2. Pakjesdienst: bpost @ Impala

2.1. Inleiding

Vanuit Impala kunnen pakketten verzonden en opgevolgd worden. Impala is hiervoor een partnerschap aangegaan met bpost, maar het systeem kan ook worden gebruikt voor andere verzendopties zoals bijvoorbeeld een pendel. In dit document wordt ingezoomd op de pakjesdienst van bpost@Impala.

Deze dienst maakt het mogelijk om via Impala verzendlabels af te drukken en pakketjes op te volgen via de Track & Trace van bpost, dit zowel voor het traject naar de aanvrager als het traject terug naar de leverancier.

Notitie

De opties voor het gebruik van een pakjesdienst worden pas zichtbaar in Impala wanneer uw instelling zich hiervoor heeft aangemeld via Impala@uantwerpen.be. Deze dienst is optioneel en gratis.

2.2. Van start gaan

Wie gebruik wenst te maken van de dienst bpost@Impala laat dat best weten via Impala@uantwerpen.be . Elke instelling zal pakketten verzenden onder een eigen bpost account. Een unieke ID is noodzakelijk om te voorzien in een unieke barcode per pakket. Deze account kan gekoppeld worden aan een reeds bestaand contract tussen uw instelling en bpost of er kan een nieuw contract opgemaakt worden. Van zodra de account ID gekend is, kan uw instelling snel van start gaan.

2.2.1. Bestaand bpost contract

Het is mogelijk dat er al een lopend contract bestaat tussen uw instelling en bpost. U kan dat intern navragen of wij kunnen dat laten nakijken via onze contactpersoon bij bpost.

Hier volstaat het een nieuwe account ID aan te vragen bij bpost voor de verzendingen vanuit Impala. Deze account ID wordt dan toegevoegd aan het bestaande contract.

  • Activeren van een nieuwe account bij bpost en activatie binnen Impala, kan zeer snel gaan (enkel dagen). Geen verdere administratie.
  • Tarieven zoals overeengekomen in het bestaande contract.
  • Maandelijkse bpost factuur voor verzendingen naar een op te geven facturatieadres van uw instelling.

2.2.2. Nieuw bpost contract

Om van start te gaan met verzendingen vanuit Impala is een contract met bpost noodzakelijk. Wanneer uw instelling geen contract heeft waaraan u kan aansluiten, moet er een nieuw contract afgesloten worden. bpost zal hiervoor een standaard contract voorstellen met een engagement van min. 250 verzendingen op jaarbasis, al is dat aantal niet echt strikt te nemen. Door een contract af te sluiten, zullen de tarieven voor verzendingen lager liggen dan de tarieven voor particulieren. Hoe meer pakketten uw instelling zal verzenden, hoe scherper de prijzen zullen zijn.

  • Contract op te stellen met bpost en specifieke account ID voor verzendingen binnen Impala. Impala neemt hiervoor initiatief via bpost contactpersoon.
  • Ondertekening van contract kan online gebeuren (doorlooptijd enkele dagen).
  • Tarieven overeen te komen in het contract met bpost (lager dan standaard tarieven voor particulieren).
  • Activeren van een nieuwe account bij bpost en activatie binnen Impala, kan zeer snel gaan (enkel dagen).
  • Maandelijkse bpost factuur voor verzendingen naar een op te geven facturatieadres van uw instelling.

2.3. Procedure

2.3.1. Ontvangen aanvragen

Wanneer u bij het verwerken van ontvangen aanvragen onder Acties aangeeft te zullen leveren, kan u ook de levermethode aanstippen. Standaard moet iedereen een keuze maken tussen Stuur aanvraag elektronisch of Stuur aanvraag niet-elektronisch. Het systeem doet een suggestie op basis van de gegevens uit de aanvraag. Voor die werkomgevingen waarvoor de bpost pakjesdienst is geactiveerd, zijn er nog 2 bijkomende keuzes.

_images/bpost_actiespakjesdienst.png
Stuur aanvraag elektronisch
Het document wordt digitaal (via virlib of e-mail) aan de aanvrager geleverd.
Stuur aanvraag niet-elektronisch
Het document wordt fysiek opgestuurd naar de aanvrager. Wanneer de pakjesdienst geactiveerd is voor deze Impala werkomgeving, wil deze keuze zeggen dat je het fysiek zal versturen, maar daarbij geen gebruik wenst te maken van een pakjesdienst (er worden geen labels aangemaakt).
bpost
Het document zal verzonden worden via bpost en hiervoor zal een verzendlabel aangemaakt worden vanuit Impala. Deze optie is enkel zichtbaar voor de Impala werkomgeving waarvoor de pakjesdienst geactiveerd is.
Uitgesteld
Het document komt in het overzicht van te verzenden pakketten, maar er zal nog geen verzendlabel aangemaakt worden. De verzending wordt uitgesteld. Deze optie is enkel zichtbaar voor de Impala werkomgeving waarvoor de pakjesdienst geactiveerd is.

