografische afkomst. Landencodes worden beheerd in de toepassing Aanwinsten ‣ Aanwinsten - Beheersfuncties ‣ Landencodes (ISO 3166) [link]. Kies hier één van de codes als default waarde. Wanneer je een nieuw adres bij een gebruiker invoert, wordt de code zoals hier gekozen, vooraf in het adresveld ingevuld.
Waarschuwing indien er geen adressen zijn?
Vink aan indien een waarschuwing moet gegeven worden bij het ontbreken van het adres. De waarschuwing die zou gegeven worden verhindert niet dat het formulier kan geregistreerd worden.
Standaard adrestype

Bij het registreren van een gebruiker kan je meer dan één adres ingeven. Voor de productie van het drukwerk is het belangrijk dat daarbij wordt aangegeven wat het type van het adres is:

  • Thuisadres
  • Werkadres
  • Kotadres

Adrestypes worden beheerd in de functie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Adrestypes [link]. Kies hier één van de codes als default waarde. Wanneer je een nieuw adres bij een gebruiker invoert, wordt de code zoals hier gekozen, vooraf in het adresveld ingevuld.

Adres type wettelijk adres
Geef hier aan welk type adres als het wettelijk adres mag beschouwd worden binnen dit eindgebruikerssysteem. Dit is van belang bij het gebruik van een financieel systeem.
Standaard adres types voor correspondentie

Geef hier aan welk type van correspondentie gewenst is voor communicatie uitgestuurd naar een eindgebruiker als gevolg van het terecht komen in een bepaalde status.

Geef de adrestypes in voor het uitsturen van brieven, in volgorde van belang, gescheiden door een komma. U kan ook gebruik maken van de termen ‘email’ om e-mailberichten uit te sturen. Gebruik emailonly om ENKEL mails te sturen.

Deze parameter kan ook ingevuld worden ter hoogte van individuele gebruikersklassen, moest de nood bestaan om te differentiëren tussen die gebruikersklassen.

Maximale aanpassing van de hernieuwingsdatum (in dagen)

Afhankelijk van de gebruikersklasse zal een lezer zijn registratie moeten hernieuwen. Bij de hernieuwing wordt de nieuwe geldigheidsdatum van de lezersregistratie automatisch berekend. Deze geldigheidsdatum kan nadien nog manueel worden aangepast. Aan deze aanpassing is echter een limiet: je kan die datum maar aanpassen tot een maximum aantal dagen zoals hier in deze optie werd bepaald.

Maximum aantal dagen = 14
Nieuw geldigheidsdatum = 31/12/2015
Deze nieuwe geldigheidsdatum kan worden aangepast tot maximaal 14/01/2016

Deze optie is handig wanneer je lezers van wie de lezerspas net is vervallen, toch nog gebruik wil laten maken van de leen: je kan hen dan een aantal extra dagen inschrijving geven zonder dat het systeem hiervoor een inschrijvingsgeld zal aanrekenen. Kies waarde 0 indien manueel aanpassen van de geldigheidsdatum onmogelijk dient te zijn.

Minimale tijdspanne tussen twee hernieuwingen (in minuten)
Geef hier aan wat de minimale tijdspanne mag zijn tussen twee hernieuwingen (in minuten).
Vraag naar deposito?

In Brocade is het mogelijk dat eindgebruikers werken met persoonlijke deposito’s of persoonlijke kassa’s. Daarbij kunnen ze vooraf betalen voor diensten die ze in de toekomst zullen afnemen (bv. IBL), of voor schulden die ze in de toekomst zullen maken (bv. boetes). Telkens een gebruiker iets moet betalen, kan dat bedrag van de persoonlijke kassa afgehouden worden. Voor meer informatie over kassa’s zie Het opzetten van kassabeheer.

Kies hier dus of de informatievelden over het deposito moeten getoond worden op het formulier voor de eindgebruiker.

Kassatransactiecodes en -patronen, die automatisch mogen vereffend worden met het deposito
Geef hier aan welke kassatransactiecodes via een nachtelijk proces (smooth over) automatisch mogen vereffend worden met het deposito. Er kan getrunceerd worden met *
Kassa voor automatische vereffening met deposito
Geef hier aan in welke kassa deze automatische vereffeningen via deposito mogen terecht komen. Op die manier kan via de toepassing Leen ‣ Bekijken kasverslag [link] opgevolgd worden welke schulden en hoe veel er via dit nachtelijk proces vereffend worden. Laat dit veld eventueel leeg indien deze opvolging niet nodig/gewenst is.
Maximale toegelaten hoeveelheid deposito
Leg hier vast wat de maximale hoeveelheid deposito mag zijn van een eindgebruiker.
Maximale toegelaten hoeveelheid deposito in desktop

Eindgebruikers kunnen via een online betaling hun deposito verhogen via de desktop (online betaling). De optie om het deposito te verhogen wordt niet getoond in de desktop in twee gevallen:

  • Er is geen maximale toegelaten hoeveelheid ingevuld
  • De maximale toegelaten hoeveelheid is overschreden
Vraag naar authenticatiegegevens?

Authenticatie is het proces waarmee een persoon bewijst te zijn dat hij wel degelijk die specifieke bibliotheekgebruiker is. In Brocade kan dit op verschillende manieren gebeuren. Het identificatieproces doorloopt 4 stappen. Het proces kan vroegtijdig worden afgebroken.

Indien gebruik gemaakt wordt van het interne identificatiesysteem van Brocade, dan moeten de velden voor gebruikers id en gebruikers wachtwoord uiteraard getoond worden op het formulier. In dat geval kruis je dit vakje aan. In het hele authenticatieproces is dit de eerste stap (indien geactiveerd). Meer uitleg over Eindgebruikersauthenticatie in Brocade desktops.

Formule voor authenticatie

Geef hier een logaritme in dat gebruikt kan worden om eindgebruikers te laten authenticeren. In het hele authenticatieproces is dit de tweede stap (indien geactiveerd).

Voorbeeld: het algoritme ´´d %Birth^blnsauth´´ wordt in openbare bibliotheken gebruikt om lezers te identificeren op basis van de combinatie streepjescode/geboortedatum. Brocade gebruikt dan dit algoritme om een match (lees: E-loi) te vinden. Is er een match, dan stopt de procedure.

Meer uitleg over Eindgebruikersauthenticatie in Brocade desktops.

Identificatiesystemen

Geef hier, indien gewenst, een cascade aan externe identificatiesystemen (LDAP-servers) in (gescheiden door ;). Vul je hier niets in, dan worden enkel de interne identificatiesystemen aangesproken (userid/wachtwoord of streepjescode/geboortedatum). In het hele authenticatieproces is dit de vierde stap (indien geactiveerd).

Meer uitleg over Eindgebruikersauthenticatie in Brocade desktops.

Mogen de paswoorden van de eindgebruikers (blind) worden bewaard?

