29. Palletbeheer : acties op verzamelingen van objecten, zoals verhuizen, inventariseren, afvoeren, en meer

Auteur Jan Corthouts
Aanmaak 04 augustus 2004 11:17
Aangepast door Jef Tegenbos
Aangepast op 19 augustus 2015
Oud BVV nr 2085

29.1. Abstract

Dit document beschrijft de wijze waarop in Brocade objecten kunnen worden geïnventariseerd en gegroepeerd. De inventarisering gebeurt door het inlezen van streepjescodes. De groepering gebeurt aan de hand van “palletten”, d.w.z. entiteiten die in het kader van een verhuizing, inventaris,.. dezelfde behandeling krijgen, zoals een nieuwe bestemming, een inventarisatie, en meer.

29.2. Uitgangspunt

In het kader van een verhuizing worden doorgaans materialen gegroepeerd op palletten. Materialen die eenzelfde nieuwe bestemming krijgen, komen op dezelfde palletten terecht. Bij inventarisprocedures van objecten zal men niet letterlijk een pallet vormen, maar wil men toch een verzameling vormen van objecten, en dit een label geven. In Brocade werd een toepassing ontwikkeld die toelaat om materialen per pallet te inventariseren. Er wordt daarbij een onderscheid gemaakt tussen

Beheer van pallettypes
Een pallet type bepaalt voor een groot deel de bedoeling van wat met de objecten op de pallet moet gebeuren : uitlenen, afvoeren, inventarisatie,.. .Veronderstel dat je een bestaande collectie moet verhuizen van één locatie naar mogelijk drie locaties A, B en C. In dat geval kan je drie pallettypes definiëren: bv. type A, B en C. Elk pallettype komt met een aantal parameters (zie verder).
Inlezen van streepjescodes bij palletten
Met de toepassing Catalografie ‣ Pallet- en inventarisbeheer [link] kan de gebruiker zijn pallet gaan vullen. De gebruiker kiest een bepaald type van pallet (bv. A, B of C). De pallet krijgt automatisch een volgnummer (bv. A001, A002, A003, ...). Vervolgens kan de gebruiker de streepjescodes inlezen van de materialen die op de pallet moeten terechtkomen.

29.3. Pallettypes

Palletten worden onderverdeeld in types. De gebruiker is vrij in het bepalen van de types. Types worden ingesteld via Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ Pallet types [link]. Elk type komt met een aantal parameters:

  • Identificatie

    Kies een unieke identificatie voor het pallettype. Gebruik enkel letters of cijfers.

  • Benaming

    Geef een benaming aan het pallettype.

  • Scope

    Voeg optioneel een scopenote toe. Hiermee kan je het pallettype in vrije bewoordingen omschrijven.

  • Aantal scans

    Brocade houdt een teller bij van alle ingelezen barcodes over alle palletten van eenzelfde type. De waarde van deze teller wordt hier gegeven. In dit aantal zitten ook ingelezen streepjescodes waarvoor in de databank geen overeenkomstige objecten gevonden konden worden.

  • Maximum aantal scans per registratie

    Hiermee bepaal je de veiligheidsmarge, waarmee je wenst dat Brocade rekening houdt bij het inlezen van streepjescodes. Als je die marge bijvoorbeeld op 100 zet, kan je maar 100 streepjescodes per keer inlezen. Wil je er meer inlezen, dan moet je eerst registreren en dan een nieuwe reeks inlezen.

  • Streepjescodetype

    Vul hier eventueel het streepjescodetype in voor de objecten. Indien hier niets wordt ingevuld, wordt uitgegaan van het default streepjescodetype van het aangegeven regelwerk.

  • Bij het vullen van een pallet automatisch innemen in leensysteem

    Dit is een verplicht veld indien je deze optie gebruikt in combinatie met automatische uitleen (zie hieronder).

    Het is mogelijk dat je bij het inlezen van streepjescodes te maken krijgt met objecten die in Brocade nog staan genoteerd als uitgeleend. Met deze optie kan je ervoor zorgen dat deze objecten automatisch worden ingenomen.

