19. Magazijnaanvraag door de eindgebruiker

Auteur Richard Philips
Aanmaak 31 mei 2005
Aangepast door Jan Corthouts
Aangepast op 18 feb 2006
Oud BVV nr 2107

19.1. Abstract

In de publiekscatalogus wordt ter hoogte van de volledige beschrijving een knop Documentaanvraag getoond. Wanneer de lezer hierop klikt, vraagt Brocade aan de lezer om zich te authenticeren. Na authenticatie toont Brocade een scherm waarop - afhankelijk van de gebruikersklasse en van het document - een aantal opties worden getoond:

  • Reservatie
  • Magazijnaanvraag
  • IBL-bestelling

Dit document gaat enkel over magazijnaanvraag. Voor meer info over de andere bestelfaciliteiten verwijzen we naar:

De term magazijnaanvraag wordt hier in een brede context begrepen: het gaat in feite om een dienstverlening waarbij de lezer via de desktop de bibliotheek kan verzoeken om materialen die in de bibliotheek beschikbaar zijn - met andere woorden niet zijn uitgeleend - op te halen en voor hem/haar beschikbaar te houden voor afhaling/uitlening op een ogenblik in de toekomst. Welke materialen in aanmerking komen, wie gebruik kan maken van de dienst, en hoe het tijdstip voor afhaling in de toekomst, wordt bepaald door een reeks van parameters.

Dit document beschrijft de werking en bevat tevens een checklist voor het invullen van de meta-informatie.

19.2. Plaatsen van magazijnaanvraag via de desktop

Een titelbeschrijving kan verschillende plaatskenmerken hebben. Aan de plaatskenmerken hangen volumes en exemplaren. De optie om documenten aan te vragen wordt enkel getoond:

  • Indien de gebruiker behoort tot een gebruikersklasse die documenten mag aanvragen.
  • Indien het plaatskenmerk behoort tot een PK-genre dat magazijnaanvraag toelaat.
  • Indien er bij het plaatskenmerk nog volumes/exemplaren beschikbaar zijn. Met andere woorden indien ALLE volumes/exemplaren bij een bepaald plaatskenmerk zijn uitgeleend wordt er geen optie voor magazijnaanvraag aangeboden.
  • Indien aan het plaatskenmerk exemplaren hangen (Zie ook Welke plaatskenmerken komen in aanmerking voor magazijnaanvraag?)
  • Indien de exemplaren voor de lezer in kwestie uitleenbaar zijn (Zie ook Welke plaatskenmerken komen in aanmerking voor magazijnaanvraag?)

Bij het plaatsen van een magazijnaanvraag gelden volgende regels:

  • Alle plaatskenmerken die in aanmerking komen voor magazijnaanvraag worden getoond. De lezer kan slechts 1 plaatskenmerk tegelijkertijd voor magazijnaanvraag selecteren .
  • De lezer kan multiple magazijnaanvragen op een plaatskenmerk plaatsen (cfr. opvragen van diverse jaargangen bij hetzelfde tijdschrift).
  • Bij het plaatsen van een aanvraag kan de lezer het gewenste ogenblik van afhaling selecteren. Of die optie wordt getoond en welke tijdstippen precies ter selectie worden aangeboden is afhankelijk van meta-informatie ingegeven bij het magazijn (Zie levertijdstippen).
  • Bij het plaatsen van de aanvraag kan de lezer een opmerking voor de bibliotheek toevoegen. Dit opmerkingsveld wordt met name gebruikt voor het specificeren van volumes/jaargangen bij meerdelige werken/tijdschriften.
  • Bij het plaatsen van een magazijnaanvraag kan per leensysteem worden aangegeven of er op het gevraagde object automatisch een reservatie dient geplaatst. Indien hiervoor gekozen wordt, dan dient ook rekening gehouden te worden met de volgende effecten:
    • Enkel de reservatiehouder kan het gevraagde document uitlenen.
    • Voor de reservatiehouder wordt - afhankelijk van de parameters van het leensysteem - daags nadien een brief van beschikbare reservatie klaargezet en eventueel verstuurd via e-mail. Het klaarmaken/verzenden van deze brief houdt geen rekening met het feit of het document al dan niet voor de lezer ook fysiek beschikbaar is in de bibliotheek.
    • De reservatie wordt enkel gewist indien de reservatiehouder het item leent of indien de bibliotheek de reservatie manueel annuleert. Met andere woorden indien de gebruiker verder niet omziet naar het document, blijft de klaarstaande reservatie op het document staan.
    • De lezer kan via de desktop een overzicht van de aanvragen opvragen.

19.3. Elementen in het aanvraagformulier

In het formulier worden alle plaatskenmerken getoond die in aanmerking komen voor een magazijnaanvraag. Bij elk plaatskenmerk wordt gegeven:

  • Acroniem van de bibliotheek.
  • Het plaatskenmerk.
  • De bezitsvermelding bij het plaatskenmerk (indien aanwezig).
  • De annotatie bij het plaatskenmerk (indien aanwezig).
  • Een opmerkingsveld dat door de eindgebruiker gebruikt kan worden om de gewenste jaargang aan te geven.
  • Een extra informatieveld. Dit extra informatieveld wordt enkel getoond afhankelijk van de meta-informatie van het werkstation (Zie Checklist andere Meta-informatie).

De eindgebruiker kan slechts één plaatskenmerk per bestelling selecteren. De keuze wordt gemaakt door het aanklikken van de gepaste radio button.

19.4. Welke plaatskenmerken komen in aanmerking voor magazijnaanvraag?

Plaatskenmerken komen in aanmerking voor magazijnaanvraag op basis van een aantal parameters:

PK-genre

Elke bibliotheek kan zelf aangeven welke PK-genres in aanmerking komen voor magazijnbestelling. Roep het PK-genre op en ga naar de optie Permissies voor documentbestellingen door eindgebruikers. Geef vervolgens in het onderdeel Toegelaten combinaties voor magazijnbestellingen de combinaties van leensystemen en eindgebruikersklassen.

Zie Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ genrepk [link]

Voorbeelden:

UA:UA-K     Dit betekent:

  Het plaatsen van magazijnaanvragen op het plaatskenmerk is enkel mogelijk in de context van het leensysteem UA.
  Enkel gebruikers die behoren tot de klasse UA-K krijgen de optie voor een magazijnaanvraag te zien.

UA:UA-K, UA-L       Dit betekent:

  Het plaatsen van magazijnaanvragen op het plaatskenmerk is enkel mogelijk in de context van het leensysteem UA.
  Enkel gebruikers die behoren tot de klasse UA-K of UA-L krijgen de optie voor een magazijnaanvraag te zien.

UA:*        Dit betekent:

  Het plaatsen van magazijnaanvragen op het plaatskenmerk is enkel mogelijk in de context van het leensysteem UA.
  Alle gebruikersklassen krijgen de optie voor een magazijnaanvraag te zien.
Wat met plaatskenmerken die geen exemplaren hebben of geen uitleenbare exemplaren?

De standaardwerking van de magazijnaanvraag gaat ervan uit dat plaatskenmerken maar in aanmerking komen voor magazijnbestelling op voorwaarde dat:

  • er exemplaren hangen aan het plaatskenmerk. Je kan dit overrulen door ter hoogte van het PK-genre de optie Controle op vol./ex. bij magazijnaanvraag? uit te vinken.

    Aangevinkt betekent: magazijnaanvraag is enkel mogelijk indien er vol./ex. aan het plaatskenmerk hangen die niet uitgeleend zijn. Met andere woorden, indien alle exemplaren zijn uitgeleend, is magazijnaanvraag niet mogelijk.

