6. Opladen en verwerken van de UA studenten-en peroneelsgegevens

Auteur Jan Corthouts
Aanmaak 16 jun 2006 14:31
Oud BVV nr 2121

6.1. Abstract

Dit document beschrijft de procedure die gevolgd wordt om op automatische wijze het lenersbestand van de UA in Brocade aan te passen met de persoonsgegevens afkomstig van de personeels- en studentenadministratie.

6.2. Doelstelling

De doelstellingen van deze procedure zijn:

  • Automatische toevoeging van (nieuwe) studenten en personeelsleden in het lenersbestand van Brocade
  • Automatische aanpassing van gegevens (thuisadres, kotadres, telefoonnummer, statistische codes, gebruikersklassen)
  • UA-studenten en UA-personeelsleden kunnen op de Brocade desktop inloggen via de centrale LDAP infrastructuur (analoog aan inloggen op Blackboard / E-mail / Website / Peoplesoft). De mogelijkheid voor niet-UA-leden (studenten andere universiteiten, hogescholen, externe gebruikers) om zich met bestaande procedure (userid + wachtwoord opgeslagen in het lenersrecord) te authenticeren moet ook kunnen blijven bestaan.

6.3. Brongegevens

De brongegevens worden door ICT aangeleverd als twee XML-bestanden:

  • personeel.xml
  • studentextended.xml

Deze bestanden worden gepubliceerd op de FTP-server 143.169.9.245 in de directory anet. Userid en wachtwoord staan in de passwordsafe file van anet.

6.4. Stappen

De verwerking van de gegevens verloopt in de volgende stappen

  1. Eenmalige operatie vooraf
  • Opkuis van bestaande lenersbestand (automatisch)
  • Inbrengen van studentennummers en personeelsnummers in het bestaande lenersbestand (automatisch)
  • Corrigeren van anomalieën (manueel)
  1. Recurrente verwerking
  • Proces dat dagelijks de bronbestanden gaat ophalen (automatisch)
  • Conversie van de XML-bestanden naar het CSV-inputformaat van Brocade (automatisch). (Dit CSV-formaat is beschreven in Opladen van bestand met eindgebruikers.)
  • Verwerking van de CSV-bestanden (toevoegen nieuwe records, aanpassen van bestaande records)(automatisch)

Deze stappen worden hierna verder in detail uitgewerkt.

6.5. Eenmalige operatie vooraf

De Brocade authenticatie kan gekoppeld worden aan de centrale LDAP-server op voorwaarde dat in beide databanken er een unieke en identieke key bestaat die kan worden uitgewisseld.

  • Personeel: personeelsnummer van Peoplesoft (nnnnn)
  • Studenten: rolnummer (yyyynnnn)

Deze keys ontbreken in de Brocade databank. De bedoeling van de eenmalige operatie is om deze keys op automatische wijze in te brengen voor de bestaande lenersrecords.

Te doen in Brocade:

  • Type Personeelsnummer en Studentennummer inbrengen in eindgebruikersbeheer

  • Type uploadmechanisme batchua toevoegen.

  • Nieuwe statistische codes toevoegen

    • UA-FBD
    • UA-LW
    • UA-WET
    • UA-IOIW
    • UA-ITMMA
    • UA-UAMS
  • Opkuisen van verouderde lenersrecords.

    • Verwijderen van alle lezers UA-L, UA-K, UA-U, UA-H, UA-A1, UA-A2) met geldigheidsdatum van voor 30/09/2005, zonder geleende objecten, zonder reservaties, zonder schulden.

    • Verwijderen van alle lezers UA-O en UA-E met geldigheidsdatum van voor 31/12/2004

    • Oude statistische codes omzetten naar nieuwe statistische codes op basis van tabel

      Oud      Nieuw (leeg = code wordt verwijderd)
      
      UA-1
      UA-2
      UA-3
      UA-AGG
      UA-AP
      UA-BIO   UA-WET
      UA-BIOCH UA-FBD
      UA-BIR   UA-WET
      UA-BMW   UA-FBD
      UA-COL   UA-IOB
      UA-COM   UA-PSW
      UA-DIE   UA-FBD
      UA-DIKR  UA-IOIW
      UA-DRS
      UA-FAR   UA-FBD
      UA-FIL   UA-LW
      UA-GER   UA-LW
      UA-GES   UA-LW
      UA-HIR   UA-TEW
      UA-HIUR  UA-TEW
      UA-INF   UA-WET
      UA-MBA   UA-UAMS
      UA-NAT   UA-WET
      UA-ROM   UA-LW
      UA-SCHK  UA-WET
      UA-SEW   UA-PSW
      UA-SOC   UA-PSW
      UA-TL    UA-LW
      UA-TUR   UA-TEW
      UA-WIS   UA-WET
      
    • Oude statistische codes schrappen

      UA-1     1ste cyclus
      UA-2     2de cyclus
      UA-3     3de cyclus
      UA-AP
      UA-AGG   Aggregatie
      UA-BIO   Biologie
      UA-BIOCH Biochemie
      UA-BIR   Bio-ingenieur
      UA-BMW   Biomedische wetenschappen
      UA-COL   College voor Ontwikkelingslanden
      UA-COM   Communicatiewetenschappen
      UA-DIE   Diergeneeskunde
      UA-DIKR  Didactiek en Kritiek
      UA-DRS   Doctorandus
      UA-FAR   Farmaceutische Wetenschappen
      UA-FIL   Filosofie
      UA-GER   Germaanse Filologie
      UA-GES   Geschiedenis
      UA-HIR   Handelsingenieur
      UA-HIUR  Handelsingenieur UFSIA-RUCA Faculteit TEW
      UA-INF   Informatica
      UA-MBA   MBA
      UA-NAT   Natuurkunde
      UA-ROM   Romaanse Filologie
      UA-SCHK  Scheikunde
      UA-SEW   Sociaal-Economische Wetenschappen
      UA-SOC   Sociologie
      UA-TL    Taal- en Letterkunde
      UA-TUR   TEW Faculteit UFSIA-RUCA
      UA-WIS   Wiskunde
      