    Vul de naam van het leensysteem in waarbinnen de ingelezen streepjescodes eventueel eerst moeten worden ingenomen alvorens ze worden uitgeleend. Als je hier niets invult, worden eventueel geleende objecten weliswaar ook ingenomen, maar wordt het ingenomen object op de lijst van NNT (niet normaal teruggebracht) gezet.

  • Automatisch uitlenen

    Bij het inlezen van objecten op een pallet kan je er ook voor zorgen dat deze objecten automatisch worden uitgeleend, bijvoorbeeld aan een administratieve lezer (met bijvoorbeeld bijhorende boodschap in de OPAC).

    Wil je gebruik maken van deze faciliteit dan moet je volgende parameters invullen:

    • Geef het leensysteem in bij de optie Bij het vullen van een pallet automatisch uitlenen in leensysteem.

    • Geef de datum van inlevering in bij de optie Bij het vullen van een pallet automatisch uitlenen tot datum. Geef de datum in de vorm DD/MM/JJJJ.

    • Geef de lezer in aan wie de objecten moeten worden geleend, bij de optie Bij het vullen van een pallet automatisch uitlenen aan. Brocade verwacht hier een geldige e-loi. Objecten worden geleend los van de leenparameters (er worden dus geen leengelden aangerekend, noch wordt de datum van teruggave berekend volgens de leenparameters).

    • Externe klasse: geef de externe klasse waarmee de leentransactie geregistreerd moet worden. Meestal is er maar één externe klasse. Maar ook dan moet die expliciet gegeven worden. Ga via Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Externe klassen [link] na welke klassen er voor uw leensysteem bestaan.

      Wanneer je ingelezen objecten uitleent, kan het zijn dat die objecten nog geregistreerd staan bij een andere lezer. Afhankelijk van het feit of ter hoogte van Automatisch innemen een leensysteem werd opgegeven gebeurt het volgende

      • Leensysteem voor automatische inname gespecificeerd: object wordt eerst ingenomen en vervolgens uitgeleend.
      • Leensysteem voor automatische inname niet gespecificeerd: object wordt geregistreerd als een NNT, vervolgens ingenomen bij de oorspronkelijke lezer en tenslotte uitgeleend.
  • Regelwerk

    Geef het regelwerk in waartoe de te inventariseren objecten behoren.

  • Bij het vullen van een pallet controle exemplaren

    Vink deze optie aan indien je wenst dat Brocade bij het ingelezen object ook de datum van inventarisatie noteert. Als deze optie is aangevinkt en de gebruiker leest een streepjescode bij een pallet in, dan wordt bij het exemplaar de datum genoteerd waarop deze actie heeft plaatsgevonden. Brocade weet dus dat op die datum een fysieke controle heeft plaatsgevonden. Er kan slechts 1 dergelijke datum bij een exemplaar genoteerd staan: een eventueel al bestaande oude datum wordt bij deze actie overschreven. Dit gegeven kan belangrijk zijn in functie van inventarisering: het maakt het mogelijk om na inventarisering een lijst te maken van alle objecten die geen inventariseringsdatum hebben.

  • Toegangsslot, dat bepaalt aan wie de gegenereerde lijsten worden gedistribueerd

    Per pallet houdt Brocade lijsten bij met daarop de geïnventariseerde objecten. Deze lijsten zijn toegankelijk via de toepassing lijstbeheer. De lijsten worden automatisch gedistribueerd, gebruik makend van toegangssloten. Definieer dus eerst een toegangsslot. Koppel het toegangsslot aan individuele gebruikers of gebruikersgroepen. Op die manier kunnen de palletlijsten gedistribueerd worden naar diverse gebruikers.

  • Folder

    Geef de folder (en eventueel subfolders) waarin de lijsten terecht moeten komen (voorbeeld: verhuizing/leeszaal/woordenboeken)

  • Sterfdatum palletlijsten

    Geef de datum op wanneer de lijsten moeten worden geschrapt. Deze datum geldt als sterfdatum voor de geproduceerde lijsten. Is die datum bereikt dan worden de lijsten automatisch verwijderd. Plaats deze datum dus voldoende ver in de toekomst.

  • Type pallet dient voor afvoer

    Stip dit aan indien je met dit pallettype afvoer van objecten wil organiseren. Bij het beheer van zulke pallets worden dan meer functionaliteiten zichtbaar.

