2. Catalografie - algemene bepalingen

In dit hoofdstuk worden algemene regels opgenomen die betrekking hebben op de hele bibliografische beschrijving. De catalografische beschrijvingen van Anet worden geregistreerd in het catalografisch regelwerk lvd.

2.1. Nieuw record maken of bestaand record gebruiken?

De Anet-catalogus bevat bibliografische beschrijvingen die gemeenschappelijk kunnen gebruikt worden. Eenzelfde publicatie dient daarom maar één keer beschreven te worden. En bij die beschrijving kan elke bibliotheek haar bezit vermelden.

Als een bibliotheek een publicatie wil invoeren in de catalogus, dient eerst te worden onderzocht of de publicatie al is beschreven in de databank. Als er in de databank al een beschrijving bestaat die overeenkomt met de publicatie die de catalograaf in handen heeft, dan wordt de bestaande beschrijving gebruikt, en kan de catalograaf het bezitskenmerk van zijn bibliotheek toevoegen.

Als echter de beschrijving op een of meer punten afwijkt van het exemplaar van de catalograaf, dient meestal (maar niet altijd) een nieuw record te worden aangemaakt.

Wanneer dient een nieuw record te worden aangemaakt:

  • voor tijdschriften en reeksen: zie Aanmaak van (nieuwe) records.

  • voor monografieën:

    • als de inhoud van de publicatie in een taal is opgesteld die anders is dan een gelijkaardige publicatie.
    • als de publicatie andere auteurs heeft.
    • als de titel verschilt.
    • als het gaat om een andere editie (niet te verwarren met een andere uitgave/oplage).
    • als het gaat om een andere uitgever.
    • als de publicatie een ander jaar van uitgave heeft.
    • als de omvang (bv.: het aantal bladzijden) verschilt.

In sommige gevallen zullen verschillen samen optreden: bv. een andere editie en een verschil in aantal pagina’s. Of een andere uitgever en een ander ISBN.

Sommige verschillen in gegevens (als ze niet in combinatie voorkomen met de bovenstaande elementen) zullen geen aanleiding geven tot het aanmaken van een nieuwe beschrijving:

  • bij identieke bibliografische gegevens, waarbij het alleen gaat om een andere uitgave/oplage in hetzelfde jaar. De uitgave/oplage wordt niet vermeld.
  • bij een verschillend ISBN bij eenzelfde uitgever. De twee ISBN’s worden in hetzelfde record opgenomen. Het kan bv. gaan om het verschil in ISBN tussen hardback en paperback versies.
  • bij een elektronische versie van een boek op het Internet waarvoor al een record bestaat voor de papieren versie (of omgekeerd). Beide vormen worden in één record beschreven.

Indien de catalograaf twijfelt of een bestaande beschrijving kan hergebruikt worden, maakt hij/zij een nieuw record aan. In dat geval stuurt hij/zij een bericht naar de helpdesk met de vraag of de nieuwe beschrijving eventueel moet geconsolideerd worden met de al bestaande. Een dergelijke situatie kan zich voordoen, als er minieme verschillen zijn, bv. het aantal pagina’s wijkt licht af (bv. 56 p. versus 57 p.).

In geen geval wijzigt de catalograaf een bestaande beschrijving om ze aan te passen aan het exemplaar in de hand. Daarop is maar één uitzondering: bij de vaststelling van duidelijke tikfouten bij de invoer van het bestaande record (bv. als werled werd ingevoerd, terwijl er op de titelpagina wereld staat).

Het vervolledigen van een bestaand record is toegelaten (bv. het aanvullen van een uitgever die ontbreekt, enz.) indien met zekerheid kan uitgemaakt worden dat de beschrijving in de catalogus hoort bij de publicatie die de catalograaf bij de hand heeft. De onvolledigheid van de gegevens kan een historische achtergrond hebben: in het verleden werden bepaalde velden (bv. het uitgeversveld) niet ingevuld.

2.2. Aanmaak van een nieuw record: werkwijze

In Anet/Brocade kan een nieuwe beschrijving op verschillende wijzen worden aangemaakt:

  • door het eenvoudig aanstippen van de optie Nieuw record en te registreren.

    • Catalografen die in verschillende regelwerken kunnen werken (lvd, stcv,...) dienen op te letten dat het correcte regelwerk (lvd) werd gekozen.

