20. IBL-bestellingen door eindgebruiker

Auteur Jan Corthouts
Aanmaak 2 maart 2005
Aangepast door Jan Corthouts
Aangepast op 7 dec 2005
Oud BVV nr 2102

20.1. Abstract

In de publiekscatalogus wordt ter hoogte van de volledige beschrijving een knop Documentaanvraag getoond. Wanneer de lezer hierop klikt, vraagt Brocade aan de lezer om zich te authenticeren. Na authenticatie toont Brocade een scherm waarop - afhankelijk van de gebruikersklasse en van het document - een aantal opties worden getoond:

  • Reservatie
  • Magazijnaanvraag
  • IBL-bestelling

Dit document gaat enkel over IBL-bestelling. Voor meer info over de andere bestelfaciliteiten verwijzen we naar:

Pas op

Deze toepassing kan enkel worden gebruikt op de Brocade server van de Anet-bibliotheken. Reden hiervoor is dat de bestellingen van lezers die door de bibliotheek worden goedgekeurd meteen ook in Impala worden weggeschreven. Dit is alleen mogelijk omdat beide toepassingen op dezelfde server draaien. In een volgende release van Brocade zal dit worden aangepast door middel van een mechanisme waarmee bestellingen van eindgebruikers op diverse Brocade servers kunnen worden doorgestuurd naar Impala.

20.2. Desktop toepassing en relatie tot Impala

De desktop-toepassing laat aan lezers toe om via de publiekscatalogus documenten uit andere bibliotheken te bestellen. Lezers kunnen ook via vrije aanvraagformulieren IBL-aanvragen doorsturen naar de bibliotheek. Via de desktop kunnen lezers tenslotte ook steeds de status van hun aanvragen opvolgen.

IBL-aanvragen die door een lezer geplaatst zijn worden voor verdere behandeling doorgestuurd naar Impala. In Impala komen deze aanvragen terecht in de verwerkingslijn Aanvragen ingediend door lezers. In Impala zal de bibliotheek vervolgens deze aanvraag kunnen aanvaarden of weigeren.

Bij weigering gaat de aanvraag niet verder door naar Impala. De lezer krijgt via e-mail een standaard bericht van de weigering. In dit bericht kan de bibliotheek optioneel de reden van weigering vermelden.

Bij aanvaarding wordt de aanvraag opgenomen in het Impala-circuit. De gebruiker ontvangt via e-mail een standaard bericht dat de aanvraag aanvaard werd.

Indien de aanvraag uiteindelijk met succes kan worden geleverd, kan de bibliotheek de lezer hiervan op de hoogte brengen. De lezer ontvangt via e-mail een standaard bericht waarin de succesvolle levering gemeld wordt. De tekst van dit standaard bericht kan de bibliotheek laten variëren afhankelijk van het type van aanvraag:

  • Levering van een boek
  • Levering van een artikel
  • Levering van een elektronisch document

In dit standaard bericht kan tevens worden vermeld hoeveel de lezer voor de levering moet betalen en op welke rekening de kostprijs moet worden gedebiteerd.

Indien de aanvraag uiteindelijk niet kon worden gehonoreerd via Impala, kan de bibliotheek de lezer hiervan tevens op de hoogte brengen via een standaard e-mailbericht.

20.3. Meta-informatie in Impala

Om als Anet-bibliotheek deze desktop service te kunnen ontplooien, moet aan volgende voorwaarden voldaan zijn.

Meta-informatie desktop
  • In de Anet desktop voor uw bibliotheek moet de service illeuser gedefinieerd zijn.
  • In de Anet desktop voor uw bibliotheek moet de service illopac als verborgen service gedefinieerd zijn.

Zie Desktop ‣ Desktop - beheersfuncties ‣ Beheer desktops [link]

Meta-informatie OPAC

Lezers kunnen bestellingen plaatsen in diverse OPAC’s van Brocade door middel van een bestelknop ter hoogte van de volledige titelbeschrijving. In de meta-informatie van de OPAC moet worden aangegeven in welke desktops de bestelknop moet worden getoond. Geef dus in het veld Desktops waarin bestelknop getoond wordt de gepaste desktops op. Enkel indien de OPAC in het kader van deze gespecificeerde desktops wordt geraadpleegd zal de bestelknop worden getoond.

Zie Desktop ‣ Desktop services ‣ Opac ‣ Opac - beheersfuncties ‣ Opac - Meta-informatie [link]

Meta-informatie OPAC

Geef een gepaste verwoording aan het functioneel element buttonorder (=bestelknop ter hoogte van de volledige titelbeschrijving).

