32. Afvoeren van objecten

Auteur Jan Corthouts
Aanmaak 13 dec 2005
Aangepast door Jan Corthouts
Aangepast op 5 feb 2008
Oud BVV nr 2114

32.1. Abstract

Dit document beschrijft de wijze waarop in Brocade objecten kunnen worden afgevoerd. Verder wordt aangeven hoe informatie over afgevoerde objecten kan worden opgevraagd en bevat het document een checklist voor aan te passen meta-informatie.

32.2. Toelichting bij de werking

In Brocade kunnen objecten uit de databank worden verwijderd door het weghalen van het exemplaarnummer (streepjescode, inventarismummer of catalogusnummer) en vervolgens te registreren. Van het aldus geschrapte exemplaar wordt verder geen spoor bijgehouden.

Vanaf release 2.06 bestaan er nu een aantal toepassingen waarmee

  • Objecten kunnen worden afgevoerd. Dit afvoeren kan gebeuren via de toepassing Brocade ‣ Catalografie ‣ Catalografie - Groepsbewerkingen ‣ Afvoer van objecten [link]. Het afvoeren van objecten kan ook gebeuren vanuit het catalografieformulier. Afvoeren van objecten vanuit het catalografieformulie kan impliciet of expliciet, afhankelijk van parameters ingesteld ter hoogte van het PK-genre
  • Lijsten van afgevoerde objecten kunnen worden opgevraagd
  • Statistieken van afgevoerde objecten kunnen worden verzameld

32.3. Afvoeren van objecten

Objecten kunnen worden afgevoerd met de toepassing Brocade ‣ Catalografie ‣ Catalografie - Groepsbewerkingen ‣ Afvoer van objecten [link]. De af te voeren objecten kunnen op twee manieren worden ingegeven

  1. lijst van o-loi’s: Geef in dit geval de identifier van de lijst op
  2. Inscannen van streepjescodes van objecten: Scan de te schrappen streepjescodes in

Vink vervolgens de uit te voeren acties op gepaste wijze aan:

  • Afvoeren : Vink deze optie aan om de objecten effectief af te voeren. Vink je deze optie niet aan, dan worden de objecten niet afgevoerd maar krijg je wel de controlelijsten.
  • Schrappen volume-informatie indien enige/laatste exemplaar? : Vink deze optie aan om het volumeniveau te schrappen indien er aan dat niveau verder geen exemplaren meer hangen.
  • Schrappen plaatskenmerk indien enige/laatste volume? : Vink deze optie aan om het plaatskenmerk te schrappen indien er aan dat plaatskenmerk verder geen volumes meer hangen.

M.a.w. door alle opties aan te vinken worden niet alleen de exemplaren, maar eventueel ook het volledige plaatskenmerk gewist.

Na registratie geeft Brocade het resultaat van de uitgevoerde actie:

  • Lijst met beschrijvingen die WEL werden geraakt door de ondernomen actie : Deze lijst geeft een overzicht van de afgevoerde objecten.
  • Lijst met beschrijvingen die NIET werden geraakt door de ondernomen actie : Deze lijst geeft een overzicht van de niet afgevoerde objecten. De reden waarom het object niet kon worden afgevoerd wordt mee vermeld in de lijst. Redenen voor het niet afvoeren kunnen zijn:
    • Verboden: je hebt als gebruiker geen autorisatie om voor de catalografische instelling in kwestie objecten af te voeren. Dit probleem is op te lossen door in de eigenschappen van de gebruiker, het user-id te koppelen aan de acromiemen voor dewelke de gebruiker objecten mag afvoeren.
    • Leen: het object kan niet worden afgevoerd want het is uitgeleend
    • Reservatie: het object kan niet worden afgevoerd want het is gereserveerd
    • Onbekend nummer: het object kan niet worden afgevoerd want het objectnummer dat werd opgegeven bestaat niet of werd niet herkend.

