24. Etiketten afdrukken/bewerken

Notitie

versie 05/01/2016

24.1. Hoe worden in Brocade default etiketten gemaakt/gedrukt?

Bij het aanmaken of wijzigen van plaatskenmerken voor objecten (o-lois) wordt in Brocade automatisch etiketinformatie opgeslagen in een etikettenbestand. Een aangepaste etiketlay-out samen met een type rugetiket zorgt er voor dat die informatie op een correcte wijze op een etiket kan afgedrukt worden, op basis van een afdrukbestand dat in pdf wordt aangeboden.

Om de werking van de module toe te lichten onderscheiden we enkele begrippen:

  • Etikettenbestand: bevat de ruwe data van het pk. Een etikettenbestand wordt automatisch aangevuld met nieuwe etiketinformatie, als de catalograaf nieuwe pk’s aanmaakt of bestaande pk’s aanpast bij objecten.
  • Afdrukbestand: wordt opgemaakt op basis van het etikettenbestand en in een specifieke lay-out voor een specifieke printer. Voor het aanmaken van een afdrukbestand is een extra ingreep nodig van een gebruiker (“Maak een nieuw afdrukbestand aan”).
  • Type rugetiket: bepaalt de basislay-out van het etiket. Het bevat informatie over de grootte van het etiket; de wijze waarop het etiket op een blad of rol zit; het lettertype dat moet gebruikt worden; de grootte van het font; de uitlijning van de tekst op het etiket; de tekst die helemaal onderaan op het etiket wordt afgedrukt (meestal: de naam of het acroniem van de bibliotheek). De types rugetiket worden door Anet gedefinieerd, voor een beperkt aantal types. Het type rugetiket is een parameter in de meta-informatie van de pk-genres.
  • Etiketlay-out: de wijze waarop de pk-informatie op het etiket wordt geplaatst (eerste en tweede deel onder of naast elkaar; volume-informatie, enz.). Die informatie wordt ook gedefinieerd ter hoogte van het pk-genre.

Voor informatie over de aangewezen printers en types van rugetiketten in Brocade: zie Rugetiketten met plaatskenmerk. Anet ondersteunt maar een beperkt aantal etiketformaten.

De informatie voor de etiketten wordt standaard opgehaald uit de plaatskenmerken, en wordt gestockeerd op een Anet server, in de docman omgeving voor rugetiketten. Die opslag gebeurt in een etikettenbestand per Brocadegebruiker, en dat bestand kan in pdf of xml worden gedownload uit Brocade. Als pdf kan het naar een aangepaste printer worden gestuurd en zo afgedrukt. En, als de catalograaf die informatie niet schrapt, dan wordt het etikettenbestand voortdurend aangevuld met de informatie over de nieuwe objecten die worden aangemaakt of pk’s die worden aangepast.

24.2. “Standaard” werkwijze

Een Brocadegebruiker heeft de plaatskenmerken van een aantal objecten aangemaakt of aangepast, en wil die printen.

  • Ga naar de toepassing “Catalografie, Afdrukken/bewerken etiketten”.
  • Registreer (optie “Maak een nieuw afdrukbestand aan” staat aangevinkt). Op die manier wordt een actueel afdrukbestand aangemaakt. De lay-out van die etiketten wordt bepaald door de lay-out die gedefinieerd is ter hoogte van de pk-genres, samen met het type rugetiket.
  • Klik op de link “Klik om het laatste aangemaakte afdrukbestand te bekijken/afdrukken”.
  • Open het aangeboden afdrukbestand “labels.pdf”.
  • Druk het afdrukbestand af naar de juiste printer.
  • Vink in Brocade de optie “Schrap de oude etiketinformatie” aan en registreer. Op die manier wordt alle etiketinformatie gewist uit het etikettenbestand.

24.3. Gedetailleerd overzicht van de toepassing

24.3.1. Laatste verwerking

Geeft het tijdstip aan waarop voor het laatst een afdrukbestand werd opgemaakt. Dat tijdstip komt overeen met de laatste registratie-actie waarbij de optie werd aangevinkt: “Maak een nieuw afdrukbestand aan”. Als in de toepassing een andere optie wordt aangevinkt en geregistreerd, wordt die datum niet aangepast. Dan wordt alleen het etikettenbestand geactualiseerd.

