4. Authority records voor evenementen

Status:eerste ontwerp
Datum:17/11/2016
Aangepast door:Jef Tegenbos

4.1. Algemeen

Evenementen worden als zodanig niet als ISAAR-entiteit beschouwd, wel als entiteiten die als access points kunnen dienen, zoals concepten/begrippen, plaatsen, objecten.

Evenementen kunnen zich voordoen als eenmalige gebeurtenissen...

Voorbeeld:

  • Fabrik 88

... of als (al of niet regelmatig) terugkerende evenementen, onder gelijkaardige naam.

Voorbeeld:

  • Open Monumentendag

Notitie

Terugkerende evenementen zijn in feite afzonderlijke evenementen (die elk jaar, tweejaarlijks, enz. worden georganiseerd) die gegroepeerd worden onder een gemeenschappelijke naam, in één authority record. Ze zouden dus even goed als afzonderlijke evenementen kunnen geregistreerd worden. De beherende instelling kiest de aangewezen werkwijze.

Het geautoriseerd invoeren van evenementen is de verantwoordelijkheid van elke instelling. Binnen de werking van de instelling moeten die evenementen een relevantie hebben, en die relevantie is de basis voor de aanmaak van een authority record. Dat betekent logischerwijze:

  • niet alle evenementen dienen geautoriseerd te worden ingevoerd. Elementen die de beslissing over het al of niet aanmaken van een record kunnen bepalen: frequentie van voorkomen, de rol die de evenementen spelen in bepaalde dossiers of archieven, de beschikbare gegevens,...
  • indien een instelling beslist om een evenement te autoriseren, dan neemt de instelling de verantwoordelijkheid op zich om het authority record zo goed als mogelijk te construeren, met identificerende en contextuele gegevens.

4.2. Identiteit

4.2.1. Doel en concepten

Een evenement kan zich manifesteren onder een identieke naam, of onder variante namen (acroniemen, verkorte namen, enz.). Zeker bij terugkerende evenementen kan het voorkomen dat er verschillende namen voorkomen voor hetzelfde evenement.

Doel:het creëren van een geautoriseerde ontsluitingsterm die een evenement eenduidig identificeert. Dat betekent ook dat verschillende naamvarianten van het evenement (andere taal of spelling, variatie tussen de naam voluit en een acroniem, evolutie van de naam doorheen de tijd, enz.) in hetzelfde authorityrecord worden geregistreerd - zolang het evenement niet wezenlijk van opzet verandert.

Om een evenement op eenduidige wijze te kunnen identificeren wordt gebruik gemaakt van één geautoriseerde naam. Die geautoriseerde naam wordt geregistreerd als de hoofdvorm. Binnen elke entiteit kan een naam nog op verschillende wijzen geschreven worden, of kunnen variante namen voorkomen; het gaat dan om varianten die opgenomen worden als verwijzingstermen bij de hoofdvorm.

Het gebruik van hoofdvorm en verwijzingstermen laat toe om in de catalogus via verschillende zoekvormen toch hetzelfde evenement te kunnen terugvinden, en laat toe om exact de presentatie te kiezen zoals het evenement zich manifesteert op een archiefstuk, een document, enz.

Notitie

Anders dan bij authority records voor personen lijkt er geen reden te zijn om te werken met verschillende hoofdvormen. Alle naamvarianten (naamveranderingen, of simpele spellingvarianten) kunnen daarom als verwijzingsterm bij de hoofdvorm worden toegevoegd.

Namen bestaan altijd uit twee elementen:

  • een ISAAR naamvorm
  • een naamsoort

4.2.2. Naamvormen (ISAAR categorieën)

ISAAR onderscheidt vier naamvormen:

  • geautoriseerde naam
  • parallelle naam
  • gestandaardiseerde naam. De naam, gestandaardiseerd volgens andere normen
  • andere naam

Binnen de authority module van Anet/archief worden alleen deze drie vormen gebruikt:

  • geautoriseerde naam
  • parallelle naam
  • andere naam

4.2.2.1. Geautoriseerde naam

De geautoriseerde naam is de naam die als algemene identificatiesleutel dient. Een evenement kan onder verschillende naamvarianten bekend zijn. Om te bepalen welke vorm de geautoriseerde naam wordt, wordt uitgegaan van volgende principes (in volgorde van belangrijkheid):

  • de naam die gebruikt wordt in de documenten van de organiserende instantie.
  • de naam die voor het evenement gebruikt wordt in referentiebronnen (bv. officiële publicaties, registers; of boeken of artikels die handelen over het beschreven evenement).
  • de naam die meest voorkomt in de archiefrecords over het evenement.
  • de naam die meest voorkomt in de aanwinstenrecords van het archief van de organiserende instelling.
  • de naam die meest voorkomt in andere archiefrecords.