    Uitgevinkt betekent: magazijnaanvraag is steeds mogelijk ongeacht de aanwezigheid/afwezigheid van exemplaren en ongeacht of de exemplaren uitgeleend zijn of niet.

  • die exemplaren voor de lezer in kwestie ook uitleenbaar moeten zijn. Stel dat in de leenparameters is aangegeven dat een gebruiker van klasse A geen objecten van klasse Z mag lenen (max. aantal =0), dan komt dat plaatskenmerk voor die gebruiker niet in aanmerking voor magazijnaanvraag. Je kan dit overrulen door door ter hoogte van het PK-genre de optie Controle op leenbaarheid vol./ex. bij magazijnaanvraag? uit te vinken.

    Aanvinken wil zeggen: magazijnaanvraag is enkel mogelijk indien er vol./ex. aan het plaatskenmerk hangen die de lezer mag uitlenen. Met andere woorden niet kunnen lenen maakt ook de magazijnaanvraag onmogelijk.

    Uitgevinkt betekent: magazijnaanvraag is steeds mogelijk ongeacht of de lezer het materiaal mag lenen of niet.

Zie Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ genrepk [link]

19.5. Soorten aanvragen: boek - tijdschrift - object

Bij het plaatsen van een magazijnaanvraag zal Brocade op basis van een analyse van de c-loi beslissen over het type aanvraag. Het algoritme dat daarvoor wordt gebruikt is identiek aan het algoritme dat wordt gebruikt voor de bepaling van het type van IBL-aanvraag. De analyse geschiedt op basis van parameters ingegeven in het Beslissingsregels ibl genre van het regelwerk ter hoogte van de toepassing Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ Regelwerken [link].

Elke beslissingsregel bestaat uit 3 delen gescheiden door :.

  • Eerste deel: lm (=lidmaatschapscode) of re (=relatiecode) of dr (=code voor drager) of ow (=onderwerpscode)
  • Tweede deel: article of journal of monograph of object
  • Derde deel: te checken waarde
  • Plaats een * in het derde deel om het default genre aan te duiden

Voorbeeld:

lm:journal:antilope
lm:monograph:*

Met andere woorden, op basis van de aanwezigheid van een lidmaatschap, van een relatiecode, van een drager of van een onderwerp, kan beslist worden of het aanvraagformulier dat Brocade moet genereren dat van een boek, een artikel, een tijdschrift of een object moet zijn. Indien de magazijnaanvraag een aanvraag van het type journal betreft, dan gaat Brocade niet verder met controle op de aanwezigheid van volumes of jaargangen. Immers in veel gevallen catalogiseren bibliotheken hun tijdschriftenbezit niet op gedetailleerde wijze en volstaan ze met opname van een plaatskenmerk en een algemene bezitsvermelding.

19.6. Toewijzing van een aanvraag aan een magazijn

Om een aanvraag aan een magazijn toe te wijzen past Brocade de volgende logica op de c-loi toe:

Regelwerk

In eerste instantie wordt gekeken naar de parameter Bereken de bestelgegevens in het regelwerk. Deze moet een M-expressie bevatten die, gegeven RDcloi (beschrijving), RDeloi (eindgebruiker), RDlnsys (leensysteem), RDextern (externe factor), RDtime (tijdsfactor), de datastructuur RDresult opbouwt (vgl. %Calc^brespk).

Dit veld bevat standaard de volgende constructie: d %Calc^brespk(RDresult,RDcloi,RDeloi,RDgenre,"","").

In deze code kan desgewenst de identifier van het magazijn vast in worden opgegeven. De M-expressie wordt dan bv. d %Calc^brespk(RDresult,RDcloi,RDeloi,RDgenre,"uacst","")

Is dat het geval dan zal Brocade alle magazijnaanvragen steeds aan dit magazijn toewijzen, ongeacht het werkstation of plaatskenmerk. Is dat niet het geval, dan wordt gekeken naar het werkstation.

Zie Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ Regelwerken [link]

Werkstation

Magazijnaanvragen worden ingediend vanuit een desktopomgeving. Die desktopomgeving werkt impliciet (op basis van IP) of expliciet (op basis van opgave van het werkstation in de URL) met een werkstation. Dat werkstation geeft de locatie aan van waaruit de lezer werkt.

In de meta-informatie van het eindgebruikerssysteem kan je werkstations met magazijnen associëren. Gebruik daartoe de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Eindgebruikerssystemen [link] en ga naar de optie Associatie werkstation:magazijn. Voorbeelden:

  UA-CST:uacst
    Magazijnaanvragen geplaatst vanuit werkstation UA-CST worden steeds toegewezen aan magazijn uacst

  UA*:uacst
    Magazijnaanvragen geplaatst vanuit werkstations die beginnen met UA (UA-CST, UA-CDE, ...) worden steeds toegewezen aan magazijn uacst

  UA-CST:uacst!UA-CST:uacde
    Magazijnaanvragen geplaatst vanuit werkstation UA-CST worden toegewezen aan magazijn uacst. Magazijnaanvragen ingediend vanuit alle andere werkstations worden toegewezen aan magazijn uacde

Is er in het eindgebruikerssysteem verder niets ingevuld, dan wordt er gekeken naar parameters ter hoogte van het PK-genre.
PK-genre

In de meta-informatie van het PK-genre kan je een PK-genre associëren met een magazijn. Tevens kan je in het genre aangeven of er voor toewijzing moet rekening gehouden worden met het bestaan van volumes/exemplaren.

Zie Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ genrepk [link]

Restant
Indien het na dit watervalsysteem niet mogelijk is om een magazijn toe te kennen, dan wordt de optie voor magazijnaanvraag niet aangeboden.

19.7. Alternatieve leveringsplaatsen (Actief vanaf release 3.20 - Enkel van belang voor Anet-bibliotheken)

Uit de praktijk binnen de Universiteit Antwerpen bleek dat lezers bijvoorbeeld op Campus Drie Eiken een magazijnaanvraag indienen voor een boek dat zich op UA-CST bevindt. Lezers gaan er dan vanuit dat het materiaal dan ook naar CDE wordt getransporteerd. Dat is niet het geval: bij een magazijnaanvraag gaan we uit van het principe dat dit ter plaatse moet worden opgehaald. Om misverstanden te vermijden, kan voortaan aan de lezer gevraagd worden op welke locatie het gevraagde dient afgeleverd te worden.

We kunnen voortaan dus alternatieve leveringsplaatsen bij een magazijnaanvraag opnemen. Wanneer een lezer hiervoor kiest, dan wordt de magazijnaanvraag getransformeerd naar een IBL-aanvraag en komt de aanvraag verder terecht in het Impala-circuit.

Gezien de koppeling met Impala, kan deze optie enkel gebruik worden door Anet-bibliotheken die werken op de server anet.ua.ac.be.

Alternatieve leveringsplaatsen worden beheerd met de optie IBL en documentlevering ‣ Documentaanvragen - Algemene beheersfuncties ‣ Beheer van de leverplaatsen (bis) [link].

Meta-informatie hierbij:

Identificatie
geef een identifier voor de leverplaats
Benaming
geef een benaming voor de leverplaats
Benaming (N E F D U)
geef een benaming van de leverplaats zoals die moet worden getoond in de desktop
Verwoording van verwachte levertijd
geef een verwoording van de verwachte levertijd zoals die moet worden getoond in de desktop. Aangezien de magazijnaanvraag wordt getransformeerd naar een IBL-aanvraag, kan de exacte levertijd niet worden gegeven en moet dus een schatting gegeven kunnen worden.
Geassocieerde basisinstelling
deze parameter bepaalt naar welke Impala werkomgeving de bestelling gestuurd wordt (aan de basisinstelling is immers een Impala werkomgeving gekoppeld).

