6. Document Store

Auteur: Jan Corthouts

6.1. Abstract

Dit document beschrijft de wijze waarop in Brocade een document store kan worden opgezet. Document store is een toepassing die beheerd wordt door Brocade (meta-informatie) en die gepubliceerd kan worden als onderdeel van een desktop. Document store is gemaakt met de bedoeling om ten behoeve van het personeel een verzameling van nuttige documenten aan te leggen. Deze documenten kunnen in Brocade zelf worden opgeladen (als bestanden in docman) of kunnen links zijn naar bestanden die zich elders bevinden (bv. op een web server of op een WebDav site).

De toegang tot een document store kan dan gebeuren via een afzonderlijke desktop op dewelke het personeel van de bibliotheek zich kan aanmelden met een Brocade userid en wachtwoord.

Binnen Brocade kunnen diverse document stores worden opgezet. Een docstore bestaat uit een geheel van folders. Folders kunnen op hun beurt andere folders of documenten bevatten.

6.2. Document store functies

De Brocade document store is een verzameling van bestanden (Word-documenten, Excel tabellen, PDF-documenten, ...) in hiërarchisch gestructureerde folders. Deze hiërarchische structuur is vergelijkbaar met de folderstructuren die we kennen vanuit Microsoft Explorer. De document store toepassing biedt volgende functies

  • Navigeren: je kan doorheen de folderstructuur navigeren en op die manier op zoek gaan naar bestanden. Om bestanden te openen volstaat het om te klikken op de aangeboden link. Bestanden die vrij toegankelijk zijn, worden meteen geopend. Het is echter ook mogelijk dat de toegang tot een bestand nog extra beveiligd is (bv. via WebDav). In dat geval zal je bijkomend nog een wachtwoord en/of userid moeten opgeven.
  • Nieuwe bestanden: in deze speciale folder worden enkel bestanden opgenomen die recent aan de document store werden toegevoegd.
  • Recent gewijzigde bestanden: in deze speciale folder worden enkel bestanden opgenomen die recent werden gewijzigd.
  • Laatst bekeken documenten: in deze speciale folder worden de bestanden getoond die u het laatst hebt geopend.
  • Bookmarks: deze speciale folder bevat documenten waarbij u eerder een bookmark plaatste.
  • Zoeken op documenttype: via deze optie kunt u een lijst van documenten opvragen die voldoen aan een bepaald type.
  • Zoeken op trefwoord: via deze optie kunt u een lijst van documenten opvragen die eenzelfde trefwoord hebben.

Bij een individueel document wordt telkens gegeven:

  • Pictogram: visuele aanduiding van bestand of folder
  • Titel
  • Begeleidende tekst: deze begeleidende tekst wordt getoond indien je klikt op meer info...
  • Naam van de persoon die het document creëerde
  • Datum waarop het document werd aangemaakt
  • Naam van de persoon die het document het laatst wijzigde
  • Datum waarop het document het laatst werd gewijzigd
  • Bookmark: klikken op de link Bookmark zorgt ervoor dat het document in kwestie ook wordt opgenomen in de speciale folder Bookmarks

6.3. Meta-informatie document store

Elke document store heeft in Brocade zijn eigen meta-informatie.

Identificatie
Geef de document store een identifier. Gebruik daarbij enkel cijfers en letters en koppelteken.
Startfolder
Geef aan met welke folder de document store wordt opgestart. De folder die je hier aangeeft is dus de Startfolder voor de document store.
Benaming
Geef een benaming aan de document store.
Scope
Vul (optioneel) een scope note in.
Benamingen (N E F D U)
Geef in de diverse talen een verwoording voor de document store.
Begeleidende tekst (N E F D U)
Geef (optioneel) in de diverse talen een begeleidende tekst. Deze tekst wordt getoond wanneer de document store wordt opgeroepen.
Nieuw bestand
Vink de optie Stuur e-mail aan alle gebruikers aan indien je wenst dat Brocade automatisch een e-mail stuurt van zodra een document in de document store wordt toegevoegd. Je kan hier ook aangeven hoeveel dagen een document als nieuw document moet worden opgenomen in de speciale document store folder Nieuwe bestanden.
Bestand gemarkeerd als gewijzigd
Vink de optie Stuur e-mail aan alle gebruikers aan indien je wenst dat Brocade automatisch een e-mail stuurt van zodra een document in de document store wordt gemarkeerd als gewijzigd. Je kan hier ook aangeven hoeveel dagen een document als gewijzigd bestand moet worden opgenomen in de speciale document store folder Recent aangepaste bestanden.
Foldericoon
Kies het pictogram dat je in de document store wenst te gebruiken voor aanduiding van folders.
Default bestandsicoon
Kies het default pictogram dat je wenst te gebruiken voor aanduiding van een bestand. Dit pictogram zal dan worden gebruikt indien je bij individuele documenten geen specifiek pictogram zou kiezen.
Toegelaten trefwoorden
Geef hier een lijstje van trefwoorden die aan documenten kunnen worden toegevoegd.
Toegelaten documenttypes
Geef hier een lijstje van documenttypes die aan documenten kunnen worden toegekend. De documenttypes zelf hebben hun eigen meta-informatie waarin taalafhankelijke verwoordingen aan de types kunnen toegekend worden.