De naam van een evenement kan wijzigen doorheen de tijd. De beherende instelling beslist in dat geval welke vorm de meest aanvaarde is als geautoriseerde naam. Een indicatie kan zijn: de meest actuele naam gerelateerd aan het beschikbare archiefmateriaal in de beherende instelling.

Een geautoriseerde naam is altijd een hoofdvorm; nooit een verwijzingsterm. Er mag maar één geautoriseerde naam voorkomen in een record.

4.2.2.2. Parallelle naam

De parallelle naam is een naam zoals hij (gestandaardiseerd) voorkomt in een andere taal of een ander schrift.

Voorbeeld:

  • voorbeeld

Bij het invoeren van parallelle namen dient de juiste taalvorm te worden gekozen. Daarmee kan er voor gezorgd worden, dat in de Nederlandse, Engelse, Franse, Duitse catalogus de overeenkomstige naam als belangrijkste hoofdwoord gebruikt wordt.

4.2.2.3. Andere naam

Een andere naam is elke andere naam waaronder het evenement in kwestie gekend is of kan zijn. Het kan gaan om varianten van de naam, acroniemen, verouderde namen, spellingwijzigingen, enz.

Voorbeeld:

  • Internationaal Volksdansfestival [Edegem] en Internationaal Folklorefestival [Edegem]

Andere namen worden alleen als verwijzingstermen opgenomen. Maar die verwijzingstermen kunnen wel gebruikt worden om specifieker aan te geven welke naamvorm er in een archiefrecord of archiefobject voorkomt.

4.2.3. Naamsoorten

Brocade onderscheidt slechts 1 aparte naamsoort: het acroniem, een letterwoord bestaande uit de initialen van het evenement. Indien een benaming voor een evenement niet een acroniem is, dient geen naamsoort te worden aangeduid.

Als het acroniem niet de geautoriseerde naam is voor een evenement, is een acroniem altijd een verwijzingsterm.

Voorbeeld:

  • hoofdvorm: Belgium Rhythm ‘n’ Blues Festival
  • verwijzingsterm: BRBF

4.2.4. In te vullen velden

4.2.4.1. Sorteerveld

Met het sorteerveld (na de au-code) kan bepaald worden in welke volgorde de namen in de OPAC getoond worden.

4.2.4.2. Naam

In dit veld wordt de naam van het evenement ingevuld.

De regels voor de constructie van de naam zijn gebaseerd op RDA, tenzij anders vermeld.

Als een acroniem interpunctie (bv. punten,...) bevat, wordt die overgenomen als het gaat om algemeen gebruik. Bij twijfel wordt de interpunctie weggelaten.

Lidwoorden die tot de naam van een evenement behoren, worden onverkort overgenomen.

Voorbeeld:

  • Het Groot Beschrijf

Notitie

De keuze voor het behoud van het lidwoord is gebaseerd op de basisfilosofie van RDA: zo dicht mogelijk bij de gebruikte naamvorm blijven. Standaard kiest RDA voor opname van het lidwoord.

Voor de kapitalisatie van de namen van evenementen worden de spellingregels van elke taal gevolgd. Zie de Kapitalisatieregels van Anet

4.2.4.3. Onderafdeling

Notitie

is dit veld nodig?

4.2.4.4. Affiliatie/adres

Een veld voor plaats of adres hoort wezenlijk bij de identificatie van een evenement. ISAAR biedt hiermee de mogelijkheid om erg gelijkende namen (homoniemen of andere) van elkaar te onderscheiden via een plaatsnaam of een adres (5.1.2).

Het is zeker niet de bedoeling om hier alle gegevens over de verschillende locaties van de evenementen, of concrete adressen of adreswijzigingen op te nemen. Daarvoor dient een ander ISAAR-veld te worden gebruikt (Plaatsen).

Het veld dient alleen te worden ingevuld als de plaatsnaam (en eventueel het adres) nodig is om het ene record van het andere te kunnen onderscheiden, als de namen identiek zijn of als er verwarring mogelijk is met een ander evenement.

De plaatsnaam wordt opgenomen in de taal van de gekozen taalvorm van de naam, en in platte tekst.

De plaatsnaam wordt gekozen op basis van de laatst bekende locatie die met die naam verbonden is.