Zie Desktop ‣ Desktop services ‣ Opac ‣ Opac - beheersfuncties ‣ Opac - Meta-informatie [link]

Meta-informatie eindgebruikerssysteem

Lezers moeten zich identificeren om documenten te kunnen bestellen. Gebruik daarvoor userid/wachtwoord uit het lenersrecord of maak in het eindgebruikerssysteen keuze voor een authenticatiemechanisme zoals d %Birth^blnsauth (=authenticatie op basis van streepjescode/geboortedatum in te vullen in het veld Formule voor authenticatie).

Zie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Eindgebruikerssystemen [link]

Meta-informatie regelwerk

Op het ogenblik dat in de OPAC een bestelknop wordt getoond, moet Brocade weten of het vervolgens een bestelformulier voor een boek dan wel voor een artikel of object moet tonen. De keuze voor het één of het ander wordt bepaald door een analyse van kenmerken van de c-loi. Deze analyse geschiedt op basis van parameters ingegeven in Beslissingsregels ibl genre van het regelwerk (Catalografie - beheersfuncties). Elke beslissingsregel bestaat uit 3 delen gescheiden door ‘:’.

  • Eerste deel: lm (=lidmaatschapscode) of re (=relatiecode) of dr (=code voor drager) of ow (=onderwerpscode).
  • Tweede deel: article of journal of monograph of object.
  • Derde deel: te checken waarde.
  • Plaats een * in het derde deel om het default genre aan te duiden.

Voorbeeld:

lm:journal:antilope lm:article:gez lm:article:kunst lm:article:ond lm:article:tech lm:monograph:*

Met andere woorden: op basis van de aanwezigheid van een lidmaatschap, van een relatiecode, van een drager of van een onderwerp kan beslist worden of het aanvraagformulier dat Brocade moet genereren dat van een boek, een artikel, een tijdschrift of een object moet zijn.

Zie Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ Regelwerken [link]

Meta-informatie eindgebruikerssysteem

Brocade gaat ervan uit dat voor de verrekening van kosten gebruikers bij het bestellen een keuze kunnen maken uit een aantal kredietcodes. Die kredietcodes worden genoteerd in het lezersrecord in de rubriek Financiële gegevens. Dit veld wordt echter enkel getoond indien in de meta-informatie van het eindgebruikersysteem de optie Vraag naar financiële gegevens? is aangevinkt.

Zie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Eindgebruikerssystemen [link]

Meta-informatie basisinstelling voor de leen

De basisinstelling van de leen moet gekoppeld zijn aan een Impala werkomgeving. Lezers zijn gekoppeld aan een basisinstelling (bv. UIA). De basisinstelling is op haar beurt gekoppeld met een Impala werkomgeving (bv. 862.cde). Op die manier weet Brocade naar welke Impala werkomgeving de aanvragen afkomstig van een lezer dienen doorgestuurd.

Zie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Basisinstellingen [link]

Meta-informatie basisinstelling voor de leen

In de basisinstelling van de leen moet ook verwezen worden naar de gepaste Impala mailtypes. Deze mailtypes worden gebruikt om de lezer standaard boodschappen te kunnen sturen wanneer

  • een aanvraag werd geweigerd (=Mailtype bij weigering van IBL-aanvraag)
  • een aanvraag werd aanvaard (=Mailtype bij aanvaarding IBL-aanvraag)
  • een aanvraag niet in Impala kon worden gehonoreerd (=Mailtype bij mislukken van IBL-aanvraag)
  • een aanvraag in Impala kon worden gehonoreerd (=Mailtype bij geslaagde IBL-aanvraag)
  • een document kon worden geleverd (=Mailtype bij levering IBL-aanvraag)
  • een document elektronisch kon worden geleverd (Mailtype bij elektronische levering IBL-aanvraag)

Het volstaat om hier enkel te verwijzen naar de identifier van het mailtype. Het invullen van de standaard boodschap gebeurt ter hoogte van de Impala beheersfuncties. Vul je geen mailtype in, dan worden er ook geen mails uitgestuurd.

Zie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Basisinstellingen [link]

Meta-informatie gebruikersklasse

Voeg de bibliotheekservice ILL toe aan die gebruikersklassen die via de desktop documenten moeten kunnen bestellen.