Vink aan indien de paswoorden van de eindgebruikers blind bewaard dienen te worden. Wanneer geactiveerd worden succesvolle userid-wachtwoord-combinaties opgeslagen zodat deze bij een volgende authenticatie herbruikt kunnen worden.

Het voordeel van deze procedure is tweeërlei:

  • Authenticatie gebeurt op de snelst mogelijk manier
  • Authenticatie gebeurt grotendeels onafhankelijk van externe systemen

In het hele authenticatieproces is dit de derde stap (indien geactiveerd). Meer uitleg over Eindgebruikersauthenticatie in Brocade desktops.

Hoeveel dagen blijven de blinde paswoorden geldig
Geef hier aan hoeveel dagen succesvolle userid-wachtwoord-combinaties geldig blijven.
Controle op wachtwoord

Dit veld bevat een M-expressie. Deze gaat bij ingave van een nieuw eindgebruikers wachtwoord checken of dit voldoet aan bepaalde eisen. De M-expressie bevat 2 variabelen. RDpw is het wachtwoord, RDok het resultaat. (1: wachtwoord is geslaagd, 0: wachtwoord faalt).

Deze routine wordt ook aangesproken indien een eindgebruikers zijn wachtwoord zelf gaat bepalen. (via service euiam)

Vraag naar financiële gegevens?
Geef hier aan of de informatievelden over het account van de gebruiker (deposito, kredieten, etc.) moeten getoond worden op het formulier voor de eindgebruiker.
Vraag naar IR gegevens?
Duid hier aan of op het invulformulier moet gevraagd worden naar de IR gegevens van de eindgebruiker. Wanneer uitgevinkt wordt de sectie Institutional Repository niet getoond in het eindgebruikersformulier.
Transactiecode voor depositostortingen

Betalingen voor diensten of schulden worden in Brocade steeds geïdentificeerd met bepaalde transactiecodes (zie Beheer van de kastransactiecodes).Zulke transactiecodes bevatten ook steeds een eenheidsprijs.

Duid hier aan via welke transactiecode de depositostortingen genoteerd moeten worden.

SDI systeem
Leg hier de connectie tussen SDI systeem en Eindgebruikerssysteem indien gewenst.
Preferentieel barcode type
Geef hier aan welk type barcode gebruikt mag worden in de communicatie met de eindgebruiker: op etiketjes en in de desktop. Wanneer leeg gebruikt Brocade een ander type barcode aanwezig in het eindgebruikersrecord.
Vervang de loi presentatie door nummer van type
Geef hier aan door welk type nummer de e-loi vervangen dien te worden in de diverse schermen van de leen en het eindgebruikersformulier. Geef hierbij de streepjescodetypes in, in volgorde van belang, gescheiden door een komma.
Display lengte van de barcode
Deze parameter is inherent verbonden met het veld Preferentiële barcode type en legt vast wat de lengte is van de preferentiële barcode.
Intro voor persoonlijke informatie eindgebruikers (N, E, F, D, U)
Geef in dit veld een inleidende tekst die getoond wordt wanneer de lezer zijn persoonlijke gegevens opvraagt via de desktop. Zie BVV-2017 voor meer info over de desktop voor de eindgebruiker.
Toegang tot databanken

??? Databank identifier kan gevolgd worden door :part1:part2:....

Dit wordt dan ingevuld in de <part1>, <part2>,... meta-tag van de url.

Kastransactiecodes voor verrekening IBL

Voer de gegevens in als A|M|O:eindgebruikerscode:kassatransactie. De eerste twee componenten mogen wildcards bevatten. Scheidt de kastransactiecodes d.m.v. een komma.

Voorbeeld: A:UA-L:UA-IBL-A,UA-IBL-M. Ter hoogte van de impala werkomgeving zal de gebruiker bij een geslaagde levering uit 1 van deze 2 transactiecodes kunnen kiezen om de kosten aan de eindgebruiker te kunnen doorrekenen. De eerste code UA-IBL-A staat hierbij klaar.

Tracht lener te deblokkeren bij betaling
Geef hier aan of de software een eindgebruiker die zijn schulden heeft afgelost, meteen gedeblokkeerd mag worden (de statuscode DEBT mag meteen verwijderd worden). Alternatief is niet aanvinken en dan wordt de eindgebruiker pas overnacht gedeblokkeerd via een automatisch proces.
Geassocieerd financieel systeem
Dit is het gebruikelijke financieel systeem, dat geassocieerd wordt met dit eindgebruikerssysteem. Gebruikers, die toegang hebben tot het eindgebruikers systeem, hebben automatisch ook toegang tot dit financieel systeem, tenzij anders vermeld.
Wijze van afboeken van partiële betalingen

Geef hier aan hoe partiële betalingen dienen te gebeuren. Kies hiervoor uit:

  • Vervang alle openstaande transacties
  • Neem de ‘eerste’ transactie
  • Tracht een gepast bedrag te vinden
Adrestype bij het gebruik van eID
Geef aan welk adrestype ingevuld mag worden ter hoogte van het eindgebruikersrecord bij het inlezen van een elektronische identiteitskaart.
Barcodetype bij het gebruik van eID - Rijksregister Nr
Vul hier het gepaste barcodetype in indien men via een EID-kaartlezer het rijksregister nummer mee wil overhalen.
Barcodetype bij het gebruik van eID - kaart ID
Vul hier het gepaste barcodetype indien men via een EID-kaartlezer het ID kaart nummer mee wil overhalen.
Associatie werkstation:magazijn

Leg hier de koppeling(en) vast tussen werkstation(s) en magazijn(en). Let hierbij op de volgorde van patronen die je aanbiedt. De eerste (bovenste) wordt eerst in bbeschouwing genomen. Via deze parameter kan je dus de opties/verwerking van magazijnaanvragen laten afhangen van de plaats de aanvraag wordt geplaatst.

Een voorbeeld: iemand die van thuis uit een magazijnaanvraag doet, krijgt andere afhaalmomenten te zien, in vergelijking met iemand die in de leeszaal dezelfde aanvraag plaatst.

Toon blokkering(en) in desktop
Vink aan indien blokkeringen/statuscodes van een eindgebruiker getoond dienen te worden in de desktop.
Leenhistoriek is opvraagbaar in desktop
Vink aan indien eindgebruikers in staat moeten zijn om hun leenhistoriek op te roepen via de desktop
Online betalingsvormen
Maak online betalen via de desktop mogelijk door hier de gepaste online betalingsvorm(en) in te geven. Betalingen via overschrijving zijn ook mogelijk. Geef hiervoor een betalingsvorm in met als methode=transfer.
Koppeling van gebruikers mogelijk?
Vink aan indien binnen het eindgebruikerssysteem de mogelijkheid dient te bestaan dat een eindgebruiker moet kunnen opereren als beheerder van een andere gebruiker. Meer info over het principe gekoppelde eindgebruikers via deze link
Is er een muteringsmechanisme voor het wijzigen van eindgebruikersklassen?