    • het lidmaatschap (dat ook het specifieke formulier bepaalt) wordt in deze volgorde bepaald:

      • door een parameter bij de persoonlijke voorkeuren van een Brocadegebruiker, in de toepassing Verander je persoonlijke gegevens (Ik verkies het volgende lidmaatschap).
      • als die parameter niet is ingevuld, door het lidmaatschap dat op het beginscherm wordt ingevuld.
      • als die twee elementen niet zijn ingevuld, dan wordt het lidmaatschap bepaald door het standaard lidmaatschap van het regelwerk (voor regelwerk lvd is dat het lidmaatschap zebra) .
  • door een record te kopiëren uit een externe databank of catalogus, via de optie Start in een externe catalogus. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van het ISBN van een publicatie als zoeksleutel. Het gekopieerde record dient te worden aangepast aan de regels van Anet. In het regelwerk lvd kunnen uit volgende catalogi records worden overgenomen:

    • Library of Congress
    • Oxford University Library
    • LIBISnet
    • UGent Bibliotheek
    • Openbare Bibliotheek Antwerpen
    • OpenVlacc
  • door een record te kopiëren uit een ander regelwerk, via de optie Start in een externe catalogus. Dat kan voor het kopiëren van een record uit het regelwerk stcv naar het regelwerk lvd. Als zoeksleutel wordt het nummer gebruikt van het sctv-record, bv. 12345. Bij de import worden authority records omgezet naar platte tekst, omdat de regels voor authority controle verschillen tussen STCV en Anet. Het gekopieerde record dient te worden aangepast aan de regels van Anet.

  • door een aanwinstenrecord te kopiëren. Het gekopieerde record dient te worden aangepast aan de regels van Anet.

  • door een bestaand catalografisch record te kopiëren. Indien een bibliografische beschrijving veel gelijkenissen vertoont met de publicatie, maar er niet helemaal mee overeenkomt (bv. alleen een ander jaar van uitgave), dan kan die kopie worden aangepast aan de publicatie in kwestie.

2.3. Afwijkende lettertekens

In sommige (meestal oudere) teksten wordt een ander alfabet gebruikt, met een ander lettergebruik dan wij nu gewend zijn. Dat komt bv. voor in oude Latijnse teksten. Zo was het onderscheid tussen wat wij nu kennen als, enerzijds, i en j en, anderzijds, u en v vroeger niet zo groot, en werden die, op basis van allerlei afspraken, door elkaar gebruikt voor dezelfde klanken. De letter w was dan weer geen standaard onderdeel van het Latijnse alfabet, en werd als een vv (dubbele v) gedrukt.

Voorbeeld:

  • de oude vorm Mare libervm zou nu gedrukt worden als Mare liberum.
  • de oude vorm Iesus zou nu gedrukt worden als Jesus.
  • de oude vorm Antvverpia zou nu gedrukt worden als Antwerpia.

De letterlijke overname van dat oude lettergebruik geeft in een aantal gevallen leesproblemen, en daarom wordt in Anet letteromzetting toegepast, in onderstaande gevallen.

2.4. Transliteratie en karakterset

In Anet/Brocade wordt algemeen het Latijnse alfabet gebruikt. Bij de beschrijving van publicaties die een ander alfabet gebruiken (bv. het Grieks, het Cyrillisch), dienen die lettertekens te worden getranslitereerd naar het Latijnse alfabet. In Anet gebeurt die transliteratie op basis van de ISO-standaarden.

Lijst van veel voorkomende karakters en hun transliteratie tabel:

  • Cyrillische karakters (Bulgaars, Russisch, Oekraïens, Wit-Russisch, Servisch, Macedonisch): ISO R 9
  • Griekse karakters: ISO R 843
  • Hebreeuwse karakters: ISO R 259
  • Arabische karakters: ISO R 233
  • Voor het Chinees wordt de Pinyin-transliteratie aanbevolen.
  • Voor het Japans wordt de Hepburn-transliteratie aanbevolen.

In een beperkt aantal gevallen kan van de voorgeschreven transliteratie worden afgeweken:

Anet/Brocade maakt gebruik van de Brocade karakterset, die gebaseerd is op de Unicode karakterset. Daarin kunnen de meeste karakters gedefinieerd worden, ook karakters die in andere alfabetten dan het Latijnse worden gebruikt. Ontbrekende karakters in de Brocade karakterset kunnen gesignaleerd worden via de helpdesk.

2.5. ISBD weergave; gegevens onderdrukken

In het algemeen zullen alle bibliografische gegevens getoond worden in de ISBD-weergave van een record. De ISBD-weergave wordt gebruikt voor de presentatie van bibliografische records in aanwinstenlijsten en andere gedrukte lijsten, waarin de titelbeschrijving op een overzichtelijke en compacte wijze getoond wordt.

In sommige gevallen echter is het aangewezen om bepaalde gegevens te onderdrukken in die weergave. Op die manier wordt de presentatie van de bibliografische data ontdaan van overtollige of dubbele informatie; de ISBD-presentatie wordt compacter. Voor de OPAC heeft het onderdrukken geen gevolgen; alle gegevens worden altijd getoond, zelfs al worden ze in het catalografisch record onderdrukt.

Het onderdrukken van gegevens is mogelijk bij de personele en corporatieve auteur.