Zie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Gebruikersklassen [link]

Meta-informatie gebruikersklasse

Vul een passende introductietekst toe in het veld Intro voor IBL door een eindgebruiker (N E D F U). Deze tekst wordt getoond op het startscherm van de IBL-bestelfaciliteit in de desktop. Bijvoorbeeld:

Via de dienst IBL (Interbibliothecair Leenverkeer) van de bibliotheek kunnen

  - werken uit het bezit van de andere bibliotheken worden ontleend
  - fotokopieën van artikels uit tijdschriften aanwezig in andere bibliotheken worden geleverd.

IBL is niet gratis. Raadpleeg de `tabel met de tarieven <http://anet.ua.ac.be/desktop/ua/static/docdelrates_n.html>`_ voor meer informatie. Personeelsleden van de UA kunnen hun IBL-aanvraag indienen via een elektronisch bestelformulier. Dit kan op twee manieren:

  - Probeer eerst het gewenste document (boek, tijdschrift of artikel uit tijdschrift) op te zoeken in de catalogus. Op het scherm met de informatie over het document ziet u bovenaan op het scherm een bestelknop. Een druk op deze knop brengt u bij het elektronische bestelformulier.
  - Vindt u het gewenste document niet in de catalogus, dan kan u gebruik maken van een vrij invulformulier voor de aanvraag van een boek of voor de aanvraag van een fotokopie van een artikel (zie verder hieronder op deze pagina).

 Om gebruik te maken van het elektronische bestelformulier moet u bij de bibliotheek wel geregistreerd staan met een gebruikersnaam en paswoord. Meer informatie over gebruikersregistratie vindt u op een `afzonderlijke pagina <http://anet.ua.ac.be/desktop/ua/static/docdel_n.html>`_.

Zie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Gebruikersklassen [link]

Meta-informatie blokkeringstypes

Indien u wenst dat lezers die geblokkeerd zijn, de toegang tot de IBL-bestelfaciliteit wordt ontzegd, voeg dan bij de gepaste blokkeringstypes de te blokkeren dienst ILL toe.

Zie Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Statuscodes van eindgebruikers [link]

20.4. Impala-mailtypes

Voor elk mailtype dat is ingevuld bij de basisinstellingen van de leen, moet je via IBL en documentlevering ‣ Documentaanvragen - Algemene beheersfuncties ‣ Mailtypes Impala/Magazijnaanvragen [link] de gepaste standaard boodschappen invullen. Je kan hier het Impala mailtype nog aanvullen met -monograph of -article om de tekst van de boodschap te laten afhangen van het type van bestelling.

Je kan bij het ingeven van de standaard teksten ook gebruik maken van de volgende placeholders:

  • <timenow>: tijdstip (datum en uur) van behandeling door de bib
  • <datenow>: datum van behandeling door de bib
  • <timeorigin>: tijdstip (datum en uur) waarop de lezer de aanvraag plaatste
  • <dateorigin>: datum waarop de lezer de aanvraag plaatste
  • <reason>: reden van weigering door de bibliotheek
  • <helpdesk>: e-mail adres van de Brocade helpdesk
  • <request>: identifier van de enduser request (vorm = rq:esuer:123456)
  • <info>: opmerking van de bib aan de lezer
  • <cost>: kostprijs van de levering
  • <account>: code van het krediet waarop de aanvraag zal worden gedebiteerd
  • <url>: url in geval van elektronisch document
  • <bibref>: bibliografisce referentie
  • <nrquestion>: aantal door leverancier ongelezen vragen over bestelling
  • <nrcancel>: aantal door leverancier ongelezen annuleringsverzoeken
  • <nranswer>: aantal door leverancier ongelezen antwoorden op een vraag
  • <nrnew>: aantal door leverancier ongelezen nieuwe bestellingen

Hieronder worden enkele voorbeelden gegeven:

  • cde-accept

    Betreft uw aanvraag <request> d.d. <timeorigin>
    ===================================================================
    <bibref>
    De UA-Bibliotheek - Campus Drie Eiken aanvaardde uw aanvraag.
    U wordt verder via e-mail op de hoogte gehouden. U kunt de status
    van uw aanvraag ook opvolgen via de website van de bibliotheek
    http://lib.ua.ac.be (optie Lezergegevens - IBL)
    <info>
    ===================================================================
    UA-Bibliotheek Campus Drie Eiken
    Dienst Documentleverantie
    Tel:    03/820 21 52
    E-mail: <helpdesk>
    ===================================================================
    
  • cde-delivered

    Betreft uw aanvraag <request> d.d. <timeorigin>
    ===================================================================
    <bibref>
    De UA-Bibliotheek - Campus Drie Eiken ontving het door u
    aangevraagde document. U kunt het document ophalen in de
    leeszaal.
    De kostprijs voor deze levering bedraagt <cost>.
    Dit bedrag wordt intern verrekend op krediet <account>.
    <info>
    ===================================================================
    UA-Bibliotheek Campus Drie Eiken
    Dienst Documentleverantie
    Tel:    03/820 21 52
    E-mail: <helpdesk>
    ===================================================================
    