Vink aan indien binnen het eindgebruikerssysteem de nood bestaat om eindgebruikers te muteren. Een mutatie is een speciale hernieuwing: het hernieuwen van de eindgebruiker gaat gepaard met de overgang naar een nieuwe gebruikersklasse. Muteren doe je door in het eindgebruikersformulier “hernieuw” aan te vinken en een nieuwe klasse te kiezen via de drop down. Welke klassen getoond worden in de drop down (mogelijke overgangen) moet via het logaritme geregeld worden ter hoogte van het veld Muteringsalgoritme. Muteren kan gepaard gaan met het berekenen restwaarde van het vorige abonnement. Dit gebeurt via een algoritme er hoogte van de gebruikersklasse. Bij mutatie van A naar B zal de kost van abonnement B toegekend worden en de restwaarde van A afgetrokken.

Voorwaarde voor berekening restwaarde is dat ter hoogte van het leensysteem het veld Worden subtotalen bijgehouden per geldigheidsperiode van de lenerskaart? (Nodig voor strippenkaarten) is aangevinkt.

Muteringsalgoritme
Bepaal een algoritme, dat de toegelaten nieuwe eindgebruikersklassen bepaalt. Op basis van de ‘oude’ eindgebruikersklasse RDclass en eventueel de eindgebruikersidentificatie RDeuser, moet dit een array RAclass(nr)``=toegelaten nieuwe klasse genereren (in volgorde van neerlopend belang). Indien leeg, dan worden *alle* klassen gelinkt aan dit eindgebruikerssysteem voorgesteld. Let wel, dit moet ook werken als ``RDeuser niet nader bepaald is. (leeg)
Toegelaten feniks profielen
Geef de identiteiten van de bronnen, vanwaar informatie over eindgebruikers kan worden overgehaald. Scheiden door ; en in volgorde van belangrijkheid plaatsen.
Standaard statuscodes
Geef aan welke statuscodes standaard gepresenteerd mogen worden in de sectie Statusinformatie in eindgebruikersrecord. (nakijken l-file)
Actieve status overgangen

Geef hier aan welke status overgangen actief zijn binnen het eindgebruikerssysteem. Ter hoogte van een eindgebruikersklasse kunnen deze statusovergangen gekoppeld worden aan leenstaten. Zo kan een systeem uitgebouwd worden waarbij communicatie kan uitgestuurd worden naar lezers die in een bepaalde status verzeild geraken.

Mogelijk toepassingen: Een herinneringsmailtje sturen naar een eindgebruiker wiens lenerspas dreigt te vervallen, uitsturen van nieuwsbrieven, etc...

Moeten statusovergangen ook bij hernieuwen gebeuren?
Geef hier aan of de software een eindgebruiker die net hernieuwd is, meteen gedeblokkeerd mag worden (de statuscode RNEW mag meteen verwijderd worden). Alternatief is niet aanvinken en dan wordt de eindgebruiker pas overnacht gedeblokkeerd via een automatisch proces.
Hoeveel dagen voor de vervaldag van een lenerspas verschijnt in de desktop een waarschuwing?
Geef hier aan hoeveel dagen voor de vervaldag van een lenerspas een waarschuwing dient te verschijnen in de desktop.
Afwijkende template voor korte beschrijving
Geef een template, dat volgende elementen kan bevatten: $vn, $fn, $lib, $class, $email, $mf, $mobil, $sc, $opix(=omgeving), $type, $nee, $adres1nr, $adres1bus, $adres1city, $adres1country, $adres1phone, $adres1type, $adres1zip, $adres1zipcity, $adres2nr, ..
Wijzigen wachtwoord - hint (NEFDU)
Dit veld beschrijft de vereisten waaraan het wachtwoord moet voldoen. Deze boodschap wordt getoond in de desktop wanneer lezers zelf hun wachtwoord mogen wijzigen (via de service euiam)
Opvragen wachtwoord - Intro (NEFDU)
Vul hier een begeleidende tekst die getoond wordt in de desktop wanneer lezers zelf hun wachtwoord mogen opvragen (via de service euipwa).
Opvragen wachtwoord - waarschuwing verkeerde login (NEFDU)
Geef hier de boodschap in die men te zien moet krijgen wanneer een lezer bij het opvragen van zijn wachtwoord via de desktop een onbestaande barcode/gebruikersnaam invult.
Opvragen wachtwoord - waarschuwing verkeerd e-mail adres (NEFDU)
Geef hier de boodschap in die men te zien moet krijgen wanneer een lezer bij het opvragen van zijn wachtwoord via de desktop een onbestaande/verkeerde e-mailadres invult.
Opvragen wachtwoord - feedback bij correcte ingave (NEFDU)
Geef hier de boodschap in die men te zien moet krijgen wanneer men op een correcte manier zijn paswoord heeft opgevraagd via de desktop.
Opvragen wachtwoord - e-mail inhoud (NEFDU)

Het correct opvragen van een wachtwoord leidt tot het uitsturen van een e-mail waarin de lezer gevraag wordt zijn wachtwoord te activeren. Leg hier vast wat de inhoud van deze e-mail moet zijn en gebruik hierbij volgende 2 placeholders:

  • <pw> = het nieuwe wachtwoord
  • <url> = de url waar men moet op klikken om het nieuwe wachtwoord te activeren.
Explorator displayer
Leg hier de koppeling met een searcher die een welbepaalde superindex definieert.
Explorator indexer
Maak hier een koppeling met een indexer die de eindgebruikers van alle eindgebruikerssystemen in 1 Lucene index plaatst.
Geassocieerd systeem voor reserveringsaanvragen
Geef hier aan welk systeem voor reserveringsaanvragen het eindgebruikerssysteem mag gekoppeld worden. Laat leeg indien aanvragen van eindgebruikers niet in dit alternatieve systeem om documentaanvragen te beheren mogen terecht komen.
Berichtencodeset voor infovelden
Geef hier aan welke berichtencodeset gebruikt kan worden om standaard boodschappen over eindgebruikers weg te schrijven in de sectie Informatie voor bibliotheekmedewerkers van het eindgebruikersformulier. Meer info hierover kan gevonden worden in dit document

1.4.2. Beheer van de bibliotheekdiensten

De lijst in het menu Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Bibliotheekdiensten voor de eindgebruiker [link] geeft een overzicht van bibliotheekdiensten waartoe gebruikers toegang kunnen hebben. Deze lijst wordt aangeroepen:

  • Vanuit de functie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Gebruikersklassen [link] om aan te geven tot welke diensten elke gebruikersklasse toegang heeft.
  • Vanuit de functie Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Leensystemen [link] om aan te geven welke services van toepassing zijn binnen een leensysteem.
  • Vanuit de functie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Statuscodes van eindgebruikers [link], om per blokkeringstype te bepalen van welke diensten de eindgebruiker uitgesloten wordt.

