5. Schrappen van catalografische beschrijvingen

5.1. Schrappen niet manueel mogelijk

Catalografen kunnen niet zo maar beschrijvingen schrappen. Dat is een beveiliging, zowel voor de databank, als voor de catalografen zelf. Het (manueel) schrappen van een catalografisch record vernietigt immers alle data van de beschrijving: het negeert alle plaatskenmerken die aanwezig zouden zijn in het record, of relaties, of links naar full-text. Zo zou je dus kunnen ingrijpen op de toegang van andere bibliotheken tot die publicatie. Niet dat zoiets bewust of met opzet zou gebeuren, maar ook al gebeurt dat per ongeluk, de gevolgen zijn definitief en desastreus: de publicatie zou ook voor andere bibliotheken onvindbaar worden, en ze zouden het niet weten. Tegen dat soort ongelukken zijn de data, maar ook de catalografen, dus beschermd.

5.2. Automatisch schrappen van beschrijvingen

Toch moeten beschrijvingen kunnen geschrapt worden als ze in de catalogus geen functie meer hebben. Daarvoor heeft Brocade een automatisch mechanisme, dat een beschrijving controleert en schrapt als aan een aantal voorwaarden voldaan is. Dat gebeurt in het weekend, met een automatisch wekelijks proces.

Wat zijn die voorwaarden:

  • De beschrijving is niet bevroren.
  • De beschrijving heeft geen plaatskenmerk.
  • De beschrijving heeft geen relaties.
  • Er is geen veld Inhoud ingevuld (bv. abstract, full text,...).
  • De beschrijving is ouder dan een dag.
  • De beschrijving heeft geen lidmaatschap dat het schrappen verbiedt.

Als aan al die voorwaarden voldaan is, dan wordt zo’n beschrijving na maximaal 7 dagen geschrapt in de databank. De eerste en de laatste situaties (bevroren record, speciaal lidmaatschap) komen zéér zelden voor. In de andere gevallen kan je er zelf voor zorgen dat een beschrijving in aanmerking komt voor schrapping, door in die records:

  • De relaties te schrappen.
  • Het veld Inhoud te wissen.
  • Het plaatskenmerk te verwijderen.

Kijk bij het schrappen van de inhoud van die velden wel goed uit:

  • Een relatie kan ook nodig zijn, omdat ze aan de andere beschrijving meer informatie geeft (bv. een voortzetting). Maar als het alleen gaat om een relatie volume naar reeks is er geen probleem om ze te schrappen. Zie ook hier onder bij Extra controles.
  • Het veld Inhoud kan leiden naar de toegang voor full text van een andere bibliotheek. In dat geval mag je niet schrappen.
  • Schrap NOOIT de inhoud van andere velden; dat heeft geen zin. Integendeel: als je titelgegevens, auteurs, enz. zou schrappen, en pas na registratie tot de vaststelling komen dat er nog een pk aanwezig is, dan maak je het erg lastig voor die andere bibliotheek. Die is dan verplicht om de publicatie terug op te halen om de hele beschrijving te kunnen reconstrueren.

5.3. Extra controles

Het bovenstaande mechanisme zet behoorlijk strenge voorwaarden uit. Dat is belangrijk, omdat we natuurlijk zeker moeten zijn dat records niet ten onrechte worden geschrapt. Maar dat betekent ook dat er heel wat records niet worden geschrapt, die niet meer nodig zijn in de databank. Het gaat om records met alleen specifieke velden inhoud (bv. alleen een abstract) of alleen specifieke relaties (bv. alleen een relatie vnr).

Daarom wordt een keer per trimester de records opgelijst die misschien ook kunnen geschrapt worden. Het gaat om volgende voorwaarden:

  • alleen een inhoudsveld van het type ill, abstract, link, inhoud
  • alleen een relatie van het type enp, gno, in, inp, lbnc, lstcv, lvvl, lw, pa, pne, pni, tho, vnr, wi

De lijst van die records wordt verder geanalyseerd, en kan leiden tot twee acties:

  • de records mogen inderdaad geschrapt worden; ze worden via een manueel proces uit de databank verwijderd.
  • de records moeten verder nagekeken worden, omdat er bv. een foute constructie is gebruikt (bv. een relatie gno of pa zonder plaatskenmerk)