6. Uitvoer van archiefbeschrijvingen naar EAD

6.1. Inleiding

De uitvoer van archiefrecords is gebaseerd op 4 standaarden:

  • EAD: `Encoded Archival Description (Tag Library Version 2002)
  • ISAD(G): General International Standard Archival Description (Second Edition)
  • ISAAR (CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families
  • EAC: `Encoded Archival Context—Corporate Bodies, Persons, and Families (EAC-CPF) (Tag Library Version 2010, initial release)

Meer in het bijzonder worden de ISAD(G) to EAD crosswalks gevolgd.

Deze uitvoer volgt 2 richtingen:

  • Een OAI-PMH georienteerde aanpak
  • Een bestandsgerichte aanpak. Met de deze aanpak wordt het mogelijk om een lijst met archieven in één XML bestand te downloaden. Tevens wordt in de magazijnlijsten ook de link naar de OAI-PMH gelegd.

De bestandsgerichte aanpak dient zich aan als een Brocade gebruikersproces en is dus initieerbaar door personeel met de juiste toegangsrechten.

De records die moeten worden opgenomen in de export worden ofwel impliciet gespecificeerd (OAI-PMH aanpak) ofwel door middel van lijsten aangereikt.

6.1.1. EAD notatie voor archiefdata

EAD wordt niet alleen gebruikt om archieven te beschrijven. Dit betekent nog dat sommige (soms verplichte) elementen weinig relevant zijn.

De beschrijving van een finding aid ligt niet ondubbelzinnig vast.

De archiefbeschrijvingen in Brocade zijn nauw verbonden met de ISAD(G) standaard. Het ligt dus voor de hand om de ISAD(G) to EAD crosswalks te volgen.

Organisaties zoals het Letterenhuis zijn het huis voor verschillende archieven. Elk van deze archieven krijgt dan ook zijn eigen EAD record.

In de onderstaande informatie wordt XPath gebruikt om elementen en hun attributen te specificeren. Zo is //ead/archdesc/did/unitdate het element unitdate binnen het element did binnen het element archdesc binnen het element ead. //ead/archdesc[@level] is dan weer het level attribuut van //ead/archdesc.

In Brocade worden diverse velden gestructureerd volgens Markdown. Dit tekstformaat leent zich heel goed tot conversie naar HTML maar si ook uitstekend as-is leesbaar.

Ook in de EAD export wordt er veelvuldig gebruik gemaakt van Markdown formattering. Dit heeft het voordeel dat de geest van de tekstuele EAD aanpak wordt gevolgd terwijl er toch structuur wordt toegekend aan de velden.

6.1.1.1. eadheader

De attributen countryencoding, dateencoding, langencoding, scriptencoding liggen vast in de EAD standaard zelf en kunnen niet worden aangepast. audience wordt steeds op internal gezet maar dit kan eventueel worden aangepast.

6.1.1.2. eadid

//ead/eadid[@countrycode] en //ead/eadid/[@mainagencycode] wordt steeds bepaald door het schema van het record en het archievensysteem: het wordt geërfd van het meta attribuut basicid. Het gedeelte voor het eerste - is de countrycode, het gedeelte na de eerste - is dan het ISIL nummer en gaat naar mainagencycode.

Let op

Zoals de EAD specificatie voorschrijft, bevat mainagencycode niet de landencode.

identifier is het interne recordnummer voor Brocade. In het Brocade jargon wordt dit ook de ISAD loi genoemd.

url is een absolute-path reference. De reden waarom voor deze opzet is gekozen is dat dit een stabiele URL is. Zelfs indien deze op de ontwikkelmachine van Anet kan worden aangemaakt, kan deze worden aangevuld met http(s)://anet.uantwerpen.be.

De content van //ead/eadid is het referentienummer (zie: ISAD(G) 3.1.1)

6.1.1.3. filedesc

Dit element is verplicht maar komt niet voor in de ISAD(G) to EAD crosswalks.