Een bibliotheekdienst wordt gedefinieerd door

Identificatie
Een code die de dienst identificeert.
Benaming voluit
Omschrijving van de code in vrije bewoordingen.
Verwoording (Nederlands, Frans, Engels, universeel)
Verwoording van de dienst in het Nederlands (Frans, Engels, universele taal).

1.4.3. Beheer van de statistische codes

Om relevante lenersstatistieken te kunnen maken, worden gebruikers bij hun registratie gekoppeld aan statistische codes. In de functie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Statistische codes [link] kan de lijst met statistische codes worden onderhouden. Elke statistische code dient voorafgegaan te worden door het acroniem van de instelling of van het eindgebruikerssysteem.

Elke statistische code wordt omschreven door:

Identificatie
Deze identificatie bevat steeds het acroniem van de instelling of van het eindgebruikerssysteem. Verplicht is dit niet, maar het maakt de interpretatie van de codes in het overzicht wel gemakkelijker.
Benaming voluit
Omschrijving van de code in vrije bewoordingen.
Eindgebruikerssysteem
Duid hier aan tot welk eindgebruikerssysteem de statistische code behoort. Als nadien een lezer moet ingevoerd worden in de gebruikersdatabank, kan de statistische code gekozen worden uit de beperkte lijst van codes die enkel tot het geldende eindgebruikerssysteem behoren.

Elke instelling legt zelf de procedures vast waarbinnen de codes worden toegekend.

1.4.4. Beheer van hernieuwingscodes

De registratie van een gebruiker is gekoppeld aan een bepaalde gebruikersklasse. De gebruikersklasse is gekoppeld aan een hernieuwingscode. Wanneer de registratie van een gebruiker wordt vernieuwd, wordt automatisch op basis van de gebruikersklasse het juiste hernieuwingsschema gekozen.

Hernieuwen van lezers kan dus gebeuren volgens verschillende schema’s (hernieuwing van de registratie met 1 jaar, hernieuwing tot het einde van een academie- of kalenderjaar, etc.).

In de functie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Hernieuwingscodes [link] worden de verschillende hernieuwingsmogelijkheden vastgelegd.

Een hernieuwingscode bestaat uit de volgende onderdelen:

Identificatie
Een afkorting die de hernieuwingscode identificeert. Laat deze code steeds voorafgaan door het acroniem van de instelling of van het eindgebruikerssysteem. Verplicht is dit niet, maar het maakt de interpretatie van de codes in het overzicht wel gemakkelijker.
Titel
Omschrijving van de hernieuwingscode in vrije bewoordingen.
Geldig tot

Dit veld kan worden gebruikt voor een schema dat werkt met een bepaalde vaste datum. Die datum dient dan wel elk jaar aangepast. De Brocade service Gabriel kan u hierop attenderen door het versturen van een automatische mail. Neem in dat geval contact met de helpdesk via r4_helpdesk.

vaste datum = 30/9/2004
Ten laatste op 1/10/2004 dient deze datum manueel verzet naar 30/9/2005
Dagen geldig
Dit veld kan worden gebruikt voor een schema dat werkt met een periode van een aantal dagen (bijv. 365 dagen).

Bereken de nieuwe hernieuwingsdatum op basis van de vorige: Bij hernieuwingsschema’s die werken op basis van een aantal dagen, kan een nieuwe datum op twee verschillende wijzen berekend worden:

  • verder tellend op basis van de datum waarop de hernieuwing geregistreerd wordt. In dat geval dient deze optie niet aangevinkt. Deze optie is aangewezen indien er voor het hernieuwen van de periode niet moet betaald worden.
  • verder tellend op basis van de datum die vroeger was toegekend. In dat geval moet deze optie wel aangevinkt worden. Deze optie is meest aangewezen indien er voor een vaste inschrijvingsperiode moet betaald worden. Indien de nieuwe datum zou vallen vóór de actuele datum, wordt toch de actuele datum van de registratie als uitgangspunt genomen, om de nieuwe datum te berekenen.

In het eerste geval wordt de nieuwe datum als volgt berekend:

vorige hernieuwingsdatum: 15/09/2003
hernieuwingsschema: 365 dagen
hernieuwingsdatum op basis vorige? Nee
datum registratie: 26/08/2003
nieuwe hernieuwingsdatum: 25/08/2004
opmerking: 2004 schrikkeljaar

In het tweede geval wordt de nieuwe datum als volgt berekend:

vorige hernieuwingsdatum: 15/09/2003
hernieuwingsschema: 365 dagen
hernieuwingsdatum op basis vorige? Ja
datum registratie: 26/08/2003
nieuwe hernieuwingsdatum: 14/09/2004
opmerking: 2004 schrikkeljaar

Of, indien de vorige hernieuwingsdatum meer dan een jaar terug ligt:

vorige hernieuwingsdatum: 15/09/2001
hernieuwingsschema: 365 dagen
hernieuwingsdatum op basis vorige? Ja
datum registratie: 26/08/2003
nieuwe hernieuwingsdatum: 25/08/2004
opmerking: 2004 schrikkeljaar
Geassocieerde kassa transactie
Indien de gebruiker voor zijn registratie dient te betalen, kan hier de overeenstemmende kassatransactie worden ingegeven. Deze code wordt gekozen uit een lijst die wordt beheerd vanuit de functie Leen ‣ Leen - Kasverrichtingen ‣ Beheer van de kastransactiecodes [link].
Aantal items te verrekenen
Tenslotte kan in dit onderdeel aangegeven worden hoeveel items dienen verrekend voor de gekozen kassatransactie.

1.4.5. Beheer van de types eindgebruikers

Naast personen kunnen ook instellingen worden geregistreerd als gebruikers van de leen. We denken hier bijvoorbeeld aan IBL-diensten van andere bibliotheken, tentoonstellingen waaraan materialen worden uitgeleend, boekbinders, etc. In Brocade werd daarom de notie van type gebruiker ingevoerd. Op basis van het type kunnen achteraf dan bijkomende functies worden geprogrammeerd (afzonderlijke lijsten, speciale overzichten, etc.)

In de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Types eindgebruikers [link] kunnen types eindgebruikers beheerd worden.

Een type eindgebruiker bestaat uit volgende onderdelen:

Identificatie
Een afkorting die het type identificeert.
Titel
Omschrijving van het type in vrije bewoordingen.

1.4.6. Beheer van de updatingsmechanismen voor eindgebruikers

Het actualiseren van gegevens over gebruikers zal in de meeste gevallen op interactieve wijze gebeuren (manueel ingevoerd aan de balie). Nochtans zijn er ook instellingen waarbij de gegevens over gebruikers geheel of gedeeltelijk worden overgetapt vanuit andere systemen (personeelsbestand, studentenadministratie). Dit geschiedt dan steeds volgens specifieke conversieprogramma’s. In het formulier met gegevens over de gebruiker wordt daarom ook aangegeven vanuit welke omgeving de gebruikersgegevens afkomstig zijn.

