5. Een digitaal platform voor Brocade: documentatie voor de gebruiker

5.1. Inleiding

Deze tekst documenteert hoe de verschillende instellingen aan de slag kunnen gaan met het nieuwe digitaal platform. In feite worden de algemene principes uitgelegd bij het eerste en tweede scherm dat de gebruiker te zien krijgt bij de toepassing Brocade ‣ Digitaal platform ‣ Verwerken van de klaarstaande scan opdrachten [link].

5.2. Verwerken van de klaarstaande scan opdrachten, het overzicht scherm (eerste scherm)

Dit scherm bevat een overzicht van alle klaarstaande scanopdrachten. Dit zijn scanopdrachten die over nacht verwerkt werden en nu klaar staan om beschreven en gepubliceerd te worden. Gebruikers zien enkel die opdrachten afkomstig van scan stations waarvoor ze toegang hebben. Gebruikers kunnen toegang hebben tot 1 of meerdere scan stations.

In eerste instantie selecteert de gebruiker een scanopdracht. De software zal vervolgens een loi voorstellen waaraan de digitalisering kan gekoppeld worden. Wanneer dit mechanisme niet werkt, kan de gebruiker via een look-up element het correcte object opzoeken en selecteren.

De software zal ook proberen te achterhalen welk digitaal platform van toepassing is op de digitalisering. Hier zijn drie scenario’s mogelijk:

  • Brocade vindt het juiste digitaal platform ==> de gebruiker kan naar het volgende scherm via “Registreer”
  • Brocade vindt meer dan 1 digitaal platform ==> de gebruiker moet zelf eerst de keuze maken uit mogelijke platformen om vervolgens via “Registreer” naar het volgende scherm te gaan
  • Brocade vindt geen digitaal platform ==> er is een probleem met de metadata. Bel/mail de helpdesk

Ten slotte dient aangegeven te worden of afbeeldingen ingevoerd dienen te worden in bestaande digitaliseringen. Specificeer hiervoor het nummer van de afbeelding na dewelke de eerste afbeelding moet komen. Moeten deze afbeeldingen helemaal vooraan worden ingevoegd, tik dan ‘0’ (geldt ook voor nieuwe digitaliseringen).

Reeds bestaande beschrijvingen van digitaliseringen (dglois) kunnen opgeroepen worden via

  • je persoonlijke geschiedenis van geopende beschrijvingen
  • het look-up element van een bepaald type objecten/boeken
  • het look-up element van een lijst : selecteer via deze weg een lijst met dglois. De beschrijving van de eerste dgloi in de lijst wordt getoond in het tweede scherm. Spring naar de volgende dgloi in de lijst via de Volgende in de gekleurde balk bovenaan.

Acties die dienen te gebeuren in het volgende scherm zijn afhankelijk van het digitaal platform waarbinnen gewerkt wordt. Toch kunnen een aantal algemene principes ontwaard worden. Deze worden hieronder uitgelegd.

5.3. Verwerken van de klaarstaande scan opdrachten, een individuele digitalisering (tweede scherm)

Het tweede scherm wordt gebruikt om één specifieke digitalisering te beschrijven. Verder kan men via dit scherm heel gemakkelijk de originele bestanden van de digitalisering oproepen.

Het beschrijven van een digitalisering zelf omvat verschillende delen:

  • het koppelen van de digitalisering aan een object
  • het effectief beschrijven van de digitalisering
  • het veranderen van de status van een beschrijving (kan leiden tot het publiceren van de digitalisering in de OPAC)

Koppelen van een digitalisering met een record

Het koppelen van een digitalisering met de beschrijving gebeurt op het ogenblik men zich in het tweede scherm bevindt en men registreert. Deze koppeling kan ten allen tijde veranderd worden. In het nieuwe digitaal platform is het veld Basisbeschrijving een vrij veld. Nadat de digitalisering werd gekoppeld aan een record, worden in het tweede scherm ook de thumbnails en een groter formaat van de digitalisering getoond. Dit laat toe om op een snelle en accurate manier de kwaliteit van de gehele digitalisering, alsook een aantal afzonderlijke scans in te schatten.

Mogelijkheden met betrekking tot het beschrijven van een digitalisering :

  1. Gebruik het Infoveld voor interne communicatie met betrekking tot de digitalisering of voor informatie over de digitalisering die niet getoond mag worden in de publieksomgeving
  2. Creëer annotaties op het niveau van de digitalisering: Deze annotaties worden getoond in het publieksomgeving van het digitalisering
  3. Creëer annotaties op het niveau 1 scan van de digitalisering: Deze annotaties worden getoond in het publieksomgeving van zodra die bewuste scan getoond wordt in de carrousel.

Notitie

Door op dit niveau ook gebruik te maken van Pagina types kunnen bepaalde scans die extra aandacht verdienen van de eindgebruiker als bookmarks getoond worden in de publieksomgeving.

  1. Door de sectie STATUS open te klikken kan de status van een beschrijving aangepast worden.

    Deze statusveranderingen kunnen leiden tot verschillende acties :

    • de link naar een digitaliseringen kan gepubliceerd worden in de publieksomgeving
    • de beschrijving van de digitalisering kan bevroren worden
    • een statusverandering kan leiden tot het uitsturen van een mail/RSS feed
    • digitaliseringen kunnen verschijnen/verdwijnen in/uit het lijstbeheer van gebruikers

Notitie

Deze laatste actie kan het mogelijk maken om de verschillende aspecten van het beschrijven van een digitalisering (waaronder bijkomend eventueel de kwaliteitscontrole van de scans) door verschillende gebruikers kan gedaan worden. Gebruikers kunnen via het look-up element van een lijst die dglois selecteren die inzicht in een bepaalde status bevinden om vervolgens het hele lijstje te doorlopen en een bepaalde actie te doen.

Acties bij een beschrijving

  1. Om de originele bestanden van een digitalisering op te vragen, volstaat het om ter hoogte van de sectie ACTIES de optie EXPORT aan te vinken en te registreren. Zowel de originele als de afgeleide afbeeldingen zullen vanuit docman geëxporteerd worden naar een welbepaalde folder op Webdav.
  2. Via de optie SCHRAP in sectie ACTIES kan een digitalisering geschrapt worden.
  3. Via de optie SCHRAP in sectie LIJST kan een digitalisering (dgloi) toegevoegd worden aan een lijst.
  4. Om een welbepaalde afbeelding te schrappen volstaat het om ter hoogte van de sectie ACTIES de optie Schrap specifieke afbeelding aan te vinken, een nummer of range in te geven en vervolgens te registreren. Hanteer hierbij de volgende spelregels:
  • een enkel nummer staat voor een specifieke afbeelding
  • twee nummers gescheiden door een ‘-‘ staat voor een rij van afbeeldingen
  • een enkel nummer gevolgd door een ‘-‘ staat voor alle nummers vanaf dit gegeven nummer
  • een enkel nummer voorafgegaan door een ‘-‘ staat voor alle nummers tot en met dit gegeven nummer
  • verschillende nummers (of nummerintervallen mogen opgegeven worden gescheiden door een ‘,’

Notitie

Deze nummers staan NIET voor pagina’s! De carrousels worden onmiddellijk aangepast, de afbeeldingenbundels daarentegen worden pas naderhand terug samengesteld.