5. Tijdschriftartikelen, abonnementen en OPAC

Auteur Jan Corthouts
Aanmaak 6 juli 2004
Oud BVV nr 2083

5.1. Abstract

Wanneer in de bibliotheek individuele nummers van tijdschriften uitgeleend worden, is het noodzakelijk dat voor deze nummers exemplaren met streepjescodes in de catalografische databank worden aangemaakt. Dit document beschrijft de manier waarop in Brocade

  • op automatische wijze streepjescodes kunnen worden gegenereerd op het ogenblik van de ontvangst van tijdschriftnummers (Abonnementen);
  • in catalografie automatische exemplaren (o-loi) kunnen worden gecreëerd op het ogenblik van ontvangst van tijdschriftnummers (Abonnementen);
  • in catalografie tijdschriftartikelen kunnen worden geëxcerpeerd;
  • in de OPAC plaatskenmerken van tijdschriftartikelen kunnen worden getoond.

5.2. Streepjescodes genereren voor binnenkomende tijdschriftnummers

Om voor ontvangen nummers automatisch streepjescodes te kunnen genereren, moet aan volgende voorwaarden voldaan zijn:

  • In Aanwinsten ‣ Aanwinsten - Beheersfuncties ‣ Instellingsgebonden beheer aanwinsten [link] moet de rubriek Ontvangsten - Abonnement correct ingevuld worden.

    Te gebruiken streepjescodetype

    Verwijs hier naar het correcte type van de streepjescode. Zie Genereren en afdrukken streepjescodes in Brocade voor meer informatie.

    Invullen streepjescode geldt als ontvangst

    Vink deze optie aan. Als je dan in een abonnement een streepjescode invult en registreert zal Brocade automatisch het item als ontvangen registreren. Met deze optie aangevinkt, vermijd je dat je nog eens extra de optie Ontvangen moet aanvinken nadat je een streepjescode hebt toegevoegd.

    Aanduiden van ontvangst genereert automatisch een streepjescode

    Vink deze optie aan. Als je dan een nummer in Brocade ontvangt, wordt automatisch een streepjescode toegevoegd. Met deze optie aangevinkt vermijd je dat je na het aanvinken van Ontvangen nog eens extra een sterretje moet intikken om een barcode te genereren.

    Tekst bij streepjescode

    Vul hier een vaste tekst in die op elk label wordt afgedrukt. (Bijvoorbeeld UA Bibliotheek) Je kan hier echter ook een M-expressie ingeven die werkt met de impliciete variabele RDacqbc.

Voorbeeld:

$$%Abon^bacsbctx zorgt ervoor dat het etiket met de streepjescode naast de streepjescode ook de titel van het abonnement, de verwoording van het exemplaar, de catalografische instelling van het plaatskenmerk waar het abonnement aan gelinkt is, en het plaatskenmerk zelf bevat.
  • Het al of niet genereren van streepjescodes bij ontvangst moet verder dan individueel per abonnement worden ingesteld. Dus naast de instellingsgebonden parameters, moet je ook ter hoogte van het individuele abonnement nog een parameter instellen. Roep de kaart van het desbetreffende abonnement op en vink de optie Exemplaren hebben streepjescode aan.

5.3. Afdrukken van streepjescodes vanuit een abonnement

In het abonnementsformulier kan je bij een ontvangen nummer op drie verschillende manieren een streepjescode invullen:

  • Inlezen van een streepjescode met behulp van streepjescode leespen of streepjescode scanner (bijvoorbeeld op basis van voorgedrukte labels).
  • Plaatsen van een sterretje en registreren. Brocade zal automatisch een streepjescode toevoegen.
  • Aanvinken Ontvangen ter hoogte van het item en klikken op registreer. Brocade zal automatisch een streepjescode toevoegen. Voorwaarde is wel dat in het instellingsgebonden beheer de parameters correct staan ingetseld (Zie Streepjescodes genereren voor binnenkomende tijdschriftnummers).

Na het toekennen van de streepjescode, kan Brocade er ook voor zorgen dat die code wordt afgedrukt. Ook hier bestaan er een aantal mogelijkheden:

  • In het abonnementsformulier (Aanwinsten ‣ Abonnement invoeren/wijzigen [link] ) verschijnt naast elke streepjescode een checkbox Afdrukken. Aanvinken van deze checkbox(en), de checkbox Geselecteerde barcodes printen onder het label Activiteiten, en klikken op de Registreer button stuurt de geselecteerde streepjescodes via localweb naar de printer met de naam barcodeprinter.
  • Ook vanuit de toepassing Aanwinsten ‣ Abonnementen ‣ Lijst te ontvangen exemplaren [link] kunnen streepjescodes op analoge wijze worden gegenereerd en afgedrukt.