In de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Updatingsmechanismen [link] kunnen updatingsmechanismen beheerd worden.

Een updatingsmechanisme bestaat uit volgende onderdelen:

Identificatie
Een afkorting die het updatingsmechanisme identificeert.
Titel
Omschrijving van het mechanisme in vrije bewoordingen.

1.4.7. Beheer van de basisinstellingen voor de leen

Verschillende instellingen kunnen gebruik maken van eenzelfde eindgebruikerssysteem. Deze instellingen leggen dan een gezamenlijke databank van gebruikers aan. Aan elke lezer wordt echter steeds een basisinstelling toegekend. Het is deze basisinstelling die verantwoordelijk is voor de administratie van en dienstverlening aan de gebruiker (uitsturen van rappels, IBL, SDI, etc.).

In de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Basisinstellingen [link] kan de lijst met basisinstellingen worden beheerd.

Een basisinstelling bestaat uit volgende onderdelen:

Identificatie
Een code die de instelling identificeert.
Benaming voluit
De benaming van de instelling in vrije bewoordingen.
Identificatiesysteem
Aanduiding van het systeem dat wordt gehanteerd om gebruikers van deze instelling te authenticeren. Het identificatiesysteem wordt gekozen uit een lijst die wordt vastgelegd in de functie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Identificatiesystemen [link].
E-mail afzendadres
Geef hier aan welk e-mailadres wordt gebruikt als afzendadres bij het uitsturen van e-mails naar de eindgebruiker.
E-mail replyadres
Geef hier aan welk e-mailadres voorgesteld moet worden wanneer de eindgebruiker wil reageren op een e-mail verstuurd vanuit Brocade.
Identifier voor de Impala-werkomgeving
Geef de Impala werkomgeving in waarin de aanvragen van de lezer terecht moeten komen.
Geassocieerd financieel systeem
Geef het default financieel systeem op voor eindgebruikers, behorende tot deze basisinstelling. U hoeft dit enkel te doen, indien dit afwijkt van het financieel systeem, geassocieerd met het eindgebruikerssysteem.
Voorkeur leverplaats
Geef een mogelijke voorkeur leverplaats voor reserveringsaanvragen aan eindgebruikers, die tot deze basisinstelling behoren. Let wel, er spelen ook nog andere factoren een rol. Laat leeg, indien je geen voorkeur kan koppelen aan een de basisinstelling.
Standaard adres types voor correspondentie
Geef de adrestypes in, in volgorde van belang, gescheiden door een komma. U kan ook gebruik maken van de termen email en emailonly. U hoeft dit enkel te doen, indien deze parameter dient af te wijken van de gelijkaardige parameter, geassocieerd met het eindgebruikerssysteem. Deze parameter bestaat op het volgende niveau: ter hoogte van de gebruikersklasse.
Impala mailtype

Ter hoogte van de basisinstelling kunnen verschillende templates klaargezet worden voor communicatie omtrent Impala. Enige voorwaarde is dat de instelling zijn eindgebruikers ook moet beheren in Brocade.

De templates zelf kunnen aangemaakt worden via de toepassing IBL en documentlevering ‣ Documentaanvragen - Algemene beheersfuncties ‣ Mailtypes Impala/Magazijnaanvragen [link]. Voorzie per basisinstelling volgende templates:

  • xxxxx-accept

  • xxxxx-delivered

  • xxxxx-delivered-article

  • xxxxx-delivered-article-cash

  • xxxxx-delivered-cash

  • xxxxx-delivered-monograph

  • xxxxx-delivered-monograph-cash

  • xxxxx-deliveredurl

  • xxxxx-deliveredurl-cash

  • xxxxx-fail

  • xxxxx-refuse

    met xxxxx = een verwijzing naar de basisinstelling

1.4.8. Beheer van de adrestypes

Bij het registreren van gegevens over de gebruikers, horen ook adresgegevens. Telkens een adres wordt toegevoegd, moet worden gekozen voor een bepaald adrestype (thuisadres, kotadres, werkadres, etc.). Deze adrestypes worden o.a. gebruikt voor het aansturen van het drukwerk naar de gebruiker.

De verschillende adrestypes worden vastgelegd via de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Adrestypes [link].

Een adrestype wordt gedefinieerd door:

Identificatie
Een code die het adrestype identificeert.
Titel
Vrije verwoording voor de code.
Leensystemen waarvoor het huisnummer verplicht is
Geef hier aan, per leensysteem, of een adres niet geregistreerd kan worden zonder huisnummer.
Leensystemen waarvoor het ontbreken van een huisnummer een waarschuwing krijgt
Geef hier aan, per leensysteem, dat het registreren van een adres zonder huisnummer gepaard moet gaan met een waarschuwing.
Leensystemen waarvoor de postcode verplicht is
Geef hier aan, per leensysteem, of een adres niet geregistreerd kan worden zonder postcode. Doe dit door het opgeven van het leensysteem.
Leensystemen waarvoor het ontbreken van een postcode een waarschuwing krijgt
Geef hier aan, per leensysteem, dat het registreren van een adres zonder postcode gepaard moet gaan met een waarschuwing.

1.4.9. Beheer van de identificatiesystemen

In Brocade zullen gebruikers kunnen inloggen op een gepersonaliseerde bibliotheektoepassing. Daarom is het noodzakelijk te kunnen beschikken over identificatie systemen. In Brocade zijn er twee soorten:

  • Een eigen identificatiesysteem: gebruikersidentificatie en paswoord worden opgeslagen in Brocade
  • Externe op LDAP gebaseerde systemen waarbij Brocade user id en paswoord afcheckt met een extern LDAP systeem.

Hoe dan ook zal op verschillende niveaus moeten vastgelegd worden welk identificatiesystemen gebruikers kunnen gebruiken om zich te identificeren. In het menu Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Identificatiesystemen [link] worden deze schema’s vastgelegd. Meer uitleg over eindgebruikersauthenticatie in Brocade desktops kan teruggevonden worden in dit document.

Een identificatiesysteem bestaat uit volgende onderdelen:

Identificatie
Code die het systeem identificeert
Benaming voluit (N,E,F,D,U)
Omschrijving van het systeem
Commando dat de identificatie uitvoert

Extra gegevens die de Brocade software zal gebruiken om met een extern identificatiesysteem te communiceren. Als het gaat om een LDAP systeem, wordt hier de correcte LDAP syntaxis gegeven. Bijvoorbeeld:

ldap://anet.ua.ac.be/uid=<id>,o=Universiteit Antwerpen,c=BE

1.4.10. Beheer van de statuscodes van eindgebruikers

In Brocade kunnen lezers van bepaalde bibliotheekdiensten worden uitgesloten. Dit uitsluiten kan manueel gebeuren (tussenkomst van de bibliothecaris) of automatisch (bijv. uitsluiting van de leen na het versturen van een derde rappel).