Het al of niet tonen van alternatieve leveringsplaatsen is verder afhankelijk van parameters bij het magazijn en parameters bij het pk-genre.

Parameter Leverplaatsen bij het pk-genre

Deze parameter laat toe om per gebruikersklasse te bepalen welke leverplaatsen mogelijk zijn. Voorbeeld:

  • UA*:UA-CDE: Gebruikers waarvan de klasse begint met UA krijgen als alternatieve leverplaats UA-CDE te zien.
  • UA*:UA*: Gebruikers waarvan de klasse begint met UA krijgen alle leverplaatsen te zien die met UA beginnen (UA-CDE, UA-CMI, UA-CGB ...) .

Zie Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ genrepk [link]

Parameters in de meta-informatie van het magazijn
  • Vermeld leverplaatsen? moet aangevinkt staan
  • Default afleverplaats moet ingevuld staan

Zie IBL en documentlevering ‣ Documentaanvragen - Algemene beheersfuncties ‣ Magazijnbeheer [link]

19.8. Opvolgen van magazijnaanvragen door het personeel

19.8.1. Lopende magazijnaanvragen

Lopende magazijnaanvragen worden opgevolgd door de toepassing Leen ‣ Lopende magazijnaanvragen [link].

Na het aanklikken van deze optie krijg je:

  • Meteen de lopende magazijnaanvragen, indien je user-id slechts aan één magazijn gekoppeld is.

  • Een overzicht van de verschillende magazijnen die je mag beheren met voor elk magazijn telkens

    • Identifier
    • Type van lijst, nl. Lopende magazijnaanvragen
    • Aantal ongelezen aanvragen
    • Totale aantal openstaande aanvragen

    Klik het magazijn aan waarvan je de aanvragen wenst te behandelen

Nadat je een lijst hebt opgeroepen, geeft Brocade een overzicht van alle aanvragen in de lijst. U kunt in deze lijst vooruit en achteruit bladeren. U kunt tevens bewerkingen op de lijst uitvoeren. De volgende bewerkingen zijn mogelijk:

Sorteren

U kunt de aanvragen in de lijst sorteren op volgende criteria:

  • Chronologisch, oudste eerst
  • Chronologisch, jongste eerst
  • Volgens Impala nummer, kleinste eerst
  • Volgens Impala nummer, grootste eerst
Filteren

U kunt het getoonde overzicht beperken tot aanvragen die aan bepaalde criteria voldoen. Vul de gepaste velden in en klik vervolgens op de knop Filter activeren om het overzicht te beperken. Volgende filters zijn mogelijk:

  • Status: Selecteer de status waarop u het overzicht wil beperken.
  • Datum: Geef een begin- en einddatum op in de vorm DD/MM/JJJJ. Brocade houdt vervolgens een lijst over van alle aanvragen die geplaatst werden tussen de twee opgegeven data. Indien je enkel een begindatum geeft, worden alle magazijnaanvragen getoond die u heeft ingevoerd vanaf die datum. Indien u enkel een einddatum geeft, worden alle magazijnaanvragen getoond die u vóór die datum heeft ingevoerd
  • Type: Kies het type van aanvraag (monografie, artikel of object) tot waartoe je het overzicht wenst te beperken.
  • Lezer: Je kan de naam van de lezer in de filteropties gebruiken om in het overzicht van de aanvragen enkel die aanvragen over te houden waarin de gekozen lezersnaam voorkomt.
  • Nummer: Geef het aanvraagnummer waarop je het overzicht wenst te beperken. Zo u op meerdere nummers wenst te zoeken, plaatst u een spatie tussen de nummers.
Geselecteerde lijnen

Met deze optie kunt u alle items uit een overzicht selecteren of deselecteren. Ook kunt u acties op de geselecteerde items uitvoeren. Mogelijke acties zijn:

  • Switchen naar gelezen/ongelezen: Verander de status van de geselecteerde items van Gelezen naar Ongelezen en omgekeerd.
  • Tonen: Hiermee kunt u een reeks items selecteren om vervolgens in detail alle geselecteerde items te overlopen. De geselecteerde items worden in detail getoond en met de knoppen Volgende en Vorige kunt u doorheen het geheel navigeren.
  • Exporteren: Er zijn twee exportformaten.
    • CSV: Met deze optie worden alle details van de aanvragen als een csv-bestand ter beschikking gesteld. Gebruik dit formaat indien u de gegevens wenst na te verwerken in Excel of Access.
    • HTML: Met deze optie kunt u de aanvragen tonen in HTML-formaat. Gebruik deze optie ook om aanvragen af te drukken. Elke aanvraag wordt op een afzonderlijk blad afgedrukt. Het afdrukformaat wordt bepaald door meta-informatie (templates) van de magazijnen.

19.8.2. Details van een magazijnaanvraag

Zodra u uit het overzicht een aanvraag selecteert, toont Brocade u alle gegevens met betrekking tot de geselecteerde aanvraag. Deze gegevens worden gegroepeerd in volgende logische rubrieken.

Beschrijving gewenste item

In dit onderdeel toont Brocade de bibliografisch gegevens van het gevraagde item. U kunt desgewenst de informatie nog aanpassen.

  • Titel: Titel van de gewenste publicatie (boek, tijdschrift, object). Naast de titel vind je ook een aanklikbare link die je meteen naar de titelbeschrijving in de OPAC voert.
  • Auteur(s): Auteur(s) van de publicatie (boek, tijdschrift, artikel).
  • Reeks, volume: Reeks en volumenummer van de publicatie in de reeks in.
  • Uitgever, plaats: Uitgever en plaats van uitgave.
  • Jaar: Jaar van publicatie.
  • ISBN, ISSN: ISBN of ISSN nummer van de gewenste publicatie.
Administratieve gegevens

In dit onderdeel toont Brocade de informatie die belangrijk is voor uw eigen administratie. Op de naam van de lezer na, kan je steeds de administratieve informatie wijzigen.

  • Lezer: Naam en e-loi van de lezer. Je vindt hier ook een aanklikbare link die je meteen naar het Brocade lenersrecord voert. Je kan de informatie in dit veld niet wijzigen.
  • E-mail van de lezer: Het e-mail adres van de lezer. Je vindt hier ook een aanklikbare link die je toelaat om een bericht naar de lezer te sturen.
  • Tel. lezer: Telefoonnummer van de lezer. Wordt overgenomen uit het lenersrecord.
  • Werkstation: Identifier van het Brocade werkstation van waaruit de aanvraag werd geplaatst.
  • Opmerking: Bevat de opmerking die de lezer invoerde op het ogenblik van de aanvraag.
  • Status: Geeft de status van de aanvraag. Zie ook volgende hoofdstuk.
  • Te leveren tegen: Geeft het levertijdstip aan zoals gekozen door de lezer op het ogenblik van de aanvraag.
  • Tijdstip van aanvraag: Geeft het tijdstip aan waarop de lezer de aanvraag indiende.
  • In behandeling op: Geeft het tijdstip aan waarop de bibliotheek de aanvraag in behandeling genomen heeft.
Magazijnopstelling

Dit onderdeel bevat informatie over het plaatskenmerk dat geleverd moet worden.

