1. Authority records - algemene bepalingen

Deze handleiding bevat de regels voor de constructie van authority records in Anet. Ze kan niet los worden gezien van de handleiding voor de catalografie van Anet.

1.1. Hoofdvormen

In zo goed als alle gevallen hebben authority records in Anet maar één hoofdvorm. De hoofdvorm is de belangrijkste term voor een authority concept.

Uitzondering: personen kunnen meer dan één hoofdvorm krijgen. Dat is een bewuste keuze, die toelaat om in de catalogus publicaties te kunnen terugvinden van dezelfde persoon, maar geschreven onder een andere identiteit (bv. een pseudoniem).

Die ene hoofdvorm heeft telkens 3 taalvormen: een Nederlandse, een Engelse en een Franse. De verschillende taalvormen in de hoofdvorm krijgen hun betekenis in de catalogus:

  • in de Nederlandse catalogus wordt de Nederlandse hoofdvorm het hoofdwoord; op de Engelse en Franse hoofdvormen (en alle verwijzingstermen) kan je wel zoeken, maar ze wijzen altijd terug naar de Nederlandse hoofdvorm.
  • in de Engelse catalogus wordt de Engelse hoofdvorm het hoofdwoord; op de Nederlandse en Franse hoofdvormen (en alle verwijzingstermen) kan je wel zoeken, maar ze wijzen altijd terug naar de Engelse hoofdvorm.
  • in de Franse catalogus wordt de Franse hoofdvorm het hoofdwoord; op de Nederlandse en Engelse hoofdvormen (en alle verwijzingstermen) kan je wel zoeken, maar ze wijzen altijd terug naar de Franse hoofdvorm.

1.2. Verwijzingstermen

Onder verwijzingstermen verstaan we in Anet/Brocade: termen die doorverwijzen naar de hoofdvorm waarbij ze horen.

In Anet/Brocade kennen we twee soorten verwijzingstermen:

1.2.1. Synoniemen

Synoniemen zijn verwijzingstermen die evenwaardig zijn met met de hoofdvorm (dus: hetzelfde begrip uitdrukken), maar niet als de belangrijkste term werden gekozen voor een concept. Synoniemen kunnen in de catalogus als zoekterm worden gebruikt, en leiden de gebruiker dan naar hoofdvorm.

Voorbeeld:

  • ezels en ezel. Het gaat enkel om het onderscheid tussen een meervoudsvorm (voorkeursterm) en een enkelvoudsvorm.

1.2.2. Verwijzingstermen

Verwijzingstermen zijn termen die niet evenwaardig zijn met de hoofdvorm. Ze drukken dus niet hetzelfde begrip uit. Ze zijn alleen bruikbaar voor catalografen, voor intern gebruik in de authority- en catalografiemodule van Brocade. Ze kunnen de catalografen leiden naar de correcte term die moet gebruikt worden. In de publiekscatalogus komen dit soort verwijzingstermen niet voor.

Voorbeeld:

  • Adoptie is een verwijzingsterm van type verwijzingsterm bij de hoofdvorm van de UDC-code Familierecht. Adoptie is niet gelijk aan familierecht, maar is er een onderdeel van; de twee begrippen vallen dus niet samen. Voor adoptie is geen aparte UDC gedefinieerd. Op deze term kan, als onderwerpsterm, dus niet gezocht worden in de publiekscatalogus. Catalografen kunnen deze term in Brocade gebruiken om na te gaan welke UDC er dan wel moet gebruikt worden.

1.3. Aanpassen van records

Afhankelijk van de regels en de afspraken kunnen hoofdvormen van authority records gewijzigd worden doorheen de tijd. Het kan immers best dat, doorheen de tijd, de naam voor een concept wijzigt, of dat nader onderzoek leidt tot het herzien van een term.

Voorbeeld:

  • personen met een fysieke beperkingen werden vroeger fysiek gehandicapten genoemd.

Verwijzingstermen worden in principe nooit gewijzigd. Deze termen moeten immers altijd dezelfde kunnen blijven, omdat het vormen kunnen zijn die letterlijk van een titelpagina of uit een publicatie worden overgenomen. Het wijzigen ervan zou tot gevolg hebben dat de catalografische beschrijving niet meer overeenstemt met de publicatie

1.4. Lidmaatschappen

Om in Anet (het catalografisch regelwerk lvd) gebruikt te kunnen worden, dienen alle authority records het lidmaatschap Anet te krijgen.

Andere lidmaatschappen kunnen andere functies hebben (bv. om lijsten te kunnen maken van bepaalde soorten records).

1.5. Bevriezen/ontdooien

Authority records kunnen bevroren worden. Op die manier kan verhinderd worden dat ze gewijzigd worden door authority controllers die er geen rechten toe hebben. Alleen authority controllers met bepaalde rechten kunnen die records dan ontdooien, editeren en opnieuw bevriezen.

Voorbeeld:

  • sommige persoonsrecords worden bevroren door STCV. Het gaan om records die gezamenlijk gebruikt worden tussen Anet en STCV. STCV houdt op die manier de eindredactie op die records.

1.6. Consolideren

Twee authority records kunnen geconsolideerd worden op voorwaarde dat:

  • noch master, noch slave bevroren zijn.
  • het slave record geen relaties heeft.
  • (meestal:) de master en de slave van hetzelfde type zijn.

1.7. Schrappen

Een record kan door elke authority controller worden geschrapt als aan volgende voorwaarden voldaan is:

  • het record is niet bevroren.
  • alle relaties zijn geschrapt.
  • het authority record wordt in geen enkele catalografische beschrijving meer gebruikt.