2.3.2. Oude aanvragen

Ook aan u geleverde aanvragen kunnen via een pakjesdienst terug verzonden worden naar de leverancier. Hiervoor moet de oude aanvraag opnieuw geopend worden. Onder Acties kan u kiezen voor de opties:

Stuur (voorlopig) niet terug
Er wordt niets ondernomen. Dit is de default optie die geselecteerd staat.
Stuur de aanvraag niet-elektronisch
Het document wordt fysiek opgestuurd naar de aanvrager. Wanneer de pakjesdienst geactiveerd is voor deze Impala werkomgeving, wil deze keuze zeggen dat je het fysiek zal versturen, maar daarbij geen gebruik wenst te maken van een pakjesdienst (er worden geen labels aangemaakt).
bpost
Het document zal verzonden worden via bpost en hiervoor zal een verzendlabel aangemaakt worden vanuit Impala. Deze optie is enkel zichtbaar voor de Impala werkomgeving waarvoor de pakjesdienst geactiveerd is.
Uitgesteld
Het document komt in het overzicht van te verzenden pakketten, maar er zal nog geen verzendlabel aangemaakt worden. De verzending wordt uitgesteld. Deze optie is enkel zichtbaar voor de Impala werkomgeving waarvoor de pakjesdienst geactiveerd is.
_images/bpost_terugkeeroudeaanvraag.png

2.3.3. Aanvragen klaar voor verzending

In het hoofdmenu van Bestellingen zal u onderaan de rubriek FYSIEKE VERZENDINGEN zien staan.

_images/bpost_hoofdmenu.png

Het scherm achter de link Aanvragen klaar voor verzending geeft een overzicht van alle aanvragen die klaar staan voor verzending. Dit zijn zowel aanvragen die u als leverancier naar een aanvragende bibliotheek stuurt, als oude aanvragen die u als aanvrager na gebruik opnieuw naar de leverancier stuurt. U heeft als levermethode gekozen voor bpost, uitgesteld of een andere pakjesdienst.

De aanvragen worden gebundeld

  • per type pakjesdienst;
  • per adres van de bestemming.

De pakjesdienst kan hier nog aangepast worden of de verzending via bpost kan alsnog geannuleerd worden. Kies in het laatste geval voor VERWERK NIET.

Door het pakketnummer aan te passen (bijvoorbeeld van 1 naar 2) kan u zelf bepalen dat voor eenzelfde adres, toch een afzonderlijk pakket moet gebruikt worden en dus een bijkomend label moet aangemaakt worden.

Wijzigingen in pakjesdienst en pakket zijn pas van kracht na klikken op de knop Pas aan.

_images/bpost_klaarvoorverzending.png
Pas aan
Wijzigingen in pakjesdienst en pakket zijn pas van kracht na klikken op deze knop.
Verwijder Verwerk niet
De aanvragen met als pakjesdienst Verwerk niet worden na een klik op deze knop definitief uit het overzicht verwijderd. Geen verdere actie in Impala op niveau van verzending voor deze aanvraag.
Print labels
Er wordt een PDF bestand aangemaakt met een bpost label voor alle aanvragen die verzonden worden via bpost. Deze aanvragen verdwijnen daarmee ook uit het overzicht.

De aanvragen met als pakjesdienst Wachtrij blijven in het overzicht staan, tot ze een andere pakjesdienst (Verwerk niet of bpost@Impala) krijgen toegekend. Op deze manier kan bijvoorbeeld de verzending van pakketten uitgesteld worden tot er meerdere boeken klaarliggen voor eenzelfde bestemming.

Notitie

Meer boeken in een pakket verzenden is goedkoper dan voor elk boek een afzonderlijke verzending te doen. Binnen Impala streven we naar snelle afhandelingstijden. Mogen we daarom verzoeken boeken niet onnodig lang in een wachtrij te plaatsen. Dit kan bijvoorbeeld wel een optie zijn voor boeken die na gebruik moeten terugkeren naar de leverancier, al streven we ook hier naar snelle doorlooptijden.

