2. Authority records voor organisaties

Status:definitief
Aangepast:13/10/2014 om 9:40u
Aangepast door:Jef Tegenbos

Markeringen in de tekst:

  • Doel: de omschrijving van het doel zoals bepaald door ISAAR
  • Notitie: opties waar momenteel nog geen echte duidelijkheid rond is
  • Pas op: bij een richtlijn waarvan de toepassing extra aandacht vraagt.

2.1. Algemeen

In deze handleiding wordt de term “organisatie” gebruikt om alle bedrijven, boekhandels, uitgeverijen, verenigingen, tijdschriften,... te groeperen. De term organisatie is gekozen, omdat die ook gehanteerd wordt in de Nederlandse vertaling van ISAAR. Een organisatie wordt dan gedefinieerd als “een samenwerkingsverband of een groep van personen geïdentificeerd door een specifieke naam en handelend of in staat te handelen als een eenheid”.

Het geautoriseerd invoeren van organisaties is de verantwoordelijkheid van elke instelling. Binnen de werking van de instelling moeten die organisaties een relevantie hebben, en die relevantie is de basis voor de aanmaak van een authority record. Dat betekent logischerwijze:

  • niet alle organisaties dienen geautoriseerd te worden ingevoerd. Elementen die de beslissing over het al of niet aanmaken van een record kunnen bepalen: frequentie van voorkomen, de rol die de organisaties spelen in bepaalde dossiers of archieven, de beschikbare gegevens over die organisaties,...
  • indien een instelling beslist om een organisatie te autoriseren, dan neemt de instelling de verantwoordelijkheid op zich om het authority record zo goed als mogelijk te construeren, met identificerende en contextuele gegevens.

Anders dan bij personen kan je bij organisaties niet spreken van een fysieke entiteit. Het gaat om groepen van personen - maar het aantal en de aard van de personen kan wijzigen doorheen de tijd. Bovendien kunnen zij hun opdracht zo aanpassen, dat in feite sprake is van een andere organisatie, met een ander doel. Bij de aanmaak van authority records zal de verantwoordelijke instelling moeten nagaan of de wijzigingen die ze constateren in de naam, de werking, enz. van een organisatie elementen zijn die wijzen op het ontstaan van een nieuwe entiteit. En het ontstaan van een nieuwe entiteit veronderstelt de aanmaak van een nieuw authority record.

Verschillende elementen spelen een rol bij het bepalen of er een nieuw authority record nodig is:

  • het gaat om een volledig nieuwe organisatie.
  • het gaat om een organisatie die niet van naam wijzigt, maar wel fundamenteel van functie of van structuur.
  • het gaat om een organisatie die van naam wijzigt, en ook fundamenteel van functie.

Notitie

het authority concept rond organisaties (instellingen) dat in de catalografie (internationaal, en ook in Anet) gehanteerd wordt, verschilt van de archiefcontext. In catalografie zal een ingrijpende naamswijziging een nieuw record noodzaken - zelfs al is de opdracht van de organisatie niet gewijzigd. Voorbeeld: de Vlaamse Vereniging voor Familiekunde wijzigde in 2012 haar naam in Familiekunde Vlaanderen. De opdracht is dezelfde als vroeger. In catalografie bestaan er twee records, voor beide namen. In archiefcontext is het aangewezen om beide naamvormen te groeperen in hetzelfde record.

2.2. Identiteit

2.2.1. Doel en concepten

Een organisatie kan zich op verschillende wijzen manifesteren als creator van archieven, van objecten, enz. De naam die gebruikt wordt op officiële documenten, publicaties, edm. kan misschien variëren doorheen de tijd of naar gelang de omstandigheden (bv. het doelpubliek van een tekst).

Doel:het creëren van een geautoriseerde ontsluitingsterm die een organisatie eenduidig identificeert. Dat betekent ook dat verschillende naamvarianten van de organisatie (andere taal of spelling, variatie tussen de naam voluit en een acroniem, evolutie van de naam doorheen de tijd, enz.) in hetzelfde authorityrecord worden geregistreerd - zolang de organisatie niet wezenlijk van opzet verandert.

