3. Authority records voor geografische benamingen

Status:goedgekeurd
Aangepast:02/02/2015 om 15:00u
Aangepast door:Jef Tegenbos

3.1. Algemeen

De beschrijving van geografische namen wordt niet door ISAAR geregeld. Die standaard geeft alleen richtlijnen voor de beschrijving van entiteiten (organisaties, personen en families) die betrokken zijn bij de vorming en het beheer van archieven. Geografische entiteiten zijn als dusdanig geen archiefvormers of -beheerders, wel de instellingen die gevestigd zijn in een geografische omgeving.

Toch is het autoriseren/uniformiseren van geografische benamingen ook van belang in een archiefcontext, om verschillende redenen:

  • om gelijkende termen van elkaar te kunnen onderscheiden (bv. Limburg in Nederland en in België; Antwerpen als provincie en als gemeente).
  • om de verschillende benamingen voor eenzelfde geografisch begrip te kunnen samenbrengen (bv. Sint-Petersburg en de vroegere benaming Leningrad).

De geografische codes in Brocade worden, in de archiefcontext, ingezet voor volgende doeleinden:

  • het beter kunnen situeren van personen (geboorteplaats, overlijdensplaats) en organisaties (plaats van oprichting, plaats van stopzetting).
  • het situeren van archiefobjecten.

De set van geografische termen in Brocade is opgebouwd als een thesaurus, met hiërarchische relaties, maar bevat niet een volledig overzicht van alle geografische benamingen. Sommige gebieden zijn veel dieper ontsloten dan andere. En zelfs binnen dieper ontsloten gebieden zullen niet altijd alle geografische benamingen op voorhand zijn gedefinieerd. De structuur is dus deels gebaseerd op het concrete gebruik: is een geografische entiteit nodig om archiefstukken of archiefvormers te kunnen situeren? Plaatsen die erg belangrijk zijn in de archivalische context zullen daarom vollediger gestructureerd zijn dan andere. En de nieuwe termen die zullen nodig zijn, zullen moeten ingepast worden in de vooraf gedefinieerde structuur.

Vergelijk bv. België met Kenia.

In België werden alle gemeenten gedefinieerd; er werden volgende niveaus onderscheiden:

  • gewest.
  • provincie.
  • stad.
  • deelgemeente en/of gehucht (maar bv. een gehucht als Buitenland in Bornem is niet gedefinieerd).

Binnen Kenia werd alleen volgend niveau onderscheiden:

  • stad. De county’s werden niet in de structuur opgenomen. En er werden maar enkele steden gedefinieerd.

Het hoogste geografische niveau is de landnaam. Die zorgt ook, in de weergave van de naam van onderschikkende benamingen, voor het groeperend element, via de toevoeging van de tweeletterige ISO-codes (zie verder).

De set van geografische benamingen is hoofdzakelijk opgebouwd vanuit de actuele geografische situatie. Dat wil zeggen: als hoofdvorm worden de actuele namen gebruikt, en de hiërarchische relaties worden gelegd op basis van de actuele toestand. Dat is een bewuste keuze. Het is immers in het kader van een archieftoepassing misschien wel relevant om de historische evolutie van een plaats te kennen/beschrijven. Maar de historische reconstructie van geografische gebieden in een thesaurus kan een erg ingewikkelde en tijdrovende operatie vergen. En dat is niet de focus van deze toepassing. Al kan het in sommige gevallen wel wenselijk zijn om een historische “onderhorigheid” te kunnen aangeven (vgl. Bost tegenover Hoegaarden en Tienen).

Notitie

In bijna alle al bestaande records gaat het eerder om entiteiten die passen in de administratieve structuur van een land: bv. gewesten, steden, deelgemeenten, enz. Soms echter komt ook de benaming van een streek voor (bv. België: kust; of Bolivië: Noordoost); of een rivier (Amazone). Ze kunnen relevant zijn, bv. in de beschrijving van objecten (prenten, schilderijen, enz.).

In de opbouw van de geografische codes is er geen onderscheid gemaakt tussen de benaming van een stad als geografische benaming, en die als organisatie. Dat betekent dat het record voor bv. Antwerpen zowel gebruikt wordt als geografische aanduiding (bv. Antwerpen als geboorteplaats), als om de stedelijke overheid aan te duiden (bv. de stad Antwerpen als geadresseerde). Dat heeft ook tot gevolg dat er relaties kunnen gelegd worden tussen andere types van authority records en de geografische benamingen.