24.3.2. URL

  • Geeft een URL naar het laatst aangemaakte afdrukbestand (in pdf) (en dat komt overeen met de laatste verwerking).

  • Waarschuwing

    het afdrukbestand is niet per definitie identiek aan het etiketbestand!

  • Soms is er geen URL, of leidt de URL naar een niet bestaand bestand. De afdrukbestanden worden na een bepaalde periode immers geschrapt.

24.3.3. Ter informatie

Geeft de etiketinformatie van het afdrukbestand in een xml-formaat. Op die manier kan je de etiketinformatie in andere toepassingen gebruiken, voor etiketformaten die niet door Anet ondersteund worden.

24.3.4. Type

Geeft het type rugetiket aan waarin het afdrukbestand is aangemaakt.

Waarschuwing

een afdrukbestand kan altijd maar opgemaakt worden voor één type rugetiket; het is dus niet mogelijk om in één bestand etiketten van verschillende catalografische instellingen te verzamelen, als die een andere basislay-out en een andere opdruk vereisen.

Volgens welk mechanisme wordt het type rugetiket bepaald?

  • Als het bestand alleen is opgebouwd uit etiketinformatie vanuit de catalografie (het aanmaken of aanpassen van plaatskenmerken): het type rugetiket wordt bepaald door het laatste etiket in het bestand (het rugetiket dat gedefinieerd is bij het overeenkomstige pk-genre van het laatste object in het etiketbestand). Als er ook pk’s tussen zitten die volgens een ander type rugetiket zouden moeten geprint worden (omdat ze van een andere catalografische instelling zijn), dan volgen die toch het type van het eerste etiket.

Van zodra echter het etikettenbestand wordt opgebouwd op een andere manier, gelden andere mechanismes:

  • Als er manueel o-lois of barcodes aan het etikettenbestand worden toegevoegd: het type rugetiket wordt bepaald door het type bij het pk-genre van de laatst toegevoegde barcode of o-loi.
  • Als er manueel etiketten worden aangemaakt (via de optie “Bewerk de etiketten”): het type rugetiket wordt bepaald door het type, gedefinieerd bij de persoonlijke voorkeuren van de gebruiker.
  • Als de etiketinformatie wordt gesorteerd of omgedraaid: het type rugetiket wordt bepaald door het type dat gedefinieerd is bij de persoonlijke voorkeuren van de gebruiker.
  • Als er een etiketbestand wordt opgeladen: het type rugetiket wordt bepaald door het type dat gedefinieerd is bij de persoonlijke voorkeuren van de gebruiker.

24.3.5. Huidig aantal

Geeft het aantal etiketten weer dat actueel in het etikettenbestand zit.

Waarschuwing

dat kan verschillen van het aantal etiketten dat in het afdrukbestand zit.

24.3.6. Maak een nieuw afdrukbestand aan

Als deze optie wordt aangevinkt en geregistreerd, dan wordt de etiketinformatie omgezet in een afdrukbaar bestand in pdf en in een xml-bestand.

Je kan deze optie ook gebruiken bij het manueel invoeren van etiketten. In dat geval vul je de etiketinformatie in bij het vak “Extra plaatskenmerken”, en je registreert.

24.3.7. Schrap de oude etiketinformatie

Hiermee wis je alle etiketinformatie uit het etikettenbestand. Opgelet: het afdrukbestand blijft nog enige tijd actief, tot het na zekere tijd automatisch wordt geschrapt door Brocade, of totdat er een nieuw afdrukbestand wordt aangemaakt.

Als je deze optie hebt geregistreerd, zal de informatie bij “Type” (type rugetiket) verspringen naar het type rugetiket zoals gedefinieerd bij de persoonlijke voorkeuren van de gebruiker.

24.3.8. Opladen

Via deze optie kan je een XML-bestand met etiketinformatie opladen. Dat kan soms handig zijn als het gaat om grotere bestanden waarbij je de etiketinformatie in een andere toepassing hebt voorbereid/klaargemaakt.