Om een organisatie op eenduidige wijze te kunnen identificeren wordt gebruik gemaakt van één geautoriseerde naam**. Die geautoriseerde naam wordt geregistreerd als de hoofdvorm. Binnen elke entiteit kan een naam nog op verschillende wijzen geschreven worden, of kunnen variante namen voorkomen; het gaat dan om varianten die opgenomen worden als verwijzingstermen bij de hoofdvorm.

Het gebruik van hoofdvorm en verwijzingstermen laat toe om in de catalogus via verschillende zoekvormen toch dezelfde organisatie te kunnen terugvinden, en laat toe om exact de presentatie te kiezen zoals de organisatie zich manifesteert op een archiefstuk, een document, enz.

Notitie

Anders dan bij authority records voor personen lijkt er geen reden te zijn om te werken met verschillende hoofdvormen. Alle naamvarianten (naamveranderingen, of simpele spellingvarianten) kunnen daarom als verwijzingsterm bij de hoofdvorm worden toegevoegd.

Namen bestaan altijd uit twee elementen:

  • een ISAAR naamvorm
  • een naamsoort

2.2.2. Naamvormen (ISAAR categorieën)

ISAAR onderscheidt vier naamvormen:

  • geautoriseerde naam
  • parallelle naam
  • gestandaardiseerde naam. De naam, gestandaardiseerd volgens andere normen
  • andere naam

Binnen de authority module van Anet/archief worden alleen deze drie vormen gebruikt:

  • geautoriseerde naam
  • parallelle naam
  • andere naam

2.2.2.1. Geautoriseerde naam

De geautoriseerde naam is de naam die als algemene identificatiesleutel dient. Een organisatie kan echter verschillende namen tegelijkertijd gebruiken of ze kan onder verschillende naamvarianten bekend zijn. Om te bepalen welke vorm de geautoriseerde naam wordt, wordt uitgegaan van volgende principes (in volgorde van belangrijkheid):

  • de naam die de organisatie zelf gebruikt (bij voorkeur op de titelpagina) in haar eigen publicaties, en in de officiële taal van de organisatie
  • de naam die voor de organisatie gebruikt wordt in referentiebronnen (bv. officiële publicaties, registers; of boeken of artikels die handelen over de beschreven organisatie)
  • de naam die meest voorkomt in de archiefrecords van de organisatie
  • de naam die meest voorkomt in de aanwinstenrecords van het archief van de organisatie
  • de naam die meest voorkomt in andere archiefrecords.

Notitie

Deze opsomming komt uit DACS, 1ste editie. In de 2de editie van DACS komt deze opsomming niet meer voor, maar wordt verwezen naar verschillende regelsets die kunnen gebruikt worden voor de constructie van authority records (AACR2, RDA). Maar de meest recente daarvan (RDA, de opvolger van AACR2) bevat geen regels voor de keuze van één geautoriseerde vorm, omdat ze geen regels bevat over de constructie van authority records. In RDA is het mogelijk om voor eenzelfde corporate body verschillende geautoriseerde access points te voorzien (zie ook de bronnen).

De naam van een organisatie kan wijzigen doorheen de tijd. De beherende instelling beslist in dat geval welke vorm de meest aanvaarde is als geautoriseerde naam. Een indicatie kan zijn: de meest actuele naam gerelateerd aan het beschikbare archiefmateriaal in de beherende instelling.

Een geautoriseerde naam is altijd een hoofdvorm; nooit een verwijzingsterm. Er mag maar één geautoriseerde naam voorkomen in een record.

2.2.2.2. Parallelle naam

De parallelle naam is een naam zoals hij (gestandaardiseerd) voorkomt in een andere taal of een ander schrift.

Voorbeeld:

  • Belgische Radio en Televisie (N), versus Radio et télévision belge (F)
  • Koninklijk Museum van Schone Kunsten (N), versus Royal Museum of Fine Arts (E)

Bij het invoeren van parallelle namen dient de juiste taalvorm te worden gekozen. Daarmee kan er voor gezorgd worden, dat in de Nederlandse, Engelse, Franse, Duitse catalogus de overeenkomstige naam als belangrijkste hoofdwoord gebruikt wordt.

2.2.2.3. Andere naam

Een andere naam is elke andere naam waaronder de organisatie in kwestie gekend is of kan zijn. Het kan gaan om varianten van de naam, acroniemen, verouderde namen, spellingwijzigingen, enz.

