47. Regels voor het beschrijven van de academische bibliografie (AP)

Deze nota bevat de richtlijnen voor het invoeren van de depositformulieren voor de Academische Bibliografie, en de handleiding voor het regelwerk irart.

Aangepast:14/11/2016 om 13:00 u
Aangepast door:Jef Tegenbos

47.1. Gebruik van depositformulieren

Depositformulieren zijn beschikbaar via Brocade, Institutional repositories, Editeer IR records, Nieuw, Registreer, en kies het juiste formulier.

47.1.1. Algemene opmerkingen

47.1.1.1. Bewijs van publicatie

Een publicatie wordt maar ingevoerd als er een bewijs van publicatie is. Dit kan een PDF zijn, een DOI of een link naar de publicatie, of een bibliografische beschrijving van de publicatie, al of niet online (bv. Amazon). Controleer of de DOI werkt alvorens in te voeren. Zoek een bewijs van publicatie indien het niet werd meegeleverd. Gebruik hiervoor Google, Google Scholar, Web of Science, de e-bronnen in de Anet catalogus,...

47.1.1.2. Niet aanvaarde publicatietypes

Publicaties die niet in aanmerking komen voor opname in de AB worden niet ingevoerd. Meer uitleg over toegelaten publicatietypes vind je op https://www.uantwerpen.be/nl/bibliotheek/diensten/publiceren/academische-bibliogr/. Controleer in voorkomend geval bv. ook de elektronische versie van een artikel; soms kan daaruit blijken dat het om een book abstract gaat - en dat nemen we niet op.

Geef via de helpdesk feedback aan de auteur waarom een publicatie niet werd opgenomen.

Notitie

Opgelet: wetenschappelijke publicaties (die beantwoorden aan de inhoudelijke vereisten voor opname in de AB) die iemand geschreven heeft maar niet in zijn hoedanigheid van AP-personeelslid (bv. als personeelslid van UGent), kunnen we opnemen in de AB, maar krijgen niet het lidmaatschap abart.

47.1.1.3. Controle

Notitie

Opgelet!

Vooraleer in te voeren: controleer eerst of de publicatie al is opgenomen (optie: Bewerk een record).

47.1.1.4. Publicaties van voor 1991

Publicaties van voor 1991 worden ingevoerd met de laagste prioriteit.

47.1.1.5. Aard van de publicatie

Soms is het niet altijd duidelijk waar publicaties moeten ondergebracht worden, bij hoofdstuk uit boek of bij artikel in tijdschrift. Zo kunnen sommige publicaties (jaarboeken, bv.) zowel een ISBN als een ISSN hebben.

  • Als het ISBN kan gevonden worden, dan primeert dat, en wordt de publicatie ingevoerd als hoofdstuk uit boek.
  • Indien er geen ISBN kan gevonden worden, wordt de publicatie ingevoerd als artikel in tijdschrift.

De bedoeling is dat de invoer zoveel mogelijk consistent gebeurt, dat dergelijke publicaties altijd op dezelfde manier worden ingevoerd, en niet de ene keer als hoofdstuk uit boek, en de andere keer als artikel in tijdschrift. De controle daarop gebeurt achteraf.

47.1.1.6. Conference papers

Conference papers kunnen opgenomen worden ook al zijn ze niet uitgegeven. Volgende richtlijnen gelden:

  • We nemen enkel de papers zelf op, niet de abstracts. Een indicatie kan het aantal pagina’s zijn (1 p. is meestal een abstract)
  • Als een conference paper gepubliceerd is in een tijdschrift, krijgt het pt. Artikel
  • Als een conference paper is gepubliceerd als hoofdstuk in een boek en het boek heeft een ISBN, dan krijgt het pt. Hoofdstuk uit boek
  • Als de referentie naar een conference paper geen of te weinig gegevens bevat over de uitgave, dan zoekt de catalograaf naar de ontbrekende gegevens. Eventueel wordt aan de auteur een full-text versie gevraagd, zodat de catalograaf een en ander kan verifiëren. Als de ontbrekende gegevens toch niet gevonden worden, wordt de referentie niet opgenomen.
  • Als het om een echte paper gaat, dan nemen we de publicatie op met als publicatietype Congresverslag.