Statuscodes kunnen gebruikt worden in de toepassing Leen ‣ Leen - Groepsbewerkingen ‣ Parameters voor de leenacties [link] waar een lezer kan uitgesloten worden als gevolg van het bereiken bepaalde leenstaat. Ook kan per gebruikersklasse aangegeven worden wanneer een eindgebruiker uitgesloten wordt. Zo kan aangeven worden vanaf welke schuld een eindgebruiker uitgesloten worden of vanaf het bereiken van een bepaald aantal niet normale teruggaven.

Wanneer een lezer wordt uitgesloten, geeft het blokkeringstype aan wat de oorsprong of de reden van de uitsluiting was. Bij dezelfde lezer kunnen verschillende blokkeringen terzelfdertijd voorkomen.

De meest voorkomende blokkeringen zijn:

  • RNEW, als de hernieuwingsdatum is overschreden
  • DEBT, als een bepaald schuldbedrag is overschreden
  • NNT, als een bepaald aantal NNT’s is overschreden
  • RAx, als de x-de rappel is verstuurd.

Het beheer van statuscodes gebeurt in de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Statuscodes van eindgebruikers [link].

Een statuscode bestaat uit volgende onderdelen:

Identificatie
Code die het blokkeringstype of de statuscode identificeert.
Benaming voluit
Omschrijving van het blokkeringstype in vrije bewoordingen.
Blokkeer de bibliotheekdiensten
Duid hier aan van welke diensten de lezer dient uitgesloten te worden.
Mag deze statuscode meerdere keren voorkomen bij een gebruiker
Indien deze optie aangevinkt wordt, zal een zelfde type blokkering meer dan 1 keer kunnen voorkomen bij een eindgebruiker. Indien ze niet staat aangevinkt, zal elke nieuwe blokkering van het zelfde type (bv. RA3 voor een uitsluiting omwille van een derde rappel) de oude blokkering vervangen.
Mogen eventuele transactiekosten meerdere keren worden doorgerekend per blokkering
Geef hier aan of transactiecodes meerdere keren aangerekend worden per blokkeringsstatus.
Toon einddatum status in desktop
Vink aan indien de einddatum van de status getoond dient te worden in de desktop.
Verwoording Desktop (N,F,E,D,U)
Geef hier in de nodige verschillende talen aan hoe u een bepaalde statuscode/blokkering verwoord wil zien in de desktop. Deze wordt getoond wanner de eindgebruiker gebruik wil maken van een aantal diensten via de desktop. Voorbeeld voor RA1 = Uw lezerskaart is tijdelijk geblokkeerd wegens een derde rappel voor geleende werken.
Sorteercode voor het eindgebruikersformulier

Geef hier een sorteercode in (maak hiervoor gebruik van de letters a tot z) om de volgorde van satuscodes vast te leggen in het eindgebruikersformulier. Indien niet ingevuld, is de alfabetische volgorde van de identifiers van toepassing.

Voorbeeld:

  • a
  • c
  • ca
  • cb
  • d
Hoort bij deze status een opmerking?
Vink aan indien in het eindgebruikersformulier bij deze statuscode een veld voor opmerkingen hoort te staan. Deze kan een baliemedewerker aanwenden om manueel een opmerking te formuleren bij een bepaalde status/blokkering.

1.4.11. Berichtencodesets bij eindgebruikers

Via de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Berichtencodesets bij eindgebruikers [link] kunnen sets van berichtencodes samengesteld worden. Deze berichtencodes kunnen dan ingezet worden om veel voorkomende berichten/contexten bij eindgebruiker te selecteren via een drop-down mechanisme.

Deze toepassing kan gebruikt worden in het kader van Evenementen bij een eindgebruiker en Gecodeerde berichten bij een eindgebruiker.

1.4.12. Beheer van gebruikers evenementen

In Brocade is het mogelijk om de aanwezigheid van eindgebruikers op bepaalde evenementen te registreren. Welke evenementen er in Brocade kunnen optreden, wordt bepaald in Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Beheer van aanwezigheden/evenementen [link]. De toewijzing van bepaalde gebeurtenissen aan een bepaald leensysteem gebeurt in het menu Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Eindgebruikerssystemen [link]. De effectieve aanwezigheid van een eindgebruiker op een bepaald evenement wordt genoteerd in het eindgebruikersformulier.

Meer informatie over het registreren van eindgebruikersevenementen kan teruggevonden worden in dit document.

Bij het definiëren van evenementen dienen volgende velden ingevuld te worden:

Identificatie
Code die het evenement identificeert. Let er op om elke code te laten voorafgaan door het acroniem van het leensysteem of van het eindgebruikerssysteem waarin de evenementen zullen gebruikt worden.
Benaming
Omschrijving in vrije bewoordingen.
Scope
Hier heb je de mogelijkheid om het evenement nog ruimer te omschrijven.
Nederlandstalige (Franstalige, Engelstalige, universele) benaming
Omschrijving in vrije bewoordingen in de verschillende talen die Brocade ondersteunt.
Sperperiode (in sec.)
Geef hier de periode aan waarbinnen geen twee (of meer) evenementen van dit type kunnen geregistreerd worden.

1.5. Het opzetten van kassabeheer

Bij de interactie tussen gebruiker en bibliotheek hebben ook financiële transacties plaats. Op diverse ogenblikken kunnen deze transacties plaatsgrijpen:

  • Betalen van een boete
  • Betalen van leengelden
  • Betalen van diensten (geleverde IBL-materialen)
  • Betalen van producten (catalogus, fotokopiekaarten, etc.)
  • Betalen van inschrijvingsgelden
  • Terugbetalingen (foutief aangerekende bedragen, waarborgen, etc.)

Deze financiële verrichtingen kunnen op verschillende wijzen gebeuren:

  • betalingen en terugbetalingen kunnen cash afgerekend worden
  • gebruikers kunnen ook betalen via Proton
  • gebruikers kunnen afrekenen via een deposito, of personeelsleden kunnen via een werkingskrediet betalen.
  • etc.

Om deze financiële verrichtingen correct en vlot te kunnen verwerken, maakt Brocade gebruik van een kassabeheer. De belangrijkste kenmerken van dit kassabeheer worden hierna uitgelegd.

Voor alle duidelijkheid dient aangestipt te worden dat het kassabeheer werkt met

  • reële kassa’s, voor cash ontvangsten en terugbetalingen
  • virtuele kassa’s, die opgezet worden om kwijtscheldingen te registreren, of ontvangsten via Proton, of betalingen via kredieten en deposito’s.