Voorbeeld:

  • Belgische Radio en Televisie en BRT
  • Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en Euratom
  • Letterenhuis en Museum van de Vlaamsche Letterkunde

Andere namen worden alleen als verwijzingstermen opgenomen. Maar die verwijzingstermen kunnen wel gebruikt worden om specifieker aan te geven welke naamvorm er in een archiefrecord of archiefobject voorkomt.

2.2.3. Naamsoorten

Brocade onderscheidt slechts 1 aparte naamsoort: het acroniem, een letterwoord bestaande uit de initialen van de organisatie. Indien een benaming voor een organisatie niet een acroniem is, dient geen naamsoort te worden aangeduid.

Als het acroniem niet de geautoriseerde naam is voor een organisatie, is een acroniem altijd een verwijzingsterm.

Voorbeelden:

  • Museum Plantin Moretus versus MPM
  • SABENA versus Société anonyme belge d’exploitation de la navigation aérienne
  • M HKA versus Museum van Hedendaagse Kunst Antwerpen

2.2.4. In te vullen velden

Notitie

Deze handleiding maakt voorlopig abstractie van het onderscheid in organisaties, tussen boekhandels, drukkerijen, bedrijven, tijdschriften, uitgevers, verenigingen. De typologie zal enerzijds beperkt worden, en anderzijds meer gediversifieerd via het gebruik van keuzerubrieken.

2.2.4.1. Sorteerveld

Met het sorteerveld (na de au-code) kan bepaald worden in welke volgorde de namen in de OPAC getoond worden.

2.2.4.2. Naam

In dit veld wordt de naam van de organisatie ingevuld.

De regels voor de constructie van de naam zijn gebaseerd op RDA, tenzij anders vermeld.

Als een acroniem interpunctie (bv. punten,...) bevat, wordt die overgenomen als het gaat om algemeen gebruik. Bij twijfel wordt de interpunctie weggelaten.

Lidwoorden die tot de naam van een organisatie behoren, worden onverkort overgenomen.

Voorbeeld:

  • De Standaard

Notitie

De keuze voor het behoud van het lidwoord is gebaseerd op de basisfilosofie van RDA: zo dicht mogelijk bij de gebruikte naamvorm blijven. Standaard kiest RDA voor opname van het lidwoord.

Voor de kapitalisatie van de namen van organisaties worden de spellingregels van elke taal gevolgd. Zie de Kapitalisatieregels van Anet

2.2.4.3. Onderafdeling

Dit veld wordt ingevuld bij deelorganisaties van een groter geheel, die een eerder generieke naam hebben, zoals bv. ambassades, diensten binnen een overheidsinstelling, een gemeente, enz. Dat is alleszins het basisprincipe waar RDA van uit gaat, voor de namen van overheidsinstellingen

Voorbeeld:

  • naam: Universiteit Antwerpen
  • onderafdeling: Bibliotheek Stadscampus
  • naam: Antwerpen, Stad
  • onderafdeling: Departement voor Burgerlijke Stand en Bevolking
  • naam: Canada
  • onderafdeling: Ambassade (België)

In de huidige presentatievorm wordt dat: “Universiteit Antwerpen [Bibliotheek Stadscampus]”. Een correctere vorm volgens de principes in RDA zou zijn: “Universiteit Antwerpen. Bibliotheek Stadscampus”. De rechte haken verwijzen te veel naar informatie die door de beschrijver zelf is toegevoegd.

In sommige gevallen kan ook een plaatsnaam voorkomen als onderafdeling (de vestiging van een organisatie in een bepaald land, in een bepaalde stad).

2.2.4.4. Plaats/adres

Dit veld hoort wezenlijk bij de identificatie van een organisatie. ISAAR biedt hiermee de mogelijkheid om erg gelijkende namen (homoniemen of andere) van elkaar te onderscheiden via een plaatsnaam of een adres (5.1.2).

Het is zeker niet de bedoeling om hier alle gegevens over de verschillende locaties van de organisaties, of concrete adressen of adreswijzigingen op te nemen. Daarvoor dient een ander ISAAR-veld te worden gebruikt (Plaatsen).

Het veld dient alleen te worden ingevuld als de plaatsnaam (en eventueel het adres) nodig is om het ene record van het andere te kunnen onderscheiden, als de namen identiek zijn of als er verwarring mogelijk is met een andere organisatie.