47.1.1.7. Publicaties in losbladige werken

Publicaties in losbladige werken worden beschouwd als publicatietype Hoofdstuk uit boek.

47.1.1.8. Artikelen in druk

Artikelen in druk waar een DOI is aan toegekend, worden opgenomen als tijdschriftartikel. Alle andere artikelen in druk worden niet opgenomen.

47.1.2. Artikel

Voor opname van een artikel, controleer eerst de titel van het tijdschrift en het ISSN, in de Antilope catalogus. Controleer ook de elektronische versie in een tijdschriftendatabank, zoals Science Direct, Springer,... Daar vind je dikwijls gegevens over DOI, abstract, elektronische versie die je kan opladen,...

47.1.2.1. Titel

Verplicht veld.

Bij publicaties uit de exacte wetenschappen worden soortnamen (Latijnse benamingen) in de titel tussen ** geplaatst.

  • Vb. Wing shape and its influence on the outcome of territorial contests in the damselfly **Calopteryx virgo**

Als het om een recensie gaat, gelden volgende regels:

  • met eigen titel: de eigen titel van de recensie wordt opgenomen. Voorbeeld: Blijven hangen in de sixties? Over Inherent vice van Thomas Pynchon
  • zonder eigen titel: de ingevoerde titel is van deze vorm: Voornaam [spatie] Naam [spatie] eventueel (auteursfunctie) [spatie] : Titel. Voorbeeld: Lotte Jensen & Alan Moss (eds.) : Arend Fokke Simonsz, de moderne Helicon

47.1.2.2. Auteur

Verplicht veld.

Invoer:

  • AP-auteur: zoek het authority record op via de zoekknop, en plak de correcte verwijzingsterm in het formulier. Indien die verwijzingsterm nog niet bestaat: maak hem direct aan.

    Indien de AP-auteur nog niet als authority record bestaat: voer de auteur manueel in (en maak een nieuw record aan, bij de correctie van het catalografisch record. Leg ook de link naar de e-loi).

  • Niet-AP-auteur: manueel invoeren.

47.1.2.3. Abstract

  • In te vullen indien die eenvoudig kan worden opgenomen (kopiëren en plakken uit een elektronische publicatie - bv. via Science Direct).
  • Als de abstract te veel speciale tekens bevat (bv. wiskundige symbolen): neem de abstract niet op.

47.1.2.4. Titel tijdschrift

Verplicht veld.

De titel van het tijdschrift kan via een link op het invoerformulier worden opgezocht in de Antilope catalogus.

47.1.2.5. ISSN tijdschrift

Probeer zoveel mogelijk het ISSN op te zoeken (bv. via de ISSN Portal), zelfs al wordt het niet opgegeven door de wetenschapper. Via dit ISSN kan een relatie gelegd worden met de cloi van het tijdschrift, in regelwerk lvd.

47.1.2.6. Referentie

Verplicht veld.

  • Structuur waarbij zowel volume, jaar, nummer, begin en eindpagina dient ingevuld te worden. Bij jaargangen die over verschillende jaren lopen (bv. 2007/2008) vul je het jaar in van het specifieke nummer. Nummer feb. 2008 uit jaargang 2007/2008 krijgt ingave: 2008.
  • Probeer altijd begin- en eindpagina in te vullen. Voor e-only publicaties wordt het veld paginering gebruikt i.p.v. begin- en eindpagina. In dit veld geef je het totaal aantal pagina’s in.
  • Indien het om een zuiver elektronisch artikel (e-only) gaat, met een artikelnummer: voeg dit nummer later in het catalografisch record toe als bibliografisch nummer van het type Article Reference.

47.1.2.7. Onderwerp

Verplicht veld.

Kies één of meer relevante onderwerpen.

47.1.2.8. Publicatietypes

Verplicht veld.