Voorbeeld:

  • Frans van Cauwelaert (au::3664), burgemeester van Antwerpen (au::100141)

Notitie

Deze keuze is een eerder pragmatische keuze, omdat de records in deze structuur uit Agrippa werden geconverteerd.

3.2. Identiteit

Normaal gesproken zullen geografische benamingen maar één hoofdvorm hebben (met eventueel verschillende taalvormen), en mogelijk één of meer verwijzingstermen. Verwijzingstermen worden aangemaakt voor naamvarianten van de geografische benamingen, varianten die het gevolg zijn van historische evoluties of van varianten in de spelling.

Enkel in het geval van het toevoegen van ISO-codes worden meer hoofdvormen gebruikt (zie verder).

In te vullen velden:

3.2.1. Geografische omschrijving

De geografische omschrijving geeft de aard aan van het geografisch begrip. Er dient een keuze te worden gemaakt uit een vastgelegde lijst van omschrijvingen, die meestal (maar niet altijd) verwijzen naar hiërarchische niveaus in de structuur van een gebied. De keuze van de omschrijving heeft verder geen consequenties voor de relaties die later gelegd worden, tenzij voor de geografische omschrijving “Staat” (ST). Geografische records die via een ondergeschikte relatie (Geografisch onderdeel van) gelinkt zijn aan een record met geografische omschrijving “Staat”, krijgen in de naamvorm de toevoeging van de naam van het bovengeschikte record.

Voorbeeld:

  • Aberdeen (met als geografische omschrijving “Stad/Gemeente”)
  • is geografisch onderdeel van Washington (State) (met als geografische omschrijving “Staat”)
  • Washington (State) is geografische onderdeel van Verenigde Staten van Amerika (met als tweede hoofdvorm: US)
  • naamgeving van Aberdeen: Aberdeen, Washington (State) [US]

Notitie

De geografische omschrijving dient bij alle geografische benamingen te worden toegevoegd. de omschrijving de Brocade gebruiker helpen om beter de context te begrijpen van het record, binnen het geheel van de geografische codes. En in de meeste gevallen zal die omschrijving zonder al te veel problemen kunnen gekozen worden. In een beperkt aantal gevallen zal dat misschien niet lukken (bv. Centraal Europa; die omschrijving staat een niveau hoger dan het hoogste niveau dat als geografische omschrijving is gedefinieerd, nl. het land).

3.2.2. ISO-code

Landen hebben, naast hun volledige benaming, ook nog een landcode die gestandaardiseerd is door ISO, met een twee- en drielettercode. Geef in voorkomend geval de aard van de code op. De tweelettercode wordt ingevoerd als tweede hoofdvorm; de drielettercode als derde hoofdvorm.

De tweelettercode wordt toegevoegd aan de geografische onderdelen van het authority record, zodat in de displayvormen telkens duidelijk is tot welk land ze behoren.

Zie ook de bronnen.

3.2.3. Taalvorm

Duid de overeenkomstige taal/talen aan.

Als de naam van een plaats verschillend is van taal tot taal, maak dan een nieuwe taalvorm aan en kies de juiste taal/talen.

3.2.4. Omschrijving

Vul in dit veld de officiële actuele benaming in.

Notitie

Voor de Nederlandse benamingen van buitenlandse plaatsen is gekozen voor de benamingen van de Nederlandse Taalunie. Zie de bronnen.

Om homoniemen of erg gelijkende termen van elkaar te onderscheiden kan de naam gevolgd worden door een toevoeging. Mogelijke toevoegingen kunnen zijn:

  • een geografische omschrijving :

    • Antwerpen (Arr.)
    • Antwerpen (Prov.)
  • de naam van een hoger gelegen niveau:

    • Faverolles (Indre)
    • Faverolles (Cantal)

Deze toevoeging wordt geregistreerd in de extensie bij de naamvorm

Volgende generieke extensies zijn in gebruik:

  • Arr. arrondissement (België)
  • Prov. provincie (België, Nederland)
  • Dept. departement (Frankrijk)
  • kanton kanton (Zwitserland)
  • Land Land (Duitsland)

Notitie

Vanaf release 4.00 is het mogelijk om zelf een iso-code te kunnen invullen, die dan de geërfde overrulet. Dat kan, door bij een naamvorm de kwalificator Historische vorm te kiezen, en een aangepaste code in te vullen in het veld Historische landencode. Als dit in een extra verwijzingsterm gebeurt, kan die term gebruikt worden om bv. bij personen beter te kunnen aangeven dat hun geboorte- of overlijdensplaats in een ander land lag, dan nu het geval is.