  • Verificatie van gegevens

    • Verifiëren en verwijderen van lenersrecords die in Brocade een identieke naam/voornaam hebben (op basis van lijst)
    • De geleverde records worden gematched met de bestaande lenersrecords op basis van overeenkomst in e-mailadres of streepjescode. Daar waar dit niet lukt, wordt er gekeken of er een overeenkomst is in de naam/voornaam. Is dat zo, dan worden deze records op een lijst gezet voor manuele controle. Acties is dan als volgt:
      • Het gaat om dezelfde persoon: manueel inbrengen van personeelsnummer/studentennummer in Brocade record. Matching gebeurt dan automatisch.
      • Het gaat niet om dezelfde persoon: niets doen.
    • Mail naar alle e-mail adressen uit lenersbestand UA met daarin de mededeling dat voortaan enkel het officiële UA-adres zal worden gebruikt voor communicatie tussen lezer en bib. Niet officieel adres wordt door ADBIB automatisch gewijzigd door officieel adres.
  • Verwerken van de gegevens

    • Matching op basis van e-mail adres | overeenkomst personeelsnummer | overeenkomst studentennummer
    • Personeelsnummers en studentennummers worden toegevoegd
    • Streepjescode wordt toegevoegd (berekend vanuit personeelsnummer/studentennummer)

6.6. Recurrente verwerking

De recurrente verwerking wordt aangestuurd door een automatische proces met volgende kenmerken:

  • Dagelijkse controle of er een nieuw bestand geleverd is
  • Automatische conversie van de XML-gegevens naar CSV-formaat
  • Opladen in Brocade van de data
  • Creatie van controlelijsten
  • Herindexering van het lenersbestand
  • Bewaking van het geheel door probes

6.7. Conversie: van personeelsnummer/studentennummer naar streepjescode

Zowel bij de eenmalige als bij de recurrente verwerking van de gegevens zorgt de software ervoor dat personeelsnummers en studentennummers ook worden opgenomen als streepjescode. Ter informatie wordt hier aangegeven welke regels hierbij gevolgd worden. Om van studentennummer naar streepjescode te gaan gelden volgende regels:

Er zijn twee soorten studentennummers in omloop

  • 6 cijfers lang: barcode begint met het cijfer 3
  • 8 cijfers lang: barcode begint met cijfer 4

Hieraan worden de laatste 6 cijfers van het studentennummer toegevoegd: voor de 6-cijferige studentennummers, is dit het gehele studentennummer, voor de 8-cijferige is dit het studentennummer waarvan vooraan de 19 of 20 afgehaald zijn. Tenslotte worden de cijfers 010 toegevoegd. Samenvattend :

  • 1e positie : ‘3’ (6-cijferig studentennummer) of ‘4’ (8-cijferig studentennummer)
  • 2e tem. 7e positie : laatste 6 cijfers studentennummer
  • 8e tem. 10e positie : ‘010’

De samenstelling van de streepjescode op de personeelskaart van de UA is als volgt:

  • Code instelling (1 positie) (1 = UA)
  • Personeelsnummer (6 posities): dit is het personeelsnummer uit Peoplesoft met een voorloopnul (want emplid is 5 lang)
  • Volgnummer kaart bestaat uit 2 posities, nl. 01
  • Controlebyte (1 positie): 1 betekent personeelslid

6.8. Conversie: gebruik van vertaaltabellen

Bij de conversie van de XML-bestanden naar de CSV-files wordt gebruik gemaakt van volgende vertaaltabellen.

  • Studentengegevens: vertaalschema uastudent
    • faculteit2lib: vertaaltabel van faculteit naar basisinstelling
    • faculteit2sc: vertaaltabel van faculteit naar statistische code
    • richtingcode2class: vertaaltabel van richtingcode naar gebruikersklasse
    • richtingcode2sc: vertaaltabel van richtingcode naar statistische code Brocade
  • Personeelsgegevens: vertaalschema uapersoneel
    • adrestype2adtype: vertaaltabel van adrestype naar Brocade adrestype
    • business_unit2class: vertaaltabel van businessunit naar gebruikersklasse
    • campus2lib vertaaltabel van campusidentificatie naar basisinstelling Brocade
    • deptid2sc vertaaltabel van businessunit naar gebruikersklasse

Door deze tabellen aan te passen kan dus ook het resultaat van de CSV file ten allen tijde worden gewijzigd (bv. nieuwe gebruikersklasse, nieuwe statistische code).

6.9. Nieuwe statistische codes

Voor de UA worden in Brocade nieuwe statistische codes gedefinieerd volgens het volgende principe

  • Personeelsleden: code voor faculteit of code UA-ATP
  • Studenten UA: code voor faculteit of UA-EUR voor Europese onderwijsprogramma’s
  • Studenten Antwerpse Hogescholen: code voor aanduiding van de hogeschool (UA-KDG, UA-PHA, UA-HZS, ...)
  • Studenten andere universiteiten of hogescholen buiten Antwerpen: UA-HS of UA-UNIV
  • Externe gebruikers: geen statistische code (zijn te herkennen a.d.h.v. gebruikersklasse UA-E)
  • Oud-studenten: geen statistische code (zijn te herkennen a.d.h.v. gebruikersklasse UA-O)

Bij het opladen worden deze codes automatisch toegekend (op basis van vertaaltabellen).