Selecteer één van onderstaande publicatietypes:

  • Tijdschriftartikel (zie artikelen in druk). Opgelet: bedrijfsbulletins/-bladen, interne briefings,... worden ingevoerd als (Opinie)stukken in kranten/magazines (vb. Gas Compass)
  • Recensie (zie ook titel voor de invoer van de titel van een recensie)
  • Letter to the editor
  • Noot (Recht)
  • Congresverslag
  • (Opinie)stukken in kranten/magazines

Het onderscheid tussen A1 gerefereerde, A2 niet gerefereerde tijdschriftartikels en A3 overige, wordt automatisch gemaakt.

47.1.2.9. URL

Invullen, als de URL van het artikel duidelijk gestructureerd is, zoals

http://www.biogeosciences.net/5/1411/2008/bg-5-1411-2008.html.

Indien een correcte DOI kan ingevuld worden, dient de URL niet ingevuld te worden.

47.1.2.10. DOI

DOI: digital object identifier. Een unieke en blijvende identificatie voor een document op het internet. Zelfs als het internetadres van zo’n document wijzigt, kan het nog altijd teruggevonden worden met zijn DOI. Voorbeeld van een DOI: DOI:10.1016/j.vetimm.2008.04.021. In deze structuur duidt het gedeelte voor de slash de databank aan, en na de slash de identificatie van het tijdschrift en eventueel jaargang en artikelnummer.

De DOI wordt, na controle dat hij werkt, altijd opgenomen - ook al kan het zijn dat AP geen toegang heeft tot bepaalde publicaties.

47.1.2.11. Opladen van documenten

Probeer steeds een pdf toe te voegen. Daarvoor dien je het document eerst lokaal op te slaan op je pc, en nadien op te laden via het depositformulier.

Documenten, meegestuurd met email, worden opgeladen in Brocade, evenals documenten die je in full text vindt in databanken (Springer, Science Direct,...), uitgeverswebsites, Google Scholar, enz.

47.1.2.12. Versie

Indien het onduidelijk is om welke versie het gaat: versieaanduiding is niet van toepassing.

47.1.2.13. Beschikbaarheid full text

Default waarde (onmiddellijk beschikbaar) laten staan, tenzij expliciet aangegeven wordt dat het anders is.

47.1.3. Hoofdstuk uit boek

Verplichte velden:

  • Titel
  • Auteur
  • Titel van het boek
  • Begin- en eindpagina
  • Jaar van publicatie
  • Onderwerp
  • Publicatietype. Het onderscheid tussen H1 Hoofdstuk in een boek (gerefereerd) en H3 Hoofdstuk in een boek (overige) wordt automatisch gemaakt
  • ISBN van het boek: via dit nummer wordt de relatie gelegd met de cloi van het boek, in regelwerk lvd.

Andere richtlijnen:

  • Probeer altijd het ISBN van het boek te achterhalen; zoek het op in de catalogus of elders op Internet
  • Opgelet: Als de publicatie in regelwerk lvd niet met een ISBN te vinden is, dan kan er geen relatie gelegd worden, maar dient de titel van het boek in annotatie ingevoerd te worden, en dient een bibliografisch nummer van het type cisbn te worden toegevoegd.
  • Alleen eerste auteur van het boek invullen, verder: e.a.

47.1.4. Boek

Verplichte velden:

  • Titel
  • Auteur
  • Jaar van publicatie
  • Onderwerp
  • Aantal pagina’s. Probeer altijd het aantal pagina’s te achterhalen. Maar indien het aantal pagina’s niet kan gevonden worden: gebruik -
  • Publicatietype: doctoraal proefschrift alleen aanduiden als het om een niet in boekvorm uitgegeven proefschrift gaat. Het onderscheid MA1/ME1 en MA3/ME3 wordt automatisch gemaakt

Andere richtlijnen:

  • Probeer altijd het ISBN van het boek te achterhalen; zoek het op in de catalogus of elders op Internet
  • Bij boeken die deel uitmaken van een reeks: vermeld Titel ; nr. Voorbeeld: World transport research ; 15
  • Bij een nietszeggende reekstitel: vermeld Titel / Auteur ; nr. Voorbeeld: Research paper / Federal Bank of Oslo ; 23

47.1.5. Opmerking

Invoer van opmaakcodes en speciale karakters: gebruik de TeX karakters via LyX (alleen in het titelveld).