  • Bibliotheek: Acroniem van de bibliotheek (catalografische instelling) waar het document zich bevindt.
  • Plaatskenmerk: Plaatskenmerk van het gevraagde document.
  • Interne noot: Dit veld bevat de info uit het veld Verwoording voor administratieve operaties van het PK-genre
Uit te voeren acties

Dit onderdeel laat je toe om de aanvraag af te melden.

  • Geen actie: Deze optie staat standaard aangevinkt. Gebruik deze optie om informatie die je in de aanvraag hebt aangepast, weg te schrijven.
  • Levering is geslaagd: Keuze van deze optie resulteert in
    • Aanvraag krijgt de status Succes.
    • De lezer krijgt een bericht via e-mail (afhankelijk van de parameters ingegeven bij het magazijn).
    • De aanvraag verdwijnt uit de lijst van Lopende aanvragen en verhuist naar Oude geslaagde magazijnaanvragen.
    • In het overzicht van de aanvragen van de lezer in de desktop wordt de status van de aanvraag gewijzigd van In behandeling naar Geslaagd.
  • Levering is onmogelijk: Keuze van deze optie resulteert in
    • Aanvraag krijgt de status Mislukt
    • De lezer krijgt een bericht via e-mail (afhankelijk van de parameters ingegeven bij het magazijn)
    • De aanvraag verdwijnt uit de lijst van Lopende aanvragen en verhuist naar Oude mislukte magazijnaanvragen
    • In het overzicht van de aanvragen van de lezer in de desktop wordt de status van de aanvraag gewijzigd van In behandeling naar Mislukt
  • Schrap: Idem als Levering is onmogelijk met uitzondering van e-mail naar de lezer. Bij schrappen stuurt Brocade geen e-mail naar de lezer.

19.8.3. Status van een aanvraag

Een aanvraag die wordt ingediend, krijgt onmiddellijk de status Wachtend op behandeling. Naarmate de verwerking van de aanvraag vordert, wordt deze status aangepast.

Van Wachtend op behandeling naar In behandeling
Deze overgang heeft plaats van zodra het personeel de aanvraag bekijkt of afdrukt.
Van In behandeling naar Geslaagd
Deze overgang heeft plaats van zodra het personeel de aanvraag met succes afmeldt.
Van Wachtend op behandeling naar Mislukt
Deze overgang heeft plaats van zodra het personeel de aanvraag als mislukt afmeldt.

19.8.4. Afgewerkte magazijnaanvragen

Aanvragen die door de bibliotheek werden afgewerkt (geslaagd of mislukt) verdwijnen uit de lijst van Lopende aanvragen.

Afgewerkte aanvragen kunnen worden opgevraagd via de toepassing Leen ‣ Afgewerkte magazijnaanvragen [link]. Er bestaan afzonderlijke lijsten voor de geslaagde, respectievelijk mislukte aanvragen. Het gebruik van deze lijsten is analoog aan het gebruik van de lijst met de lopende aanvragen (Zie Lopende magazijnaanvragen).

19.8.5. Gestructureerd overzicht van lopende magazijnaanvragen

Deze functie is bedoeld om snel de te leveren aanvragen te kunnen afdrukken. In deze toepassing worden de te leveren aanvragen gegroepeerd per levertijdstip. De levertijdstippen worden getoond in het rood (beloofd levertijdstip is overschreden) of in het groen (levertijdstip is nog niet overschreden). Na het aanklikken van een levertijdstip krijg je meteen een afdrukbaar overzicht van aanvragen. Met deze toepassing kan je de betrokken aanvragen niet beantwoorden.

19.8.6. Snelle afhandeling van magazijnaanvragen

Magazijnaanvragen kunnen worden opgevolgd via de toepassing Leen ‣ Lopende magazijnaanvragen [link]. Er bestaat echter ook een tweede, snellere verwerkingsmethode, via de toepassing Leen ‣ Snelle afhandeling van magazijnaanvragen [link]. Deze toepassing laat toe om een reeks van aanvraagnummers in één beweging af te melden als geslaagd of als mislukt. De toepassing werkt met volgende gegevens :

Kies de gewenste actie
  • Geen actie
  • Levering is onmogelijk
  • Levering is geslaagd
Informatie voor de lezer (optioneel)

Geef optioneel een berichtencode of tekst in.

Waarschuwing

het bericht wordt verstuurd voor alle aanvraagnummers die vervolgens worden ingetikt of ingescand.

Geef de streepjescodes of rq-nummers in

Lees de streepjescodes van de te verwerken aanvragen in. Je kan ook de aanvraagnummers intikken in de vorm:

rq:mag:1
rq:mag:2
rq:mag:3
rq:mag:...

of gewoon

1
2
3
...
Klik op de Registreer-knop

Als respons krijgt u een verwerkingsrapport te zien met vermelding van:

  • Foutieve nummers: voor het ingetikte nummer kon geen aanvraag worden teruggevonden.
  • Verwerkte aanvragen: bij elke aanvraag wordt het nummer en de titel van de aanvraag gegeven. Je kan eveneens doorklikken op het aanvraagnummer voor meer gedetailleerde informatie.
  • Niet verwerkte aanvragen: de aanvraag werd eerder al verwerkt.

19.9. Toon aanvragen van een lezer

Met de toepassing Leen ‣ Toon aanvragen van een lezer [link] kunnen de aanvragen van een lezer worden opgevraagd. Dit overzicht is ook beschikbaar vanuit het eindgebruikersrecord zelf.

19.10. Checklist Meta-informatie in Brocade: Magazijnen

Zie IBL en documentlevering ‣ Documentaanvragen - Algemene beheersfuncties ‣ Magazijnbeheer [link]

Identificatie
Geef een identifier voor het magazijn. Gebruik enkel kleine letters, geen spaties of verbindingstekens.
Benaming
Geef een benaming voor het magazijn.
Scope
Voeg eventueel een opmerking toe.
Benaming (N F E D U)
Geef een benaming voor het magazijn in de diverse Brocade dialoogtalen.
Geassocieerde OPAC
Geef aan met welke OPAC het magazijn geassocieerd is. Deze associatie wordt gebruikt om vanuit het formulier met de magazijnbestelling te kunnen doorlinken naar de OPAC.
Desktop voor de publiekscatalogus
Geef aan met welke desktop het magazijn geassocieerd is. Deze associatie wordt gebruikt om vanuit het formulier met de magazijnbestelling te kunnen doorlinken naar de OPAC.
Werkstation voor de publiekscatalogus
Geef aan met welk werkstation het magazijn geassocieerd is (optioneel). Deze associatie wordt gebruikt om vanuit het formulier met de magazijnbestelling te kunnen doorlinken naar de OPAC.
Geassocieerd magazijnen
XXX
Vermeld leverplaatsen ?
Enkel aanvinken indien er gewerkt wordt met alternatieve leveringsplaatsen. Zie Alternatieve leveringsplaatsen.
Default afleverplaats
Enkel aanvinken indien er gewerkt wordt met alternatieve leveringsplaatsen. Zie Alternatieve leveringsplaatsen.
Template voor boeken

Vul hier de template in voor het aanvraag formulier van boeken. Bij het invullen van de template kan je gebruik maken van placeholders (zie Placeholders voor templates). Plaats de placeholders steeds tussen { en }.