De plaatsnaam wordt opgenomen in de taal van de gekozen taalvorm van de naam, en in platte tekst.

De plaatsnaam wordt gekozen op basis van de laatst bekende locatie die met die naam verbonden is.

Voorbeeld 1:

  • naam: Sotheby’s
  • plaats: Londen
  • presentatie: Sotheby’s : Londen

Voorbeeld 2:

  • naam: Sotheby’s
  • plaats: New York
  • presentatie: Sotheby’s : New York

2.2.4.5. Bron

In dit veld wordt vermeld uit welke bron de gegevens over de naamvorm werden overgenomen. Het is in veel gevallen niet nodig om deze specifieke bronvermelding te gebruiken. Als een globale bron gevonden is, dient die te worden ingevuld in het veld Bronnen (veldgroep Beheer).

Soms kan het echter aangewezen zijn om de specifieke bron te beschrijven waaruit een bepaalde naamvorm is gekozen, als de naamvorm voorwerp van discussie geweest is, of als de gegevens moeilijk te vinden zijn.

2.2.4.6. Begin- en einddatum

Deze velden worden gebruikt om aan te geven in welke periode de naamvorm gebruikt werd. Neem zo mogelijk ook de bron op van de datering (veld Herkomst).

Invoer:

  • noteer data in de vorm ddmmyyyy. Tussen de onderdelen kunnen punten of slashes worden geplaatst. Bv. 12/12/2012; 12.12.2012
  • Als het niet mogelijk is om exact te dateren, probeer de periode dan zo nauwkeurig mogelijk aan te geven. Soms kunnen gebeurtenissen gedateerd worden voor of na andere gekende gebeurtenissen. Ontbrekende elementen (maand, dag) mogen, maar moeten niet ingevuld worden. Bv. 06/1996
  • Sorteervorm: wordt automatisch ingevuld op basis van de ingevoerde data. De sorteervorm is van de vorm yyyymmdd, en vult de ontbrekende elementen op met nullen, bv. 19950600
  • Eventueel kan via de omvorming worden aangegeven hoe de datum moet behandeld worden. Types van omvorming:
    • geen omvorming : de exacte datum
    • [datum] : geconstrueerde datum, op basis van een bron (bv. “gestorven in het jaar van de geboorte van zijn jongste dochter”)
    • ca. datum : de datum heeft een speling van 10 jaar (5 jaar voor de opgenomen datum; 5 jaar erna)
    • datum (?) : de datum is niet zeker
    • voor datum : de gebeurtenis speelt zich af voor de opgenomen datum
    • na datum : de gebeurtenis speelt zich af na de opgenomen datum
    • decade : de gebeurtenis speelt zich af in een bepaald decennium.

2.2.4.7. Algemene info

In dit veld kan een toelichting gegeven worden bij deze specifieke naamvorm, bv. de context en periode van het gebruik van een naamvorm, enz.

2.3. Beschrijving

Doel:de geschiedenis, functies, context en activiteiten van een organisatie beschrijven.

2.3.1. Datum oprichting, datum stopzetting

Doel:Het aangeven van de bestaansperiode van de organisatie.

Noteer in deze velden de datum van oprichting van de organisatie, en de eventuele datum van de stopzetting.

Notitie

is het nodig dat kan aangegeven worden dat een organisatie nog steeds bestaat - via een open datumtype?

Deze velden behoren tot de verplichte ISAAR-velden. Probeer daarom altijd om, al is het bij benadering, deze data te specificeren.

Als het niet mogelijk is om exact te dateren, probeer de periode dan zo nauwkeurig mogelijk aan te geven. Soms kunnen gebeurtenissen gedateerd worden voor of na andere gekende gebeurtenissen.

Eventueel kan via de omvorming worden aangegeven hoe de datum moet behandeld worden.

Invoer:

  • noteer data in de vorm ddmmyyyy. Tussen de onderdelen kunnen punten of slashes worden geplaatst. Bv. 12/12/2012; 12.12.2012
  • Herkomst: in dit veld kan een gereconstrueerde datum uitgelegd worden, of uitgelegd worden waarom deze datum de juiste is, en niet een andere datum die bv. in andere bronnen terug te vinden is.