Volgens de specifiatie is het wel mogelijk om geen (een lege) inhoud te geven.

6.1.1.4. archdesc

Bevat de specifieke archiefinformatie.

We volgen hier de ISAD(G) to EAD crosswalks terminologie.

3.1.1 Reference code(s)
Staat in //ead/archdesc/did/unitid
3.1.2 Title

Staat in //ead/archdesc/did/unittitle

Brocade voorziet de mogelijkheid om authority codes op te nemen in de titel. Deze worden geëxpandeerd in de titel.

3.1.3 Dates

Staat in //ead/archdesc/did/unitdate

De gesofistikeerde datum notatie wordt op analoge wijze als in de publieksinterface verwerkt tot een eenvoudige datumaanduiding.

Noteer dat de datum ook een tijdsinterval kan zijn. De twee tijdstippen zijn van elkaar gescheiden door het Unicode karakter U+2013 (EN DASH)

Dit Unicode karakter wordt nog in andere situaties gebruikt. Dit karakter heeft twee voordelen:

  • het is het aangewezen karakter om een range aan te duiden (geheel volgens de Unicode specificaties)
  • het is geschikt om tekstanalyse uit te voeren (Nogal wat velden, niet in het minst datumvelden, kunnen reeds bijvoorbeeld een - karakter bevatten)
3.1.4 Level of description

Staat in //ead/archdesc[@level]

In EAD zijn de waarden van dit veld gecontroleerd en beperkt tot: class, collection, file, fonds, item, otherlevel, recordgrp, series, subfonds, subgrp, subseries

Brocade berekent deze waarde uit de meta informatie van het gebruikte archiefschema: is de waarde van levelead (attribuut in de meta informatie van een schema) verschillend van leeg, dan wordt die waarde gebruikt. Is deze echter leeg, dan wordt de waarde van level gebruikt.

3.1.5 Extent and medium of the unit

Staat in //ead/archdesc/did/physdesc en //ead/archdesc/did/physloc

Als er voor de record, overzichtsinformatie aanwezig is, dan wordt dit weggeschreven in #PCDATA van //ead/archdesc/did/physdesc. Voor elke plaats en omvang (Brocade terminologie) wordt een //ead/archdesc/did/physdesc/extent element aangemaakt. In de #PCDATA van dit element wordt de omvang weggeschreven. //ead/archdesc/did/physdesc/extent[@label] bevat dan ook magazijnplaats (begin) en magazijnplaats (einde) (indien aanwezig). Ook deze waarden worden van elkaar gescheiden door Unicode karakter U+2013 (EN DASH). Indien er een publieksnota is, dan wordt de omvang hiermee aangevuld (deze publieksnota wordt wel tussen rechte haken geplaatst).

De plaatsingsnummers worden weggeschreven in //ead/archdesc/did/physloc. Ook hier bevat //ead/archdesc/did/physloc[@label] de magazijnplaats (begin)* en magazijnplaats (einde) (indien aanwezig).

3.2.1 Name of creator

Staat in //ead/archdesc/did/origination

De diverse archiefvormers staan dan in:

  • //ead/archdesc/did/origination/persname (Brocade: type P)
  • //ead/archdesc/did/origination/corpname (Brocade: type B, C, D, F, O, U, V)
  • //ead/archdesc/did/origination/famname (Brocade: type FA)
  • //ead/archdesc/did/origination/geogname (Brocade: type G)
  • //ead/archdesc/did/origination/name (Brocade: type andere)

Elk van deze elementen bevat dan de authoritycode in het attribuut authfilenumber Het attribuut source bevat dan dan een verwijzing naar het passende ISAAR (CPF) bestand. In Brocade komt dit overeen met de identifier van het archievensysteem.

In het attribuut altrender wordt - wat oneigenlijk - de absolute-path reference naar de ISAAR (CPF) beschrijving geplaatst.