6.4. Documenten in een document store beheren

Van zodra je een document store hebt aangemaakt, kan je folders en documenten gaan toevoegen. Dat doe je met de functie Invoeren/wijzigen document store items. Document store items worden in Brocade steeds genoteerd met een loi-structuur van het type d:id:nn. Voorbeeld d:ua:30 waarbij:

  • d staat voor document store item
  • id staat voor de identificatie van de document store (bijv. ua)
  • nn een volgnummer is

Er zijn twee soorten van items: folders en bestanden.

  • Folder
    • Administratie : In deze sectie worden de loi, de aard en de tijdstippen van aanmaak en wijziging van de folder(fiche) getoond.
    • Omschrijving
      • Scope : Voeg (optioneel) een scope note toe.
      • Verwoording (N E F D U) : Geef een verwoording voor de folder. Het is deze verwoording die in de document store zal worden gebruikt.
      • Begeleidende tekst (N E F D U) : Geef (optioneel) een begeleidende tekst. Deze begeleidende tekst wordt in de document store getoond achter de link meer info....
    • Attributen
      • Ouder : Geef de parent folder op. Je kan hier meer dan één folder opgeven.
      • Subfolders : Dit onderdeel, dat automatisch door Brocade wordt ingevuld, geeft een overzicht van subfolders binnen de folder.
      • Bestanden : Dit onderdeel, dat automatisch door Brocade wordt ingevuld, geeft een overzicht van de documenten binnen de folder.
  • Document
    • Markeer dit bestand als gewijzigd : Vink deze optie aan indien je wenst dat Brocade het document markeert als gewijzigd. Hierdoor wordt - afhankelijk van de parameters van de document store tot dewelke het document behoort - het document opgenomen in de speciale map Recent gewijzigde documenten en worden de gebruikers van de document store via e-mail verwittigd dat het document gewijzigd werd.
    • Administratie : In deze sectie worden de loi, de aard en de tijdstippen van aanmaak en wijziging van de documentfiche automatisch ingevuld. Opgelet, deze tijdstippen verwijzen niet naar aanmaak en wijziging van het originele document. Deze kunnen door het systeem niet automatisch gedetecteerd worden maar kunnen hier wel manueel ingevuld worden.
      • Aangemaakt door : Geef (optioneel) het Brocade user-id van de persoon die het document maakte.
      • Datum aanmaak : Geef (optioneel) de datum in waarop het document werd gemaakt.
      • Gewijzigd door : Geef (optioneel) het Brocade user-id van de persoon die het document wijzigde.
      • Datum wijziging : Geef (optioneel) de datum in waarop het document werd gewijzigd.
    • Omschrijving
      • Scope : Voeg (optioneel) een scope note toe.
      • Verwoording (N E F D U) : Geef een verwoording voor het bestand. Het is deze verwoording die in de document store zal worden gebruikt.
      • Begeleidende tekst (N E F D U) : Geef (optioneel) een begeleidende tekst. Deze begeleidende tekst wordt in de document store getoond achter de link meer info....
    • Attributen
      • Documenttype : Kies (optioneel) het type van document
      • Mime-type : Vul het mime-type van het document in
      • Icoon : Kies (optioneel) een pictogram voor dit document. Kies je geen pictogram, dan wordt een default pictogram getoond (cfr. supra).
      • Trefwoorden : Kies (optioneel) één of meer trefwoorden uit de lijst van toegelaten trefwoorden. Je kan geen vrije trefwoorden gebruiken.
    • Lokalisatie
      • Folder : Geef de folder op tot dewelke het document behoort. Je kan hier meer dan één folder opgeven.
      • Bestand : Er zijn twee manieren om documenten in een document store op te nemen.
        • Verwijs naar de URL waar het document zich bevindt : Kies in dit geval het URL-type (bv. webdavua) en vervolledig de URL overeenkomstig (bijv. anet/bgc/bgc_106.pdf). Met de combinatie van beide elementen kan Brocade dan de volledige URL construeren (bijv. http://anet.ua.ac.be/webdav/ua/anet/bgc/bgc_106.pdf). Wil je gewoon een ongecontroleerde URL intikken, gebruik dan het url-type url.
        • Laad het document op in Brocade : Maak gebruik van de knop Bestand(en) opladen om bestanden vanop je PC rechtstreeks in Brocade op te laden.

6.5. Toegang geven aan gebruikers

De toegang tot een document store wordt geregeld ter hoogte van het Brocade user-id. Roep de Brocade gebruiker op via Systeembeheer ‣ Gebruikersbeheer ‣ bg [link] en verwijs in de optie Toegelaten document store systemen naar de gepaste document store(s).