47.2. Regelwerk catalografieformulier in regelwerk irart

Na registratie van het depositformulier wordt onmiddellijk het catalografisch formulier getoond.

Notitie

Opgelet:

indien de handleiding voor de catalografie wordt opgeroepen vanuit de catalografische formulieren voor regelwerk irart, wordt de handleiding voor regelwerk lvd getoond. Niet alle regels van lvd zijn echter van toepassing op regelwerk irart!

47.2.1. Lidmaatschap

  • irart: lidmaatschap automatisch toegekend na deposit
  • abart: lidmaatschap manueel toe te kennen na controle, voor opname in het repository. Ken dit lidmaatschap pas toe als het catalografisch record helemaal correct is, het een geldig publicatietype heeft en het om een publicatie gaat van een AP-onderzoeker.
  • Als op een later tijdstip zou blijken dat een publicatie niet thuishoort in de AB, wordt het lidmaatschap abart ontnomen.

47.2.2. Drager

Drager alleen toegelaten voor eonly publicaties. Het toekennen van het type e-only gebeurt over het algemeen automatisch.

Uitzondering: Drager van het type e-only wordt door de catalograaf toegekend indien de publicatie enkel elektronisch is verschenen en niet over een Article Reference nummer beschikt. Vb. een artikel dat enkel als webpagina (html) is gepubliceerd, of een e-book.

47.2.3. Taal van de inhoud

De taal van de inhoud wordt toegekend op basis van de titel van het artikel. Controleer altijd of die automatische toekenning klopt met de inhoud van het artikel. Pas eventueel aan.

47.2.4. Titel

Cfr regelwerk lvd

47.2.5. Personele auteur

  • Authority controle verplicht voor AP-auteurs
  • Altijd opname van de auteursnaam als verwijzingsterm (cfr. regelwerk lvd)
  • Zie hieronder: Richtlijnen voor aanmaak van authority records type P voor auteurs AB
  • Geen authority controle voor niet-AP-auteurs. Invoer volgens regelwerk lvd
  • Aantal op te nemen auteurs: indien er ten hoogste tien auteurs voorkomen: alle auteurs worden opgenomen. Indien er meer dan tien auteurs zijn, worden alle AP-auteurs opgenomen, en de eerste 3 niet-AP auteurs. Indien er meer dan 3 niet- AP auteurs zijn, worden alleen de eerste 3 opgenomen, en wordt een auteur e.a. (authority record) toegevoegd.
  • Toegelaten auteursfuncties :
    • aut - Primaire auteur
    • ctb - Medewerker
    • com - Compilator
    • drt - Regisseur
    • edt - Editor
    • ths - Promotor
    • trl - Vertaler

Richtlijnen voor aanmaak van authority records type P voor auteurs van de AB:

  • Alleen lidmaatschap AB: record wordt bevroren
  • Lidmaatschap AB en ANET: record dient ook te beantwoorden aan de regels van regelwerk lvd
  • Aandachtspunten bij aanmaak van nieuwe records:
    • relatie(s) naar BT van irc collectie (type irc): relatie naar het of de departementen waartoe een personeelslid behoort
    • maak ineens een verwijzingsterm aan met de familienaam en initiaal van de voornaam van de wetenschapper
    • de vorm van de familienamen volgt de regels van regelwerk lvd.
    • in de eloi van de academicus wordt een verwijzing opgenomen naar de aloi. In de eloi dient de vakgroep te zijn aangeduid. De vakgroepen worden automatisch opgeladen vanuit de personeelsdatabank. Indien er geen vakgroep voorkomt, probeer dan te achterhalen om welke vakgroep het gaat (raadpleeg het AP-adresboek). Als de vakgroep niet kan achterhaald worden, contacteer dan Jan Corthouts.
  • Controles op inconsistentie komen in controlelijsten.