Voorbeeld:

<table width="100%" style="font-family: Verdana, Helvetica; font-size:
10pt; border-spacing: 5; border-style:solid; border-width: thin">
<tr>
<td valign="top" >
UA - Bibliotheek Stadscampus<br>
E-mail: helpdesk@lib.ua.ac.be<br>
Tel: +32-3-220 44 35
</td>
<td valign="top">Magazijnaanvraag - Boek<p>
{magtitle}<p>
<span style="font-size: 120%; font-weight: bold;">{nrqloi} -
{dpromised}<br><img src="{barcode}"></img></span></td>
<td valign="top">
Lezer: {neuser}<p>
Datum: {time}<p>
</tr></td>
</table>
<p>
<table width="100%" style="font-family: Verdana, Helvetica; font-size: 10pt;
border-spacing: 5; border-style:solid; border-width: thin">
<tr><td width="20%" valign="top">Record</td>
<td valign="top" width="80%">{dbkey}</td></tr>
<tr><td valign="top" width="20%">Auteur</td><td width="80%" valign="top">
{creator}</td></tr>
<tr><td valign="top">Titel</td><td valign="top">
{title}</tr>
<tr><td valign="top">Uitgave</td><td valign="top">
{publisher}, {date}</tr>
<tr><td valign="top">ISBN/ISSN</td><td valign="top">
{identifier}</tr>
<tr><td>Reeks</td><td>{relation}
{vo}</tr>
<tr><td valign="top">Plaatskenmerk</td>
<td valign="top"><span style="font-size: 120%; font-weight: bold;">
{clib} {pk}</span><br>
{wname}<br>
</tr>
<tr><td valign="top">Interne opmerking</td><td valign="top">{applicantnote}
<tr><td>Opmerking lezer<td>{suppliernote}
</tr>
</table>
Template voor tijdschriften
Analoog aan template voor boeken.
Template voor objecten
Analoog aan template voor objecten.
Placeholders voor de templates
In de templates kunnen volgende placeholders worden gebruikt.
barcode URL naar de image file van de streepjescode. Deze streepjescode bevat het aanvraagnummer en is van het EAN-formaat.
magtitle Benaming van het magazijn
magcode Identifier van het magazijn
drager Drager
rqloi Aanvraagnummer in de vorm rq:mag:n waarbij n het volgnummer is
nrqloi Aanvraagnummer (enkel het volgnummer, zonder prefix rq:mag:)
now Timestamp van het huidige ogenblik. Formaat van weergave is DD/MM/JJJJ HH:MM. Indien dit in de template wordt opgenomen, geeft deze dus het tijdstip weer waarop het formulier werd gecreëerd.
hnow Timestamp van het huidige ogenblik, maar in $H notatie.
applicantnote Interne opmerking
suppliernote Opmerking van de lezer aan de bibliotheek
title Titel van het document
creator Auteur van het document
relation Vermelding van de reeks
publisher Naam van de uitgever
date Publicatiedatum
identifier ISBN of ISSN nummer
neuser Naam en e-loi van de lezer in de vorm Familienaam, Voornaam [e-loi], bijvoorbeeld: Janssens, Jan [e:UA:123456]
euser e-loi van de lezer, bijvoorbeeld: e:UA:123456
email e-mail adres van de lezer.
clib Bibliotheek (catalografische instelling)
genre Genre van het plaatskenmerk
pk Plaatskenmerk
pkan Plaatskenmerk annotatie
pkbz Plaatskenmerk bezit
time Tijdstip waarop de lezer de aanvraag geplaatst heeft. Formaat van weergave is in het formaat DD/MM/JJJJ HH:MM.
htime Tijdstip waarop de lezer de aanvraag geplaatst heeft, maar nu in $H formaat. Deze waarde kan gebruikt worden in om bij het afdrukken, de aanvragen te sorteren op datum van aanvraag (cfr. meta-informatie bij het magazijn).
nrsequence Volgnummer van de request bij afdruk (zie meta-informatie magazijn)
genresort SIP2 sorteercode
sname Benaming van het PK-genre
wname OPAC-verwoording voor het PK-genre
lname Leen-verwoording voor het PK-genre
aname Administratieve noot bij het PK-genre
dbkey Referentienummer voor het bibliografische record in de vorm servernaam:cloi, bijvoorbeeld legato:c:ob:123456789
wks Identifier van het werkstation van waaruit de aanvraag geplaatst werd.
label Extra af te drukken label (zie meta-informatie magazijn).
dtimesuccess Tijdstip van geslaagde levering in formaat DD/MM/JJJJ HH:MM.
timesuccess Tijdstip van geslaagde levering maar nu in $H-formaat.
dtimefail Tijdstip van mislukte levering in formaat DD/MM/JJJJ HH:MM.
timefail Tijdstip van mislukte levering maar nu in $H-formaat.
dlvnote xxx
dlvtime xxx
hdlvtime xxx
dpromised Tijdstip van gewenste levering. Formaat van weergave is in het formaat DD/MM/JJJJ HH:MM.
promised Tijdstip van gewenste levering, maar nu in $H formaat. Deze waarde kan gebruikt worden in om bij het afdrukken, de aanvragen te sorteren op datum van gewenste levering (cfr. meta-informatie bij het magazijn).
available Dag tot wanneer het item beschikbaar gehouden moet worden.
xinfo Inhoud van het extra-informatieveld dat werd ingevuld op het ogenblik van de aanvraag. Dit extra informatieveld (bv. voor opgave van het tafelnummer) wordt enkel getoond afhankelijk van de meta-informatie van het werkstation.
Print labels

Dit veld is optioneel. Maak gebruik van deze optie indien je telkens meer dan één exemplaar van de aanvraag wenst af te drukken, bijvoorbeeld: een exemplaar voor de lezer, een exemplaar voor het personeel en een exemplaar voor het magazijn. Je zou in dat geval kunnen werken met de volgende printlabels:

  • lezer
  • balie
  • magazijn

Dit label wordt mee afgedrukt op het formulier door gebruik te maken van de placeholder {label}. Voor elk gedefinieerd label wordt een exemplaar van het formulier afgedrukt. Werk je zoals in het voorbeeld met drie labels, dan worden voor elke aanvraag drie exemplaren van het formulier afgedrukt. Gebruik van een placeholder zoals {rqloi} - ex. voor {label}, resulteert dan in drie afdrukken met dan telkens na het aanvraagnummer nrqloi de tekst van het label

  • rq:mag:12 - ex. voor lezer
  • rq:mag:12 - ex. voor balie
  • rq:mag:12 - ex. voor magazijn
Sorteervolgorde

Wanneer je een reeks van aanvragen download als HTML of CSV bestand, kan je er voor kiezen om deze steeds te sorteren volgens een bepaalde waarde. Indien je hiervan gebruikt wenst te maken, kan je één van de placeholders als sorteercriterium gebruiken. Je kan meer dan één criterium gebruiken. Hiermee geef je dan de prioriteiten inzake sorteren weer. Bijvoorbeeld:

  • promised
  • clib
  • pk

Dit betekent: sorteer eerst op gewenste datum van levering, vervolgens op bibliotheek en daarbinnen op PK-genre.

Berichtencodes
Bij het beantwoorden van een magazijnaanvraag (succes of mislukt) kan je optioneel een boodschap meegeven. Je kan hierbij gebruik maken van standaard boodschappen, die vooraf werden vastgelegd via de toepassing IBL en documentlevering ‣ Documentaanvragen - Algemene beheersfuncties ‣ Mailtypes Impala/Magazijnaanvragen [link]. Selecteer de berichtencodes die voor uw magazijn van toepassing zijn.
Type bericht bij mislukte magazijnaanvraag

Geef hier de identifier van het bericht dat je wil versturen bij een mislukte aanvraag. De structuur van het mailbericht wordt beheerd via de toepassing IBL en documentlevering ‣ Documentaanvragen - Algemene beheersfuncties ‣ Mailtypes Impala/Magazijnaanvragen [link]. Zie ook Checklist andere Meta-informatie.