3.2.5. Begindatum

In sommige gevallen zal het aangewezen zijn om een benaming te dateren, zodat het duidelijk is dat ze geëvolueerd is door heen de tijd. Noteer hier de begindatum van het gebruik van de naam.

Voorbeeld:

  • Sint-Petersburg (1992-)
  • Petrograd (1914-1924)
  • Leningrad (1924-1991)

3.2.6. Einddatum

In sommige gevallen zal het aangewezen zijn om een benaming te dateren, zodat het duidelijk is dat ze geëvolueerd is door heen de tijd. Noteer hier de einddatum van het gebruik van de naam.

  • Sint-Petersburg (1992-)
  • Petrograd (1914-1924)
  • Leningrad (1924-1991)

3.3. Beschrijving

3.3.1. Informatie

Dit veld wordt gebruikt om, eventueel, algemene informatie over een plaatsnaam op te nemen.

3.3.2. Structuur

In een interne noot zou de structuur van een land kunnen beschreven worden, als leidraad voor de ondergeschikte records. Dit is dan eerder informatie voor de invoerders, en niet voor de OPAC-gebruikers.

3.3.3. Geschiedenis

Beschrijf in dit veld (in tekst) de historische evoluties van een plaats, indien van belang voor een goed begrip ervan, en in zoverre die niet via de (datering van de) relatie kan aangeduid worden.

3.3.4. Illustraties

Het toevoegen van illustraties bij geografische benamingen is eerder een uitzondering dan de regel. Het moet immers gaan om een representatieve voorstelling van de plaats.

3.3.5. Databanken

Tot op heden is afgesproken om geen links te leggen naar externe databanken of webpagina’s.

3.4. Relaties

Tussen geografische codes worden relaties gelegd die de hiërarchische structuur in een land verduidelijken. Het hoogste hiërarchische niveau is het land.

Notitie

Op die manier kan er voor gezorgd worden dat ondergeschikte plaatsen de ISO-landcode erven van het land in kwestie.

Volg steeds de al opgebouwde structuur van een bepaald land.

Voorbeeld: Cheddar

  • zoek de structuur op van Engeland (in regio’s, graafschappen en dan steden)
  • relatie GEON (Geografisch onderdeel van) van graafschap Somerset
  • Op basis van deze relatie krijgt Cheddar toevoeging GB
  • in het record van Somerset verschijnt deze relatie als GEOB (Geografische overkoepeling van...)

Er kunnen ook relaties gelegd worden tussen geografische codes en authority records van een ander type (personen, organisaties). Zo kan aangeduid worden wie de burgemeester was van een bepaalde stad, of de consul voor een land, enz. In deze gevallen wordt de geografische code in de overdrachtelijke betekenis gebruikt, als aanduiding voor de administratieve eenheid die het bestuur voert over een geografische locatie.

Notitie

de verwoording en soms de aard van de relaties moet opnieuw bekeken worden, omdat die niet altijd even duidelijk is.

Relaties kunnen gedateerd worden. Op die manier kan aangegeven worden dat de relatie tot andere geografische plaatsen doorheen de tijd gewijzigd is.

Voorbeeld: Bost

  • geografisch onderdeel van Tienen (na 1961)
  • geografisch onderdeel van Hoegaarden (1820-1882)

3.5. Aantekeningen

Het veld Aantekeningen is eerder bedoeld om interne notities te verzamelen over het record, nog niet verwerkte informatie,... Het is daarom default een interne noot. Indien gewenst, kan die annotatie omgevormd worden naar een publieke noot.

3.6. Beheer

3.6.1. Status

  • Concept (default waarde): het record is nog in ontwerpfase; er wordt actief aan gewerkt OF het dient op een later tijdstip te worden afgewerkt.
  • Definitief: het record is zo goed als mogelijk afgewerkt.
  • Herzien: niet te gebruiken door Anet.
  • Te herzien: het record (met status Definitief) dient op een later tijdstip te worden nagekeken en eventueel aangepast. Context: nadat het record de status Definitief heeft verkregen, zijn andere gegevens aan het licht gekomen die de bestaande gegevens tegenspreken, aanvullen, enz. Maar het record kan niet onmiddellijk worden gecontroleerd.

3.6.2. Niveau van detail

Dit veld duidt het niveau van detail aan voor een ISAAR-record.

Kies daarom steeds Niet van toepassing. Deze records hebben immers geen ISAAR-status.

3.6.3. Voldoet aan ISAAR norm

Dit veld duidt aan of het record voldoet aan de ISAAR norm.

Kies daarom steeds Neen. Deze records behoren immers niet tot de ISAAR-groep.