5.4. Automatische creatie van exemplaren

Er bestaat een procedure waarbij Brocade op automatische wijze exemplaren (o-loi’s) kan creëren bij de ontvangst van tijdschriftnummers. Ook hier dient aan een aantal voorwaarden te worden voldaan:

  • Het abonnement moet geassocieerd zijn met een plaatskenmerk. Raadpleeg de handleiding van de aanwinstenmodule indien je niet weet hoe dit moet gebeuren.

  • Ter hoogte van de kaart van een abonnement bestaan er een aantal opties onder Catalografische actie bij ontvangst:

    Geen actie

    Brocade maakt geen volumes/exemplaren aan.

    Automatische aanmaak volume in catalografische beschrijving

    Bij de ontvangst van een nummer van een tijdschrift wordt automatisch bij het gekoppelde PK een volume toegevoegd.

    Automatische aanmaak volume en exemplaar in catalografische beschrijving

    Bij de ontvangst van een nummer van een tijdschrift wordt automatisch bij het gekoppelde PK niet enkel een volume toegevoegd, maar tevens ook een exemplaar (o-loi). In dit geval moet de optie Exemplaren hebben streepjescode aangevinkt staan en moet de streepjescode bij de ontvangen exemplaren ingevuld zijn. In het exemplaargegeven (o-loi) wordt dan automatisch de streepjescode overgenomen. De leenparameter van de o-loi wordt automatisch ingevuld vanuit het PK-genre.

  • Het patroon van het aangemaakte catalografisch volume is standaard gelijk aan de waarden van de niveau’s van het abonnementexemplaar, gescheiden door ., bijvoorbeeld 2004.13.1. Dit kan vervangen worden door een eigen patroon waarbij de respectieve niveau’s voorgesteld worden door $1,$2,$3,$4. Bijvoorbeeld jg. $1 vol. $2

Waarschuwing

Als je in het abonnement een streepjescode terug wegneemt, wordt deze actie niet doorgetrokken naar catalografie. De hierboven beschreven procedure maakt het enkel gemakkelijk om exemplaren in de catalografie te creëren. Wil je achteraf informatie in het exemplaar (o-loi) aanpassen (bijvoorbeeld leenparameter, annotatie, ...) of wil je het exemplaar schrappen, dan moet je via de module catalografie gaan.

5.5. Artikels excerperen

De toepassing Catalografie ‣ Excerperen van tijdschriften [link] laat toe om artikels uit tijdschriften te ontsluiten.

Brocade hanteert een drieledige structuur voor de catalografie van artikelen uit tijdschriften. Alles vertrekt van de titelbeschrijving (c-loi) van het tijdschrift. Van hieruit worden relaties gelegd naar de nummers van het tijdschrift (bijvoorbeeld via een relatie van het type tn - tijdschrift naar nummer). Vanuit elk nummer wordt dan relaties gelegd naar de artikels in het nummer (bijvoorbeeld via een relatie van het type na - nummer naar artikel).

Deze relaties kunnen ook worden gelegd door gebruik te maken van de gewone catalografieformulieren. De toepassing Catalografie ‣ Excerperen van tijdschriften [link] maakt echter de catalografie van tijdschriftartikelen minder bewerkelijk. Deze toepassing vertrekt van het tijdschrift en laat u toe om snel artikels toe te voegen. Brocade creëeert dan alle nodige c-loi’s (zowel van de nummers als van de artikels) en bijhorende relaties.

Alvorens deze toepassing te kunnen gebruiken, moet in de meta-informatie van het regelwerk (Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ Regelwerken [link]) een aantal parameters worden ingesteld:

Relatie van tijdschrift naar nummer
Geef hier aan welk relatietype u in uw regelwerk gebruikt voor het leggen van een relatie van tijdschrift naar nummer.
Relatie van nummer naar artikel
Geef hier aan welk relatietype u in uw regelwerk gebruikt voor het leggen van een relatie van nummer naar artikel.
Default lidmaatschap voor nummer van tijdschrift
Voor elk afzonderlijk tijdschriftnummer wordt een c-loi aangemaakt. Geef hier eventueel aan tot welk lidmaatschap de c-loi van het tijdschriftnummer dient te behoren.
Default lidmaatschap voor artikel
Voor elk afzonderlijk artikel wordt een c-loi aangemaakt. Geef hier aan tot welk lidmaatschap de c-loi van het artikel dient te behoren.
Maximaal aantal volumes te tonen bij excerptie
Aantal sorteercodes voor relatie van tijdschrift naar nummer dat moet worden getoond in de toepassing Excerperen van tijdschriften.