32.4. Afvoer van objecten vanuit catalografieformulier

Ook vanuit het catalografieformulier kunnen objecten worden afgevoerd. Ga naar de catalografisce beschrijving en roep de details van een plaatskenemrk op. Afhankelijk van de parameters van het PK-genre zijn er volgende opties:

  • Optie Afvoer in PK-genre: Met afvoeroptie en aangevinkt : Ter hoogte van een exemplaar wordt een afvoeroptie getoond en de afvoeroptie is WEL aangevinkt. Wanneer de gebruiker nu een exemplaar verwijdert door de streepjescode weg te halen en te registreren, dan wordt het object verwijderd en het afgevoerde object wordt aan de afvoerlijst toegevoegd.
  • Optie Afvoer in PK-genre: Met afvoeroptie een niet aangevinkt : Ter hoogte van een exemplaar wordt een afvoeroptie getoond en de afvoeroptie is NIET aangevinkt. Wanneer de gebruiker nu een exemplaar verwijdert door de streepjescode weg te halen en te registreren, dan wordt het object verwijderd maar het afgevoerde object wordt niet aan de afvoerlijst toegevoegd. Wil de gebruiker het object verwijderen EN aan de afvoerlijst toevoegen, dan volstaat het om het vinkje te plaatsen, de streepjescode te verwijderen en de beschrijving te registreren.
  • Optie Afvoer in PK-genre: Zonder afvoeroptie en nooit afvoeren : Ter hoogte van een exemplaar wordt GEEN afvoeroptie getoond. Wanneer de gebruiker nu een exemplaar verwijdert door de streepjescode weg te halen en te registreren dan wordt het object verwijderd maar het afgevoerde object wordt NIET aan de afvoerlijst toegevoegd. In deze situatie kan de gebruiker het object dus NOOIT aan de afvoerlijst toevoegen.
  • Optie Afvoer in PK-genre: Zonder afvoeroptie en altijd afvoeren : Ter hoogte van een exemplaar wordt GEEN afvoeroptie getoond. Wanneer de gebruiker nu een exemplaar verwijdert door de streepjescode weg te halen en te registreren dan wordt het object verwijderd EN het afgevoerde object wordt aan de afvoerlijst toegevoegd. In deze situatie wordt het verwijderde object dus ALTIJD aan de afvoerlijst toegevoegd.
Voor duidelijkheid inzake gebruik is het aangewezen om bij alle PK-genres binnen een catalografische instelling, de afvoeroptie steeds op dezelfde wijze in te stellen.

32.5. Lijsten van afgevoerde objecten opvragen

Afgevoerde objecten worden automatisch in lijsten geplaatst en deze lijsten worden automatisch over een aantal Brocade gebruikers gedistribueerd. De verdeling van deze lijsten gebeurt op basis van meta-informatie ingegeven via de toepassing Brocade ‣ Instellingen ‣ Beheer catalografische instellingen [link] :

  • Gebruikers die de afvoerlijsten moeten krijgen : Geef de user-id’s van de gebruikers die de lijsten moeten krijgen
  • Afvoer: Folder : Geef de folder waarin de lijsten terecht moeten komen. Bijvoorbeeld catalografie:afvoer

De afgevoerde objecten worden per catalografische instelling en verder per dag verzameld. Binnen de gekozen folder krijg je dus per datum lijsten van :

  • Afgevoerde objecten
  • Objecten die niet afgevoerd konden worden (verboden, uitgeleend, gereserveerd)

Lijsten van objecten die niet konden worden teruggevonden komen enkel onder het persoonlijke lijstbeheer van de afvoerder terecht. Deze lijsten hebben steeds de naam userid:datum-afvoerNOK-onbestaande objecten Per afgevoerd object geeft de lijst volgende informatie

  • c-loi
  • userid van de afvoerder
  • jaar van uitgave
  • Plaats van uitgave
  • Uitgever
  • o-loi
  • catalografische instelling (acroniem)
  • PK-genre
  • Sigillum
  • Streepjescode
  • Andere exemplaarnummers (inventarisnummer, catalogusnummer, ...)
  • Plaatskenmerk
  • Objectklasse
  • Titel

Deze gegevens komen ook mee indien je het bestand download als csv-bestand

32.6. Statistieken van afgevoerde objecten opvragen

Brocade stelt via de toepassing Brocade ‣ Catalografie ‣ Catalografie - Statistieken [link] Catalografie - Statistieken de volgende statistieken ter beschikking:

  • Afvoer op instelling/lidmaatschap
  • Afvoer op instelling/drager
  • Afvoer op instelling/pkgenre
  • Afvoer op instelling/objectklasse

Het betreft een cumulatieve statistiek die op het einde van het jaar automatisch wordt afgesloten.

