14. Authority controlelijsten

14.1. Creatie van controlelijsten

Om de aanmaak van nieuwe authority records en de wijzigingen in bestaande records te kunnen controleren, worden er controlelijsten aangemaakt. De controlelijsten worden opgebouwd per authority type, en daarbinnen volgens lidmaatschap. De controlelijsten zijn te vinden op Authority controle ‣ Authority controle - Beheersfuncties ‣ Authority controlelijsten [link].

De nieuwe en gewijzigde records worden in de lijsten gegroepeerd per dag. Wijzigingen aan hetzelfde record op een andere dag zullen eveneens worden opgelijst op die latere datum; eenzelfde record kan dus verschillende keren in de lijst voorkomen.

De controlelijsten kunnen op verschillende wijzen worden opgeroepen:

  • met alle entry’s vanaf het begin, ofwel startend vanaf een bepaalde datum.
  • de lijst van alle records, aangemaakt en aangepast door een bepaalde gebruiker.
  • al of niet met inbegrip van verwijderde en niet bestaande records.

14.2. Werking van de controlelijsten in Anet

Binnen Anet zijn afspraken gemaakt over wie de controlelijsten voor heel Anet nakijkt:

Authority type Verklaring Wordt gecontroleerd door
AAT AAT Rubenianum
ART Kunstwerken KMSKA KMSKA
AUC Veilingen KMSKA
AW Aanwinstenrubrieken Anet
BEZ Bezetting AP-KC
BNC Type krant Anet
COL Collecties wordt afgebouwd
E Manifestaties Universiteit Antwerpen
G Geografische codes Anet
H Historische periodes Anet
I Instellingen Universiteit Antwerpen
IU Uitgevers oude drukken MPM
MID Kunstwerken MID Middelheim
P Persoonsnamen Universiteit Antwerpen
PT Publicatietypes Anet
RUB Kunstwerken RUB Rubenianum
T Titels Anet
TS Toonsoorten Anet
TT Tentoonstellingen KMSKA
TW Trefwoorden AP
U UDC Anet
UCT UCT Rubenianum
VLB Genres VLB Anet

14.3. Controletaken

Wie een controlelijst heeft toegewezen gekregen, werkt de entry’s in de lijst zo snel als mogelijk af.

Vertrekpunt is de controlelijst, waarin op de a-lois kan doorgeklikt worden. Een record wordt nagekeken, en eventueel aangepast, zodat het authority record beantwoordt aan de afspraken binnen Anet. Als het record is nagekeken of aangepast, wordt bij Bewerkingen de optie Gecontroleerd aangevinkt. Op die manier wordt dit record gevalideerd (geconformeerd aan de Anet-regels). Dat heeft het volgende resultaat:

  • er wordt bij het authority record een controledatum weggeschreven, evenals de identificatie van de Brocadegebruiker die de controle uitvoerde. Op die manier kan altijd geverifieerd worden wanneer het record voor het laatst gecontroleerd (en geconformeerd) is, en of er na die controle nog wijzigingen zijn gebeurd die nog niet zijn nagekeken.
  • in de controlelijst worden alle entry’s van dit record geschrapt.

Dergelijke controle-optie verschijnt alleen bij gebruikers die een controlelijst hebben toegewezen gekregen. Andere authority controllers zullen de controledata wel kunnen zien, maar ze kunnen zelf geen controlestatus toekennen.

De controlestatus wordt eveneens beïnvloed door het bevriezen of ontdooien van records. Er wordt immers van uitgegaan dat iemand die zo’n record ontdooit of bevriest, het record daarmee ineens valideert.

Indien bij de controle blijkt dat fouten niet “toevallig” voorkomen, maar eerder systematisch (bij alle gebruikers, of bij bepaalde gebruikers, of in een bepaalde instelling), dan signaleer je dat via de helpdesk. Onvolkomenheden die je bij de controle niet zelf kan aanvullen, signaleer je eveneens via de helpdesk.