Vul je hier niets in, dan worden er geen mails voor mislukte aanvragen uitgestuurd.

Type bericht bij gelukte magazijnaanvraag

Geef hier de identifier van het bericht dat je wil versturen bij een gelukte aanvraag. De structuur van het mailbericht wordt beheerd via de toepassing IBL en documentlevering ‣ Documentaanvragen - Algemene beheersfuncties ‣ Mailtypes Impala/Magazijnaanvragen [link]. Zie ook Checklist andere Meta-informatie.

Vul je hier niets in, dan worden er geen mails voor gelukte aanvragen uitgestuurd.

Type bericht voor attendering magazijnaanvraag
Brocade kan de verantwoordelijke voor de magazijnaanvragen attenderen wanneer er een nieuwe aanvraag werd ingediend. Deze optie is vooral interessant indien er slechts sporadisch magazijnaanvragen worden ingediend. Verwijs in dit veld naar het gepaste bericht dat naar de magazijnverantwoordelijke moet worden gestuurd.
Verantwoordelijke voor attendering magazijnaanvraag
Geef in dit veld het Brocade user-id van de magazijnverantwoordelijke op. Deze persoon zal dan de attenderingsberichten ontvangen.
Bepalen van levertijdstippen
De onderstaande parameters worden gebruikt om de tijdstippen van levering te voorspellen. Het idee hierachter is dat op het ogenblik van de aanvraag de lezer in staat moet kunnen zijn om aan de bibliotheek aan te geven tegen wanneer het gevraagde document moet worden opgehaald en klaargezet. Immers, met de magazijnbestelling kunnen lezers vanop afstand documenten aanvragen. Dit impliceert meteen ook het gebruik op een later tijdstip. Het is met andere woorden niet meer noodzakelijk dat de gevraagde documenten ook meteen worden opgehaald. Het werken met levertijdstippen in de toekomst heeft voor de lezer het voordeel dat hij tijd kan winnen (hij moet zich niet meer ter plaatse begeven en kan vooraf documenten aanvragen) en heeft voor de bibliotheek het voordeel dat het werk beter kan worden ingepland: voor de bibliotheek is het meteen duidelijk welke documenten meteen en welke later kunnen worden opgehaald. Hieronder wordt aangegeven hoe diverse parameters kunnen worden ingesteld zodat op een zinvolle wijze de levertijdstippen voor de lezer kunnen worden aangeboden.
Leenkalender
Geef aan met weke leenkalender het magazijn werkt. Deze kalender wordt vervolgens door Brocade gebruikt om te vermijden dat een levertijdstip op een sluitingsdag zou vallen.
Aantal minuten dat een bestelling in wacht staat
Geef aan (in minuten) hoe lang een aanvraag in de wacht moet staan vooraleer de ophaalduur wordt bijgeteld. Deze parameter is in het leven geroepen om kantelmomenten (wanneer het eerst aangeboden afhaaltijdstip veranderd) in te bouwen wanneer de duur van de ophaling zeer lang is.
Hoelang duurt een ophaling (in minuten) ?
Geef aan hoeveel tijd een ophaling uit het magazijn maximaal in beslag neemt. Deze tijdsduur wordt door Brocade gebruikt om voor de lezer het eerstvolgende levertijdstip te bepalen.
Aantal dagen dat een werk beschikbaar blijft
Geef hier aan hoeveel dagen het werk in de leeszaal ter beschikking gehouden moet worden. Deze datum kan aan de lezer worden meegedeeld (placeholder <available> in de e-mail boodschap). Het aantal dagen dat hier wordt ingegeven wordt geteld bij het beloofde levertijdstip of bij de succes-datum (afhankelijk van wat het meest recent is). De datum wordt tevens bijgestuurd door de kalender met sluitingsdagen.
Spreiding over een tijdsslot (in %)

Met deze parameter kan worden aangegeven voor hoeveel procent een lezer een tijdsslot voor de huidige dag kan belasten. Voorbeeld:

  • Max. aantal voor tijdsslot = 50. Een magazijn kan dus maximaal 50 documenten voor dit tijdsslot verwerken.
  • Spreiding over een tijdsslot (in %) = 10%

Dit betekent dat een lezer dit tijdsslot maar voor hemzelf kan opeisen voor max. 10%. Anders gezegd, de lezer kan maximaal 5 documenten voor dit tijdsslot bestellen. De 6de bestelling van de lezer gaat automatisch naar het volgende tijdsslot.

Maximum aantallen per gebruikersklasse
Geef hier aan hoeveel documenten een lezersklasse maximaal voor de huidige dag mag aanvragen. Voorbeeld: UA-U:20 UA-K:5 UA-L:10 *:0
Tarieven
Indien u een bedrag wenst aan te rekenen voor een magazijnaanvraag, kan hier per gebruikersklasse een kastransactiecode koppelt worden die het bedrag bepaalt.
Afhaaltijdstippen in fase 1, 2 en 3

Deze meta-informatie wordt gebruikt om de mogelijke leveringstijden voor de lezer op een zinvolle wijze te presenteren. Daartoe worden leveringstijden in eerste instantie opgedeeld in fazen. Bij elke fase kan worden aangegeven hoeveel dagen aan de lezer getoond moeten worden. Elke fase kan vervolgens worden onderverdeeld naar weekdagen en per weekdag kunnen diverse afhaaltijdstippen worden vastgelegd. Allicht zal de bibliotheek voor de huidige dag willen werken met specifieke afhaaltijdstippen (bv. om het half uur). Het heeft echter geen zin om zo fijnmazig te gaan werken voor documenten die de lezer pas overmorgen of volgende week nodig heeft. Zo kan het misschien volstaan om voor leveringen voor de volgende dag te werken met twee afhaaltijdstippen (‘s morgens en ‘s middags) en voor de leveringen van volgende week slechts met één afhaaltijdstip (‘s morgens).

Op het ogenblik van bestelling zal Brocade enkel de zinvolle tijdstippen tonen. Zo zullen er geen levertijdstippen getoond worden die zich in het verleden bevinden. De logica die Brocade hanteert is als volgt

  • Eerst wordt gekeken naar het huidige tijdstip (dag, uur, minuut).
  • Daarbij wordt het aantal minuten geteld dat een levering in beslag neemt.
  • Vervolgens wordt gekeken naar het tijdstip uit fase 1 dat hierop als eerste volgt. Dit tijdstip wordt als eerst mogelijk keuze aangeboden.
  • Vervolgens worden alle andere mogelijke leveringstijden die daarop volgen getoond. Hoeveel opties dan precies worden getoond, is afhankelijk van de parameters Aantal dagen in fase 1, 2 en 3 en Afhaaltijdstippen op maandag-vrijdag.
Aantal dagen in fase
Geef per fase aan hoeveel dagen moeten worden getoond. Voorbeelden
fase 1: 1
fase 2: 3
fase 3: 4
fase 1: 1 betekent dat deze tijdstippen enkel getoond worden voor de huidige dag
fase 2: 3 betekent dat voor de daaropvolgende drie dagen de levertijdstippen worden getoond zoals ingegeven onder fase 2
fase 3: 4 betekent dat voor de daaropvolgende periode van 4 dagen de levertijdstippen worden getoond zoals ingegeven onder fase 3
fase 1: 2
fase 2: 3
fase 3: 5
fase 1: 2 betekent dat deze tijdstippen getoond worden voor de huidige dag en voor de dag van morgen
fase 2: 3 betekent dat voor de daaropvolgende drie dagen (dus vanaf overmorgen) de levertijdstippen worden getoond zoals ingegeven onder fase 2
fase 3: 5 betekent dat voor de daaropvolgende periode van 5 dagen de levertijdstippen worden getoond zoals ingegeven onder fase 3
Afhaaltijdstippen op maandag-vrijdag
Geef hier per werkdag de diverse levertijdstippen aan. Gebruik de notatie hh:mm en scheidt door middel van ;. Voorbeelden
Maandag (bibliotheek is de hele dag open) 9:30; 10:00; 10:30; 11:00; 11:30; 12:00; 14:00; 14:30; 15:00; 15:30; 16:00; 16:30; 17:00
Dinsdag (bibliotheek is gesloten in de voormiddag) 14:00; 14:30; 15:00; 15:30; 16:00; 16:30; 17:00
Geef maxima voor dit tijdsinterval