Waarschuwing

bij het registreren wordt het type rugetiket gekozen van de persoonlijke voorkeuren. Controleer dus eerst die parameter, alvorens op te laden.

24.3.9. Bewerk de etiketten

Via deze optie kan je de etiketten uit het etiketbestand controleren en eventueel bijsturen.

  • Vink deze optie aan en registreer. In het vak bij “Bewerk de etiketten” verschijnt nu de lijst van etiketten die in het bestand zitten.
  • Je kan die tekstinformatie aanpassen of eventueel aanvullen met extra etiketten.
  • De optie “Maak een nieuw afdrukbestand aan” staat nu aangevinkt. Registreer. Er is nu een nieuw afdrukbestand, volgens het type rugetiket bij de persoonlijke voorkeuren van de gebruiker.

24.3.10. Sorteer op plaatskenmerk

Via deze optie kan je de etiketten sorteren volgens het plaatskenmerk. Op die manier worden de etiketten gesorteerd (en later dus ook geprint) volgens de volgorde op het rek.

Waarschuwing

Het type rugetiket van de persoonlijke voorkeuren is nu bepalend voor het afdrukbestand.

24.3.11. Draai de etiketvolgorde om

Via deze optie kan je de volgorde van de etiketten omdraaien. Dat is handig als je een etiketbestand hebt opgemaakt door de barcodes van een stapel boeken in te scannen; normaal ligt het eerste boek dan onderaan, maar staat het overeenkomstige etiket bovenaan in het rijtje. Door deze optie te kiezen kan je het etiketbestand opnieuw in dezelfde volgorde sorteren als de stapel boeken.

Waarschuwing

Het type rugetiket van de persoonlijke voorkeuren is nu bepalend voor het afdrukbestand.

24.3.12. Extra streepjescodes

Via deze optie kan je, op basis van de streepjescode, etiketten toevoegen aan het etiketbestand.

Waarschuwing

de laatst ingescande barcode is nu bepalend voor het type rugetiket!

24.3.13. Extra plaatskenmerken

Via deze optie kan je zelf in tekstvorm etiketinformatie toevoegen, in een nieuw bestand of aan een bestaand bestand.

  • De wijze waarop het etiket wordt opgemaakt is afhankelijk van het type rugetiket én van de invoer van de informatie. Om naar een andere lijn te springen, gebruik “|”.
  • Gebruik voor elk etiket een andere lijn.
  • Gebruik geen etiketten van verschillende instellingen door elkaar; er kan toch maar één type rugetiket per afdrukbestand worden toegepast.

Waarschuwing

Het type rugetiket van de persoonlijke voorkeuren is nu bepalend voor het afdrukbestand.

24.3.14. Etiketten van anderen

Via deze optie kan je etiketten overnemen die door anderen zijn aangemaakt. Je kan tegelijkertijd de etiketten van verschillende Brocadegebruikers overnemen. Als je deze optie aanvinkt, dan worden de etiketten van de andere gebruiker(s) toegevoegd aan het eigen etiketbestand.

Waarschuwing

het type rugetiket van de laatst ingevulde gebruiker is nu bepalend voor jouw etiketbestand!

Waarschuwing

vergeet niet om je collega’s te vragen om hun etiketinformatie te schrappen als je de etiketten hebt geprint.

24.4. Hoe doe ik...? Wat als... ?

24.4.1. Het type rugetiket van alle etiketten is fout; het is van type A en het moet volgens type B. Hoe wijzig ik dat?

  • Ga naar het hoofdmenu van Brocade, optie “Verander je persoonlijke gegevens”.
  • Controleer de parameter “Ik verkies volgend etiket lay-out” en kies eventueel het correcte type rugetiket B. Registreer.
  • Ga naar “Catalografie, Afdrukken/bewerken etiketten”.
  • Kies de optie “Bewerk de etiketten” en registreer.
  • Nu verschijnt de etiketinformatie in het vak “Bewerk de etiketten”.
  • Registreer opnieuw (met optie “Maak een nieuw afdrukbestand” aangevinkt), zonder iets aan te passen.
  • Alle etiketten zijn nu opgemaakt volgens type rugetiket B.