Voorbeeld:

  • Voorbeeld

Notitie

Bij evenementen (evenals bij congressen maakt het veld Affiliatie/adres wezenlijk deel uit van het onderdeel Identiteit. Bij andere types komt die terminologie niet voor; daar is sprake van Plaats. En het is niet helemaal duidelijk wat onder affiliatie bedoeld wordt. Is het de bedoeling dat een geaffilieerde organisatie wordt vermeld?

Om het element plaats bij de naam te regelen zijn er dan een aantal mogelijkheden:

  • we gebruiken het veld Affiliatie/adres om de plaats te vermelden, zodat het evenement kan onderscheiden worden van andere gelijkaardige evenementen, die in een andere plaats worden georganiseerd.
  • we gebruiken het veld Plaats, hetzelfde veld dat ook gebruikt worden bij het authority type Organisatie.
  • we gebruiken geen extra veld voor de plaatsnaam, maar zorgen er voor dat het veld Plaats van de activiteit die functie overneemt. Dat kan, en is nu al gedeeltelijk voorzien in het formulier op moto. Maar dan moet dat ook in de sortering en de indexering worden meegenomen. Deze oplossing vermijdt een dubbele opname van een data-element voor plaats.

4.2.4.5. Datum

In dit veld kan, ter onderscheiding van andere evenementen met een gelijke naam, een datum ingevuld worden. Dat kan een jaartal zijn, of een volledige datum.

Notitie

Ook hier kan de overweging gemaakt worden: is dit veld nodig? Is het mogelijk om het veld Datum eerste activiteit daarvoor te gebruiken?

  • als we daarvoor het veld Datum eerste activiteit gebruiken, vermijden we mogelijk dubbele invoer.
  • bij jaarlijks terugkerende evenementen is het misschien handiger om een onderscheid te kunnen maken tussen het jaar waarin het evenement plaats had, en de precieze (eerste) dag van de activiteit. Indien je, in de naamgeving, toch het aparte veld Datum zou gebruiken, kan je daarin het jaar van het evenement vermelden, en vul je in het andere veld de precieze data in. Bv. Open Monumentendag wordt jaarlijks georganiseerd, telkens op een andere datum. Je kan dan een onderscheid maken tussen de evenementen in de verschillende jaren (Open Monumentendag (2016), Open Monumentendag (2015)) en de exacte data waarop ze plaatsvonden (11/09/2016; 13/09/2015).

4.2.4.6. Algemene informatie

In dit veld kan informatie worden toegevoegd om deze naamvorm beter te situeren.

4.2.4.7. Nummer

In dit veld kan het nummer van een evenement worden ingevuld, als het evenement deel uitmaakt van een reeks van gelijkaardige evenementen onder dezelfde naam.

Voorbeeld:

  • naam: Open Monumentendag
  • plaats: Antwerpen
  • datum: 2005
  • nummer: 17

4.2.4.8. Begin- en einddatum

Deze velden worden gebruikt om aan te geven in welke periode de naamvorm gebruikt werd. Neem zo mogelijk ook de bron op van de datering.

Invoer:

  • noteer data in de vorm ddmmyyyy. Tussen de onderdelen kunnen punten of slashes worden geplaatst. Bv. 12/12/2012; 12.12.2012
  • Als het niet mogelijk is om exact te dateren, probeer de periode dan zo nauwkeurig mogelijk aan te geven. Soms kunnen gebeurtenissen gedateerd worden voor of na andere gekende gebeurtenissen. Ontbrekende elementen (maand, dag) mogen, maar moeten niet ingevuld worden. Bv. 06/1996
  • Sorteervorm: wordt automatisch ingevuld op basis van de ingevoerde data. De sorteervorm is van de vorm yyyymmdd, en vult de ontbrekende elementen op met nullen, bv. 19950600
  • Eventueel kan via de omvorming worden aangegeven hoe de datum moet behandeld worden. Types van omvorming:
    • geen omvorming : de exacte datum
    • [datum] : geconstrueerde datum, op basis van een bron (bv. “gestorven in het jaar van de geboorte van zijn jongste dochter”)
    • ca. datum : de datum heeft een speling van 10 jaar (5 jaar voor de opgenomen datum; 5 jaar erna)
    • datum (?) : de datum is niet zeker
    • voor datum : de gebeurtenis speelt zich af voor de opgenomen datum
    • na datum : de gebeurtenis speelt zich af na de opgenomen datum
    • decade : de gebeurtenis speelt zich af in een bepaald decennium.

4.2.4.9. Bron

In dit veld wordt vermeld uit welke bron de gegevens over de naamvorm werden overgenomen. Het is in veel gevallen niet nodig om deze specifieke bronvermelding te gebruiken. Als een globale bron gevonden is, dient die te worden ingevuld in het veld Bronnen (veldgroep Beheer).