Het gebruik van de toepassing Catalografie ‣ Excerperen van tijdschriften [link] is dan als volgt.

  • Specificeer het tijdschrift: Geef de c-loi van het tijdschrift dat u wenst te excerperen. Zoek de titelbeschrijving eventueel op.
  • Aantal artikelen: Geef het aantal artikelen op dat je wenst te beschrijven.
  • Klik op Registreer

Op een volgend formulier wordt u dan gevraagd om het tijdschriftnummer in te geven gevolgd door paginering en titel van elk afzonderlijk artikel.

Nummer

Geeft het tijdschriftnummer dat de artikels bevat. Bijvoorbeeld vol. 42 jg. 1. Dit nummerveld wordt dan de sorteercode bij de relatie tussen tijdschrift en nummer. De ingave van dit veld wordt door Brocade niet gecontroleerd. Toch is het belangrijk dat de nummering van tijdschriften op consistente wijze gebeurt. Daarom biedt Brocade u ter hoogte van het nummerveld ook een selectbox aan. Hierin staan de tijdschriftnummers vermeld die tot dan toe bij het tijdschrift gebruikt zijn. Door de selectbox te raadplegen, kunt u bij ingave van een nieuw nummer de consistentie behouden.

Het aantal tijdschriftnummers dat in de selectbox wordt getoond, is afhankelijk van de parameter Maximaal aantal volumes te tonen bij excerptie in de meta-informatie van het regelwerk (Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ Regelwerken [link]).

U kan uit de selectbox ook een bestaand nummer overnemen en vervolgens registreren. U krijgt dan een overzicht van alle artikelen die bij dat nummer al zijn ingegeven.

Voor elk artikel dat u wenst te beschrijven kan je pagina en titel ingeven:
  • Pag.: Geef hier begin (en eventueel eindpagina) van het artikel in. Bijvoorbeeld: 12-15. Deze paginavermelding wordt dan de sorteercode voor de relatie tussen nummer en artikel.
  • Titel: Geef hier de titel van het artikel in.

Klik op Registreer. Brocade geeft een overzicht van alle ingegeven artikels. U kunt vervolgens op elk van de ingegeven artikels doorklikken, om de titelbeschrijving van het artikel te vervolledigen (auteurs, onderwerp, ...)

5.6. Tonen van plaatskenmerken bij artikels in de OPAC

De werkwijze in Brocade impliceert dat tijdschriftartikels geen plaatskenmerk bevatten. Toch is het voor een gebruiker van de OPAC belangrijk om te weten waar een artikel zich precies bevindt. In de OPAC software werden daarom de nodige parameters ingebouwd om toe te laten bij het artikel zo goed als mogelijk het overeenstemmend plaatskenmerk te tonen. Hierbij dient met zorg aandacht besteed aan het volgende:

  • Meta-informatie van relatietypes

    In Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ Relatietypes [link] moet de overerving van plaatskenmerken correct staan ingesteld. Stel dat er een relatietype an (artikel naar nummer) bestaat en tevens een relatietype nt (nummer naar tijdschrift). Meta-informatie dient dan als volgt ingesteld:

    Bij relatie an
    Neemt plaatskenmerken van de gerelateerde beschrijving?: ja
    Zoek eventueel verder via relatie(s): nt
    Dit betekent concreet: als in de OPAC een record wordt getoond en dat record heeft een relatie an, dan wordt in de OPAC het plaatskenmerk getoond van het gerelateerde record (=tijdschriftnummer). Als dat gerelateerde record op zijn beurt geen plaatskenmerken heeft, dan wordt gekeken naar de relatie nt en worden dus de plaatskenmerken van het gerelateerde record (=tijdschrift) getoond.
    Bij relatie nt
    Neemt plaatskenmerken van de gerelateerde beschrijving?: ja
    Dit betekent concreet: als in de OPAC een record wordt getoond en dat record heeft een relatie nt, dan wordt in de OPAC het plaatskenmerk getoond van het gerelateerde record (=tijdschrift).
  • Meta-informatie van OPAC

    In Desktop ‣ Desktop services ‣ Opac ‣ Opac - beheersfuncties [link] wordt dit overerven van plaatskenmerken verder verfijnd, meer bepaald in het onderdeel Bij overerving van pk’s. Mogelijke opties zijn:

    Toon altijd alle pk’s van alle instellingen

    Dit betekent: standaard situatie. Bij het artikel worden alle plaatskenmerken die aan het tijdschrift hangen, getoond.

