6. Conversie van veilingrecords naar lokale contents

6.1. Het opzet

In 2012 werd in de catalografievergadering van Anet beslist om de gegevens over een veiling (locatie, plaats, begin- en einddatum, salescode) altijd te registreren met behulp van authority records, in het onderwerpsveld. Het was toen de meest aangewezen oplossing om er voor te zorgen dat de gegevens over een veiling systematisch opzoekbaar zouden zijn in de catalogus.

Tegelijkertijd werd afgesproken om een meer fundamentele oplossing te zoeken. Want de toenmalige oplossing had enkele gebreken:

  • De aanmaak van authority records is een redelijk omslachtige werkwijze, omdat je telkens naar andere module van Brocade moet openen.
  • Het is een werkwijze die weinig efficiënt is, omdat je bijna kan spreken over een één op één relatie tussen een authority record en het catalografische beschrijving waarin het gebruikt wordt. Midden juni 2016 waren er op een totaal van 16.803 actieve authority records 16.201 records in gebruik in één catalografisch record.
  • In de constructie van authorityrecords kan je niet verder autoriseren op bv. de plaatsnaam of de naam van het veilinghuis (spellingvarianten, anderstalige benamingen of ander naamvarianten) zodat een zoekactie telkens moet herhaald worden voor alle mogelijke varianten.
  • In die werkwijze kan je niet apart zoeken op de aparte data-elementen van een veiling (veilinghuis, plaatsnaam, startdatum), omdat die niet als zodanig worden benoemd. Dat kan leiden tot onoverzichtelijke zoekresultaten.

In 2016 werd het kader voor een nieuwe werkwijze uitgetekend, op basis van het concept lokale content. Dat is een uitbreiding van een formulier waarin gegevens op een gestructureerde wijze kunnen ingevoerd worden. De nieuwe werkwijze brengt mee dat de bestaande data (in a-lois, in het onderwerpsveld) dienen omgezet te worden naar lokale contents in het catalografieformulier. Die uitbreiding komt beschikbaar door een passend lidmaatschap (veiling) toe te kennen.

6.2. Elementen van het conversieproces

6.2.1. Het datamodel

Met de bibliotheken die over relevante collecties van veilingcatalogi beschikken werden afspraken gemaakt over het datamodel. Dat is grotendeels gebaseerd op het oude model, en bevat volgende gegevenselementen:

  • locatie: een instelling of een gebouw waarin een veiling plaatsvindt. Ze worden altijd - verplicht - ingevoerd met een authority code (type Instelling of UCT).
  • plaatsnaam: de geografische plaats van de veiling. Die wordt altijd ingevoerd met een authority record (type Geografische naam)
  • begindatum: altijd in de vorm jjjj/mm/dd.
  • einddatum: altijd in de vorm jjjj/mm/dd.
  • salescode: indien aanwezig.
  • opmerking: indien gegevens meer toelichting vereisen.

Het Lugt-nummer werd niet weerhouden, omdat dat eerder bij de publicatie hoort, en dus beter op het niveau van de c-loi vermeld blijft.

6.2.2. Voorbereiding conversie via checklists

In september 2016 werden de veilinggegevens in authority records opgelijst. Het ging dan vooral om het uitlijsten van de locatie (op basis van de gegevens uit $a en $b uit het sjabloon van het authority record) en de plaats (op basis van de gegevens uit $b uit het sjabloon). Via checklists konden de participerende bibliotheken de conversie van de locatie en de plaatsnaam voorbereiden (omzetting naar authority records).

6.2.3. Aanmaak van ontbrekende authority codes

Authority codes die nodig waren voor de conversie maar nog ontbraken, werden door UAntwerpen en Anet aangemaakt (november 2016 - april 2017).

6.2.4. Conversie

De conversie van de veilinggegevens vond plaats op 13 juni 2017. Ze gebeurde op basis van volgende principes.

6.2.4.1. Locatie

De locatie werd geconverteerd uit de elementen $a en $b van het sjabloon.

