8. Handleiding bij het gebruik van Brocade statistieken

Auteur: Jan Corthouts

8.1. Inleiding: hoe worden cijfergegevens verzameld?

Brocade verzamelt elke dag op automatische wijze divers cijfermateriaal. Alle cijfermateriaal wordt opgeslagen in afzonderlijke datasets, zogenaamde statistische containers. Vanuit die datasets kunnen dan tabellen worden geproduceerd.

Je kan die tabellen raadplegen

  • vanuit de modules Catalografie [link], Leen [link], Eindgebruikers [link], Archiefbeschrijvingen [link], ... waar je kan doorklikken naar de optie Statistieken.
  • vanuit de module Statistieken [link] waar je kan doorklikken naar Aanwinsten - Statistieken [link], Catalografie - Statistieken [link], Eindgebruikers - Statistieken [link], Leen - Statistieken [link], Archiefbeschrijvingen - statistieken [link], ...

Cijfermateriaal wordt op verschillende manieren verzameld:

  • Momentopnames gemaakt op het einde van de maand of van het jaar.

    Voorbeelden

    • het aantal geldig ingeschreven lezers per gebruikersklasse
    • het aantal plaatskenmerken in de catalografische databank
    • het aantal ingeschreven lezers per geboortejaar
  • Cumulatieve statistieken die over de periode van een maand of een jaar bepaalde activiteit meten.

    Voorbeelden

    • het aantal uitleningen op een bepaalde uitleenlocatie
    • het aantal toegevoegde entries in de authority file gedurende een maand

8.2. Hoe vraag je een tabel op?

Opvragen van een tabel geschiedt steeds op dezelfde eenvoudige manier:

  • Klik op de gewenste tabel.
  • Selecteer een periode uit het overzicht. Je kan desgewenst meer dan één periode selecteren.
  • Geef tevens aan welke gegevens je in de tabel wil zien verschijnen. Standaard staat de optie Alle gegevens aangevinkt.

8.3. Hoe gebruik je een tabel?

Elementen die in elke tabel terugkeren zijn:

Elke tabel heeft een titel.
Deze titel geeft aan waarop de cijfers betrekking hebben (aard van de telling, periode, bibliotheek).
Elke tabel heeft een uniek adres.
Dat uniek adres staat rechts in de knoppen-balk genoteerd, bijvoorbeeld [606:2001/04:UA:UFSIA-CB]. Wanneer je vragen hebt over tabellen, kan je best deze referentie vermelden.

Elke tabel geeft in kolommen en rijen de eigenlijke cijfers weer.

Elke tabel geeft onderaan meer info.
Onder de tabel vind je een tekst die uitleg geeft over de wijze waarop je de cijfers in de tabel dient te interpreteren. In de meeste gevallen wordt ook uitleg gegeven over de betekenis van de kolomkoppen.

Let op de betekenis van n.a. en *:

n.a. staat voor not applicable
Dit betekent dat de variabele die geteld wordt, geen waarde heeft.
* geeft het totaalcijfer over alle getoonde rijen
In een aantal gevallen mag je de cijfers in de rijen niet optellen (In de uitleg bij elke tabel wordt dat meegedeeld). Als je dan toch een totaalcijfer wenst, neem dan het getal in de rij aangeduid met de asterisk.

Bij elke tabel kan je verschillende acties ondernemen:

  • In de meeste tabellen kan je telkens naar meer gedetailleerde niveaus doorklikken. Maak gewoon gebruik van de aanklikbare links in de tabel. Wil je terugkeren naar een algemener niveau, maak dan gebruik van de snelkoppelingen bovenaan de pagina: daar staan de titels van de niveaus vermeld. Door te klikken op een titel spring je meteen naar dat niveau van de titel.
  • Je kan eenzelfde tabel onmiddellijk voor een andere periode opvragen. Maak in dat geval gebruik van de periodevermeldingen links en rechts bovenaan de tabel.
  • Je kan een tabel exporteren naar je PC als een CSV. Gebruik de optie CSV-bestand aanmaken in Bewerkingen en klik op de Registreer-knop. Brocade maakt een csv-bestand dat je dan onmiddellijk in Excel kan inlezen. Je kan in plaats van te werken met een csv-bestand, ook opteren voor export van de gegevens naar een lijst. Het resultaat van deze bewerking kan je dan vinden in Lijstbeheer ‣ Persoonlijk overzicht lijsten [link].

Als je tabellen wil downloaden, zorg er dan voor dat de volgende parameters correct staan ingesteld. De parameters vind je onder Lijstbeheer ‣ Lijstbeheer - Beheersfuncties ‣ Lijstparameters [link].

  • Separator voor csv-files

    Dit scheidingsteken is belangrijk als je tabellen in Excel of Access wilt importeren. Zorg ervoor dat het lijstscheidingsteken dat hier dient ingevuld, gelijk is aan het lijstscheidingsteken waarmee je PC werkt. Zie daarvoor naar de configuratie van je Windows PC Start - Instellingen - Configuratiescherm - Landinstellingen - Getal - Lijstscheidingsteken.

  • Toon systeem-applicatie attributen.

  • Zorg ervoor dat deze optie aangevinkt staat.

8.4. Wie kan tabellen bekijken?

Je kan de tabellen enkel bekijken mits de nodige autorisatie. Je dient te behoren tot een gebruikersgroep die toegang heeft tot de statistieken. Hoe dit precies is ingesteld is afhankelijk van de lokale installatie van Brocade.

Tabellen zijn verder afgeschermd op basis van instelling, leensysteem, eindgebruikerssysteem, acquisitiesysteem, ... In principe is het zo dat een gebruiker enkel cijfermateriaal te zien krijgt dat betrekking heeft op zijn of haar bibliotheek (leen, eindgebruikers, leentransacties, catalografische beschrijvingen, catalografische transacties, ...). In Gebruikersbeheer [link] dient de gebruiker gekoppeld aan de gepaste statistische toegang.

Toegang tot statistieken vraag je best aan via de verantwoordelijke van uw bibliotheek.

8.5. Meta-informatie

Voor het correct berekenen en tonen van statistieken moet de meta-informatie in Brocade correct ingevuld staan. Hier zijn enkele aandachtspunten.

  • Aanpassen van de uitleg bij een tabel doe je via de optie Statistieken - beheersfuncties ‣ Beheer statistische tabellen [link].
  • Aanpassen van de omschrijving van de gegevens die in een tabel worden getoond (bijvoorbeeld aantal titels, aantal uitleningen) doe je via Lijstbeheer ‣ Lijstbeheer - Beheersfuncties ‣ Node-attributen [link].
  • Bij het tellen van actieve lezers wordt standaard uitgegaan van volgende definitie: een actieve lezer is een lezer die in de gegeven periode (maand, jaar) minstens één object geleend heeft. Je kan werken met afwijkende definities. Een afwijkende definitie kan je als M-code ingeven ter hoogte van Eindgebruikers ‣ Eindgebruikers - Beheersfuncties ‣ Gebruikersklassen [link].
  • Je kan actieve lezers tellen per werkstation, maar ook per vestiging. Een vestiging is een geheel van werkstations. Als je gebruikers wenst te tellen per vestiging, moet je in Leen ‣ Leen - Beheersfuncties ‣ Werkstations [link] per werkstation wel de correcte code van bijhorende vestiging invullen. Bijvoorbeeld werkstations UA-CDE-LZA, UA-CDE-LZT en UA-CDE-LZR worden aan vestiging UA-CDE gekoppeld.