    Toon enkel specifiek pk van instellingen

    Bij het artikel wordt enkel het plaatskenmerk getoond van het relevante volume. Zijn er geen relevante volumes, dan wordt er niets getoond.

Voorbeeld:

Het artikel is gepubliceerd in vol. 42 jg. 2000. In de OPAC worden enkel de plaatskenmerken getoond die betrekkeing hebben op volume 42 van jaargang 2000.
Toon specifiek pk waar mogelijk, anders alle pk’s
Bij het artikel wordt enkel het plaatskenmerk getoond van het relevante volume. Zijn er geen relevante volumes, dan worden wel alle plaatskenmerken getoond. Dit is dus een mix van situatie 1 en 2.

Voorbeeld:

Het artikel is gepubliceerd in vol. 42 jg. 2000. In de OPAC worden de plaatskenmerken getoond die betrekking hebben op volume 42 van jaargang 2000. Bestaan er echter zo geen plaatskenmerken dan toond de OPAC alle plaatskenmerken.

In dit onderdeel van de OPAC meta-informatie is er ook nog de optie Indien specifiek pk, toon volume + exemplaar op het 1e scherm. Dit aanvinken resulteert in display van specifiek volume en exemplaar onmiddellijk ter hoogte van de volledige titelbeschrijving. De lezer moet in dat geval niet doorklikken op het PK. Vink je dat niet aan dan moet gebruiker ook in gevallen 2 en 3 doorklikken op pk om dan uiteindelijk details op te vragen.

  • Meta-informatie van PK-genres
In de OPAC software spreken we dus over display van plaatskenmerken met relevante volumes. Om te weten of een plaatskenerk al of niet relevant is, werkt Brocade met meta-informatie vastgelegd ter hoogte van Catalografie ‣ Catalografie - Beheersfuncties ‣ Genres van plaatskenmerken [link]. Daar is er een optie Van relatie naar volume. Hierin moet een algoritme worden ingegeven dat Brocade in staat stelt om op basis van de gevonden relatie het relevante PK en volume op te vragen. In het meest eenvoudige geval staat hier: s RDpkvol=RDpkrel. Dat betekent: volumenummer bij pk = sorteercode relatietype nt/tn. Dit algoritme moet dus worden ingevuld bij alle genres die betrekking hebben op tijdschriften waar relaties naar nummers en artikels kunnen aanhangen.

Een voorbeeld ter verduidelijking

  • We hebben een titelbeschijving van een tijdschrift met als plaatskenmerk UIA WIS 51 A-PELS 99.
  • Aan dat plaatskenmerk hangt een volume 2005.17.1.
  • Deze titelbeschrijving heeft een relatie tn met als sorteercode 2005.17.1.
  • Het plaatskenmerk is van het genre UIA_wis-a. In dit genre staat als parameter bij Van relatie naar volume het volgende s RDpkvol=RDpkrel.
  • In de OPAC wordt op een gegeven ogenblik een artikel uit dat tijdschrift opgevraagd.
  • Bij dat artikel staat er een relatie an (van artikel naar nummer). Bij het tijdschriftnummer bestaat er een relatie nt (van nummer naar tijdschrift). Op basis van deze relaties weet Brocade dus bij welk tijdschrift het artikel hoort.
  • Op basis van de meta-informatie van de OPAC weet Brocade dat het op zoek moet gaan naar een specifiek PK voor het artikel. De sorteercode van de relatie nt wordt opgehaald.
  • Met dit gegeven wordt vervolgens gekeken naar de meta-informatie van alle aanwezige pk-genres. Brocade vindt bij het genre UIA_wis-a het algoritme s RDpkvol=RDpkrel. Dat wil zeggen: nummer van volume is gelijk aan de sorteercode van de relatie.
  • Brocade tast alle plaatskenmerken en volumes die het genre UIA_wis-a hebben af tot het een volume vindt waarbij het volumenummer in het PK en de sorteercode van de relatie dezelfde zijn.
  • Het vindt een dergelijk pk-volume. Ter hoogte van de plaatskenmerken wordt in de OPAC dat specifieke PK-volume getoond.
  • De gebruiker weet nu precies waar het volume zich bevindt en - in geval ook werd gewerkt met o-loi’s - of het niet is uitgeleend.