Afhankelijk van de noden van de bibliotheek, of de context waarin een bibliotheek werkt, kan in Brocade gebruik gemaakt worden van een financieel systeem. Een aantal voorbeelden:

  • mogelijk maken van online betalingen
  • mogelijk maken van betalingen via domiciliering
  • situatie waarbij 2 of meer bibliotheken werken met hetzelfde leen- en eindgebruikerssysteem maar toch gebruik willen maken van aparte kassa’s

Gebruik maken van een financieel systeem houdt in dat aan financiële transacties een financieel systeem gekoppeld wordt hetgeen zorgt voor extra functionaliteit. Meer info over financiële systemen kan hier gevonden worden.

De volgende onderdelen van dit hoofdstuk gaan dieper in op het kassabeheer maar zonder dat er gewag gemaakt wordt van een financieel systeem.

1.5.1. Beheer van betalingsvormen

In Brocade is het mogelijk om op verschillende manieren te betalen voor diensten of producten. Deze betalingsvormen worden vastgelegd in de toepassing Leen ‣ Leen - Kasverrichtingen ‣ Beheer van betalingsvormen [link].

Welke betalingsvormen effectief gebruikt worden in het leensysteem, wordt op verschillende niveaus bepaald:

  • voor sommige betalingsvormen is het nodig om aparte kassa’s te definiëren. Zie daarvoor de functie Leen ‣ Leen - Kasverrichtingen ‣ Kassa’s invoeren/wijzigen [link].
  • in het eindgebruikerssysteem kan ingesteld worden of er met een depositosysteem kan gewerkt worden. Zie de functie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Eindgebruikerssystemen [link].
  • op het niveau van het werkstation dient bepaald te worden welke betalingsvormen bij elke uitleenpost geaccepteerd worden. Zie de functie Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Werkstations [link].

Volgende velden dienen ingevuld:

Identificatie
code die de betalingsvorm identificeert.
Benaming
Benaming voluit.
Scope
Mogelijkheid om de betalingsvorm ruimer te omschrijven.
Nederlandstalige (Franstalige, Engelstalige, universele) benaming
Geef hier een verwoording in de diverse alen die Brocade ondersteunt.
Formule om de kassa inkomsten te berekenen

Met dit veld is het mogelijk om correct de reële kasinhoud te berekenen voor betalingen die gebeuren met deze betalingsvorm.

Voor cash-ontvangsten staat hier meestal < kas >. Dit betekent dat een cash-ontvangst terechtkomt in de kassa zoals die gedefinieerd is bij het werkstation.

Voor Proton-ontvangsten kan hier bijvoorbeeld staan < kas >-P. Stel bv. dat de kassa voor cash-ontvangst bij een werkstation UIA-LZA is. Met de formule < kas >-P bij Proton, worden de Proton-betalingen genoteerd in kassa UIA-LZA-P.

Voortaan kan in de formule ook gebruik gemaakt worden van python constructies die toelaten omvormingen te doen op basis van logische onderdelen in kassa-benamingen. Afspraak is wel dat een logisch onderdeel in een kassa-benaming gescheiden wordt door een plat streepje.

Een voorbeeld

Stel kas = UIA-LZA-C en formule Proton = < kas[:-1] >-P
Dit betekent: Proton-ontvangsten worden weggeschreven in kassa UIA-LZA-P. [:-1] betekent: neem alles van de oorspronkelijke benaming behalve het laatste deel. Dus UIA-LZA-C wordt UIA-LZA. Deze string wordt dan aangevuld met de karakters -P
Stel kas = UIA-LZA-C en formule Proton = < kas[1:-1] >-P Dit betekent: Proton-ontvangsten worden weggeschreven in kassa LZA-P. [1:-1] betekent: neem alles van de oorspronkelijke benaming te beginnen vanaf de eerste '-' tot en met het voorlaatste gedeelte.
Verander het bedrag?
Met deze optie kan je bepalen of met deze betalingswijze een partiële ontvangst kan geregistreerd worden. Indien gekozen wordt voor Neen, dan is het met deze betalingswijze niet mogelijk om het bedrag van de schuld aan te passen bij de inning in Brocade. Indien bij alle betalingsvormen deze optie op Neen gezet wordt, dan is het in Brocade niet mogelijk om schulden partieel te ontvangen.
Is dit een deposito systeem?
Deze optie geeft aan of deze betalingsvorm een deposito-systeem hanteert. Op die manier wordt in Brocade aangegeven of bij een betaling met deze betalingsvorm moet gecontroleerd worden of het saldo van het deposito voldoende groot is.

1.5.2. Algemeen kassabeheer

In de functie Leen ‣ Leen - Kasverrichtingen ‣ Kassa’s invoeren/wijzigen [link] kunnen per instelling diverse kassa’s worden gedefinieerd. Er moeten voor elke instelling evenveel kassa’s worden gedefinieerd als er werkelijke geldladen zijn waarin de inkomsten uit leentransacties terecht komen. Het principe dat Brocade hanteert, is als volgt:

  • In Brocade worden diverse uitleenlocaties of uitleenbalies gedefinieerd. Zie daarover Configuratie van de werkposten aan de balie.
  • Aan die uitleenlocatie wordt een kassa gekoppeld.
  • Elke PC die fysiek aan een balie staat, wordt aan een uitleenlocatie gekoppeld.
  • Wanneer die PC geldt ontvangt, gaat Brocade kijken tot welke uitleenlocatie de PC behoort. De ontvangst wordt vervolgens weggeschreven in de kassa die gekoppeld is aan de uitleenlocatie.

Bovendien dienen, per werkelijke kassa, telkens nog virtuele kassa’s aangemaakt te worden:

  • om de annulering van schulden weg te schrijven.
  • of voor de ontvangsten via betaalkaarten zoals Proton.

Voorbeeld

PC is gekoppeld aan uitleenlocatie UIA-LZA.
Uitleenlocatie UIA-LZA is gekoppeld aan kassa UIA-Leeszaal.
Alle cash ontvangsten via de PC worden weggeschreven in kassa UIA-Leeszaal.
Alle schulden die op deze PC kwijtgescholden worden, worden weggeschreven in annulatiekassa UIA-Leeszaal-A.
Alle ontvangsten die op deze PC via Proton gedaan worden, worden weggeschreven in de Protonkassa UIA-Leeszaal-P.

Verder: Als de PC niet aan een uitleenlocatie is gekoppeld, of de uitleenlocatie is niet gekoppeld aan een kassa, dan zullen ontvangsten via die PC nooit in een kassa geregistreerd kunnen worden! Dus zie er nauwlettend op toe dat de koppeling tussen PC en uitleenlocatie correct gebeurt, niet alleen bij de eerste installatie van de PC, maar eveneens bij vervanging van een balie PC.