47.2.6. Corporatieve auteur

  • Geen enkele corporatieve auteur wordt als authority record opgenomen
  • Opname van de auteursvorm zoals op de titelpagina voorkomt
  • Verder: cfr. regelwerk lvd

47.2.7. Editie

Enkel weer te geven als een cijfer.

47.2.8. Impressum

Notitie

Opgelet!

In tegenstelling tot het regelwerk lvd dient in het regelwerk irart het impressumveld ook te worden ingevuld bij hoofdstuk uit boek en bij artikel uit tijdschrift. Bij tijdschriftartikels dient het jaartal ingevuld van het betrokken nummer (nummer feb. 2008 uit jaargang 2007/2008 moet ingegeven worden als 2008)

De andere invoerregels worden overgenomen van het regelwerk lvd.

47.2.9. Collatie

Afhankelijk van het type document

47.2.9.1. Boek

De drager (usb-stick, dvd, cd-rom,...) wordt niet in de collatie vermeld. Vermeld altijd het aantal pagina’s.

47.2.9.2. Hoofdstuk uit een boek

  • Beginpagina en eindpagina altijd opnemen. Als ze niet zijn opgegeven, zoekt de catalograaf naar de ontbrekende gegevens. Indien er geen pagina’s kunnen gevonden worden, wordt - ingevuld.
  • Bij losbladigen: als de pagina’s genummerd zijn, wordt begin- en eindpagina daarvan overgenomen. Indien de pagina’s niet genummerd zijn, wordt het aantal pagina’s vermeld. Bv. een publicatie met 7 bladzijden krijgt in het collatieveld paginering de waarde 7 p.

47.2.9.3. Artikel

  • Volumenummer. Bij doorlopende nummering zonder volumeaanduiding wordt hier het nummer ingevuld.

  • Jaar. De vermelding van de jaargang. Voor jaargangen die over verschillende jaren lopen de volledige referentie weergeven, bv. 2007/2008. Dient manueel aangepast te worden, in voorkomend geval.

  • Nummer

  • Beginpagina.

    Opgelet: in sommige referenties van Web of Science (bij eonly publicaties) zal geen beginpagina voorkomen, maar de code PG (aantal pagina’s) gevolgd door een getal. In dat geval wordt in het veld paginering het aantal pagina’s ingevuld.

    Bij epublicaties kan het voorkomen dat de pagina voorafgegaan wordt door e, bv. e1234. Neem alleen de paginacijfers over (1234).

  • Eindpagina.

    Opgelet: in sommige referenties van Web of Science zal geen beginpagina voorkomen, maar de code PG (aantal pagina’s) gevolgd door een getal. In dat geval wordt in het veld paginering het aantal pagina’s ingevuld.

    Bij epublicaties kan het voorkomen dat de pagina voorafgegaan wordt door e, bv. e1234. Neem alleen de paginacijfers over (1234).

47.2.10. Annotatie

Toegelaten annotatietypes:

  • alg: algemene annotatie

  • bseries: titel van de reeks waartoe een boek behoort. Opgelet: bseries dient ook vermeld te worden bij een hoofdstuk uit een boek. Wanneer dient bseries te worden gebruikt?

    • Als het om een boek gaat, dient deze annotatie te worden aangemaakt als de reeks niet voorkomt in regelwerk vabb.
    • Als het om een hoofdstuk uit een boek gaat, en het boek behoort tot een reeks die niet in regelwerk vabb voorkomt moet nagekeken worden of het boek in regelwerk lvd voorkomt en daar een relatie heeft naar een reeks. Is dat zo, dan is een annotatie overbodig. Is dat niet zo, of het boek komt niet voor in regelwerk lvd, dan moet een annotatie bseries worden aangemaakt.

