2. Inbindadministratie

Auteur	Marc Jeurissen
Aanmaak	04 apr 2011 13:59
Aangepast door	Anke Jacobs
Aangepast op	16 nov 2022 11:16
Oud BVV nr	2253

2.1. Abstract

Losse nummers van tijdschriften, en af en toe ook boeken, worden op geregelde tijdstippen naar de inbinder gestuurd. Deze module beheert de administratie daarrond.

2.2. Doelstelling

In de catalografiemodule wordt een exemplaar (oloi) aangemaakt dat het ingebonden volume omschrijft.
Deze oloi wordt uitgeleend aan een fictieve lener (vb. Dienst boekbinderij). Deze actie is facultatief.
Voor deze oloi wordt in de inbindadministratie een strookje aangemaakt dat gelinkt wordt aan de juiste mal en, eventueel, aan een bestelbon. Dit laatste kan ook in een later stadium gebeuren, bvb. vanuit het leveranciersformulier.
Zodra een bestelbon volledig is, kan deze verzonden worden vanuit het bestelbonformulier. Een PDF, ODT en CSV versie van de bestelbon wordt in het formulier getoond. Indien in het leveranciersformulier een e-mailadres werd aangevinkt, werd het PDF- en CSV-bestand verstuurd, anders moeten de gewenste bestanden uitgeprint en met de post verstuurd worden.
Indien bij de leverancier een eloi werd ingevuld, worden alle olois op de bestelbon nu uitgeleend aan deze lener. De software baseert zich op de leentransactie om de status van het object te tonen (verzonden, ontvangen).

2.3. Leverancier

Een inbindsysteem hoort altijd bij een aanwinstensysteem. Een inbinder (leverancier) wordt in het inbindsysteem gedefinieerd maar is altijd gelinkt met een leverancier die in het aanwinstensysteem gedefinieerd is en neemt daar adresgegevens van over.

In te vullen velden bij een leverancier:

Leverancier

gelinkte lloi

Zenden naar

Zodra een lloi is ingevuld, worden de post- en e-mailadressen van deze leverancier aangeboden als keuzemogelijkheden voor het bestemmingsadres.

Eloi, leensysteem, externe klasse, werkstation, aantal dagen uitlenen

Allemaal parameters voor de eventuele automatische uitleenprocedure

Template

Hier kan een ODT-template opgeladen worden die gebruikt wordt voor de verzending.

Mogelijke placeholders bestelbon:

$Order.nm: naam van de inbinder
$Order.pc, $Order.pl, $Order.cn: postcode, plaats en land van de inbinder
$Date: datum
$Order.bonnr: nummer bestelbon

Mogelijke placeholders strookje:

$Strip.ti: titel van de publicatie
$Strip.stripnr: nummer van het strookje op deze bestelbon
$Strip.vol, $Strip.yr, $Strip.nr: volume, jaargang en nummer die aan de inbinding moet toegekend worden
$Strip.ix: indices
$Strip.malnr: malnummer (niet de loi maar de zelf toegekende nummer)
$Strip.mat: materiaal
$Strip.pk: boeketiket (plaatskenmerk)
$Strip.order: nummer van de bestelbon waar dit strookje bijhoort

Template strookje

Hier kan een ODT-template opgeladen worden die gebruikt wordt voor het afdrukken van een strookje.

Strookjes die bij aanmaak niet aan een bestelbon werden toegekend, worden verzameld onder de leverancier en kunnen vanaf het leveranciersformulier opgevraagd worden. Ze kunnen van hieruit ook in 1 beweging aan een bestelbon gelinkt worden.

2.4. Mal

Voor elk tijdschrift waarvoor nummers dienen ingebonden te worden, bestaat een mal. Deze mallen moeten eenmalig aangemaakt worden en worden geïdentificeerd door een mal-loi, met als 2de component het aanwinstensysteem, als 3de component een automatisch toegekend volgnummer. Bvb. mal:UA:100. In te vullen velden bij een mal:

Nummer: nummer van de mal zoals gekend bij de leverancier
Titel: titel van de publicatie zoals hij op het ingebonden volume moet verschijnen
Leverancier: leverancierscode zoals gekend in de inbindadministratie, dus geen lloi
Abonnement: gelinkte sloi op kaartniveau, bvb. s:UA:100:1
Materiaal: materiaalspecificaties voor de band vb kleurcode band, kleur opdruk, ... Eens een mal is overeengekomen met de binder, is deze info normaal gezien gekend.

2.5. Strookje

Een strookje bevat de gegevens van een in te binden object, d.i. een verzameling van tijdschriftnummers of een exemplaar van een monografie. Een strookje komt dus overeen met een oloi.

In te vullen velden bij een strookje:

Bestelbon: Dit kan ook nog in een later stadium gebeuren, eventueel vanuit het leveranciersformulier. Elk strookje krijgt automatisch een nummer op de bestelbon toegekend.
Mal: de malloi
Titel: Indien een mal wordt ingevuld, wordt de titel automatisch van de mal overgenomen. Indien geen mal wordt ingevuld, bvb. in het geval van een monografie, kan de op de band af te drukken titel in dit veld ingegeven worden.
Materiaal: Indien een mal wordt ingevuld, wordt het materiaal automatisch van de mal overgenomen. Indien geen mal wordt ingevuld, bvb. in het geval van een monografie, kan het materiaal in dit veld ingegeven worden.
Leverancier: Indien een mal wordt ingevuld, wordt de leverancier automatisch van de mal overgenomen. Indien geen mal wordt ingevuld, bvb. in het geval van een monografie, moet de leverancier in dit veld ingegeven worden. Als er toch geen leverancier is ingevuld en het strookje is aan een bestelbon toegekend, dan wordt automatisch de leverancier van de bestelbon overgenomen.
Volumegegevens: Volume, jaar, nummer, indices van in te binden object
Object-id: oloi of streepjescode van in te binden object
Opmerkingen: Algemene informatie bij het in te binden object

2.6. Bestelbon

Een bestelbon is samengesteld uit 1 of meerdere strookjes en wordt verzonden aan de leverancier.

In te vullen velden bij een bestelbon:

Nummer: Identificatie van de bestelbon
Leverancier: leverancierscode zoals gekend in de inbindadministratie, dus geen lloi

Vanuit het bestelbonformulier kan een overzicht opgevraagd worden van alle gelinkte strookjes. Ook kunnen vanuit dit formulier nieuwe strookjes aangemaakt worden die dan automatisch aan deze bestelbon gelinkt zijn.

Van een bestelbon kunnen meermaals PDF-, ODT- en CSV-versies gemaakt worden via de knop 'Bestanden aanmaken'. In het formulier verschijnen dan links naar deze bestanden.

Een bestelbon kan eenmalig verzonden worden indien er 1 of meerdere nog niet verzonden strookjes aan gelinkt zijn.