  • Schrap lege plaatskenmerken na afvoer

    Stip dit aan indien het pallettype dient om de afvoer te organiseren, en bij de afvoer de lege plaatskenmerken dienen geschrapt te worden.

  • Schrap lege volumes na afvoer

    Stip dit aan indien het pallettype dient om de afvoer te organiseren, en bij de afvoer de lege volumes dienen geschrapt te worden.

  • Type pallet dient voor inventarisverwerking

    Stip dit aan indien je met dit pallettype inventarisprocedures wil beheren. Bij het beheer van zulke pallets worden dan meer functionaliteiten zichtbaar.

  • Controleer bij inventaris de uitleen in leensysteem

    Deze parameter heeft uiteraard enkel nut indien voorgaande optie is aangestipt. Er is dan automatisch een bijkomende controle voorzien of objecten zijn uitgeleend tijdens de inventaris.

  • Geassocieerde teller

    Elk pallettype komt met een teller. Geef de identifier van de gewenste teller. Heb je nog geen teller, definieer er dan eerst een via Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ Tellers [link].

  • Samenstelling nieuw palletnummer

    Brocade maakt voor elk pallet een nieuw palletnummer aan. Geef hier een patroon op waaraan zo’n palletnummer moet voldoen. Plaats vraagtekens waar de teller mag worden ingevoegd. Hierbij bepaalt het aantal vraagtekens het aantal cijfers die dienen ingevoegd te worden. Voorbeeld : PM-??? geeft als resultaat PM-001, PM-002, PM-003, ...

  • Het volgende pallet nummer is

    Ter informatie geeft Brocade hier het eerstvolgende palletnummer.

29.4. Werking

Via de toepassing Catalografie ‣ Pallet- en inventarisbeheer [link] kan de gebruiker materialen inventariseren (inlezen van streepjescodes) en op palletten plaatsen. Je gaat als volgt te werk:

  • Kies voor de optie Maak een nieuw pallet aan.

  • Kies daarbij ook voor het juiste pallettype. Zoek dit type op of neem het type over uit de historiek.

  • Klik op de Registreer knop.

  • Brocade keert terug met een scherm waarop dan streepjescodes kunnen worden ingelezen.

    • Identificatie

      De identificatie van het pallet wordt automatisch door Brocade toegekend op basis van pallettype en teller.

    • Benaming

      Geef (optioneel) een benaming voor het pallet.

    • Scope

      Voeg (optioneel) een scope note toe. Eventuele opmerkingen over specifieke kenmerken van het pallet kunnen hier worden genoteerd (bijvoorbeeld specifieke aandachtspunten bij verhuizing).

    • Scans

      Kies de actie (objecten Toevoegen of Weghalen uit het pallet en lees de streepjescodes in. Je kan maar een bepaald aantal streepjescodes per keer inlezen. Het aantal hangt af van de parameter ingegeven bij het pallettype. Als die marge op 100 staat, kan je maar 100 streepjescodes per keer inlezen. Wil je er meer inlezen, dan moet je eerst registreren en dan een nieuwe reeks inlezen.

      Na het inlezen van de streepjescodes klik je op de Registreer-toets. Brocade keert terug met een overzicht van de ingelezen objecten in de volgorde waarin ze zijn ingevuld in dit scherm. Streepjescodes die niet herkend werden, worden eveneens vermeld (in het rood). Deze materialen verdienen allicht een afzonderlijke behandeling en worden dus best niet op het pallet gestapeld. Tevens wordt een link aangeboden naar de lijsten die Brocade automatisch heeft aangemaakt.

    • Wil je echt (veel) meer streepjescodes inlezen, dan kan dit ook, door een tekstbestand op te laden dat je hebt opgebouwd, door de streepjescodes in te scannen, rechtstreeks in een eenvoudige tekstverwerker naar keuze (Notepad,...). Let erop dat elke streepjescode op een aparte lijn staat. Het einde van een streepjescode kan worden gemerkt door een ;.

      Vergeet niet om, na het opladen van zulk bestand, opnieuw op de Registreer toets te klikken, zoals aangegeven in het scherm.