  • cde-delivered-article

    Betreft uw aanvraag <request> d.d. <timeorigin>
    ===================================================================
    <bibref>
    De UA-Bibliotheek - Campus Drie Eiken ontving het door u
    aangevraagde tijdschriftartikel. Het wordt naar uw UA-werkadres gestuurd.
    De kostprijs voor deze levering bedraagt <cost>.
    Dit bedrag wordt intern verrekend op krediet <account>.
    <info>
    ===================================================================
    UA-Bibliotheek Campus Drie Eiken
    Dienst Documentleverantie
    Tel:    03/820 21 52
    E-mail: <helpdesk>
    ===================================================================
    
  • cde-delivered-monograph

    Betreft uw aanvraag <request> d.d. <timeorigin>
    ===================================================================
    <bibref>
    De UA-Bibliotheek - Campus Drie Eiken ontving het door u
    aangevraagde boek. U kunt het boek ophalen in de leeszaal.
    De kostprijs voor deze levering bedraagt <cost>.
    Dit bedrag wordt intern verrekend op krediet <account>.
    <info>
    ===================================================================
    UA-Bibliotheek Campus Drie Eiken
    Dienst Documentleverantie
    Tel:    03/820 21 52
    E-mail: <helpdesk>
    ===================================================================
    
  • cde-deliveredurl

    Betreft uw aanvraag <request> d.d. <timeorigin>
    ===================================================================
    <bibref>
    De UA-Bibliotheek - Campus Drie Eiken ontving het door u
    aangevraagde document. U kunt dit document downloaden
    vanop volgende locatie:
    <url>
    De kostprijs voor deze levering bedraagt <cost>.
    Dit bedrag wordt intern verrekend op krediet <account>
    <info>
    ===================================================================
    UA-Bibliotheek Campus Drie Eiken
    Dienst Documentleverantie
    Tel:    03/820 21 52
    E-mail: <helpdesk>
    ===================================================================
    
  • cde-fail

    Betreft uw aanvraag <request> d.d. <timeorigin>
    ===================================================================
    <bibref>
    Het door u gevraagde document kon helaas niet worden geleverd.
    De UA-bibliotheek heeft verschillende bibliotheken gecontacteerd,
    maar geen enkele ervan was in staat om het document te leveren.
    Neem contact met de bibliotheek indien u wenst dat de aanvraag
    opnieuw wordt gelanceerd.
    Bijkomende opmerking:
    <reason>
    ===================================================================
    UA-Bibliotheek Campus Drie Eiken
    Dienst Documentleverantie
    Tel:    03/820 21 52
    E-mail: <helpdesk>
    ===================================================================
    
  • cde-refuse

    Betreft uw aanvraag <request> d.d.  <timeorigin>
    ===================================================================
    <bibref>
    De bibliotheek kan uw eerder ingediende aanvraag helaas niet
    aanvaarden.
    Reden:
    <reason>
    Contacteer de bibliotheek voor meer info.
    ===================================================================
    UA-Bibliotheek Campus Drie Eiken
    Dienst Documentleverantie
    Tel:    03/820 21 52
    E-mail: <helpdesk>
    ===================================================================
    

Let verder op het volgende:

  • Geef bij elk mailtype ook een passende subject lijn.
  • Geef bij elk mailtype ook de default-afzender mee. Dit adres wordt meegestuurd als reply-to address.
  • Meertaligheid: geef de teksten in de diverse talen. Brocade zal een keuze voor een taal maken op basis van:
    • Taal van de lezer
    • Indien die ontbreekt: standaard taal zoals ingegeven in de meta-informatie van het eindgebruikerssysteem
    • Indien die ontbreekt wordt de universele taal gebruikt (taal = U)

20.5. Rapportering zelfbestellers

Per eindgebruikerssysteem produceert Brocade dagelijks op automatische wijze (via Procesbeheer - standard.eusercostnje) een overzicht van alle IBL-aanvragen die door lezers werden ingediend en met succes werden afgemeld. Deze overzichten worden per maand gegroepeerd en aangeboden in csv-formaat. Deze bestanden kunnen dan verder worden gebruikt voor naverwerking in Excel of Access ten behoeve van rapportering naar:

  • Departementen / Faculteiten
  • Financiële dienst