  • Daarvoor werd een vertaaltabel samengesteld waarin platte tekst wordt omgezet naar een authority record van type I of UCT.
  • Indien de locatie niet diende omgezet te worden, werd in een veld Interne noot in de lokale content meer uitleg genoteerd (bv. huis van de overledene). De betrokken records werden opgelijst in een excelbestand.
  • Indien de omzetting onzeker of onduidelijk was, werd niet omgezet naar een authority record, maar naar platte tekst, en werd in de Interne noot meer uitleg genoteerd.
  • Veilingrecords die werden aangemaakt na het opmaken van de checklists in september 2016 konden gebruik maken van dezelfde vertaaltabel, en indien de data al aanwezig waren, op gelijkaardige wijze omgezet worden. Indien de locatie niet in de vertaaltabel voorkwam, werd de locatie omgezet als platte tekst.
  • In het veld Locatie in de lokale content werd tijdelijk toegelaten dat platte tekst kan gebruikt worden, om de conversie rimpelloos te laten verlopen.

6.2.4.2. Plaatsnaam

De plaatsnaam werd geconverteerd uit het element $b van het sjabloon.

  • Daarvoor werd een vertaaltabel samengesteld waarin de platte tekst wordt omgezet naar een authority record van type G.
  • Indien er geen plaatsnaam gekend was, werd de taalonafhankelijke code <SLV> gebruikt.
  • De plaatsnamen van veilingen aangemaakt na het opmaken van de checklists werden vlak voor de conversie toegevoegd aan de vertaaltabel. Alle plaatsnamen werden dus omgezet naar een authority record of naar de taalonafhankelijke code.

6.2.4.3. Begin- en einddatum

De begin- en einddatum werden geconverteerd op basis van de elementen $c en $d van het sjabloon.

  • De conversie gebeurde op basis van Brocade software, die de gegevens kan interpreteren als een datum.
  • Gegevens die niet konden geïnterpreteerd worden, werden uitgelijst en via een vertaaltabel omgezet.
  • De begin- en eindatum van veilingen aangemaakt na het opmaken van de checklists werden vlak voor de conversie nagekeken, en probleemgevallen toegevoegd aan de vertaaltabel. Alle data zijn dus omgezet.
  • Catalografische records met onvolledige of twijfelachtige data werden opgelijst in een exceltabel.

6.2.4.4. Salescode

De salescode werd geconverteerd op basis van het element $e van het sjabloon.

  • De salescode werd as is overgenomen, maar de ronde haakjes werden verwijderd.

6.4. Nieuwe werkwijze

6.4.1. Invoer van de veilinggegevens

Zie daarvoor de handleiding catalografie en de handleiding authority records.

6.4.2. Publiekscatalogus

De publiekscatalogi werden aangepast, zodat de veilinggegevens, die nu vermeld staan in de lokale content, opzoekbaar zijn voor de gebruikers.

6.4.2.1. Het klassieke zoeken

Bij het klassieke zoeken (Eenvoudig zoeken) wordt gebruik gemaakt van één index waarin de geïndexeerde veilinggegevens worden opgenomen. Ze kunnen dus alle via dezelfde zoeksleutel worden opgezocht. Het gaat om volgende gegevens:

  • locatie.
  • plaatsnaam.
  • begindatum.

Gegevens die werden ingevoerd met een authority code (locatie; plaatsnaam) zijn ook opzoekbaar op basis van de synoniemen die genoteerd werden in het authority record.

6.4.2.2. Het snelzoeken

De gegevens over de locatie, de plaatsnaam en de begindatum werden ook opgenomen in het snelzoeken.

Ze kunnen daar echter apart worden opgezocht, met behulp van volgende prefixen:

  • locatie: prefix ahouse.
  • plaatsnaam: prefix aplace.
  • begindatum: prefix asdate.

Gegevens die werden ingevoerd met een authority code (locatie; plaatsnaam) zijn ook opzoekbaar op basis van de synoniemen die genoteerd werden in het authority record.