24.4.2. Er zitten enkele “vreemde” etiketten (van bib B) tussen mijn geprinte etiketten. Hoe krijg ik dat weer goed?

  • Controleer het voorkeur type rugetiket in “Verander je persoonlijke gegevens” en pas aan naar het type van de andere instelling B.
  • Ga naar “Catalografie, Afdrukken/bewerken etiketten”.
  • Kies de optie “Bewerk de etiketten” en registreer.
  • Nu verschijnt de etiketinformatie in het vak “Bewerk de etiketten”.
  • Schrap alle etiketten die correct waren en al zijn uitgeprint; hou enkel de foute etiketten van bib B over.
  • Registreer.
  • De overblijvende etiketten zijn nu opgemaakt volgens type rugetiket B.

24.4.3. Hoe print ik etiketten af van verschillende instellingen?

Als je de catalografie doet voor verschillende catalografische instellingen, dan komen standaard alle etiketten in één bestand terecht, en zullen verschillende etiketten volgens een fout type worden afgedrukt.

In die situatie zorg je er best voor, dat je het werk voor elke instelling apart groepeert. Dus:

  • Maak eerst plaatskenmerken voor bibliotheek A.
  • Druk de etiketten voor bibliotheek A af.
  • Schrap de etiketinformatie van bibliotheek A.
  • Maak vervolgens de plaatskenmerken voor bibliotheek B.
  • Druk de etiketten voor bibliotheek B af.
  • Schrap de etiketinformatie van bibliotheek B.
  • Enz.

24.4.4. Tussen de etiketten zit er één dat geen plaatskenmerk is, maar de identifier voor een oloi. Hoe komt dat?

Het gebeurt af en toe dat er een oloi identifier tussen de andere etiketten zit (bv. o:lvd:99999999). Het gaat dan om een ondertussen geschrapt object waarvoor Brocade geen etiketinformatie meer kan ophalen.

24.4.5. Kan ik ook onafhankelijk en voor alle catalografen van mijn bibliotheek de etiketten beheren?

Via de optie Etiketten van anderen kan je de etiketten van je collega’s overnemen. Maar je kan ze niet beheren. Dat wil zeggen: je kan de al geprinte etiketten niet schrappen bij die collega’s; dat moet door die gebruikers zelf gebeuren. Indien zij dat niet doen, worden de oude etiketten telkens mee overgenomen.

Een betere werkwijze is om dit op te lossen in het gebruikersbeheer in Brocade. Daarin kan vastgelegd worden dat de etiketten van een gebruiker X altijd worden verwerkt door een andere gebruiker Y. Als dat is vastgelegd, dan krijgt gebruiker X geen etiketten meer aangeboden die automatisch vanuit catalografie worden gegenereerd; die komen automatisch terecht bij gebruiker Y. Op die manier zou gebruiker Y de etiketten van alle collega’s kunnen beheren. Als gebruiker Y in het etiketbeheer de etiketten schrapt, zijn daarmee ook alle etiketten die door andere gebruikers zijn gegenereerd, geschrapt.

Als je deze werkwijze wil hanteren voor jouw bibliotheek, neem dan contact op met de Anet helpdesk

24.4.6. Heeft het aanpassen van een plaatskenmerk invloed op het etiketbestand?

Ja: het aanpassen van een plaatskenmerk zorgt er voor dat er nieuwe etiketten worden aangemaakt. Maar dat proces is niet helemaal eenduidig.

  • Bij een eendelig werk is het eenvoudig: er worden nieuwe etiketten aangemaakt voor alle exemplaren van dat ene volume.
  • Bij een meerdelig werk worden er alleen nieuwe etiketten aangemaakt voor de exemplaren bij het volume dat zichtbaar is op het scherm, bij het wijzigen van het plaatskenmerk. Als dat bv. volume 1 was, dan worden er nieuwe etiketten aangemaakt voor alle exemplaren van volume 1. Maar niet voor de exemplaren bij volume 2, enz.

Let er dus op dat je voldoende etiketten hebt om alle volumes te overplakken. Dat kan door de barcodes van die exemplaren nog in te scannen (bij Extra streepjescodes) of door de etiketten manueel aan te maken (bij Extra plaatskenmerken).