Geef per tijdsinterval aan hoeveel aanvragen je magazijn maximaal kan verwerken. Voorbeeld:

Tijdsintervallen Bijhorende maxima
9:30 310
10:30 320
14:00 330
15:00 340
16:00 350

Concreet voorbeeld:

Duur ophaling: 30 minuten
fase 1 Aantal dagen: 1
Ma 9:00; 10:00; 11:00; 12:00; 13:00; 14:00; 15:00; 16:00; 17:00  
Di 9:00; 10:00; 11:00; 12:00; 13:00; 14:00; 15:00; 16:00; 17:00  
Wo 14:00; 15:00; 16:00; 17:00 bib in voormiddag gesloten; leveringen enkel mogelijk in namiddag vanaf 14:00
Do 9:00; 10:00; 11:00; 12:00; 13:00; 14:00; 15:00; 16:00; 17:00  
Vr 9:00; 10:00; 11:00; 12:00; 13:00; 14:00; 15:00; 16:00; 17:00  
Za 9:00; 10:00; 11:00; 12:00; bib in namiddag gesloten; leveringen enkel mogelijk tot 12:00
Zo   nihil (bib is gesloten)
fase 2 Aantal dagen: 3  
Ma 9:00; 14:00  
Di 9:00; 14:00  
Wo 14:00 bib in voormiddag gesloten; leveringen enkel mogelijk in namiddag vanaf 14:00
Do 9:00; 14:00  
Vr 9:00; 14:00  
Za 9:00 bib in namiddag gesloten; leveringen enkel mogelijk tot 12:00
Zo   nihil (bib is gesloten)
fase 3 Aantal dagen: 4
Ma 9:00  
Di 9:00  
Wo 14:00 bib in voormiddag gesloten; leveringen enkel mogelijk in namiddag vanaf 14:00
Do 9:00  
Vr 9:00  
Za 9:00 bib in namiddag gesloten; leveringen enkel mogelijk tot 12:00
Zo   nihil (bib is gesloten)

Stel dat de parameters op bovenstaande wijze werden ingevuld en de lezer de aanvraag plaatst op een maandag om 9:45. De eerstvolgende levering kan ten vroegste plaatsgrijpen om 9:45 + 30 minuten (=minimum tijd die nodig is voor de afhandeling). Dat brengt Brocade op het tijdstip van 10:15. We zijn maandag. Dus het eerstvolgende tijdstip uit fase 1 dat daar het dichtst bij aansluit is 11:00. Dat tijdstip wordt als eerste aan de lezer gepresenteerd. Dus de mogelijk levermomenten uit fase 1 worden:

  • Ma 11:00
  • Ma 12:00
  • Ma 13:00
  • Ma 14:00
  • Ma 15:00
  • Ma 16:00
  • Ma 17:00

Voor maandag gaat Brocade niet verder, want in de parameters van fase 1 wordt aangegeven dat die maar tot één dag reikt. Brocade voegt daar wel de levermomenten van de tweede fase aan toe, beginnend met die van dinsdag en dat dus voor een periode van drie dagen (dus dinsdag, woensdag en donderdag). Dus worden aan de lezer ook getoond:

  • Di 9:00
  • Di 14:00
  • Wo 14:00
  • Do 9:00
  • Do 14:00

Verder gaat Brocade niet, want in de parameters van fase 2 is aangegeven dat die maar tot drie dagen reikt. Brocade voegt nog wel de levermomenten van de derde fase aan toe, beginnend met die van vrijdag en dat dus voor een periode van vier dagen (dus vrijdag, zaterdag, zondag, maandag; zondag valt weg want er zijn geen levermomenten op die dag). Dus worden aan de lezer ook getoond:

  • Vr 9:00
  • Za 9:00
  • Ma 9:00

Door de parameters op deze wijze in te stellen kunnen lezers dus maximaal een week op voorhand documenten aanvragen. Wil je de lezer toelaten om bijvoorbeeld een maand op voorhand documenten aan te vragen, dan volstaat het om het aantal dag in fase 3 te verhogen naar bijvoorbeeld 26.

Bij het tonen van de levertijdstippen wordt ook nagegaan of voor de lezersklasse of voor het levertijdstip de maximum aantallen niet overschreden zijn. Is dat het geval, dan worden de betrokken levertijdstippen als keuzemogelijkheden weggelaten. Met andere woorden, het lijstje van levertijdstippen wordt in dat geval ingekort. Bij het overschrijden van de maxima kan de lezer nog wel verder bestellen, maar de levertijdstippen zullen verder in de toekomst liggen.

19.11. Checklist andere Meta-informatie

Voor een correcte werking van de magazijnbestelling moet de meta-informatie als volgt in Brocade worden ingesteld:

Meta-informatie OPAC

Bij Desktop ‣ Desktop services ‣ Opac ‣ Opac - beheersfuncties ‣ Opac - Functionele elementen [link] moet buttongroupibl gedefinieerd zijn als volgt:

  • Lay-outidentificator meta-info: buttongroup
  • Lay-outidentificator OPAC: buttongroup
  • Style class: opacbuttongroupibl

Bij Desktop ‣ Desktop services ‣ Opac ‣ Opac - beheersfuncties ‣ Opac - Meta-informatie [link] moeten volgende zaken gedefinieerd zijn:

  • Scherm met de volledige beschrijving moet de layoutid buttongroupibl bevatten.
  • Er moet aangegeven worden in welke desktop de bestelknop getoond moet worden.
  • Het schermelement buttonorder moet passend verwoord worden, bv. Documentaanvraag.
  • De css-file van de OPAC moet een entry bevatten voor de klasse opacbuttongroupibl.
Catalografie - Genres van plaatskenmerken - Parameters voor documentbestellingen/reservaties

Bij Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ genrepk [link] kan je onder Toegelaten combinaties voor magazijnbestelling bepalen welke gebruikersklassen magazijnbestellingen kunnen plaatsen. Cfr. PK-genre gebruikersklassen.