2.3.2. Plaats van oprichting, plaats van stopzetting

Noteer in deze velden de plaats van oprichting en eventuele plaats van stopzetting van de organisatie in kwestie.

Invoer:

  • Deze plaatsnamen moeten worden overgenomen uit het authority bestand van geografische codes (hoofdvorm of verwijzingsterm).

Voorbeeld:

  • au::104703:1 (Eindhoven)

Indien een plaats nog niet gedefinieerd is als authority record, moet het nieuw worden aangemaakt, volgens de structuur die al voorhanden is in het betrokken land.

Notitie

later te documenteren in een handleiding rond de geografische codes

2.3.3. Situering

Doel:Het verschaffen van belangrijke informatie over de algemene sociale, culturele, economische, politieke en/of historische context waarin de organisatie actief was.

In dit veld wordt, onder de vorm van trefwoorden, de algemene situering van een organisatie opgenomen. Op die manier kan op een gecodeerde en gestandaardiseerde manier een organisatie gesitueerd worden, en dat laat toe om een zoekresultaat op een snelle manier te filteren.

Invoer:

  • de trefwoorden worden ingevoerd vanuit een vaste keuzelijst. Ga spaarzaam om met de keuze van de trefwoorden.

2.3.4. Algemene context

Doel:Het verschaffen van belangrijke informatie over de algemene sociale, culturele, economische, politieke en/of historische context waarin de organisatie actief was.

In tegenstelling tot het veld Situering is het veld Algemene context een vrij tekstveld en beantwoordt in die vorm meer aan de ISAAR-vorm voor dit veld. In dit veld kan in vrije bewoordingen een algemene situering van een organisatie worden opgenomen. In sommige gevallen is het immers niet mogelijk om de context te vatten in de beperkte lijst van keuzes.

2.3.5. Geschiedenis

Doel:Het verschaffen van een bondige geschiedenis van de organisatie. De belangrijkste activiteiten en functies van de organisatie kunnen hier worden vastgelegd.

Invoer:

  • We noteren in dit veld in een lopende tekst de geschiedenis van de organisatie.
  • Het gaat om een vrij tekstveld. Via twee datumvelden kunnen begin- en eindperiode worden genoteerd.

De herhaalbaarheid van het veld laat toe om de geschiedenis in verschillende talen op te nemen.

2.3.6. Functies en activiteiten

Doel:Het aanduiden van de functies en activiteiten uitgeoefend door de organisatie.

In dit veld kunnen - in een verhalend betoog - functie en activiteit van de organisatie worden beschreven.

2.3.7. Structuur

Doel:Het beschrijven en/of voorstellen van de interne administratieve structuur van een organisatie.

Ook de wijzigingen in de structuur doorheen de tijd kunnen in dit veld worden vastgelegd, in zoverre ze van belang zijn om de werking van een organisatie te begrijpen.

Het is ook mogelijk om de structuur van een organisatie vast te leggen via relaties: naar beheerders, voorzitters, leden, enz; of naar andere afdelingen en diensten van de organisatie. Indien er echter een verhalend betoog aan verbonden is, wordt dit veld gebruikt. De informatie wordt dan getoond onder de gestructureerde relaties.

2.3.8. Rechtsvorm

Doel:Het aanduiden van de rechtsvorm van een organisatie.

Statuur en rechtsvorm van een organisatie kunnen nogal eens wijzigen doorheen de tijd. Die wijzigingen kunnen in één doorlopende tekst worden aangegeven, of worden opgedeeld in herhaalbare velden, die dan elk kunnen gedateerd worden.

2.3.9. Plaatsen

Doel:Het aanduiden van de belangrijkste plaatsen en/of rechtsgebieden waar de organisatie was gevestigd, of waaraan zij op een andere manier was gelieerd.

2.3.10. Illustraties

In dit veld kunnen illustraties over de organisatie worden toegevoegd.

Invoer:

  • kies het url-type.
  • vul aan met een variabele waarde, zodat de link naar de illustratie in kwestie kan geconstrueerd worden.

2.3.11. Databanken

In dit veld kan verwezen worden naar andere databanken waarin informatie te vinden is over de organisatie. Het gaat om deeplinken, waarbij rechtstreeks wordt gerefereerd naar het lemma.