Je kan enkel document stores opnemen in desktops die als authenticatiemechanisme Authenticatie met Brocade gebruikersnaam en paswoord gebruiken.

6.6. Oproepen van de document store vanuit de desktop

De document store toepassing kan worden opgeroepen vanuit een desktop.

Desktop - Beheersfuncties - Beheer services
Definieer een service (bv. docstore van het type Applicatie met als URL docstoredesk).
Desktop - Beheersfuncties - Beheer desktops
Kies de gewenste desktop en neem de document store service op in de gewenste desktop. Je kan enkel document stores opnemen in desktops die als authenticatiemechanisme Authenticatie met Brocade gebruikersnaam en paswoord gebruiken.
CSS-entries

Voorzie de css-file service.css van de nodige style entries voor de document store functies:

/* Document store */

/* Titel document store system */
.docstoretitle {font-size: 120%;
                font-weight: bold;}

/* Begeleidende tekst document store system */
.docstoreinfo {margin-top: 1em;
               background-color: #DEE3EF;
               margin-bottom: 1em;
               padding: 4px 4px 4px 4px;
              }

/* Linker blok met zoekfuncties*/
.docstoresearch {width: 200px;
                 height: 100%;
                 background-color: #ECF0F7;
                 font-size: 8pt;
                 padding: 4px 4px 4px 4px;
                 text-align: left;
                 line-height: 3em;
                 float:left;}

/* Lijst met trefwoorden in zoekblok*/
.docstorekeywords {margin-left: 1em;
                   font-size: 8pt;
                   line-height: 1.5em;}

/* Rechter blok met navigator en explorer */
.docstorebody {font-family: Verdana, Arial;
               font-size: 10pt;
               margin-left: 210px;
                }

/* Navigator */
.docstorenavigator {font-size: 8pt;
                    margin-bottom: 1.5em;}

/* Explorer*/
.docstoreexplorer_sortable {}

/* Explorer headers*/
.docstoreexplorerheader { font-size: 8pt;
                          color: black;}

/* Folder */
.docstorefolder {font-weight: bold;
                 font-size: 10pt;
                 width: 200px}

/* File */
.docstorefile {font-size: 10pt;
               width: 200px}

/* Aanmaker file */
.docstorefileuser {font-size: 10pt;
                      }

/* Datum file */
.docstorefiledate {font-size: 10pt;
                   }

/* Verwijzing naar begeleidende tekst file */
.docstoremoreinfotitle {font-size: 9pt;
                        margin-left: 2em;
                        color: black;}

/* Begeleidende tekst file */
.docstoremoreinfo {font-size: 9pt;
                   margin-left: 2em;}

/* Path van file */
.docstorepath {font-size: 8pt;
                      margin-left: 2em;}

/* Folder in navigator of path */
.docstorelocation {}

/* Current folder in navigator of path of zoekfunctie */
.docstorecurrentlocation {padding: 2px 2px 2px 2px;
                          background-color: #FFFFD0;}

/* Verwijzing naar bookmark */
.docstorebookmark {font-size: 8pt;}

6.7. Oproepen van de document store vanuit de desktop

Het is mogelijk om de document store op te roepen vanuit de Brocade toepassing zelf en dat via de optie Brocade ‣ Document store ‣ Invoeren/wijzigen document store items [link]. Vereiste is wel:

  • dat de gebruiker in zijn persoonlijke voorkeuren aangeeft welk document store systeem hij wenst te gebruiken
  • dat je als systeembeheerder ter hoogte van het Brocade user-id Systeembeheer ‣ Gebruikersbeheer ‣ bg [link] de volgende parameters invult
    • Standaard desktop: bijv. ua
    • Services met bijhorende desktop: bijv. docstore:ua

Achtergrondinformatie hierbij: Een desktop-service opstarten vanuit Brocade kan best op volgende manier gebeuren:

  • In de menu-administratie wordt een url ingegeven van de vorm < mcgi routine="Start:dmewserv" >&RDservic=servicenaam&RDauth=user
  • %Start^dmewserv is een generieke servicelauncher
  • RDauth moet ingevuld worden met het type autorisatie dat de service vereist. user betekent dat de Brocade login-id wordt meegegeven en dit is op dit ogenblik ook de enige optie. Alle authenticatie-software die een service normaal doorloopt, wordt kortgesloten en de service-sessie wordt rechtstreeks met de Brocade login-id geauthenticeerd.
  • Een service werkt meestal met specifieke css-klassen die in service.css van de desktop staan. Een service die vanuit Brocade wordt opgestart wordt normaal aan de default desktop gekoppeld die die specifieke klassen misschien niet kent. Daarom is het mogelijk in het gebruikersbeheer een gebruiker te koppelen aan een default desktop, en tevens een lijst op te geven van service:desktop koppels.