Opmaak van de annotatie:

  • Bij boeken en bij hoofdstukken uit boeken die deel uitmaken van een reeks: vermeld Titel ; nr. Voorbeeld: World transport research ; 15
  • Bij een nietszeggende reekstitel: vermeld Titel / Auteur ; nr. Voorbeeld: Research paper / Federal Bank of Oslo ; 23
  • btitle: titel en auteur van het boek waaruit het hoofdstuk komt. Auteursnaam in de vorm familienaam, (voorvoegsel,) voornaam. Mag alleen voorkomen indien er geen relatie werd gelegd.
  • jtitle: titel van het tijdschrift waaruit het artikel komt. Mag alleen voorkomen indien er geen relatie werd gelegd.

Vorm van de bibliografische referentie:

  • Titel / familienaam, (voorvoegsel,) voornaam [auteursfunctie]
  • Bij meer dan één auteur: voeg ; e. a. toe
  • Afgekorte auteursfuncties: edit. (editor), comp. (compilator)
  • Bij boeken die deel uitmaken van een reeks: vermeld Titel ; nr. Voorbeeld: World transport research ; 15
  • Bij een nietszeggende reekstitel: vermeld Titel / Auteur ; nr. Voorbeeld: Research paper / Federal Bank of Oslo ; 23

Notitie

Opgelet:

indien er relaties aangemaakt werden, worden er geen annotaties opgenomen (geen verdubbeling dus).

47.2.11. Bibliografisch nummer

  • Opname van het ISBN voor boek en hoofdstuk uit boek (enkel als er geen relatie is gelegd met het boek, of indien de beschrijving in regelwerk lvd zelf geen ISBN heeft, bv. in het geval van pseudoperiodieken). Controle op correct nummer (controle aanzetten) en op type (isbn10 of isbn13 of, in voorkomend geval, cisbn voor publicatietype hoofdstuk uit boek). Indien er geen ISBN nummer meegegeven werd door de auteur, probeer het nummer dan te vinden via Google of andere bronnen.
  • ISSN voor artikel uit tijdschrift (type aissn) (enkel als er geen relatie is gelegd met het tijdschrift).
  • DOI. Bij het registreren van de DOI worden kleine letters altijd omgezet naar hoofdletters.

    Voorbeeld:

    • in de publicatie: 10.1002/ieam.1832
    • in Brocade: 10.1002/IEAM.1832
  • Article Reference (AR): toe te voegen als het voorkomt. Het article reference nummer, een identificatienummer dat sommige uitgevers toekennen aan artikels, wordt gebruikt in Web of Science. Opgelet: waar een AR voorkomt, is er geen begin- en eindpagina aanwezig. Zie onder punt Artikel

47.2.12. Relatie

Relatie kan gelegd worden vanuit het depositformulier, naar de titel van het tijdschrift (op basis van ISSN) of naar de titel van het boek (op basis van ISBN).

Relatietypes:

  • irat: artikel naar tijdschrift (in regelwerk lvd)
  • irhb: hoofdstuk naar boek (in regelwerk lvd)
  • vnr: volume naar reeks (in regelwerk vabb). Deze relatie wordt gelegd - zowel bij een boek als een hoofdstuk uit een boek - als het boek (de publicatie zelf, of het boek waaruit de publicatie een hoofdstuk is) behoort tot een reeks die in het regelwerk vabb voorkomt.

Probeer de relaties zo veel mogelijk aan te vullen.

Notitie

Opgelet:

kijk de aangemaakte relatie na met de titel die je vindt in het informatieveld voor catalografen, bovenaan het formulier. Dat is nl. de informatie die meekomt vanuit het depositformulier. Bij afwijkingen: zorg er voor dat er gelinkt wordt naar het correcte tijdschrift/boek.

47.2.13. E-info

47.2.13.1. Abstract

Het veld Abstract wordt gevuld met de abstract zoals door de auteur of de catalograaf ingevuld. Ongewijzigd laten, tenzij er overduidelijke tikfouten voorkomen.