De elementen uit de definitie van een kassa in kassabeheer zijn:

Identificatie
De identificatie bestaat uit het acroniem van de instelling, gevolgd door een afkorting die de eigenlijke kassa benoemt.
Benaming voluit
Hier wordt in vrije verwoording een omschrijving van de kassa gegeven.
Ondertekenaars
Hier volgen de userid’s van de personen die gemachtigd zijn om kassasessies te ondertekenen (zie Kassasessie sluiten en tekenen).
Valutagroep
In eenzelfde kassa kunnen transacties in verschillende munt worden weggeschreven. De afkortingen van de munten moeten gekozen worden vanuit genormeerde lijsten. Met de optie Valutagroep wordt aan een kassa een bepaalde valutagroep toegekend. Neem als valutagroep steeds die van de Leen (valutagroep 101).
Geassocieerd financieel systeem
Indien een bibliotheek gebruikt maakt van een financieel systeem moet elke kassa ook gekoppeld worden aan een financieel systeem. Een kassa kan dan enkel die transacties vereffenen die gekoppeld zijn aan hetzelfde financieel systeem.

1.5.3. Beheer van de kastransactiecodes

In een kassa komen betalingen voor diverse zaken terecht. Met behulp van kastransactiecodes kunnen de diverse betalingen van elkaar onderscheiden worden. Transactiecodes worden beheerd in de toepassing Leen ‣ Leen - Kasverrichtingen ‣ Beheer van de kastransactiecodes [link].

Een kastransactiecode bestaat uit de volgende elementen

Identificatie
De identificatie bestaat uit het acroniem van de instelling gevolgd door een afkorting die de eigenlijke transactie benoemt.
Benaming voluit
Hier wordt in vrije verwoording een omschrijving van de transactie gegeven.
Transactiecode bestemd voor verkoop?
Via deze parameter kan je aangeven of een transactiecode specifiek behoort tot de verkoop. Ter hoogte van de toepassing Leen ‣ Verkoop van artikelen [link] verschijnt deze code dan in het overzicht wanneer je via het look-up element aldaar het onderscheid wil maken op Verkoop.
Patronen voor toegelaten eindgebruikerssystemen
Geef hier aan tot welke eindgebruikerssystemen het gebruik van de transactiecodes beperkt dient te blijven. Wanneer niet ingevuld, mag de transactiecode over alle eindgebruikerssystemen heen gebruikt worden.
Benaming van de items
Geef hier een verwoording zoals die in de overzichten van de kassatransacties zal worden genoteerd.
Vermenigvuldig met

Noteer hier de eenheidsprijs van het artikel. Bij het registreren van een kassatransactie wordt deze eenheidsprijs vermenigvuldigd met het aantal eenheden dat bij deze kassatransactie ingegeven wordt. De eenheidsprijs kan een getal zijn dat 0 is (voor het registreren van zaken die gratis worden weggegeven), groter is dan 0 (eigenlijke betalingen aan de bibliotheek) of kleiner dan 0 (terugbetalingen aan de eindgebruiker).

Voorbeeld

Een IBL aanvraag voor een student kost 2,5 EUR. De Code UA-IBL-STU geeft dus in het veld
Vermenigvuldig met de waarde 2,5 en in het veld Valuta de waarde EUR.
Valuta
Samen met het bedrag van de transactie moet ook de munteenheid worden gegeven. Dit betekent dus ook dat wanneer met twee munteenheden wordt gewerkt, elke transactiecode in feit twee keer dient gedefinieerd (bijv. 1 keer in EUR en 1 keer in dollar). De afkorting van de munteenheid die hier wordt gegeven, dient overeen te stemmen met de lijst van codes die overeen komen met de valutagroep gedefinieerd in het Algemene kassabeheer.
Eindgebruiker verplicht
Geef aan of bij het gebruik van deze transactiecode in de toepassing Leen ‣ Verkoop van artikelen [link] verplicht ook de eindgebruiker mee ingegeven dient te worden.
Kastransactie groep
Deze parameter laat toe om kassatransactiecodes te groeperen. Zo kunnen de verschillende financiële overzichten mooier/duidelijker gepresenteerd worden.
Verberg aantallen
Vink deze parameter aan indien je niet wenst, dat deze verschijnen ter hoogte van de diverse financiële overzichten.
Eenheid
Verbind via deze parameter een transactiecode met een eenheid. Deze eenheid wordt on-the-fly getoond in de toepassing Leen ‣ Verkoop van artikelen [link] ter hoogte van het veld Hoeveelheid om mogelijke onduidelijkheden bij de verkoop van artikelen te vermijden.
Financieel systeem
Koppel hier de kastransactiecode aan een financieel systeem indien nodig. Wanneer verschillende bibliotheken werken met hetzelfde leen- en eindgebruikerssysteem maar toch aparte kassa’s hebben (enkel bibliotheek heeft dan ook zijn eigen kastransactiecodes). Dit is nodig wanneer deze kastransactiecode op een alternatieve manier moet betaald kunnen worden (via domiciliëring, online betalen, ...)
Mag online aangeboden worden voor betaling?
Geef hier aan of de kastransactiecode mag aangeboden worden voor een online betaling

1.5.4. Beheer van de kastransactiegroepen

Via de toepassing Leen ‣ Leen - Kasverrichtingen ‣ Beheer van de kastransactiegroepen [link] kunnen kastransactiegroepen aangemaakt worden. Beschouw codes als rubrieken voor kastransactiecodes die toelaten om kassatransactiecodes te groeperen. Zo kunnen de verschillende financiële overzichten mooier/duidelijker gepresenteerd worden.

Identificatie
Kies een betekenisvolle afkorting als identificatie.
Benaming voluit
Hier wordt in vrije verwoording een omschrijving van de kastransactiegroep gegeven.
Scope
Een meer uitgebreide uitleg over het doel van deze groep kan men in dit veld kwijt.

1.5.5. Beheer van de eenheden

Via de toepassing Leen ‣ Leen - Kasverrichtingen ‣ Beheer van de eenheden [link] kunnen eenheden beheerd worden. Deze eenheid wordt on-the-fly getoond in de toepassing Leen ‣ Verkoop van artikelen [link] ter hoogte van het veld Hoeveelheid om mogelijke onduidelijkheden bij de verkoop van artikelen te vermijden.

Identificatie
Kies een logische afkorting als identificatie.
Benaming voluit
Hier wordt in vrije verwoording een omschrijving van de eenheid gegeven.
Scope
Een meer uitgebreide uitleg over het doel van de eenheid kan men in dit veld kwijt.

1.5.6. Transactiecodes bestemd voor verkoop

In een kassa komen betalingen voor diverse zaken terecht. Met behulp van kastransactiecodes kunnen de diverse betalingen van elkaar onderscheiden worden. Transactiecodes, specifiek aangemaakt voor de verkoop, kunnen ook beheerd worden in de toepassing Leen ‣ Leen - Kasverrichtingen ‣ Transactiecodes bestemd voor verkoop [link].

Meer uitleg over kastransactiecodes vindt u hier.