Het attribuut normal bevat een genormaliseerde naam voor de authoritycode. Deze wordt bepaald door de waarde isaareadnormal uit de meta informatie van het archievensysteem. Deze waarde wordt behandeld als een presentatievorm van de authoritycode.

Op dezelfde wijze wordt de inhoud van het element bepaald door de waarde isaaread uit de meta informatie van het archievensysteem. Ook deze waarde wordt eveneens behandeld als een presentatievorm van de authoritycode.

3.2.2 Administrative/Biographical history

Staat in //ead/archdesc/bioghist

Alle relevante informatie staat in ISAAR (CPF).

Dit veld staat in Markdown formaat. Elke archiefvormer staat samen met zijn link vermeld.

3.2.3 Archival history

Staat in //ead/archdesc/custodhist

Dit veld staat in Markdown formaat.

3.2.4 Immediate source of acquisition
Deze gegevens worden in Brocade in de aanwinstenmodule beschreven. Het is weinig zinvol deze gegevens in EAD formaat te verwerken.
3.3.1 Scope and content

Staat in //ead/archdesc/scopecontent

Dit veld staat in Markdown formaat.

3.3.2 Appraisal, destruction and scheduling

Staat in //ead/archdesc/appraisal

Dit veld staat in Markdown formaat.

3.3.3 Accruals
Deze gegevens worden in Brocade in aparte records beschreven. Ze zijn voorlopig nog niet in gebruik.
3.3.4 System of arrangement

Staat in //ead/archdesc/arrangement

Dit veld staat in Markdown formaat.

3.4.1 Conditions governing access

Staat in //ead/archdesc/accessrestrict

Dit veld staat in Markdown formaat: dit laat ook toe om meerdere toegangscodes te verwoorden en linken te leggen naar relevante documenten.

3.4.2 Conditions governing reproduction

Staat in //ead/archdesc/userestrict

Dit veld staat in Markdown formaat: dit laat ook toe om meerdere reproductiecodes te verwoorden en linken te leggen naar relevante documenten.

3.4.3 Language/scripts of material

Talen/script staan in //ead/archdesc/did/langmaterial/language

De ISO 639-2b code voor de taal staat in //ead/archdesc/did/langmaterial/language[@langcode]. #PCDATA bevat de verwoording van de taal. Er kunnen meerdere talen zijn.

Indien het een taal betreft, dan bevat //ead/archdesc/did/langmaterial/language[@label] het woord language, indien het een script betreft, dan bevat //ead/archdesc/did/langmaterial/language[@label] het woord script

3.4.4 Physical characteristics and technical requirements

Staat in //ead/archdesc/phystech

Dit veld staat in Markdown formaat: dit laat ook toe om te verwijzen naar extrene documenten.

3.4.5 Finding aids

Staat in //ead/archdesc/otherfindaid

Dit veld staat in Markdown formaat: dit laat ook toe om te verwijzen naar externe documenten.

3.5.1 Existence and location of originals

Staat in //ead/archdesc/originalsloc

Dit veld staat in Markdown formaat: dit laat ook toe om te verwijzen naar externe documenten.

3.5.2 Existence and location of copies

Staat in //ead/archdesc/altformavail

Dit veld staat in Markdown formaat: dit laat ook toe om te verwijzen naar externe documenten.

3.5.3 Related units of description

Staat in //ead/archdesc/relatedmaterial

Dit veld staat in Markdown formaat: dit laat ook toe om te verwijzen naar externe documenten.

3.5.4 Publication note

Staat in //ead/archdesc/bibliography

Dit veld staat in Markdown formaat: dit laat ook toe om te verwijzen naar externe documenten.

3.6.1 Note

Staat in //ead/archdesc/note

//ead/archdesc/note[@type] bevat de verwoording van het type

3.7.1 Archivist’s note

Staat in //ead/archdesc/processinfo

//ead/archdesc/prcoessinfo[@type] bevat de verwoording van het type