  • Type: korte inhoud
  • Taal: taal van de tekst
  • Mime type: txt
  • Inline: aanvinken
  • Toegangscode: standaardwaarde ua ongewijzigd laten
  • URL type: text

47.2.13.2. DOI

De DOI wordt altijd opgenomen indien hij gekend is - ook al kan het zijn dat AP geen toegang heeft tot bepaalde publicaties. Artikels in wetenschappelijke tijdschriften hebben bijna altijd een DOI. Indien er geen DOI is meegegeven, probeer de DOI te vinden door de titel van het artikel op te zoeken in Google, Web of Science,... Het DOI nummer staat vaak ook vermeld op de publicatie zelf.

  • Type: einfo
  • Taal: universeel
  • Mime type: html
  • Toegangscode: standaardwaarde ua ongewijzigd laten
  • URL type: DOI

Controleer na registratie ALTIJD de hyperlink voor de DOI. Indien de DOI geen toegang geeft tot de publicatie: controleer de DOI op http://www.DOI.org. Zelfs als die controle op de website geen resultaat oplevert, blijft de DOI behouden in de beschrijving.

47.2.13.3. URL

  • Type: einfo
  • Taal: universeel
  • Mime type: html
  • Toegangscode: standaardwaarde irart ongewijzigd laten
  • url-type: url-ir

Controleer na registratie steeds de hyperlink voor de URL.

Opgelet: indien er een correcte DOI is, is een URL overbodig.

47.2.13.4. Full text document opgeladen in Brocade

  • Type: einfo

  • Taal: universeel

  • Mime type: afhankelijk van het type document (pdf? Doc?...)

  • Toegangscode: standaardwaarde irart laten staan.

    • Als de auteur expliciet meegeeft dat het document open access is, dan wordt de toegangscode irart vervangen door art
    • Als op het document een duidelijke vermelding open access staat en/of een creative commons licentie dan wordt de toegangscode irart vervangen door art
  • Versie: wijzig naar uitgeversversie als het om een open access publicatie gaat die ook beschikbaar is op de site van de uitgever.

  • URL type: irart

Controleer na registratie steeds de hyperlink voor het document.

47.2.14. Onderwerpen

  • UDC: Beperkt aantal codes toegelaten (enkel die met lidmaatschap AB)

  • Publicatietype: enkel een publicatietype met lidmaatschap AB is toegelaten. Het publicatietype wordt automatisch gegenereerd door het depositformulier.

    Opgelet: per beschrijving is maar één publicatietype toegelaten

  • IRC-collectie: wordt later, en automatisch, toegevoegd na opname in DSpace

47.2.15. Plaatskenmerk

Niet op te nemen.

47.2.16. Authority controle

Consolideren van records voor auteurs:

  • Indien er dubbels voorkomen bij de authority records personen, voor Anet en/of AB of VABB, mogen de records van identieke personen geconsolideerd worden.
  • In het eengemaakte record moeten de Anet-hoofdvormen en verwijzingstermen behouden blijven. Andere hoofdvormen (bv. de naam) uit VABB of AB hebben geen zin
  • En de gelockte c:irart of c:vabb enz. records moeten terechtkomen bij de hoofdvorm van Anet.

De beste werkwijze om te consolideren:

  • consolideer met als master het Anet record. Kies de optie Geen enkele hoofdvorm/verwijzing van de slaaf wordt overgenomen; alle geblokkeerde beschrijvingen komen terecht ofwel bij een bestaande,gelijke verwoording van de meester, ofwel bij de eerste hoofdvorm van de meester.

47.2.17. Opmerkingen

  • Invoer van speciale wiskundige symbolen via LyX: alleen in het titelveld
  • Invoer gebeurt altijd via het depositformulier; correcties gebeuren altijd via het catalografieformulier

47.3. Kwaliteitscontrole

Op de data van de AB worden automatische controles uitgevoerd. Zo wordt o.a. gecontroleerd of de geautoriseerde auteurs wel degelijk gelinkt zijn aan een IRC-collectie.

Indien een authority record ten onrechte werd gebruikt, omdat de auteur niet tot de personeelsgroep van de AP behoort:

  • Schrappen van het lidmaatschap AB bij het authority record
  • Schrappen van het authority record in de cloi