Soms kan het echter aangewezen zijn om de specifieke bron te beschrijven waaruit een bepaalde naamvorm is gekozen, als de naamvorm voorwerp van discussie geweest is, of als de gegevens moeilijk te vinden zijn.

4.3. Beschrijving

Doel:de geschiedenis, functies, context en activiteiten van een evenement beschrijven.

4.3.1. Datum eerste activiteit, datum laatste activiteit

Doel:Het aangeven van de duurtijd van het evenement.

Noteer in deze velden de datum van de eerste activiteit van het evenement, en de datum van de laatste activiteit.

Als het niet mogelijk is om exact te dateren, probeer de periode dan zo nauwkeurig mogelijk aan te geven. Soms kunnen gebeurtenissen gedateerd worden voor of na andere gekende gebeurtenissen.

Eventueel kan via de omvorming worden aangegeven hoe de datum moet behandeld worden.

Invoer:

  • noteer data in de vorm ddmmyyyy. Tussen de onderdelen kunnen punten of slashes worden geplaatst. Bv. 12/12/2012; 12.12.2012
  • Herkomst: in dit veld kan een gereconstrueerde datum uitgelegd worden, of uitgelegd worden waarom deze datum de juiste is, en niet een andere datum die bv. in andere bronnen terug te vinden is.

4.3.2. Plaats van de activiteit

Noteer in dit veld waar de activiteiten van het evenement plaatsvonden.

Invoer:

  • Deze plaatsnamen moeten worden overgenomen uit het authority bestand van geografische codes (hoofdvorm of verwijzingsterm).

Voorbeeld:

  • au::104703:1 (Eindhoven)

Indien een plaats nog niet gedefinieerd is als authority record, moet het nieuw worden aangemaakt, volgens de structuur die al voorhanden is in het betrokken land.

Notitie

wat dient er te worden ingevuld als het evenement niet op één plaats gebeurt? En als de plaats verschilt doorheen de tijd? Is het dan aangewezen om dit veld niet in te vullen, en te kiezen voor het veld Plaatsen?

4.3.3. Geschiedenis

Doel:Het verschaffen van een bondige geschiedenis van het evenement.

Invoer:

  • We noteren in dit veld in een lopende tekst de geschiedenis van het evenement.
  • Het gaat om een vrij tekstveld. Via twee datumvelden kunnen begin- en eindperiode worden genoteerd.

De herhaalbaarheid van het veld laat toe om de geschiedenis in verschillende talen op te nemen.

4.3.4. Structuur

Doel:Het beschrijven en/of voorstellen van de interne administratieve structuur

Notitie

is dit veld nodig?

4.3.5. Situering

Doel:Het verschaffen van belangrijke informatie over de algemene sociale, culturele, economische, politieke en/of historische context waarin het evenement moet geplaatst worden.

In dit veld wordt, onder de vorm van trefwoorden, de algemene situering opgenomen. Op die manier kan op een gecodeerde en gestandaardiseerde manier een evenement gesitueerd worden, en dat laat toe om een zoekresultaat op een snelle manier te filteren.

Invoer:

  • de trefwoorden worden ingevoerd vanuit een vaste keuzelijst. Ga spaarzaam om met de keuze van de trefwoorden.

4.3.6. Algemene context

Doel:Het verschaffen van belangrijke informatie over de algemene sociale, culturele, economische, politieke en/of historische context waarin een evenement moet geplaatst worden.

In tegenstelling tot het veld Situering is het veld Algemene context een vrij tekstveld en beantwoordt in die vorm meer aan de ISAAR-vorm voor dit veld. In dit veld kan in vrije bewoordingen een algemene situering van een evenement worden opgenomen. In sommige gevallen is het immers niet mogelijk om de context te vatten in de beperkte lijst van keuzes.

4.3.7. Informatie

Notitie

de betekenis van dit veld is me niet duidelijk. Waarschijnlijk is het overbodig.

4.3.8. Rechtsvorm

Notitie

is dit veld nodig?

4.3.9. Plaatsen

Doel:Het aanduiden van de belangrijkste plaatsen en/of rechtsgebieden waar het evenement plaatsvond.

In dit veld kan, in vrije tekst, worden aangegeven op welke locaties het evenement plaatsvond.

4.3.10. Illustraties

In dit veld kunnen illustraties over het evenement worden toegevoegd.

Invoer:

  • kies het url-type.
  • vul aan met een variabele waarde, zodat de link naar de illustratie in kwestie kan geconstrueerd worden.