In de toepassing Catalografie ‣ Pallet- en inventarisbeheer [link] kan je er ook voor kiezen om een reeds bestaande pallet te bewerken. Je kan deze optie gebruiken om aan een reeds eerder gedefinieerd pallet bijkomende materialen toe te voegen of er objecten bij te schrappen. Je kan deze optie ook gebruiken om meteen door te linken naar de lijsten van materialen op de pallet. Bij het oproepen van een pallet wordt hier ook aangegeven:

  • Tijdstip van aanmaak.
  • Persoon die de pallet aanmaakte.
  • Werkstation waarop de pallet werd aangemaakt.
  • Tijdstip van laatste wijziging.
  • Persoon die de pallet het laatst wijzigde.
  • Tijdstip van laatste scan.
  • Persoon die de laatste scan uitvoerde .

Zoals gezegd kan je ook gescande barcodes weghalen van een pallet. Een foutenlijst vertelt welke gescande codes niet zijn teruggevonden op de pallet. Scans die meerdere malen voorkwamen op de pallet, worden in dezelfde beweging weggehaald.

29.5. Lijstbeheer

Wanneer objecten op palletten worden ingelezen, worden op de achtergrond automatisch lijsten geproduceerd. Wie precies die lijsten te zien krijgt in het persoonlijk lijstbeheer is afhankelijk van parameters ingesteld bij het pallettype (zie hoger). In welke folders die lijsten terechtkomen is eveneens afhankelijk van parameters bij de pallettypes.

Wel is het zo dat er per pallet een folder wordt gemaakt die telkens drie lijsten bevat:

  • Een lijst van ingelezen objecten gesorteerd op streepjescode
  • Een lijst van ingelezen objecten gesorteerd op o-loi
  • Een lijst van ingelezen objecten gesorteerd in dezelfde volgorde als waarmee de streepjescodes werden ingelezen. Dit kan nuttig zijn indien achteraf voor een gehele pallet nieuwe rugetiketten moeten worden afgedrukt. Met behulp van deze lijst kunnen die etiketten dan worden afgedrukt in de volgorde van inlezing. Wil je hiervan gebruik maken, dan moet zeker aandacht besteed worden aan de systematiek waarmee objecten op palletten gestapeld worden.
  • Eventueel een lijst van foutboodschappen.

Elk van deze lijsten kan je downloaden als csv-bestanden.

Voorbeeld

  • Je hebt pallettype A met als folderdefinitie verhuizing/A

  • Je hebt palletten A001, A002, A003, ...

  • In het lijstbeheer heb je dan automatisch de volgende folders:

    • verhuizing/A/A001
    • verhuizing/A/A002
    • verhuizing/A/A003

29.6. Inventarisprocedures via Palletbeheer

29.6.1. Waarom nóg een inventarisprocedure binnen Brocade ?

Er bestaat inderdaad een waardevolle inventarisprocedure binnen Brocade, beschreven in Maken van een inventaris voor een bibliotheek, en deze heeft zijn deugdelijkheid in de praktijk al meermaals bewezen. Inventarissen voltrekken zich echter soms in heel verschillende situaties : zo is de nood ontstaan, om een antwoord te geven op volgend draaiboek:

  • De inventarisprocedure moet interactief zijn.

  • De inventarisprocedure moet kunnen worden uitgevoerd door personeel.

  • Buiten een inventaris op niveau van een catalografische instelling, moet het ook mogelijk zijn om deelinventarissen te maken, gebaseerd op plaatskenmerk genres of een individuele lijst van objecten.

  • De tijdsperiode, waar een bibliotheekwerking stilligt, moet zo kort mogelijk worden gehouden.

  • De manipulatie van Brocade schermen moet zo eenvoudig mogelijk worden gehouden.

  • De klassieke vereiste resultaten van een inventaris blijven uiteraard overeind. Die omvatten op zijn minst :

    • Een lijst van objecten, die zowel voorkomen in het resultaat van de inventarisopname als in de databank. Met deze objecten is er helemaal niets aan de hand.
    • Een lijst van objecten, die op het ogenblik van de inventarisopname uitgeleend waren, en dus enkel (kunnen) voorkomen in de databank, niet in het resultaat van de inventarisopname.
    • Een lijst van objecten, die voorkomen in de databank, maar die niet voorkomen in het resultaat van de inventarisopname, noch uitgeleend zijn op het ogenblik van de inventarisopname.
    • Diverse aantallen en percentages.