32.7. Lijsten van afgevoerde objecten opvragen

Telkens een object wordt afgevoerd slaagt Brocade de informatie over de afgevoerde objecten in een afzonderlijke file (zgn. BAF-global) op. Via Brocade kan je steeds van hieruit op aanvraag lijsten aanmaken van afgevoerde objecten. Dit kan via twee toepassingen:

  • Selecteer afvoer naar plaatsing: Selectiecriteria waar je mee kan werken zijn:
    • Lidmaatschappen
    • Dragers
    • Instelling
    • Patronen PK-genres
    • Patronen op plaatskenmerken
    • Patronen op het sigillum
    • Objectklasse
  • Selecteer afvoer op technische gegevens: Selectiecriteria waar je mee kan werken zijn:
    • Persoon die afvoerde
    • Begin- en einddatum

Het resultaat wordt telkens weggeschreven in een lijst, die je vervolgens via Brocade ‣ Lijstbeheer ‣ Persoonlijk overzicht lijsten [link] kan bekijken, downloaden, ...

32.8. Checklist voor meta-informatie in Brocade

Bij het afstellen van Brocade in functie van afvoer dient gelet op volgende elementen m.b.t. meta-informatie:

  • Procesbeheer: Zorg ervoor dat er een proces loopt voor het vullen van de statistische container st:33. Startparameters zijn r4_bindir/mtools -exe ‘d %Exe1^ustscol(“st:33”)’. Laat dit proces minstens één keer per maand lopen.

  • Eigenschappen gebruiker: Ga naar Systeembeheer ‣ Gebruikersbeheer ‣ bg [link] en koppel gebruikers aan acroniemen voor dewelke zij objecten mogen afvoeren. Het is belangrijk dat dit voor elk van de catalografen correct wordt ingesteld zeker indien je werkt met “onderhuidse afvoer” (=pk-genres staan op “Zonder afvoeroptie / altijd afvoeren”). Een voorbeeld ter verduidelijking:

    • Stel dat pk-genre staat op “Zonder afvoeroptie / altijd afvoeren”
    • Stel een catalograaf wil een object van BIBX verwijderen.
    • In de rechten van deze gebruiker staat BIBX NIET vermeld als locatie waarvoor mag worden afgevoerd
    • Gebruiker verwijdert in het catalografieformulier een exemplaar
    • Object wordt WEL verwijderd maar wordt NIET als afvoer beschouwd: het object wordt NIET opgenomen in de statistiek en ook NIET in de lijst van afgevoerde objecten. In het lijstbeheer wordt dit object WEL opgenomen in de lijst van niet afgevoerde objecten (afvoer nok).
    • Als BIBX wel vermeld werd als locatie waarvoor mag worden afgevoerd: object wordt WEL verwijderd en wordt WEL als afvoer beschouwd: het object wordt WEL opgenomen in de statistiek en WEL opgenomen in de lijst van afgevoerde objecten.

    Veel hangt dus af van hoe je als bibliotheek wil werken. Maar als het zo is dat een verwijderd object steeds als afvoer moet worden beschouwd, dan moet je bij alle catalografen wel de toegelaten instellingen voor afvoer opnemen.

  • Catalografische instelling: Voor elke instelling waarvoor objecten moeten kunnen worden afgevoerd dient bepaald

    • Folder waarin de afvoerlijsten terecht moeten komen
    • Gebruikers die de afvoerlijsten in hun persoonlijk lijstbeheer moeten krijgen.
  • PK-genre : Geef bij de PK-genres de correcte afvoeropties in. Voor duidelijkheid inzake gebruik is het aangewezen om bij alle PK-genres binnen een catalografische instelling, de afvoeroptie steeds op dezelfde wijze in te stellen.