2. Import Ebsco facturen

Auteur Marc Jeurissen
Aanmaak 25 feb 2015 11:53
Aangepast door Marc Jeurissen
Aangepast op 25 feb 2015 11:53
Oud BVV nr 2118 (import Swets facturen)

2.1. Abstract

Dit document beschrijft de procedure voor de import van Ebsco facturen in het Brocade acquisitie systeem.

2.2. Context

Er bestaat algemene import meta-informatie waarin een identificator kan gelinkt worden aan het type import, de leverancier en de klantidentificatie.

De identificator voor de import van Ebsco tijdschriftfacturen, de enige tenandere die op dit moment in gebruik is, is Ebscoinv. Deze import maakt geen Brocade facturen maar een tussenliggende structuur die door de bevoegde personen kan nagekeken, aangevuld en verbeterd worden en vervolgens kan omgezet worden in Brocade facturen.

2.3. Werkwijze

  • Als de toegezonden file een .xls file is, zet hem dan via Excel om in een .csv file met ; als delimiter
  • De eerste lijn mag de kolomtitels bevatten
  • Controleer of de kolommen overeen komen met de structuur in de configuratie /acquisitie/import/impacq_conf.py (verwoording mag natuurlijk variëren, als de inhoud maar hetzelfde representeert). Indien dit niet het geval is dan moet een ontwikkelaar de configuratie aanpassen.
  • Controleer of de kolom customer de klantreferenties bevat die ook in de meta-informatie van Ebscoinv staat (Aanwinsten > Beheersfuncties > Import). Voor UA zijn momenteel de mogelijke codes 80412;80416.
  • Controleer of de prijzen in Europese notatie staan, ttz. een komma als decimaal teken en eventueel een punt als groeperingssymbool (1.000,00). Indien het andersom is staan ze in Amerikaanse notatie (1,000.00) en moet een ontwikkelaar de configuratie aanpassen.
  • Controleer of de datums in Europese notatie staan, ttz. DD/MM/JJJJ. Indien ze in Amerikaanse notatie staat (MM/DD/JJJJ) moet een ontwikkelaar de configuratie aanpassen.
  • Controleer de datumseparator. Indien deze niet gelijk is aan ‘/’ moet een ontwikkelaar de configuratie aanpassen.
  • Haal eventueel euro tekens weg uit de kolommen met bedragen
  • Sorteer best op factuurnummer omdat deze nogal eens door mekaar kunnen staan en het importprogramma dan reklameert op bestaande factuurnummer.
  • Plaats de csv-file in een tijdelijke directory op de productieserver
  • Voer uit:

impacq -invoice /library/tmp/swets.csv Ebscoinv verbose=yes report=yes [overwrite=yes] [init=yes]

  • /library/tmp/swets.csv is de path van de te verwerken file
  • Ebscoinv is de identificator van het type import
  • verbose laat je het verloop van de import zien
  • report geeft je op het einde de path van een reportfile waarin de logging van de import staat
  • overwrite of init zijn niet nodig bij een eerste import. Indien de import om één of andere reden moet overgedaan worden kan gekozen worden voor het overschrijven van bestaande facturen (overwrite) of het verwijderen van bestaande facturen (init)

2.4. Configuratie

Om mogelijke variatie in de structuur van de aangeleverde file op te vangen, werkt impacq met een configuratieklasse. Deze is terug te vinden in /acquisitie/import/impacq_conf.py.

In class Swetsinv_config kan het volgende aangepast worden:

  • de volgorde van de kolommen in tuple columns. Opgelet: enkel de volgorde veranderen, de verwoordingen moeten behouden blijven!
  • de notatie van de getallen in variable self.notation: A betekent ‘Amerikaanse notatie’ (1,000.00), E betekent ‘Europese notatie’ (1.000,00)
  • de datumnotatie in variable self.date: A betekent ‘Amerikaanse notatie’ (MM/DD/JJJJ), E betekent ‘Europese notatie’ (DD/MM/JJJJ)
  • de datumseparator in variable self.dateseparator