Invoer:

  • kies het url-type.
  • vul aan met een variabele waarde, zodat de link naar de illustratie in kwestie kan geconstrueerd worden.
  • het veld is herhaalbaar. Er kan dus gelinkt worden naar meer databanken.

Waar mogelijk kan ook de link naar de website van een nog bestaande organisatie worden toegevoegd.

2.4. Relaties

Doel:

Doel van dit veld is het beschrijven van de relaties met andere organisaties, personen en families die eventueel al in andere geautoriseerde beschrijvingen beschreven zijn. Dat gebeurt op de volgende manier:

  • gebruik makend van unieke identificatiecodes van verwante entiteiten.
  • gebruik makend van nauwkeurig omschreven relaties.
  • met het aangeven van de duur van de relatie.
  • gebruik makend van welbepaalde categorieën van relaties (hiërarchisch, associatief, chronologisch).

Invoer:

  • er worden alleen relaties gelegd met andere authority codes.
  • met welke authority types er een relatie kan gelegd worden, wordt bepaald in de meta-informatie van de relaties.
  • voor elke relatie wordt een specifieke code gebruikt.
  • in een tekstvak kan extra informatie of achtergrond over de relatie worden toegevoegd.
  • waar relevant kan begin- en einddatum van een relatie worden vastgelegd.
  • waar relevant kan begin- en eindplaats van een relatie worden vastgelegd. De geografische benamingen worden gekozen uit het authority bestand.
  • in het veld Bron kan de bron van de informatie worden opgenomen. In de meeste gevallen echter wordt de bronvermelding opgenomen in de bronvermeldingen bij het Beheer.

2.5. Aantekeningen

Het veld Aantekeningen is eerder bedoeld om interne notities te verzamelen over het record, nog niet verwerkte informatie,... Het is daarom default een interne noot. Indien gewenst, kan die annotatie omgevormd worden naar een publieke noot.

2.6. Beheer

In het onderdeel Beheer wordt o.a. de status van het record vastgelegd.

Alle types van statusmeldingen (Status, Niveau van detail, ISAAR) hebben een specifieke ISAAR-betekenis, maar kunnen ook voor intern beheer worden gebruikt. Ze dienen dus ingevuld te worden voor alle records, onafgezien hun ISAAR-status.

2.6.1. Status

  • Concept (default waarde): het record is nog in ontwerpfase; er wordt actief aan gewerkt OF het dient op een later tijdstip te worden afgewerkt.
  • Definitief: het record is zo goed als mogelijk afgewerkt.
  • Herzien: niet te gebruiken door Anet.
  • Te herzien: het record (met status Definitief) dient op een later tijdstip te worden nagekeken en eventueel aangepast. Context: nadat het record de status Definitief heeft verkregen, zijn andere gegevens aan het licht gekomen die de bestaande gegevens tegenspreken, aanvullen, enz. Maar het record kan niet onmiddellijk worden gecontroleerd.

2.6.2. Niveau van detail

  • Minimaal: alleen de velden voor type, geautoriseerde naam en levensdata zijn ingevuld. Voor levensdata beperken we de minimale eisen tot een zeker levens- en/of overlijdensjaar.
  • Partieel: ook andere velden dan type, geautoriseerde naam en levensdata zijn ingevuld, maar niet alle relevante velden zijn ingevuld.
  • Volledig: alleen toe te kennen als alle relevante velden zijn ingevuld. Dat vergt een beoordeling door de invoerder. (Deze status zou bv. alleen kunnen toegekend worden aan zgn. voorbeeldrecords).
  • Niet van toepassing (default waarde): om records aan te duiden die (nog) geen ISAAR status hebben. Dat laat het bestaan van records toe die niet aan de ISAAR-voorwaarden voldoen (geautoriseerde naam; levensdata; type). Het gaat om records in de conceptfase, maar evengoed om records die definitief zijn, maar niet aan ISAAR kunnen of moeten beantwoorden.

2.6.3. ISAAR

  • Ja: het record beantwoordt aan de minimale eisen van de ISAAR-norm (type; geautoriseerde naam; datum oprichting en/of datum stopzetting).
  • Nee (default waarde): het record beantwoordt niet aan de minimale eisen voor een ISAAR-record.