4.3.11. Databanken

In dit veld kan verwezen worden naar andere databanken waarin informatie te vinden is over het evenement. Het gaat om deeplinken, waarbij rechtstreeks wordt gerefereerd naar het lemma.

Invoer:

  • kies het url-type.
  • vul aan met een variabele waarde, zodat de link naar de illustratie in kwestie kan geconstrueerd worden.
  • het veld is herhaalbaar. Er kan dus gelinkt worden naar meer databanken.

Waar mogelijk kan de link worden toegevoegd naar de webpagina van het evenement zelf.

4.4. Relaties

Doel:

Doel van dit veld is het beschrijven van de relaties met organisaties, personen en families die eventueel al in andere geautoriseerde beschrijvingen beschreven zijn. Dat gebeurt op de volgende manier:

  • gebruik makend van unieke identificatiecodes van verwante entiteiten.
  • gebruik makend van nauwkeurig omschreven relaties.
  • met het aangeven van de duur van de relatie.
  • gebruik makend van welbepaalde categorieën van relaties (hiërarchisch, associatief, chronologisch).

Invoer:

  • er worden alleen relaties gelegd met andere authority codes.
  • met welke authority types er een relatie kan gelegd worden, wordt bepaald in de meta-informatie van de relaties.
  • voor elke relatie wordt een specifieke code gebruikt.
  • in een tekstvak kan extra informatie of achtergrond over de relatie worden toegevoegd.
  • waar relevant kan begin- en einddatum van een relatie worden vastgelegd.
  • waar relevant kan begin- en eindplaats van een relatie worden vastgelegd. De geografische benamingen worden gekozen uit het authority bestand.
  • in het veld Bron kan de bron van de informatie worden opgenomen. In de meeste gevallen echter wordt de bronvermelding opgenomen in de bronvermeldingen bij het Beheer.

4.5. Aantekeningen

Het veld Aantekeningen is eerder bedoeld om interne notities te verzamelen over het record, nog niet verwerkte informatie,... Het is daarom default een interne noot. Indien gewenst, kan die annotatie omgevormd worden naar een publieke noot.

4.6. Beheer

In het onderdeel Beheer wordt o.a. de status van het record vastgelegd.

Alle types van statusmeldingen (Status, Niveau van detail, ISAAR) hebben een specifieke ISAAR-betekenis, maar kunnen ook voor intern beheer worden gebruikt. Ze dienen dus ingevuld te worden voor alle records, onafgezien hun ISAAR-status.

4.6.1. Status

  • Concept (default waarde): het record is nog in ontwerpfase; er wordt actief aan gewerkt OF het dient op een later tijdstip te worden afgewerkt.
  • Definitief: het record is zo goed als mogelijk afgewerkt.
  • Herzien: niet te gebruiken door Anet.
  • Te herzien: het record (met status Definitief) dient op een later tijdstip te worden nagekeken en eventueel aangepast. Context: nadat het record de status Definitief heeft verkregen, zijn andere gegevens aan het licht gekomen die de bestaande gegevens tegenspreken, aanvullen, enz. Maar het record kan niet onmiddellijk worden gecontroleerd.

4.6.2. Niveau van detail

  • Minimaal: alleen de velden voor type, geautoriseerde naam en levensdata zijn ingevuld. Voor levensdata beperken we de minimale eisen tot een zeker levens- en/of overlijdensjaar.
  • Partieel: ook andere velden dan type, geautoriseerde naam en levensdata zijn ingevuld, maar niet alle relevante velden zijn ingevuld.
  • Volledig: alleen toe te kennen als alle relevante velden zijn ingevuld. Dat vergt een beoordeling door de invoerder. (Deze status zou bv. alleen kunnen toegekend worden aan zgn. voorbeeldrecords).
  • Niet van toepassing (default waarde): om records aan te duiden die (nog) geen ISAAR status hebben. Dat laat het bestaan van records toe die niet aan de ISAAR-voorwaarden voldoen (geautoriseerde naam; levensdata; type). Het gaat om records in de conceptfase, maar evengoed om records die definitief zijn, maar niet aan ISAAR kunnen of moeten beantwoorden.

4.6.3. ISAAR

  • Ja: het record beantwoordt aan de minimale eisen van de ISAAR-norm (type; geautoriseerde naam; datum oprichting en/of datum stopzetting).
  • Nee (default waarde): het record beantwoordt niet aan de minimale eisen voor een ISAAR-record.

4.7. Bijzondere evenementen

Voor specifieke gebeurtenissen is het aangewezen om ze als een evenement te registreren:

  • het uitreiken van (literaire, muzikale,...) prijzen.
  • de uitvoering van muziekstukken (bv. opera’s).
  • ...