29.6.2. Werking

Je kan een inventarisprocedure opstarten via palletbeheer, door een pallet aan te maken van een type, dat inventarisbeheer mogelijk maakt. Kies hiervoor een gepast type, of maak desnoods een nieuw pallet type aan. Vergeet niet in te vullen, in welk leensysteem er eventueel uitleningen moeten worden gechecked. Vanaf dan zal bij het invulscherm van de pallet een aantal extra rubrieken en velden te voorschijn komen.

De tijdspanne tussen het sluiten van de bibliotheek en het heropenen voor het publiek moet zo kort mogelijk zijn : daarom voorziet de computer een aparte voorbereidingsfase, waar de toestand van de gekende objecten wordt vastgelegd. Het maakt als het ware een foto van de op computer gekende o-lois en hun uitleensituatie. Wat de software betreft, kan men in principe na deze fase gewoon terug de deuren van de bib openen en de uitleenbalie opstarten : je hoeft niet te wachten op verwerking van de scans en de uiteindelijke opmaak van de inventaris.

Een uitgebreider overzicht van de verschillende te volgen stappen tijdens de inventaris :

  • Sluit de uitleenbalie

  • Maak een pallet aan van het goede type, die inventarisverwerking mogelijk maakt, en roep het beheersscherm ervan op.

  • Bepaal de collectie objecten, van welke een inventaris zal worden gemaakt: dit kan je doen op drie (combineerbare) manieren, vermeld in de rubriek Basis van de inventaris:

    • De inventaris gaat over objecten van instelling: geef hier een catalografische instelling, indien de inventaris gaat over alle objecten, behorende tot deze instelling
    • De inventaris gaat over objecten met genre plaatskenmerk: geef hier een of meer genres plaatskenmerken, indien de inventaris gaat over alle objecten, die tot deze genres behoren ; scheiden door een ‘;’ .
    • De inventaris gaat over objecten uit lijst: je kan ook verwijzen naar enkel een lijst van objecten. Deze lijst moet de o-lois als nodes bevatten.
  • Eenmaal dit gedaan, stip je aan (Onder rubriek Inventaris acties): Maak een snapshot van de inventaris basis.

  • Scan de objecten in de bibliotheek.

  • Open de uitleenbalie

  • Verzamel de gescande gegevens en vul de pallet hiermee, vie rubriek Scans. Kies een gepaste methode hiervoor : rechstreeks via de tekst area, of via een tekstbestand. Zie ook de algemene uitleg hierboven over palletbeheer. Voor inventarissen werkt dit onderdeel niet anders.

  • Indien de gegevens volledig zijn ingevuld, stip dan aan (Onder rubriek Inventaris acties): (Her)bereken de inventaris.

  • Bekijk het resultaat onder rubriek Inventaris Controle

Voorbeeld :

Status : Volledig

  Aantal %
Gevonden objecten 3 43
Vermiste objecten - uitgeleend 2 29
Vermiste objecten - niet uitgeleend 2 29
Totaal 7 100
  • Je zult merken, dat sommige gegevens niet meer kunnen gewijzigd worden, eenmaal je een bepaalde actie hebt ondernomen. Om alsnog de procedure helemaal opnieuw te starten, kan je ook kiezen (Onder rubriek Inventaris acties): Herbegin (schrap ook de snapshot van de inventaris basis). Opgelet: de leensituatie van de vorige snapshot gaat dan onherroepelijk ook verloren! Je kan dan enkel een inventaris maken op basis van de nieuwe leensituatie.

De berekening van de inventaris kan evenwel steeds worden herstart.

  • Er zijn ook een aantal extra lijsten beschikbaar onder de rubriek Geassocieerde pallet lijsten:

    • Objecten
    • Streepjescodes in volgorde van scanning
    • Streepjescodes - alfabetisch
    • Foutboodschappen
    • Gevonden objecten
    • Vermiste objecten
    • Vermiste objecten - niet uitgeleend
    • Vermiste objecten - niet uitgeleend - Schaduwkenmerk
    • Vermiste objecten - uitgeleend
    • Vermiste objecten - uitgeleend - Schaduwkenmerk