2.3.4. Opvolgen van de verzending

Van zodra de gegevens voor verzending zijn toegekomen bij bpost (kort na het aanmaken van het PDF bestand) kan de verzending opgevolgd worden in de Track&Trace toepassing van bpost. Een pakket kan getraceerd worden via de barcode van het pakket (3232 gevolgd door account ID …). Een rechtstreekse link naar het pakket is ook te vinden in Impala ter hoogte van de aanvraag. Deze link is zowel zichtbaar bij de verzendende bibliotheek, als bij de ontvangende bibliotheek. Dus ook de bibliotheek waarnaar het pakket onderweg is, kan het pakket volgen. Voor een zelfde aanvraag kunnen er bijgevolg 2 links naar Track&Trace vermeld staan:

  • Verzending van leverancier naar aanvrager
  • Verzending van aanvrager opnieuw naar de leverancier

Voor het verzenden van de pakketten, wordt gebruik gemaakt van bpack 24h. Een pakket, eens aangeboden aan bpost, zal uiterlijk 24h later op de bestemming toekomen.

_images/bpost_opvolgenverzending.png _images/bpost_tracktrace.png

2.3.5. Archief geprinte labels

Het archief van geprinte labels geeft een overzicht van de aangemaakte PDF bestanden met adreslabels. Deze bestanden worden 14 dagen bewaard in het archief.

_images/bpost_archieflabels.png
URL naar print bestand
Achter deze link zit het PDF bestand met de labels.
Aanmaaktijdstip
Het tijdstip waarop op de knop Print labels werd geklikt en het PDF bestand werd aangemaakt.
Verwerktijdstip
Het tijdstip waarop de gegevens voor verzending werden doorgestuurd naar het systeem van bpost.

2.4. Labels

Het opmaken van een adreslabel voor verzending gebeurt automatisch in Impala, na klik op de knop Print labels. Impala gebruikt hiervoor de bestaande adresgegevens in Impala.

Notitie

Wanneeer u merkt dat het gebruikte adres niet correct is, gelieve dit te melden via helpdesk@library.uantwerpen.be .

2.4.1. Opbouw label

Er worden standaard 2 labels per pagina voorzien. Het label bestaat dan uit een officieel deel (boven) en een informatief deel (onder). Het officiële deel is het adres label dat op het pakket moet bevestigd worden. Het informatieve deel kan eventueel meegestuurd worden in het pakket ter controle. Het informatieve deel mag niet zichtbaar zijn op de buitenzijde van het pakket (omplooien of knippen).

Indien gewenst kan het ook ingesteld worden om het informatieve deel niet te tonen en 4 adreslabels per pagina te voorzien.

_images/bpost_label.png

2.4.2. Specificaties

De labels worden aangeboden in een PDF bestand en kunnen zo makkelijk afgedrukt worden. Afdrukken kan op gewoon wit A4 papier of op zelfklevende etiketten. De zelfklevende etiketten moeten volgende afmetingen hebben:

  • 105x148
  • 4 etiketten op A4 (210x297)
  • Geen marges rond de etiketten
_images/bpost_etiket.png

Voorbeelden van geschikte etiketten:

  • Avery Zweck 3483
  • Avery Dp004
  • Multicom CL4E
  • Herma 10829

De kwaliteit van het label is essentieel voor een geslaagde verzending. Alle elementen op het label moeten duidelijk leesbaar zijn en ook de afmetingen moeten gerespecteerd worden.

2.4.3. Instelling printer

Gebruik bij voorkeur een laserprinter of Inktjet printer om de labels af te drukken. Zorg ervoor dat bij het afdrukken het formaat niet gewijzigd wordt. Bij de afdrukeigenschappen moet u nagaan of Page Scaling uitgeschakeld is.

_images/bpost_printer.png

2.5. Kosten

Activatiekosten
Het activeren van een pakjesdienst is gratis.
Verzendingskosten

De werkelijke kost voor het verzenden van een pakket van bib A naar bib B, wordt aangerekend aan de verzendende bibliotheek (bib A). Dit kan de leverancier zijn of de aanvrager die een boek opnieuw naar de leverancier stuurt.

De verrekening van deze kosten gebeurt op basis van het account ID bij bpost. De factuur wordt maandelijks door bpost verzonden naar het facturatieadres opgegeven bij het aanmaken van de account ID. De kosten zijn afhankelijk van het contract bij bpost en het gewicht van het pakket.

Nationale verzendingen
(richtprijzen 2015, excl. BTW)
Gewicht Prijs per pakket (excl. BTW)
0-2kg 5,43 EUR
2-5kg 6,31 EUR
5-10kg 6,62 EUR
10-20kg 8,08 EUR
20-30kg 9,94 EUR
De prijzen worden jaarlijks geïndexeerd

2.6. Beperkingen

Voorlopig kan de pakjesdienst van bpost in Impala enkel gebruikt worden voor nationale zendingen. Het is de bedoeling dit op termijn ook beschikbaar te maken voor internationale zendingen.