Bij Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ genrepk [link] kan je onder Leverplaatsen bepalen voor welke gebruikersklassen er alternatieve leveringsplaatsen zijn. Cfr. PK-genre leverplaatsen

Catalografie - Regelwerk - Beslissingsregels ibl genre
Cfr. Beslissingsregels IBL genre
Catalografie - Regelwerk - Bereken de bestelgegevens
Cfr. Berekenen van de bestelgegevens
Eindgebruikers - Bibliotheekdiensten voor de eindgebruiker
Controleer of in de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Bibliotheekdiensten voor de eindgebruiker [link] de dienst MAG gedefinieerd is.
Eindgebruikers - Eindgebruikersklasse - Bibliotheekdiensten
Koppel via de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Gebruikersklassen [link] de gewenste gebruikersklassen aan de dienst MAG zelfreservatie.
Eindgebruikers - Eindgebruikersklasse - Algemene intro voor online bestellingen (N E F D U)

Voeg via de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Gebruikersklassen [link] een tekst toe in de verschillende Brocade dialoogtalen die algemene informatie bevat over de bestelmogelijkheden die voor uw desktop/bibliotheek van toepassing zijn. Voorbeeld:

<div class='ill-menu-section'>Documentaanvraag  (N)</div>
Op dit scherm vindt u een overzicht van de diverse mogelijkheden die de bibliotheek u biedt om een document aan te vragen:
<ul>
<li>Reservatie: deze optie wordt enkel getoond indien alle items van een
bepaalde bibliotheek zijn uitgeleend.
<li>Magazijnaanvraag: deze optie wordt enkel getoond bij items die zich
in een magazijn bevinden. Om het document te kunnen inzien of te kunnen
uitlenen dient u eerst een aanvraag in te dienen. Het personeel van de bibliotheek
zal vervolgens het gevraagde item ophalen en u contacteren van zodra het
in de leeszaal beschikbaar is.
<li>IBL - Interbibliothecaire leen: deze optie kan worden gebruikt
om een document dat zich in een andere bibliotheek bevindt, te bestellen.
Van zodra het gevraagde document toekomt in uw bibliotheek, zal het
personeel u daarvan op de hoogte brengen.
</ul>
Eindgebruikers - Eindgebruikersklasse - Intro voor online magazijnbestellingen (N E F D U)

Voeg via de toepassing Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Gebruikersklassen [link] een tekst toe in de verschillende Brocade dialoogtalen die informatie bevat over de opties van magazijnaanvraag die voor uw desktop/bibliotheek van toepassing zijn. Voorbeeld:

<div class='ill-menu-section'>Magazijnbestelling </div>
Selecteer uit de lijst hieronder het exemplaar dat u wenst op te vragen.
Eindgebruikers - Blokkeringstypes voor de leen
Je kan verhinderen dat geblokkeerde lezers toegang krijgen tot magazijnbestelling. Ga in dat geval naar Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Statuscodes van eindgebruikers [link] en kies het gewenste blokkeringstype en neem MAG op als de te blokkeren dienst.
Leen - Werkstations

In de meta-informatie kan je aangeven dat in het aanvraagformulier nog een extra veld moet worden getoond. Dit extra veld kan voor allerlei lokale behoeften gebruikt worden (bv. opgeven van een tafelnummer aan dewelke de geleverde materialen bezorgd moeten worden). Dit extra informatieveld komt met een verwoording die kan worden opgegeven ter hoogte van het werkstation in het veld Benaming extra informatieveld voor magazijnaanvragen (N E F D U).

Zie Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Werkstations [link]

Leensysteem - Actueel toegelaten diensten
Wens je in je leensysteem gebruik te maken van zelfreservatie, voeg dan de dienst MAG toe als een actueel toegelaten dienst. Gebruik daartoe de toepassing Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Leensystemen [link].
Eindgebruikerssysteem - Externe klasse voor magazijnaanvraag

Voorzie eventueel een externe klasse voor magazijnaanvraag opdat documenten die normaal niet uitleenbaar zijn toch via het magazijn te kunnen aanvragen.

Zie ???

Mailtypes magazijnaanvraag

Ga naar Brocade ‣ IBL en documentlevering ‣ Documentaanvragen - Algemene beheersfuncties ‣ Mailtypes Impala/Magazijnaanvragen [link]. Voeg een identifier toe voor een geslaagde en een mislukte magazijnaanvraag. Geef bij elke identifier de gepaste templates in voor de inhoud van het bericht. je kan daarbij gebruik maken van volgende placeholders:

  • <timenow>: tijdstip (datum en uur) van behandeling door de bib
  • <datenow>: datum van behandeling door de bib
  • <timeorigin>: tijdstip (datum en uur) waarop de lezer de aanvraag plaatste
  • <dateorigin>: datum waarop de lezer de aanvraag plaatste
  • <reason>: reden van weigering door de bibliotheek
  • <helpdesk>: e-mail adres van de Brocade helpdesk
  • <request>: identifier van de enduser request (vorm = rq:euser:123456)
  • <info>: opmerking van de bib aan de lezer
  • <bibref>: bibliografische referentie

Hieronder worden enkele voorbeelden gegeven:

  • cst-mag-fail

    Betreft uw aanvraag <request> d.d. <timeorigin>
    ===================================================================
    <bibref>
    Het door u gevraagde document kon helaas niet worden geleverd.
    Bijkomende opmerking:
    <reason>
    Neem contact met de bibliotheek indien u wenst dat de aanvraag
    opnieuw wordt gelanceerd.
    ===================================================================
    UA-Bibliotheek Stadscampus
    Dienst Documentleverantie
    Tel:    03/220.44.35
    E-mail: <helpdesk>
    ===================================================================
    
  • cst-mag-success

    Betreft uw aanvraag <request> d.d. <timeorigin>
    ===================================================================
    <bibref>
    <info>
    De UA-Bibliotheek - Stadscampus ontving het door u
    aangevraagde document. U kunt het document ophalen in de
    leeszaal.
    ===================================================================
    UA-Bibliotheek Stadscampus
    Dienst Documentleverantie
    Tel:    03/220.44.35
    E-mail: <helpdesk>
    ===================================================================
    

Let verder op het volgende:

  • Geef bij elk mailtype ook een passende subject lijn
  • Geef bij elk mail type ook de default-afzender mee. Dit adres wordt meegestuurd als reply-to address.
  • Meertaligheid: geef de teksten in de diverse talen. Brocade zal een keuze voor een taal maken op basis van
    • Taal van de lezer
    • Indien die ontbreekt: standaard taal zoals ingegeven in de meta-informatie van het eindgebruikerssysteem
    • Indien die ontbreekt wordt de universele taal gebruikt (taal = U)
Berichtencodes
Vul de bestaande berichtencodes eventueel aan met codes nodig in het kader van magazijnaanvragen. Zie Berichtencodes onder meta-informatie voor magazijn.
Gebruikersbeheer

Koppel aan de Brocade user-id’s de magazijnen die hij/zij mag beheren.

Zie Systeembeheer ‣ Gebruikersbeheer ‣ bg [link] onder de rubriek Documentleverantie.

Streepjescodes

Brocade kan desgewenst op het formulier ook de streepjescode met het aanvraagnummer afdrukken. Deze streepjescodes hebben het EAN-formaat. Indien u gebruik wenst te maken van deze optie, ga dan na of uw barcodelezers zijn afgestemd op herkenning van dit type.

Bij het inlezen van de streepjescode worden automatisch alle niet numerieke karakters (bv. preamble A en postamble B) weggelaten.

Procesbeheer

De creatie van image files (gif-files) met streepjescodes van aanvraagnummers wordt aangestuurd door twee automatische processen in procesbeheer:

  • standard.barcodecreate

    Dit proces legt automatische een reservoir van streepjescodes aan. De omvang van het reservoir wordt meegegeven in de opstartparameter van het proces. Voorbeeld: r4_bindir/bc2img -reserve 1000 geeft een reservoir van 1000 streepjescodes. De gif-files met de streepjescode worden weggeschreven in de /htdocs/brocade/barcode.

  • standard.barcodedelete

    Dit proces zorgt ervoor dat op regelmatige tijdstippen de oudst gecreëerde streepjescodes ook worden gewist. Voorbeeld: r4_bindir/bc2img -delete 100 kuist automatisch de 100 oudst gecreëerde streepjescodes op.

Zie Systeembeheer ‣ Procesbewaking ‣ Beheer van de automatische processen [link]